Trong quá trình nghỉ việc, nhiều người lao động gặp phải tình huống công ty cũ không trả lại hồ sơ xin việc gốc. Việc không có đủ giấy tờ gốc có thể gây khó khăn khi ứng tuyển công việc mới. Vậy công ty có bắt buộc phải trả lại hồ sơ không? Nếu cố tình không trả, công ty có bị xử phạt không?
1. Công ty có phải trả lại hồ sơ xin việc khi người lao động nghỉ việc không?
Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:
Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
...
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
b) Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.
Như vậy người sử dụng lao động công ty không có nghĩa vụ phải trả lại toàn bộ hồ sơ xin việc cho người lao động khi họ nghỉ việc mà chỉ bắt buộc phải trả nếu có yêu cầu từ người lao động. Ngoài ra, nếu người lao động có nhu cầu, doanh nghiệp cũng phải cung cấp bản sao các giấy tờ liên quan đến quá trình làm việc.
Tình huống giả định:
Công ty bị buộc trả lại hồ sơ gốc và xin lỗi nhân viên sau phán quyết của Tòa án
-
Yêu cầu công ty trả lại hồ sơ gốc sau khi nghỉ việc
Sau khi nghỉ việc vào tháng 4/2024, anh Trần Minh Khôi – kỹ sư cơ khí từng làm việc tại Công ty TNHH Công Nghệ Nam Phương (quận Tân Phú, TP.HCM) – đến công ty yêu cầu nhận lại hồ sơ gốc, bao gồm bằng đại học, chứng chỉ chuyên môn và giấy khám sức khỏe. - Bộ phận nhân sự từ chối trả hồ sơ
Bộ phận nhân sự từ chối yêu cầu với lý do hồ sơ đã lưu trữ lâu ngày và có thể bị thất lạc. Anh Khôi sau đó làm đơn gửi ban giám đốc, nhưng vẫn không nhận được phản hồi nào từ phía công ty. - Khởi kiện ra tòa vì bị phớt lờ quyền lợi
Do cần hồ sơ để xin việc mới, anh Khôi quyết định khởi kiện Công ty Nam Phương ra Tòa án nhân dân quận Tân Phú, yêu cầu công ty phải trả lại toàn bộ hồ sơ cá nhân đã giữ. - Tòa án tuyên công ty phải trả lại hồ sơ và xin lỗi
Sau khi thụ lý vụ án và triệu tập đại diện công ty giải trình, Tòa án xác định doanh nghiệp vi phạm Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, buộc công ty trả lại bản chính hồ sơ, công khai xin lỗi người lao động và khẳng định đây là nghĩa vụ bắt buộc khi chấm dứt hợp đồng lao động.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Không trả hồ sơ xin việc, công ty có bị phạt không?
Căn cứ Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...
2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
...
Nếu công ty cố tình giữ hồ sơ người lao động sau khi nghỉ việc, hành vi này bị xem là vi phạm hành chính. Mức phạt sẽ căn cứ vào số lượng người bị ảnh hưởng. Trong trường hợp công ty là tổ chức (pháp nhân), mức phạt sẽ tăng gấp đôi. Đây là chế tài răn đe nghiêm khắc nhằm bảo vệ quyền lợi chính đáng của người lao động.
Tình huống giả định:
Công ty bị phạt 2 triệu đồng và buộc xin lỗi chính thức vì giữ hồ sơ gốc của nhân viên cũ.
-
Tháng 5/2024, chị Lê Thị Hồng Ngọc – công nhân tại Công ty TNHH Dệt May Đông Thành (quận Bình Thạnh, TP.HCM) – đến công ty yêu cầu trả lại bằng tốt nghiệp THPT và chứng chỉ tay nghề để hoàn tất hồ sơ xin việc tại đơn vị mới.
