Luật công chứng quy định rõ ràng các tiêu chuẩn nhằm đảm bảo giá trị pháp lý và tính chính xác của văn bản công chứng. Trong đó, lỗi kỹ thuật là một nội dung được điều chỉnh cụ thể để xử lý khi phát sinh sai sót trong quá trình lập văn bản. Bên cạnh đó, quy định cũng xác định yêu cầu về việc đánh số trang và đóng dấu giáp lai khi văn bản công chứng có từ 02 trang trở lên.
1. Lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được hiểu như thế nào?
Khoản 1 Điều 52 Luật Công chứng 2024 quy định như sau:
Điều 52. Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng
1. Lỗi kỹ thuật là lỗi do sai sót trong khi ghi chép, đánh máy, in ấn văn bản công chứng mà việc sửa lỗi đó không làm ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của người tham gia giao dịch.
...
Lỗi kỹ thuật được hiểu là những sai sót thuần túy về mặt hình thức trong quá trình soạn thảo văn bản công chứng, chẳng hạn như gõ sai chữ, viết nhầm số liệu hoặc in sai thông tin, nhưng bản chất của giao dịch và các quyền, nghĩa vụ của các bên vẫn giữ nguyên. Khi phát hiện lỗi kỹ thuật, công chứng viên sẽ thực hiện quy trình sửa lỗi tại tổ chức hành nghề công chứng nơi đã lập văn bản, bảo đảm tất cả bản gốc được sửa thống nhất và thông báo cho các bên liên quan.
Tình huống giả định
-
Công chứng viên sửa lỗi đánh máy trong hợp đồng mua bán nhà
Ngày 10/7/2025, Văn phòng Công chứng Thành Đô tại phường Hồng Gai, tỉnh Quảng Ninh thực hiện công chứng hợp đồng mua bán nhà giữa ông Lê Quang Minh và bà Phạm Thị Hương. Sau khi hoàn tất, hợp đồng được in và giao cho các bên. -
Phát hiện sai sót về thông tin cá nhân
Chiều cùng ngày, bà Hương phát hiện họ tên của mình trên hợp đồng bị gõ nhầm từ “Phạm Thị Hương” thành “Phan Thị Hương”. -
Công chứng viên tiến hành sửa lỗi kỹ thuật
Công chứng viên đối chiếu hồ sơ, gạch chân chỗ sai, ghi lại đúng họ tên ở lề văn bản, ký xác nhận, đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng và thực hiện sửa trên tất cả các bản gốc. Thông báo sửa lỗi được gửi cho cả ông Minh và bà Hương trong vòng 03 ngày làm việc.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Văn bản công chứng từ 02 trang trở lên cần thực hiện những thủ tục gì?
Khoản 1, 2 Điều 51 Luật Công chứng 2024 quy định như sau:
Điều 51. Việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai trong văn bản công chứng
1. Văn bản công chứng có từ 02 trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự, bắt đầu từ số 1 tại trang thứ nhất của giao dịch và liên tục cho đến trang cuối cùng của lời chứng.
2. Văn bản công chứng có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Quy định này nhằm đảm bảo tính toàn vẹn của văn bản công chứng, tránh tình trạng thay thế hoặc thêm bớt trang sau khi công chứng. Việc đánh số trang được thực hiện liên tục, không ngắt quãng, và dấu giáp lai được đóng sao cho một phần in trên tờ trước, một phần in trên tờ sau. Đối với văn bản công chứng điện tử, việc đánh số trang và xác nhận toàn vẹn được thực hiện theo hướng dẫn của Chính phủ.
Tình huống giả định
-
Văn phòng công chứng ở phường Cửa Nam đóng dấu giáp lai thiếu trang
Ngày 18/8/2025, Văn phòng Công chứng Minh Tâm tại phường Cửa Nam, tỉnh Nghệ An thực hiện công chứng hợp đồng thuê mặt bằng giữa ông Nguyễn Văn Long và bà Trần Thị Thảo. Hợp đồng gồm 5 trang. -
Phát hiện thiếu dấu giáp lai
Sau khi nhận hợp đồng, ông Long phát hiện trang 4 và 5 không được đóng dấu giáp lai, trong khi các trang trước đó đã được thực hiện đầy đủ. -
Công chứng viên khắc phục theo đúng quy định
Văn phòng Công chứng Minh Tâm tiến hành thu hồi hợp đồng, đóng bổ sung dấu giáp lai giữa các trang còn thiếu và ghi chú xác nhận việc bổ sung. Sau đó, hợp đồng hoàn chỉnh được trả lại cho các bên để sử dụng trong giao dịch.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Lỗi kỹ thuật và việc đánh số trang, đóng dấu giáp lai trong văn bản công chứng đều được pháp luật quy định rõ để bảo đảm tính chính xác và toàn vẹn của chứng từ. Với lỗi kỹ thuật, công chứng viên chỉ được sửa khi sai sót không làm thay đổi quyền và nghĩa vụ của các bên, đồng thời phải tuân thủ trình tự theo Luật Công chứng 2024. Đối với văn bản công chứng từ 02 trang trở lên, từng trang phải được đánh số thứ tự liên tục và đóng dấu giáp lai giữa các tờ để tránh gian lận, đảm bảo giá trị pháp lý.
