Trong hoạt động tuyển dụng, việc yêu cầu hồ sơ đầy đủ là cần thiết, nhưng nếu lạm dụng để đưa ra những đòi hỏi không đúng luật sẽ dễ phát sinh rủi ro. Trường hợp bắt buộc người lao động nộp giấy xác nhận hạnh kiểm mà không thuộc ngành nghề đặc thù là không phù hợp. Việc giữ bản gốc văn bằng, chứng chỉ của người lao động cũng là hành vi trái quy định, có thể bị xử phạt hành chính.
1. Khi tuyển dụng có phải yêu cầu người lao động cung cấp giấy xác nhận hạnh kiểm không?
Theo khoản 2 Điều 16 Bộ luật Lao động 2019:
Điều 16. Nghĩa vụ cung cấp thông tin khi giao kết hợp đồng lao động
...
2. Người lao động phải cung cấp thông tin trung thực cho người sử dụng lao động về họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú, trình độ học vấn, trình độ kỹ năng nghề, xác nhận tình trạng sức khỏe và vấn đề khác liên quan trực tiếp đến việc giao kết hợp đồng lao động mà người sử dụng lao động yêu cầu.
Pháp luật không cấm người sử dụng lao động yêu cầu người lao động cung cấp thêm thông tin ngoài các nội dung được liệt kê trong Bộ luật Lao động. Tuy nhiên, việc yêu cầu đó phải có cơ sở chính đáng, liên quan trực tiếp đến công việc, và không được mang tính phân biệt đối xử hoặc làm cản trở quyền tiếp cận việc làm hợp pháp của người lao động.
Việc yêu cầu giấy xác nhận hạnh kiểm chỉ được chấp nhận nếu công việc thuộc các ngành nghề đặc thù như giáo viên, bảo vệ, tài xế, người làm việc với trẻ em, người già, người khuyết tật…. Đây là các vị trí có yêu cầu cao về đạo đức nghề nghiệp hoặc yêu cầu đảm bảo an toàn cao, thường được quy định rõ trong các văn bản chuyên ngành như Luật Giáo dục, Luật Trẻ em, các nghị định liên quan đến ngành nghề có điều kiện.
Tình huống giả định:
Doanh nghiệp yêu cầu xác nhận hạnh kiểm trái luật khi tuyển dụng kế toán
-
Ứng tuyển vị trí kế toán tại TP. Hồ Chí Minh
Tháng 6/2025, chị Trần Thị Hòa, tốt nghiệp chuyên ngành Kế toán của Đại học Kinh tế TP. Hồ Chí Minh, nộp hồ sơ ứng tuyển vào vị trí kế toán nội bộ tại Công ty TNHH Thương mại Duy Tín, có trụ sở tại Quận 1, TP. Hồ Chí Minh. Hồ sơ của chị đầy đủ, gồm bằng cấp, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc và giấy khám sức khỏe. -
Bị yêu cầu bổ sung giấy xác nhận hạnh kiểm
Trong buổi phỏng vấn vòng 2, đại diện nhân sự yêu cầu chị Hòa phải nộp thêm giấy xác nhận hạnh kiểm do Công an cấp mới được tiếp tục quy trình xét tuyển. Dù vị trí công việc không liên quan đến tài sản hay dữ liệu mật đặc biệt, công ty vẫn viện dẫn lý do chọn lọc ứng viên trung thực và có đạo đức tốt. -
Chị Hòa bị từ chối do không có xác nhận hạnh kiểm
Chị Hòa không đồng ý vì cho rằng yêu cầu này không hợp lý và cũng chưa từng có tiền án, tiền sự. Tuy nhiên, phía công ty vẫn từ chối tiếp nhận chị với lý do hồ sơ không hoàn thiện. Chị bức xúc, gửi đơn khiếu nại lên Sở Lao động - Thương binh và Xã hội TP. Hồ Chí Minh để phản ánh hành vi tuyển dụng có dấu hiệu phân biệt, không đúng quy định pháp luật lao động.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
2. Người sử dụng lao động có được giữ văn bằng, chứng chỉ của người lao động không?
Theo khoản 1 Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
Điều 9. Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động
...