-
Phòng nhân sự từ chối và không hồi đáp chính thức
Phòng nhân sự từ chối trả hồ sơ, viện lý do đã nộp cho bộ phận lưu trữ lâu, chưa thể kiểm tra. Nhiều lần yêu cầu tiếp theo không được phản hồi, khiến chị Ngọc rơi vào thế bị động trong việc tìm việc làm mới. -
Khởi kiện công ty vì vi phạm nghĩa vụ trả hồ sơ
Không còn cách nào khác, chị Ngọc khởi kiện Công ty Đông Thành ra Tòa án nhân dân quận Bình Thạnh, yêu cầu công ty trả lại hồ sơ gốc và bồi thường thiệt hại về chi phí đi lại và cơ hội việc làm bị mất. -
Tòa tuyên công ty vi phạm và xử phạt hành chính
Sau khi thụ lý vụ án và mời đại diện công ty đến làm việc, Tòa án kết luận công ty vi phạm khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về việc không hoàn trả giấy tờ lao động. Tòa tuyên buộc công ty trả lại hồ sơ, phạt hành chính 2.000.000 đồng, đồng thời gửi văn bản xin lỗi chính thức đến người lao động.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Ngoài bị phạt tiền, công ty còn bị xử lý gì nếu không trả hồ sơ cho người lao động?
Quy định tại Điểm b khoản 4 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...
4. Biện pháp khắc phục hậu quả
...
b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;
...
Ngoài việc bị xử phạt hành chính, công ty sẽ bắt buộc phải trả lại toàn bộ giấy tờ bản chính đã giữ. Đây là biện pháp khắc phục hậu quả mang tính bắt buộc nhằm bảo đảm quyền lợi và nhu cầu việc làm tiếp theo cho người lao động. Nếu không thực hiện, doanh nghiệp có thể tiếp tục bị xử lý vi phạm nhiều lần.
Tình huống giả định:
Công ty giữ giấy tờ của nhân viên cũ Tòa án Biên Hòa yêu cầu trả lại và khắc phục hậu quả.
-
Yêu cầu trả lại giấy tờ sau khi nghỉ việc
Sau khi chấm dứt hợp đồng lao động vào tháng 6/2024, chị Phạm Thị Kim Duyên – nguyên kế toán nội bộ tại Công ty Cổ phần Dịch vụ và Vận tải Hưng Minh (TP. Biên Hòa, Đồng Nai) – nhiều lần đến công ty yêu cầu trả lại giấy tờ gốc gồm bằng cử nhân kế toán, chứng chỉ tin học và giấy khai sinh. -
Phòng hành chính trì hoãn, không giải quyết
Tuy nhiên, phòng hành chính công ty từ chối, viện lý do phải chờ phê duyệt từ ban giám đốc. Sau hơn 1 tháng không nhận được phản hồi, chị Duyên lâm vào tình thế khó khăn vì cần giấy tờ để tiếp tục công việc mới. -
Khởi kiện công ty ra tòa vì vi phạm nghĩa vụ lao động
Chị Duyên quyết định khởi kiện công ty ra Tòa án nhân dân TP. Biên Hòa, yêu cầu buộc công ty trả lại giấy tờ gốc và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ sau khi chấm dứt hợp đồng lao động, theo đúng quy định pháp luật hiện hành. -
Tòa tuyên công ty vi phạm và buộc khắc phục hậu quả
Tòa án xác định công ty đã vi phạm điểm b khoản 4 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP về hành vi không hoàn trả giấy tờ cho người lao động. Tòa tuyên buộc công ty trả lại toàn bộ giấy tờ, đồng thời áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả, gồm hoàn tất thủ tục xác nhận và hoàn trả hồ sơ như quy định pháp luật.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
4. Kết luận
Người lao động có quyền được trả lại hồ sơ xin việc bản chính khi nghỉ việc. Nếu công ty cố tình không trả, họ có thể bị phạt hành chính từ 1–20 triệu đồng, thậm chí gấp đôi nếu là tổ chức. Ngoài ra, công ty còn bắt buộc phải hoàn trả hồ sơ như một biện pháp khắc phục hậu quả theo quy định pháp luật hiện hành.
