Người sử dụng lao động phải cung cấp bản sao tài liệu khi người lao động yêu cầu. Nếu vi phạm sẽ bị phạt từ 1 đến 20 triệu đồng, tổ chức vi phạm phạt gấp đôi.
Khi hợp đồng lao động chấm dứt thì người lao động có quyền yêu cầu người sử dụng lao động cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc như hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định nâng lương, quyết định khen thưởng, kỷ luật... Đây là nghĩa vụ bắt buộc của người sử dụng lao động được quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019. Nếu không thực hiện đúng người sử dụng lao động có thể bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP, mức phạt tăng dần theo số lượng lao động bị ảnh hưởng.
1. Người sử dụng lao động có bắt buộc cung cấp các bản sao tài liệu nếu người lao động yêu cầu không?
Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
...
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
...
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Khi chấm dứt hợp đồng, người lao động hoàn toàn có quyền yêu cầu bản sao hợp đồng, bảng lương, quyết định nâng lương hoặc các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc. Người sử dụng lao động bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ này để bảo đảm minh bạch và quyền lợi hợp pháp cho người lao động.
Tình huống giả định
- Người lao động yêu cầu cung cấp tài liệu
Chị Lê Thị Mai trú tại Phường Bàn Cờ (TP. Hồ Chí Minh), chấm dứt hợp đồng sau 7 năm làm việc tại Công ty TNHH May Mặc Thành Công. Để hoàn tất hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp, chị Mai đã gửi yêu cầu công ty cung cấp bản sao hợp đồng lao động, bảng lương và quyết định nâng lương trong suốt quá trình làm việc. - Người sử dụng lao động thực hiện đúng quy định
Ngay sau khi nhận được đề nghị, Công ty Thành Công đã nhanh chóng chuẩn bị đầy đủ bản sao tài liệu theo yêu cầu và chịu toàn bộ chi phí sao, gửi. Việc cung cấp được thực hiện minh bạch, đúng thời hạn, tạo điều kiện thuận lợi cho chị Mai hoàn tất thủ tục pháp lý. -
Bảo đảm quyền lợi và tránh vi phạm
Nhờ tuân thủ đúng quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, Công ty Thành Công không chỉ bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho chị Mai mà còn tránh nguy cơ bị xử phạt hành chính.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Nếu người sử dụng lao động không cung cấp thì có bị xử phạt không?
Điều 12, Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Mức phạt tăng dần tùy theo số lượng người lao động bị ảnh hưởng, thấp nhất từ 1–2 triệu đồng nếu vi phạm dưới 10 người và cao nhất từ 15–20 triệu đồng khi vi phạm từ 301 người trở lên. Nếu vi phạm do tổ chức thực hiện thì mức phạt gấp đôi.
Tình huống giả định
- Người lao động không được cung cấp tài liệu
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, 15 nhân viên tại Công ty TNHH Dịch vụ An Phát (trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh) cùng gửi yêu cầu công ty cung cấp bản sao hợp đồng và bảng lương để làm hồ sơ hưởng bảo hiểm thất nghiệp. Tuy nhiên, công ty chậm trễ và không thực hiện nghĩa vụ này. - Người lao động khiếu nại
Nhóm nhân viên đã gửi đơn phản ánh đến Thanh tra Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh, đề nghị xử lý hành vi vi phạm của công ty vì đã gây khó khăn cho họ trong quá trình làm thủ tục hưởng chế độ. -
Cơ quan chức năng xử lý
Kết quả kiểm tra xác định Công ty An Phát vi phạm quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 và Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP khi không cung cấp tài liệu theo yêu cầu. Do số lượng người lao động bị ảnh hưởng là 15, mức phạt được áp dụng là từ 2 đến 5 triệu đồng đối với cá nhân. Vì hành vi vi phạm do tổ chức thực hiện nên mức phạt gấp đôi, tức từ 4 đến 10 triệu đồng.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Người sử dụng lao động bắt buộc phải cung cấp bản sao tài liệu liên quan đến quá trình làm việc khi người lao động có yêu cầu. Nếu vi phạm người sử dụng lao động sẽ bị xử phạt hành chính từ 1 đến 20 triệu đồng tùy số lao động bị ảnh hưởng. Mức phạt có thể gấp đôi nếu vi phạm do tổ chức thực hiện.
