Trong quá trình nghỉ việc, nhiều người lao động gặp phải tình huống công ty cũ không trả lại hồ sơ xin việc gốc. Việc không có đủ giấy tờ gốc có thể gây khó khăn khi ứng tuyển công việc mới. Vậy công ty có bắt buộc phải trả lại hồ sơ không? Nếu cố tình không trả, công ty có bị xử phạt không?
1. Công ty có phải trả lại hồ sơ xin việc khi người lao động nghỉ việc không?
Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
...
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như vậy người sử dụng lao động công ty không có nghĩa vụ phải trả lại toàn bộ hồ sơ xin việc cho người lao động khi họ nghỉ việc mà chỉ bắt buộc phải trả nếu có yêu cầu từ người lao động. Ngoài ra, nếu người lao động có nhu cầu, doanh nghiệp cũng phải cung cấp bản sao các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc.
Tình huống giả định:
Công ty bị buộc trả lại hồ sơ gốc và xin lỗi nhân viên sau phán quyết của Tòa án
Anh Trần Minh Khôi (sinh năm 1990) là kỹ sư cơ khí làm việc tại Công ty TNHH Công Nghệ Nam Phương (quận Tân Phú, TP.HCM) từ năm 2018. Sau khi nghỉ việc vào tháng 4/2024, anh Khôi đến công ty yêu cầu nhận lại hồ sơ gốc gồm bằng tốt nghiệp đại học, chứng chỉ chuyên môn và giấy khám sức khỏe. Bộ phận nhân sự từ chối với lý do hồ sơ đã lưu trữ lâu và có thể thất lạc.
Anh Khôi làm đơn yêu cầu gửi ban giám đốc nhưng tiếp tục bị phớt lờ. Vì cần hồ sơ để ứng tuyển vào một công ty khác, anh quyết định khởi kiện Công ty Nam Phương ra Tòa án nhân dân quận Tân Phú, yêu cầu công ty phải trả lại toàn bộ hồ sơ đã giữ.
Tòa án tiếp nhận hồ sơ, triệu tập đại diện hợp pháp của công ty để giải trình. Trong quá trình xét xử, tòa xác định Công ty Nam Phương đã vi phạm nghĩa vụ quy định tại Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, buộc công ty phải trả lại bản chính hồ sơ và công khai xin lỗi người lao động. Đồng thời, tòa nhấn mạnh đây là trách nhiệm bắt buộc của doanh nghiệp khi chấm dứt hợp đồng lao động.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Không trả hồ sơ xin việc, công ty có bị phạt không?
Căn cứ Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...
2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
...
Nếu công ty cố tình giữ hồ sơ người lao động sau khi nghỉ việc, hành vi này bị xem là vi phạm hành chính. Mức phạt sẽ căn cứ vào số lượng người bị ảnh hưởng. Trong trường hợp công ty là tổ chức (pháp nhân), mức phạt sẽ tăng gấp đôi. Đây là chế tài răn đe nghiêm khắc nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.
Tình huống giả định:
Công ty bị phạt 2 triệu đồng và buộc xin lỗi chính thức vì giữ hồ sơ gốc của nhân viên cũ.
Chị Lê Thị Hồng Ngọc (28 tuổi) là công nhân may tại Công ty TNHH Dệt May Đông Thành, quận Bình Thạnh, TP.HCM. Sau khi nghỉ việc vào tháng 5/2024, chị Ngọc đến công ty yêu cầu trả lại bằng tốt nghiệp THPT và chứng chỉ tay nghề để hoàn tất hồ sơ xin việc ở công ty mới. Tuy nhiên, phòng nhân sự từ chối với lý do “đã nộp cho bộ phận lưu trữ lâu, chưa thể kiểm tra được”.
Sau nhiều lần không nhận được phản hồi chính thức, chị Ngọc quyết định nộp đơn khởi kiện ra Tòa án nhân dân quận Bình Thạnh, yêu cầu công ty hoàn trả toàn bộ hồ sơ và bồi thường chi phí đi lại, cơ hội việc làm bị bỏ lỡ. Tòa án thụ lý vụ việc, mời đại diện hợp pháp công ty đến đối chất.
Sau khi xem xét hồ sơ và căn cứ vào khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, Tòa án kết luận công ty đã vi phạm nghĩa vụ pháp lý trong việc hoàn trả giấy tờ cho người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng. Tòa tuyên buộc công ty phải trả lại hồ sơ gốc, đồng thời phạt hành chính 2.000.000 đồng và gửi văn bản xin lỗi chính thức đến người lao động.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Ngoài bị phạt tiền, công ty còn bị xử lý gì nếu không trả hồ sơ cho người lao động?
Quy định tại Điểm b khoản 4 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...
4. Biện pháp khắc phục hậu quả
...
b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;
...
Ngoài việc bị xử phạt hành chính, công ty sẽ bắt buộc phải trả lại toàn bộ giấy tờ bản chính đã giữ. Đây là biện pháp khắc phục hậu quả mang tính bắt buộc nhằm bảo đảm quyền lợi và nhu cầu việc làm tiếp theo cho người lao động. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể tiếp tục bị xử lý vi phạm nhiều lần.
Tình huống giả định:
Công ty giữ giấy tờ của nhân viên cũ Tòa án Biên Hòa yêu cầu trả lại và khắc phục hậu quả.
Chị Phạm Thị Kim Duyên (34 tuổi) từng làm kế toán nội bộ tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Vận tải Hưng Minh (TP. Biên Hòa, Đồng Nai). Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động vào tháng 6/2024, chị nhiều lần yêu cầu công ty trả lại giấy tờ gốc gồm bằng cử nhân kế toán, chứng chỉ tin học, giấy khai sinh, nhưng không được đáp ứng. Phòng hành chính viện lý do “chờ phê duyệt từ ban giám đốc”.
Sau hơn 1 tháng không nhận được phản hồi, chị Duyên quyết định gửi đơn kiện lên Tòa án nhân dân TP. Biên Hòa, yêu cầu buộc công ty trả lại toàn bộ giấy tờ và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng. Trong quá trình giải quyết vụ án, Tòa án xác định công ty đã vi phạm điểm b khoản 4 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP do không hoàn thành nghĩa vụ hoàn trả giấy tờ cho người lao động.
Tòa tuyên buộc công ty phải hoàn trả đầy đủ giấy tờ đã giữ, đồng thời ghi nhận việc doanh nghiệp bị áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại toàn bộ giấy tờ như quy định của pháp luật.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
4. Kết luận
Người lao động có quyền được trả lại hồ sơ xin việc bản chính khi nghỉ việc. Nếu công ty cố tình không trả, họ có thể bị phạt hành chính từ 1–20 triệu đồng, thậm chí gấp đôi nếu là tổ chức. Ngoài ra, công ty còn bắt buộc phải hoàn trả hồ sơ như một biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật hiện hành.
