Khi các thành viên trong gia đình thống nhất phân chia di sản thừa kế bằng văn bản, thủ tục công chứng hoặc chứng thực là bước quan trọng để đảm bảo hiệu lực pháp lý. Tuy nhiên, không phải ai cũng phân biệt rõ công chứng khác gì so với chứng thực, và cơ quan nào có thẩm quyền thực hiện. Đặc biệt, nhiều trường hợp lựa chọn đến UBND xã để làm thủ tục, nhưng lại gặp khó khăn vì chưa nắm rõ quy định về thẩm quyền công chứng loại văn bản này.
1. Công chứng và chứng thực là gì?
Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 và Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Luật này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp củahợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
...
Điều 2. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, những từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. “Cấp bản sao từ sổ gốc” là việc cơ quan, tổ chức đang quản lý sổ gốc, căn cứ vào sổ gốc để cấp bản sao. Bản sao từ sổ gốc có nội dung đầy đủ, chính xác như nội dung ghi trong sổ gốc.
2. “Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. “Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. “Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
...
Công chứng và chứng thực đều là hình thức xác nhận tính hợp pháp hoặc xác thực của văn bản, hợp đồng, nhưng khác nhau về cơ quan thực hiện và giá trị pháp lý trong một số trường hợp.
Công chứng chỉ được thực hiện tại các tổ chức hành nghề công chứng như văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nhà nước. Người thực hiện là công chứng viên – những người đã qua đào tạo và được bổ nhiệm theo quy định của pháp luật. Công chứng áp dụng cho các loại văn bản như hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho quyền sử dụng đất, thỏa thuận phân chia di sản, di chúc, hoặc các giao dịch đòi hỏi sự xác minh rõ về tính pháp lý và ý chí tự nguyện.
Trong khi đó, chứng thực là hoạt động được thực hiện bởi UBND cấp xã hoặc Phòng Tư pháp cấp huyện. Họ không xác nhận nội dung hợp đồng mà chỉ xác nhận một phần như chữ ký là của người đó, bản sao đúng với bản chính, hay các bên đã ký tại thời điểm đó, có đầy đủ năng lực hành vi dân sự và hoàn toàn tự nguyện.
Điểm quan trọng nhất để phân biệt là công chứng xác nhận nội dung hợp đồng, còn chứng thực chủ yếu xác nhận hình thức hoặc yếu tố kỹ thuật như chữ ký, bản sao, thời điểm ký.
Tình huống giả định:
Một cặp vợ chồng lập di chúc tại văn phòng công chứng
Ông Nguyễn Văn Kha (62 tuổi, ngụ TP. Thủ Đức, TP.HCM) cùng vợ đến Văn phòng công chứng để lập di chúc phân chia tài sản là căn nhà đang ở cho hai con trai. Sau khi cung cấp các giấy tờ chứng minh quyền sở hữu nhà đất, CMND, sổ hộ khẩu và xác nhận tình trạng hôn nhân, công chứng viên kiểm tra đầy đủ và lập văn bản di chúc theo đúng ý chí của vợ chồng ông Kha.
Văn bản di chúc được công chứng viên chứng nhận là đúng pháp luật, đảm bảo giá trị pháp lý cao. Trong trường hợp sau này có tranh chấp, văn bản công chứng sẽ được tòa án xem xét là chứng cứ hợp pháp.
Ngược lại, nếu ông Kha chỉ đến UBND xã ký vào tờ di chúc tự viết, cán bộ tư pháp có thể chứng thực chữ ký của ông nhưng không có nghĩa là nội dung văn bản đã được kiểm tra tính pháp lý.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. UBND xã có được công chứng văn bản phân chia di sản thừa kế không?
Khoản 2, khoản 6 Điều 5 và khoản 1 Điều 47 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:
Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực
...
2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:
a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp hoặc chứng nhận;
b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;
c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;
d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;
đ) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;
e) Chứng thực di chúc;
g) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;
h) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại các Điểm c, d và đ Khoản này.
Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
...
6. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất. Việc chứng thực các hợp đồng, giao dịch liên quan đến nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà.