2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;
b) Buộc người lao động thực hiện biện pháp bảo đảm bằng tiền hoặc tài sản khác cho việc thực hiện hợp đồng lao động;
c) Giao kết hợp đồng lao động với người lao động từ đủ 15 tuổi đến dưới 18 tuổi mà không có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật của người đó.
...
3. Biện pháp khắc phục hậu quả
...
c) Buộc người sử dụng lao động giao kết đúng loại hợp đồng với người lao động đối với hành vi giao kết không đúng loại hợp đồng lao động với người lao động quy định tại khoản 1 Điều này;
d) Buộc người sử dụng lao động trả lại bản chính giấy tờ tùy thân; văn bằng; chứng chỉ đã giữ của người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;
đ) Buộc người sử dụng lao động trả lại số tiền hoặc tài sản đã giữ của người lao động cộng với khoản tiền lãi của số tiền đã giữ của người lao động tính theo mức lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 2 Điều này.
Việc người sử dụng lao động giữ bản chính giấy tờ như văn bằng, chứng chỉ, giấy tờ tùy thân của người lao động là hành vi bị cấm rõ ràng trong pháp luật lao động hiện hành. Hành vi này vi phạm quyền sở hữu cá nhân và làm ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng chủ động của người lao động trong cuộc sống và công việc.
Với hành vi giữ giấy tờ gốc, mức phạt từ 10 đến 20 triệu đồng đối với cá nhân và 20 đến 40 triệu đồng đối với tổ chức. Ngoài ra, nếu gây thiệt hại cho người lao động, doanh nghiệp có thể phải bồi thường thêm về dân sự, tùy vào mức độ ảnh hưởng và chứng cứ người lao động cung cấp.
Tình huống giả định:
Doanh nghiệp giữ bằng đại học để ép nhân viên không nghỉ việc
-
Ứng tuyển vào công ty truyền thông tại TP. Hà Nội
Tháng 5/2025, anh Nguyễn Đức Hưng, cử nhân ngành Báo chí, nộp đơn ứng tuyển vào vị trí nhân viên nội dung tại Công ty Cổ phần Truyền thông Ánh Dương, trụ sở tại TP. Hà Nội. Sau vòng phỏng vấn, anh Hưng được nhận việc và ký hợp đồng lao động xác định thời hạn 12 tháng. -
Bị giữ bằng tốt nghiệp đại học suốt thời gian làm việc
Trong ngày nhận việc, phòng nhân sự yêu cầu anh Hưng nộp bản gốc bằng tốt nghiệp đại học để lưu giữ đến khi hết hạn hợp đồng. Lý do được đưa ra là tránh tình trạng nhân viên bỏ việc giữa chừng gây ảnh hưởng đến tiến độ dự án. Vì nôn nóng đi làm, anh Hưng đồng ý nộp bằng mà không đặt vấn đề gì. -
Không lấy lại được bằng khi xin nghỉ việc sớm
Sau 5 tháng làm việc, anh Hưng xin nghỉ việc vì điều kiện gia đình. Tuy nhiên, công ty không đồng ý trả lại bằng tốt nghiệp, cho rằng anh vi phạm cam kết làm việc đủ 12 tháng. Bất lực vì cần bằng gốc để nộp hồ sơ xin học cao học, anh Hưng gửi đơn phản ánh đến Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP. Hà Nội. Qua xác minh, cơ quan chức năng kết luận công ty đã vi phạm và ra quyết định xử phạt hành chính 20 triệu đồng, đồng thời buộc hoàn trả bằng cho anh Hưng.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
3. Kết luận
Trong quan hệ lao động, quyền và nghĩa vụ của cả hai bên cần được thực hiện đúng theo quy định pháp luật để tránh phát sinh tranh chấp. Người sử dụng lao động không được yêu cầu giấy xác nhận hạnh kiểm nếu công việc không thuộc ngành nghề đặc thù. Việc giữ bản gốc văn bằng, chứng chỉ của người lao động cũng là hành vi vi phạm và có thể bị xử phạt.
