Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch đầu tiên và quan trọng nhất đối với mỗi cá nhân, là căn cứ xác lập quyền nhân thân, làm cơ sở cho các thủ tục pháp lý suốt đời. Tuy nhiên, vì nhiều lý do khách quan như thiên tai, chiến tranh, thất lạc,... nhiều người đã bị mất giấy khai sinh gốc. Trong trường hợp đó, liệu người dân có thể đăng ký lại hay không, và điều kiện để được chấp nhận đăng ký lại là gì.
1. Mất giấy khai sinh có được đăng ký lại không?
Trước khi thực hiện thủ tục, cần xác định rõ việc mất giấy khai sinh có thuộc trường hợp được đăng ký lại theo quy định pháp luật hay không. Căn cứ pháp lý hiện hành là Nghị định 123/2015/NĐ-CP của Chính phủ:
Điều 24. Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
Người yêu cầu đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử có trách nhiệm nộp đầy đủ bản sao giấy tờ, tài liệu có nội dung liên quan đến việc đăng ký lại.
Việc đăng ký lại khai sinh, kết hôn chỉ được thực hiện nếu người yêu cầu đăng ký còn sống vào thời điểm tiếp nhận hồ sơ.
Quy định này cho thấy: không phải bất kỳ trường hợp mất giấy khai sinh nào cũng được phép đăng ký lại. Việc đăng ký lại chỉ được thực hiện khi đồng thời thỏa mãn ba điều kiện: (1) người đó đã từng được đăng ký khai sinh hợp pháp tại cơ quan có thẩm quyền; (2) cả bản chính giấy khai sinh và sổ hộ tịch gốc lưu tại địa phương đều đã bị mất, hư hỏng hoặc không thể truy xuất được; và (3) người yêu cầu còn sống vào thời điểm nộp hồ sơ. Đây là ba yếu tố bắt buộc và có tính ràng buộc chặt chẽ với nhau.
Trong thực tế, nhiều người dân thường nhầm lẫn giữa việc “mất giấy khai sinh” với việc “mất thông tin khai sinh”. Họ cho rằng chỉ cần thất lạc bản chính trong tay là có thể đi làm thủ tục đăng ký lại. Tuy nhiên, nếu tại địa phương nơi đăng ký khai sinh ban đầu cơ quan nhà nước vẫn còn giữ được sổ hộ tịch gốc, thì người dân không được đăng ký lại mà chỉ cần làm thủ tục trích lục khai sinh, tức là xin cấp bản sao từ sổ gốc theo Nghị định 23/2015/NĐ-CP.
Sự khác biệt giữa “đăng ký lại” và “trích lục” là rất quan trọng. Trích lục là thủ tục mang tính cấp lại bản sao y từ bản ghi gốc, trong khi đăng ký lại là thủ tục tái xác lập một thông tin đã mất hoàn toàn khỏi hệ thống quản lý nhà nước. Nếu không phân biệt rõ, người dân có thể thực hiện sai thủ tục hoặc bị từ chối vì lý do không thuộc diện được đăng ký lại.
Mục đích của quy định này là để bảo đảm tính chính xác và thống nhất trong quản lý hộ tịch, tránh tình trạng khai sinh trùng lặp, thay đổi thông tin cá nhân một cách tùy tiện, hoặc cố tình “làm mới” thông tin hộ tịch để mưu cầu lợi ích không chính đáng. Do đó, để xác định có được phép đăng ký lại hay không, điều quan trọng nhất là phải kiểm tra sổ hộ tịch tại cơ quan nơi đã đăng ký khai sinh ban đầu. Nếu vẫn còn dữ liệu, dù bản chính bị mất, thì chỉ cần trích lục lại là đủ, không cần đăng ký lại.