...
Điều 47. Điều khoản chuyển tiếp
1. Đối với những địa bàn cấp huyện, cấp xã đã chuyển giao việc chứng thực hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề công chứng, mà hợp đồng, giao dịch trước đó được chứng thực tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã thì việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ, sửa lỗi sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in hợp đồng, giao dịch vẫn được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã, nơi đã thực hiện chứng thực trước đây.
...
Nhiều người lầm tưởng UBND xã có thể “công chứng” văn bản phân chia di sản, nhưng thực tế thuật ngữ đúng là “chứng thực”. Theo quy định tại khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, UBND cấp xã có quyền chứng thực văn bản phân chia di sản trong một số trường hợp nhất định – cụ thể là khi di sản là tài sản thuộc nhóm tài sản được liệt kê trong chính khoản này bao gồm động sản, nhà ở, quyền sử dụng đất.
Tuy nhiên, nếu địa phương đó đã chuyển giao toàn bộ hoạt động công chứng, chứng thực cho các tổ chức hành nghề công chứng theo Luật Công chứng thì UBND xã sẽ không còn thực hiện chứng thực các loại văn bản này. Khi đó, văn bản thỏa thuận phân chia di sản chỉ có thể được công chứng tại văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng.
UBND xã không phải là tổ chức hành nghề công chứng và không có công chứng viên, do đó không thể “công chứng” văn bản theo đúng nghĩa pháp lý. Những gì UBND xã được phép làm là chứng thực – tức xác nhận chữ ký, thời điểm ký, năng lực hành vi dân sự và ý chí tự nguyện của các bên.
Một văn bản được công chứng bởi công chứng viên thì có giá trị pháp lý cao hơn, được xem là chứng cứ hợp pháp có giá trị chứng minh tại tòa án nếu xảy ra tranh chấp. Trong khi đó, văn bản được chứng thực chỉ đảm bảo về mặt hình thức – như chữ ký đúng, các bên tự nguyện ký – chứ không đảm bảo nội dung là đúng pháp luật.
Tình huống giả định:
Gia đình ông Hải muốn chia di sản tại UBND xã
Ông Nguyễn Văn Hải sống tại xã Tân Phúc, huyện Minh Lập, tỉnh Đồng Tháp. Sau khi vợ ông qua đời, ông cùng ba người con muốn lập văn bản thỏa thuận phân chia di sản là ngôi nhà và mảnh vườn đứng tên người vợ quá cố. Vì thủ tục đơn giản và gần nhà, ông Hải mang văn bản đến UBND xã để công chứng.
Tuy nhiên, cán bộ tư pháp xã giải thích rằng UBND xã không có chức năng “công chứng” mà chỉ có thể “chứng thực” trong một số trường hợp nhất định. Sau khi kiểm tra, xác định mảnh đất và nhà ở thuộc địa bàn xã, đồng thời địa phương chưa chuyển giao hoạt động chứng thực cho tổ chức công chứng, cán bộ tư pháp hướng dẫn ông Hải bổ sung các giấy tờ cần thiết như giấy chứng tử, giấy tờ nhà đất, chứng minh nhân dân của các bên và soạn lại văn bản đúng mẫu.
Sau khi đầy đủ hồ sơ, Chủ tịch UBND xã ký chứng thực văn bản phân chia di sản của gia đình ông Hải theo đúng quy định tại Nghị định 23/2015/NĐ-CP. Văn bản này sau đó được các bên mang đi đăng ký biến động đất đai tại Văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Việc phân chia di sản thừa kế bằng văn bản cần tuân thủ đúng quy định về hình thức xác nhận để đảm bảo hiệu lực pháp lý. Công chứng và chứng thực là hai thủ tục hoàn toàn khác nhau, trong đó công chứng chỉ được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng, còn chứng thực thuộc thẩm quyền của UBND xã trong một số trường hợp nhất định. UBND xã không có thẩm quyền công chứng nhưng có thể chứng thực văn bản phân chia di sản nếu địa phương chưa chuyển giao việc này cho tổ chức công chứng.
