Người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động phải thông báo bằng văn bản trừ một số trường hợp ngoại lệ; nếu vi phạm có thể bị xử phạt hành chính.
Trong quan hệ lao động, việc chấm dứt hợp đồng là vấn đề thường xuyên xảy ra và cần được thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ nghĩa vụ của người sử dụng lao động về việc thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng. Đồng thời, Nghị định 12/2022/NĐ-CP cũng nêu cụ thể mức xử phạt nếu vi phạm nghĩa vụ này.
1. Người sử dụng lao động có bắt buộc phải thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng không?
Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Điều 45. Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật này, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này.
...
Theo quy định, người sử dụng lao động bắt buộc phải ra thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng lao động. Văn bản thông báo này nhằm đảm bảo minh bạch, rõ ràng và giúp người lao động có thời gian chuẩn bị, tránh phát sinh tranh chấp. Chỉ trong một số trường hợp đặc biệt được quy định tại Điều 34 người sử dụng lao động mới không phải thực hiện nghĩa vụ này.
Tình huống giả định
- Công ty gửi thông báo chấm dứt hợp đồng bằng văn bản
Công ty TNHH Thương mại Hoàng Minh tại Phường Vĩnh Hội (TP. Hồ Chí Minh) ký hợp đồng lao động 1 năm với anh Nguyễn Văn Hòa, nhân viên kỹ thuật. Trước khi hợp đồng hết hạn, công ty đã ban hành văn bản thông báo chính thức về việc chấm dứt hợp đồng, gửi trực tiếp cho anh Hòa trước ngày 30/9/2025. - Người lao động chuẩn bị trước khi nghỉ việc
Nhận được thông báo rõ ràng, anh Hòa sắp xếp để hoàn thành các dự án đang phụ trách và bàn giao công việc theo đúng quy định. Việc có văn bản thông báo giúp anh không bị động và có đủ thời gian tìm kiếm cơ hội việc làm mới. -
Chấm dứt hợp đồng diễn ra suôn sẻ
Nhờ tuân thủ đúng nghĩa vụ thông báo bằng văn bản, công ty và anh Hòa đã chấm dứt hợp đồng thuận lợi, không phát sinh tranh chấp. Cả hai bên đều hài lòng vì quyền và lợi ích hợp pháp được bảo đảm.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Nếu không thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng thì bị xử phạt bao nhiêu?
Điều 12, Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật Lao động, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật Lao động.
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Nếu thuộc trường hợp bắt buộc phải thông báo bằng văn bản nhưng người sử dụng lao động không thực hiện, mức phạt hành chính dao động từ 1 đến 3 triệu đồng đối với cá nhân. Trường hợp hành vi vi phạm do tổ chức thực hiện, mức phạt sẽ gấp đôi tức từ 2 đến 6 triệu đồng.
Tình huống giả định
-
Người sử dụng lao động không thông báo bằng văn bản
Công ty Cổ phần Xây dựng Thành Công tại Phường Khánh Hội (TP. Hồ Chí Minh) quyết định chấm dứt hợp đồng lao động xác định thời hạn với chị Lê Thị Thu, nhân viên kế toán. Tuy nhiên, công ty chỉ thông báo miệng qua quản lý trực tiếp, không ban hành văn bản chính thức theo quy định. -
Người lao động phản ánh
Chị Thu cho rằng việc công ty chỉ báo miệng khiến mình không có đủ cơ sở pháp lý để chuẩn bị cho việc nghỉ việc và dễ bị thiệt thòi quyền lợi. Do đó, chị đã gửi đơn kiến nghị lên Thanh tra Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh. -
Cơ quan chức năng xử phạt
Sau khi kiểm tra, cơ quan chức năng xác định công ty vi phạm quy định tại Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Công ty bị xử phạt hành chính 4 triệu đồng (vì là tổ chức, mức phạt gấp đôi so với cá nhân).
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng, trừ những trường hợp ngoại lệ tại Điều 34 Bộ luật Lao động 2019. Nếu không thực hiện, họ sẽ bị xử phạt hành chính. Mức phạt được quy định từ 1 đến 3 triệu đồng (đối với cá nhân), hoặc từ 2 đến 6 triệu đồng (đối với tổ chức).