Tình huống giả định
Ông Cường – 63 tuổi – sinh ra tại một huyện miền núi thuộc tỉnh Quảng Trị, là con cả trong một gia đình đông con thời hậu chiến. Những năm 1980, gia đình ông chuyển vào TP.HCM sinh sống. Khi ấy, giấy khai sinh bản chính của ông được mẹ giữ cẩn thận trong túi vải – nhưng không may đã bị cháy rụi trong một trận hỏa hoạn nhỏ vào năm 1992. Bản sao cũng không còn vì thời đó thủ tục giấy tờ rất đơn giản, ít người chú trọng lưu trữ đầy đủ.
Suốt nhiều năm sau, ông Cường không cần đến giấy khai sinh vì các thủ tục cá nhân như cấp CMND, hộ khẩu, bằng lái... đều đã làm xong từ trước. Nhưng đến đầu năm 2025, khi con trai ông làm hồ sơ đoàn tụ gia đình tại Úc và cần bản khai sinh để chứng minh mối quan hệ cha – con, ông mới tá hỏa nhận ra mình không còn bất kỳ giấy tờ khai sinh nào trong tay.
Gia đình tức tốc về quê xin trích lục khai sinh, nhưng UBND xã xác nhận sổ hộ tịch thời điểm đăng ký của ông Cường không còn – khả năng cao bị thất lạc trong thời kỳ chiến tranh hoặc lưu trữ không đầy đủ. Cán bộ tư pháp đề nghị ông làm hồ sơ đăng ký lại khai sinh theo đúng quy định pháp luật hiện hành.
Thủ tục không đơn giản như ông Cường nghĩ. Ông phải gom lại toàn bộ giấy tờ cá nhân như bằng cấp, CMND cũ, hộ khẩu các thời kỳ, giấy chứng nhận kết hôn, giấy khai sinh của các con… Tất cả phải có thông tin trùng khớp về họ tên, ngày tháng năm sinh, quê quán, cha mẹ. Vợ con ông cũng phải viết xác nhận. Thậm chí, con trai ông đang công tác trong quân đội cũng cần có văn bản xác nhận từ đơn vị để làm rõ thông tin về quan hệ gia đình. Phải mất gần 3 tuần thu thập giấy tờ, bổ sung hồ sơ, chờ xác minh từ xã cũ ra xã mới, ông Cường mới được cấp lại giấy khai sinh – một bản giấy mới toanh, nhưng chứa đựng hơn sáu mươi năm lịch sử cuộc đời.
(Tình huống trên là giả định, nhằm minh họa cho quy định pháp luật.)
2. Cần làm gì để được đăng ký lại giấy khai sinh?
Trong trường hợp bị mất giấy khai sinh, việc đăng ký lại sẽ không được thực hiện tự do mà phải đáp ứng các điều kiện và thủ tục do pháp luật quy định. Căn cứ pháp lý chủ yếu gồm Điều 24, 25 và 26 Nghị định 123/2015/NĐ-CP hướng dẫn Luật Hộ tịch, cụ thể:
Điều 24. Đăng ký lại khai sinh, kết hôn, khai tử
1. Việc khai sinh, kết hôn, khai tử đã được đăng ký tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam trước ngày 01 tháng 01 năm 2016 nhưng Sổ hộ tịch và bản chính giấy tờ hộ tịch đều bị mất thì được đăng ký lại.
...
Điều 25. Thẩm quyền đăng ký lại khai sinh
1. Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh, kết hôn trước đây hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người yêu cầu thường trú, thực hiện đăng ký lại khai sinh, kết hôn.
...
Điều 26. Thủ tục đăng ký lại khai sinh1. Hồ sơ đăng ký lại khai sinh gồm các giấy tờ sau đây:
a) Tờ khai theo mẫu quy định, trong đó có cam đoan của người yêu cầu về việc đã đăng ký khai sinh nhưng người đó không lưu giữ được bản chính Giấy khai sinh;
b) Bản sao toàn bộ hồ sơ, giấy tờ của người yêu cầu hoặc hồ sơ, giấy tờ, tài liệu khác trong đó có các thông tin liên quan đến nội dung khai sinh của người đó;
c) Trường hợp người yêu cầu đăng ký lại khai sinh là cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì ngoài các giấy tờ theo quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản này phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị về việc những nội dung khai sinh của người đó gồm họ, chữ đệm, tên; giới tính; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha - con, mẹ - con phù hợp với hồ sơ do cơ quan, đơn vị đang quản lý.
2. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, công chức tư pháp - hộ tịch kiểm tra, xác minh hồ sơ. Nếu việc đăng ký lại khai sinh là đúng theo quy định của pháp luật thì công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện đăng ký lại khai sinh như trình tự quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
Nếu việc đăng ký lại khai sinh được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã không phải là nơi đã đăng ký khai sinh trước đây thì công chức tư pháp - hộ tịch báo cáo Chủ tịch Ủy ban nhân dân có văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân nơi đăng ký khai sinh trước đây kiểm tra, xác minh về việc lưu giữ sổ hộ tịch tại địa phương.
Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị, Ủy ban nhân dân nơi đã đăng ký khai sinh trước đây tiến hành kiểm tra, xác minh và trả lời bằng văn bản về việc còn lưu giữ hoặc không lưu giữ được sổ hộ tịch.
3. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được kết quả xác minh về việc không còn lưu giữ được sổ hộ tịch tại nơi đã đăng ký khai sinh, nếu thấy hồ sơ đầy đủ, chính xác, đúng quy định pháp luật công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện việc đăng ký lại khai sinh như quy định tại Khoản 2 Điều 16 của Luật Hộ tịch.
4. Trường hợp người yêu cầu có bản sao Giấy khai sinh trước đây được cấp hợp lệ thì nội dung đăng ký khai sinh được ghi theo nội dung bản sao Giấy khai sinh; phần khai về cha, mẹ được ghi theo thời điểm đăng ký lại khai sinh.
5. Trường hợp người yêu cầu không có bản sao Giấy khai sinh nhưng hồ sơ, giấy tờ cá nhân có sự thống nhất về nội dung khai sinh thì đăng ký lại theo nội dung đó. Nếu hồ sơ, giấy tờ không thống nhất về nội dung khai sinh thì nội dung khai sinh được xác định theo hồ sơ, giấy tờ do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp chính thức hợp lệ đầu tiên; riêng đối với cán bộ, công chức, viên chức, người đang công tác trong lực lượng vũ trang thì nội dung khai sinh được xác định theo văn bản của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị quy định tại Điểm c Khoản 1 Điều này.
6. Bộ Tư pháp hướng dẫn chi tiết hồ sơ, giấy tờ, tài liệu là cơ sở để đăng ký lại khai sinh theo quy định tại Điều này.
Muốn đăng ký lại giấy khai sinh, điều đầu tiên là cần phân biệt rõ giữa ba khái niệm: cấp lại, trích lục và đăng ký lại. Trước hết, cần phân biệt: trích lục là việc sao lại từ sổ gốc khi thông tin vẫn còn được lưu, cấp lại là trường hợp mất bản chính nhưng sổ gốc còn, còn đăng ký lại chỉ áp dụng khi cả bản chính và sổ hộ tịch đều không còn. Đây là ba thủ tục hoàn toàn khác nhau và không thể thay thế lẫn nhau. Trong đó, “đăng ký lại” chỉ áp dụng khi giấy khai sinh gốc đã được lập trước năm 2016 và hiện cả bản chính lẫn sổ hộ tịch đều không còn lưu giữ. Đây là một điều kiện tiên quyết, nhằm đảm bảo việc tái lập hộ tịch chỉ thực hiện khi không còn cách xác minh từ cơ sở dữ liệu gốc.
