Hình thức công chứng điện tử được pháp luật quy định nhằm đáp ứng xu hướng số hóa và tăng tính thuận tiện trong giao dịch dân sự. Đây là nội dung quan trọng được Luật Công chứng 2024 điều chỉnh với quy trình, nguyên tắc và giá trị pháp lý rõ ràng. Ngoài ra, quy định cũng đề cập đến nghĩa vụ niêm yết phí công chứng của các tổ chức hành nghề công chứng để bảo đảm tính minh bạch và quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
1. Văn bản công chứng điện tử được hiểu ra sao?
Khoản 1, 2 Điều 64 Luật Công chứng 2024 quy định như sau:
Điều 64. Văn bản công chứng điện tử
Văn bản công chứng điện tử là chứng thư điện tử được tạo lập theo nguyên tắc và phạm vi quy định tại Điều 62 của Luật này.
Văn bản công chứng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của công chứng viên và chữ ký số của tổ chức hành nghề công chứng.
Văn bản công chứng điện tử được hình thành hoàn toàn dưới hình thức điện tử, bảo đảm các nguyên tắc về an toàn, bảo mật và tính toàn vẹn dữ liệu. Khi đáp ứng đủ điều kiện, văn bản này có giá trị pháp lý như văn bản công chứng giấy, kể cả khi được chuyển đổi hình thức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc áp dụng hình thức công chứng điện tử không chỉ rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục mà còn phù hợp với định hướng chuyển đổi số trong lĩnh vực pháp lý.
Tình huống giả định
-
Khách hàng tại phường Vũ Ninh yêu cầu công chứng điện tử hợp đồng mua bán xe
Ngày 05/7/2025, ông Nguyễn Văn Hòa, cư trú tại phường Vũ Ninh, tỉnh Bắc Ninh, liên hệ với Văn phòng Công chứng An Phúc để công chứng hợp đồng mua bán ô tô. Do đang ở xa, ông Hòa đề nghị thực hiện công chứng điện tử. -
Văn phòng công chứng tiếp nhận và tạo lập văn bản điện tử
Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, xác minh thông tin, sau đó lập văn bản công chứng điện tử, ký bằng chữ ký số của mình và của Văn phòng Công chứng An Phúc. -
Văn bản điện tử có giá trị pháp lý đầy đủ
Hợp đồng công chứng điện tử được gửi cho ông Hòa qua hệ thống bảo mật, đáp ứng đầy đủ yêu cầu pháp lý và có giá trị tương đương với bản công chứng giấy.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Phí công chứng có bắt buộc phải niêm yết không?
Khoản 4 Điều 36 Luật Công chứng 2024 quy định như sau:
Điều 36. Nghĩa vụ của tổ chức hành nghề công chứng
...
4. Niêm yết lịch làm việc, thủ tục công chứng, nội quy tiếp người yêu cầu công chứng, phí công chứng, phí, giá dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến việc công chứng và chi phí khác tại trụ sở của tổ chức mình; báo cáo Sở Tư pháp phê duyệt và niêm yết danh sách cộng tác viên dịch thuật của tổ chức mình.
...
Việc niêm yết phí công chứng là nghĩa vụ bắt buộc, nhằm minh bạch hóa chi phí và bảo đảm quyền lợi của người yêu cầu công chứng. Nội dung niêm yết cần rõ ràng, dễ quan sát tại trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, đồng thời phù hợp với mức phí được pháp luật quy định hoặc cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
Tình huống giả định
-
Văn phòng công chứng ở phường Hải Châu 1 niêm yết phí không đầy đủ
Ngày 12/8/2025, ông Lê Minh Tuấn đến Văn phòng Công chứng Hòa Bình tại phường Hải Châu 1, TP. Đà Nẵng để làm thủ tục công chứng hợp đồng thế chấp. -
Khách hàng phát hiện phí công chứng không được niêm yết công khai
Trong lúc chờ, ông Tuấn nhận thấy bảng niêm yết tại sảnh không ghi rõ một số khoản phí dịch vụ liên quan, khiến ông phải hỏi trực tiếp nhân viên mới biết mức phí. -
Cơ quan chức năng nhắc nhở và yêu cầu bổ sung niêm yết
Sau phản ánh của ông Tuấn, Sở Tư pháp TP. Đà Nẵng tiến hành kiểm tra và yêu cầu Văn phòng Công chứng Hòa Bình cập nhật bảng niêm yết đầy đủ các khoản phí, đảm bảo tuân thủ đúng khoản 4 Điều 36 Luật Công chứng 2024.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Văn bản công chứng điện tử là hình thức công chứng hiện đại, đáp ứng yêu cầu nhanh chóng và an toàn, đồng thời vẫn bảo đảm giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy. Luật Công chứng 2024 cũng quy định rõ nghĩa vụ niêm yết phí công chứng để bảo đảm tính minh bạch và bảo vệ quyền lợi cho người yêu cầu công chứng.
