Hợp đồng lao động là căn cứ pháp lý quan trọng trong quan hệ lao động giữa người lao động và người sử dụng lao động. Pháp luật quy định rõ về hình thức giao kết hợp đồng, nhằm đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên. Trong một số trường hợp, nếu người sử dụng lao động không ký hợp đồng bằng văn bản, sẽ bị xử phạt theo quy định.
1. Hình thức ký hợp đồng lao động được quy định như thế nào?
Điều 14, khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Điều 14. Hình thức hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
Hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản.Hai bên có thể giao kết hợp đồng lao động bằng lời nói đối với hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 18, điểm a khoản 1 Điều 145 và khoản 1 Điều 162 của Bộ luật này.
2. Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và được làm thành 02 bản, người lao động giữ 01 bản, người sử dụng lao động giữ 01 bản, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này.
...
Điều 18. Thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động
...
2. Đối với công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng thì nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động; trong trường hợp này, hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.
...
Điều 145. Sử dụng người chưa đủ 15 tuổi làm việc
1. Khi sử dụng người chưa đủ 15 tuổi làm việc, người sử dụng lao động phải tuân theo quy định sau đây:
a) Phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó;
...
Điều 162. Hợp đồng lao động đối với lao động là người giúp việc gia đình
1. Người sử dụng lao động phải giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với lao động là người giúp việc gia đình.
...
Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 quy định hợp đồng lao động bắt buộc phải được giao kết bằng văn bản, làm thành 2 bản, mỗi bên giữ 1 bản. Trường hợp đặc biệt, nếu hợp đồng có thời hạn dưới 01 tháng thì hai bên có thể thỏa thuận bằng lời nói, trừ các trường hợp liên quan đến người dưới 15 tuổi, người cao tuổi, hoặc người đại diện giao kết hợp đồng cho nhóm lao động. Ngoài ra, hợp đồng lao động có thể ký dưới dạng điện tử và vẫn có giá trị pháp lý như hợp đồng văn bản.
Tình huống giả định
- Chị Trang ký kết hợp đồng lao động với công ty TNHH Gia Minh
Chị Nguyễn Thị Thùy Trang được nhận vào làm kế toán nội bộ tại Công ty TNHH Gia Minh (TP. Huế), với thời gian thử việc là 1 tháng, sau đó sẽ chuyển sang hợp đồng chính thức 12 tháng. - Chị Trang không đồng ý với việc "thoả thuận miệng"
Phía công ty thông báo chỉ cần “thỏa thuận miệng” về thử việc để tiết kiệm thời gian, hứa sẽ ký hợp đồng chính thức sau khi thử việc kết thúc. Chị Trang không đồng ý vì biết rõ việc này không đúng luật. - Chị Trang viện dẫn Điều 14 Bộ luật Lao động 2019
Chị Trang chủ động đề nghị phải ký hợp đồng thử việc bằng văn bản, theo quy định bắt buộc đối với công việc có thời hạn từ đủ 1 tháng trở lên. - Chị Trang bị phía công ty từ chối
Nhân sự cho rằng không cần thiết phải ký hợp đồng thử việc, chỉ cần trao đổi miệng là đủ. -
Chị Trang đã được đảm bảo quyền và lợi ích của mình
Chị Trang viện dẫn cụ thể Điều 14 Bộ luật Lao động 2019, chỉ rõ hình thức hợp đồng lao động phải bằng văn bản (trừ trường hợp dưới 1 tháng), thì phía công ty đã đồng ý ký kết hợp đồng thử việc bằng văn bản.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Người sử dụng lao động không ký hợp đồng bằng văn bản bị phạt thế nào?
Điều 6, Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 9. Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động
1. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động khi có một trong các hành vi: giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên; giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người được ủy quyền giao kết hợp đồng cho nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên làm công việc theo mùa vụ, công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng quy định tại khoản 2 Điều 18 của Bộ luật Lao động; giao kết không đúng loại hợp đồng lao động với người lao động; giao kết hợp đồng lao động không đầy đủ các nội dung chủ yếu của hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
...
3. Biện pháp khắc phục hậu quả
a) Buộc người sử dụng lao động giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động khi có hành vi giao kết hợp đồng lao động không bằng văn bản với người lao động làm công việc có thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên quy định tại khoản 1 Điều này;
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Người sử dụng lao động nếu không ký hợp đồng lao động bằng văn bản với người lao động làm việc từ đủ 01 tháng trở lên sẽ bị xử phạt hành chính từ 2 triệu đến 25 triệu đồng, tùy theo số lượng người lao động bị vi phạm. Đồng thời, người sử dụng lao động giao kết hợp đồng miệng với lao động làm việc từ 1 tháng trở lên sẽ bị buộc phải ký lại hợp đồng bằng văn bản theo quy định. Trường hợp bên vi phạm là tổ chức, mức phạt sẽ gấp đôi, tức tối đa lên đến 50 triệu đồng.
Tình huống giả định
- Anh Thành chỉ thoả thuận miệng khi giao kết hợp đồng
Anh Trần Văn Thành được Công ty TNHH Vận tải Minh Phú (trụ sở tại phường Tân Hòa, TP.HCM) tuyển làm tài xế giao hàng với thỏa thuận làm việc trong 3 tháng. Tuy nhiên, công ty chỉ thỏa thuận miệng, không lập hợp đồng lao động bằng văn bản. - Anh Thành sau 1 tháng làm việc
Anh Thành vẫn được phân ca, giao việc và trả lương bình thường. Tuy nhiên, sau khi tìm hiểu quy định pháp luật, anh phát hiện hợp đồng từ đủ 01 tháng trở lên phải lập bằng văn bản theo quy định hiện hành. -
Anh Thành gửi phản ánh
Anh Thành đã gửi phản ánh đến Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội về việc công ty không ký hợp đồng đúng quy định. - Anh Thành thuộc 1 trong các trường hợp không được ký hợp đồng bằng văn bản
Qua kiểm tra, cơ quan chức năng xác định Công ty Minh Phú có 15 trường hợp người lao động làm việc từ đủ 01 tháng nhưng không được ký hợp đồng bằng văn bản, vi phạm khoản 1 Điều 9 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. -
Anh Thành được đảm bảo quyền lợi của mình
Căn cứ mức phạt đối với tổ chức có từ 11 đến 50 người lao động vi phạm, công ty bị xử phạt 15 triệu đồng và buộc lập hợp đồng lao động bằng văn bản đối với anh Thành và các lao động khác.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Hợp đồng lao động phải được giao kết bằng văn bản nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động và nghĩa vụ của người sử dụng lao động. Nếu không ký bằng văn bản khi luật yêu cầu, người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính với mức phạt có thể lên đến 25.000.000 đồng đối với cá nhân và buộc phải ký hợp đồng lao động bằng văn bản theo đúng quy định. Mức phạt thậm chí lên đến 50.000.000 đồng nếu người sử dụng lao động là tổ chức.