Sau khi xác định đủ điều kiện đăng ký lại, người yêu cầu cần chuẩn bị hồ sơ hợp lệ, bao gồm: tờ khai có cam đoan đã đăng ký khai sinh nhưng không còn bản chính, và toàn bộ giấy tờ cá nhân thể hiện nội dung khai sinh (họ tên, ngày sinh, quê quán, quan hệ cha mẹ...). Trường hợp là cán bộ, công chức, hoặc lực lượng vũ trang thì cần có thêm văn bản xác nhận từ đơn vị quản lý để chứng minh nội dung khai sinh.
Người dân có thể nộp hồ sơ tại UBND cấp xã nơi thường trú hoặc nơi đã từng đăng ký khai sinh. Nếu đăng ký ở địa phương khác, công chức tư pháp - hộ tịch sẽ phải gửi công văn xác minh đến địa phương cũ để kiểm tra lại sổ hộ tịch. Toàn bộ quy trình xác minh kéo dài tối đa 13 ngày làm việc trong điều kiện hồ sơ đầy đủ, đúng quy định.
Sau khi xác minh xong, nếu hồ sơ hợp lệ, UBND xã sẽ tiến hành lập lại giấy khai sinh theo nội dung cũ, căn cứ trên bản sao giấy khai sinh (nếu có) hoặc theo hồ sơ giấy tờ đầu tiên có giá trị pháp lý do cơ quan nhà nước cấp. Đối với trường hợp đặc biệt như cán bộ – chiến sĩ, dữ liệu khai sinh có thể được xác lập theo văn bản xác minh nội dung do cơ quan chủ quản ban hành. Có thể thấy, quy trình đăng ký lại tuy không phức tạp nhưng yêu cầu sự thống nhất và minh bạch trong hồ sơ giấy tờ.
Tình huống giả định
Ông Lê Văn Định (62 tuổi) sinh năm 1962 tại tỉnh Quảng Trị, nhưng từ nhỏ đã theo cha mẹ chuyển vào Lâm Đồng sinh sống. Do điều kiện chiến tranh và di chuyển nhiều nơi, gia đình ông không còn giữ bản chính giấy khai sinh. Năm 2024, khi chuẩn bị làm hồ sơ hưởng chế độ hưu trí theo diện người có công, ông được yêu cầu cung cấp bản chính giấy khai sinh để đối chiếu thông tin với các hồ sơ thời kháng chiến.
Ông Định trở về quê cũ để xin trích lục nhưng cán bộ tư pháp xã xác nhận rằng sổ hộ tịch cũ đã bị mất hoàn toàn trong một đợt lũ năm 1999. Không còn cách nào khác, ông làm hồ sơ xin đăng ký lại giấy khai sinh tại Ủy ban nhân dân xã nơi ông đang thường trú tại Lâm Đồng.
Hồ sơ ông nộp gồm tờ khai theo mẫu, bản sao sổ hộ khẩu, giấy chứng minh nhân dân, bằng khen, quyết định công nhận thương binh, sổ khám sức khỏe và thư xác nhận từ cơ quan quản lý người có công. Tất cả tài liệu đều thống nhất về ngày tháng năm sinh, họ tên và quê quán.
Sau khi tiếp nhận, công chức tư pháp – hộ tịch tại UBND xã kiểm tra, xác minh, đồng thời gửi văn bản đề nghị xã quê cũ xác nhận việc không còn lưu sổ hộ tịch. Gần hai tuần sau, ông Định nhận được giấy khai sinh mới được cấp lại – giúp ông hoàn tất thủ tục để được xét duyệt chính sách hưu trí đặc biệt.
(Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm minh họa cho quy định pháp luật.)
Kết luận
Việc mất giấy khai sinh không đồng nghĩa với mất quyền khai sinh. Nếu đáp ứng điều kiện và thực hiện đúng trình tự theo quy định pháp luật, cá nhân hoàn toàn có thể đăng ký lại giấy khai sinh hợp lệ. Thủ tục tuy không phức tạp nhưng đòi hỏi phải xác minh rõ việc đã đăng ký trước đó và chứng minh được thông tin khai sinh một cách nhất quán, minh bạch.
