Trong quan hệ lao động, giấy tờ gốc như CCCD, sổ hộ khẩu, bằng cấp hay chứng chỉ nghề nghiệp là những giấy tờ cần thiết, quan trọng để chứng minh nhân thân và năng lực của người lao động. Tuy nhiên, không ít doanh nghiệp vẫn yêu cầu người lao động nộp và để lại bản chính các loại giấy tờ này như một biện pháp ràng buộc trách nhiệm. Hành vi này là hành vi vi phạm nghiêm trọng quyền cá nhân và có thể bị xử phạt nặng theo quy định của pháp luật lao động hiện hành.
1. Công ty có được giữ giấy tờ gốc của người lao động không?
Quy định này được nêu cụ thể tại khoản 1 Điều 17 Bộ luật Lao động 2019 như sau:
Điều 17. Hành vi người sử dụng lao động không được làm khi giao kết, thực hiện hợp đồng lao động
1. Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động.
...
Hành vi giữ bản chính giấy tờ của người lao động là hành vi bị cấm theo quy định trong Bộ luật Lao động 2019. Luật nêu rất cụ thể rằng người sử dụng lao động (là công ty, doanh nghiệp,...) không được giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Đây là quyền nhân thân cơ bản được pháp luật bảo vệ. Việc giữ bản chính không chỉ xâm phạm đến quyền sở hữu cá nhân mà còn cản trở người lao động thực hiện các quyền dân sự khác, ví dụ: không thể thực hiện giao dịch hành chính, không thể chứng minh nhân thân khi cần, khó khăn khi tìm việc mới nếu bị chấm dứt hợp đồng đột ngột…
Tình huống giả định
Nguyễn Thị Thanh Trúc vừa trúng tuyển vào vị trí nhân viên lễ tân tại một khách sạn tư nhân ở Đà Lạt. Khi làm thủ tục nhận việc, quản lý yêu cầu Trúc nộp bản gốc CCCD, hộ khẩu và bằng tốt nghiệp THPT. Mặc dù cảm thấy không thoải mái, nhưng vì sợ mất cơ hội việc làm, Trúc đành giao nộp toàn bộ giấy tờ theo yêu cầu mà không có bất kỳ biên nhận nào.
Sau một tháng làm việc, do phát hiện môi trường không phù hợp và thường xuyên bị phân công làm ngoài giờ mà không trả thêm lương, Trúc xin nghỉ. Tuy nhiên, phía công ty lại gây khó dễ, không chịu trả lại giấy tờ cá nhân với lý do “phải hoàn thành đủ 3 tháng mới được nhận lại hồ sơ”. Quá bức xúc, Trúc đã gửi đơn phản ánh đến Phòng Lao động – Thương binh và Xã hội TP. Đà Lạt. Sau khi thanh tra xác minh, công ty bị yêu cầu trả lại toàn bộ giấy tờ gốc ngay lập tức và bị xử phạt theo quy định pháp luật.
(Đây là tình huống giả định nhằm minh hoạ vấn đề pháp lý trên)
2. Công ty giữ giấy tờ gốc của người lao động bị phạt bao nhiêu tiền?
Quy định này được nêu tại điểm a khoản 2, điểm d khoản 3 Điều 9 và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
Điều 9. Vi phạm quy định về giao kết hợp đồng lao động
...
2. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng hoặc chứng chỉ của người lao động khi giao kết hoặc thực hiện hợp đồng lao động;
...
3. Biện pháp khắc phục hậu quả
...
d) Buộc người sử dụng lao động trả lại bản chính giấy tờ tùy thân; văn bằng; chứng chỉ đã giữ của người lao động đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 2 Điều này;
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Hành vi giữ giấy tờ gốc của người lao động không chỉ bị cấm theo quy định tại Bộ luật Lao động, mà còn bị xử lý cụ thể theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Mức xử phạt dành cho cá nhân là từ 20 đến 25 triệu đồng, nhưng nếu chủ thể vi phạm là doanh nghiệp (tổ chức) thì mức phạt gấp đôi, tức là từ 40 đến 50 triệu đồng.
Bên cạnh việc phạt tiền, pháp luật còn quy định rõ ràng rằng doanh nghiệp bắt buộc phải trả lại toàn bộ giấy tờ đã giữ. Đây là một biện pháp khắc phục hậu quả nhằm đảm bảo quyền lợi của người lao động được khôi phục đầy đủ. Trường hợp doanh nghiệp không tự giác thực hiện, cơ quan có thẩm quyền có thể áp dụng biện pháp cưỡng chế hành chính như lập biên bản, xử lý vi phạm nhiều lần, hoặc chuyển hồ sơ sang xử lý theo cấp cao hơn.
Tình huống giả định
Anh Phạm Văn Duy (26 tuổi), quê ở Quảng Trị, được nhận vào làm kỹ thuật viên sửa chữa điện lạnh cho một công ty dịch vụ tại TP. Hồ Chí Minh. Khi nhận việc, quản lý nhân sự yêu cầu Duy nộp bản gốc CCCD, bằng trung cấp nghề và hộ khẩu với lý do "để lưu hồ sơ nội bộ”. Anh Duy ngần ngại nhưng vẫn nộp vì sợ mất việc. Sau một thời gian làm việc, do điều kiện sinh hoạt khó khăn và lương không như cam kết, anh Duy quyết định nghỉ việc và xin lại hồ sơ gốc.
Tuy nhiên, công ty từ chối trả giấy tờ với lý do “chưa hết hợp đồng thử việc”, yêu cầu anh Duy bồi hoàn 3 triệu đồng để lấy lại hồ sơ. Bức xúc vì bị làm khó vô lý, anh Duy đã gửi đơn tố cáo đến Thanh tra Sở Lao động – Thương binh và Xã hội TP.HCM. Sau khi kiểm tra, cơ quan chức năng xác định công ty có hành vi giữ giấy tờ gốc trái luật và ra quyết định xử phạt hành chính 45 triệu đồng, đồng thời buộc công ty phải trả lại toàn bộ giấy tờ gốc cho anh Duy ngay trong vòng 3 ngày.
(Đây là tình huống giả định nhằm minh hoạ vấn đề pháp lý trên)
3. Kết luận
Công ty không được phép giữ bản chính giấy tờ tùy thân, văn bằng, chứng chỉ của người lao động. Nếu vi phạm, doanh nghiệp sẽ bị phạt từ 40 đến 50 triệu đồng và buộc phải trả lại toàn bộ giấy tờ đã giữ. Đây là quy định bắt buộc nhằm bảo vệ quyền nhân thân và sự tự do lao động của mỗi cá nhân.
