Hội nghị nhà chung cư là cơ chế dân chủ quan trọng trong việc quản lý và vận hành chung cư. Thông qua hội nghị, các chủ sở hữu và người sử dụng căn hộ có quyền trực tiếp tham gia ý kiến và quyết định các vấn đề chung. Nội dung cuộc họp được quy định cụ thể nhằm đảm bảo minh bạch, công khai và vì lợi ích của cộng đồng cư dân.
1. Hội nghị nhà chung cư là gì?
Khoản 1 Điều 145 Luật Nhà ở 2023 quy định cụ thể:
Điều 145. Hội nghị nhà chung cư
1. Hội nghị nhà chung cư là hội nghị của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư nếu chủ sở hữu nhà chung cư không tham dự; đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư bao gồm chủ sở hữu nhà chung cư và người sử dụng nhà chung cư....
Khoản 1 Điều 145 Luật Nhà ở 2023 xác định hội nghị nhà chung cư là hình thức tổ chức hội họp chính thức của các chủ sở hữu nhà chung cư, hoặc người sử dụng nhà trong trường hợp chủ sở hữu không trực tiếp tham dự. Đối với chung cư có một chủ sở hữu duy nhất (chẳng hạn toàn bộ căn hộ được cho thuê), thì hội nghị bao gồm cả chủ sở hữu và người sử dụng.
Hội nghị có vai trò quyết định các vấn đề quan trọng liên quan đến quản lý, vận hành, bảo trì, sử dụng phần sở hữu chung và thỏa thuận các nội dung liên quan đến quyền lợi, nghĩa vụ của cư dân. Tổ chức hội nghị là bước đầu tiên để thành lập Ban quản trị, biểu quyết nội quy sinh hoạt, chọn đơn vị quản lý vận hành... theo quy định của pháp luật về nhà ở.
Tình huống giả định
- Cư dân chung cư Minh Tâm đề xuất tổ chức hội nghị
Sau nhiều phản ánh về phí dịch vụ tăng cao và quản lý vận hành thiếu minh bạch, cư dân chung cư Minh Tâm phường Long Biên đề nghị tổ chức hội nghị nhà chung cư lần đầu để giải quyết các vấn đề chung. - Cư dân được ủy quyền hợp pháp tham dự hội nghị
Do nhiều chủ sở hữu không thể tham dự trực tiếp, họ ủy quyền cho người thân hoặc người đang sử dụng căn hộ thay mặt tham gia hội nghị, phù hợp với khoản 1 Điều 145 Luật Nhà ở 2023. - Cư dân tiến hành biểu quyết tại hội nghị
Tại hội nghị, cư dân thông qua nội quy tòa nhà, bầu Ban quản trị, và xem xét thay đổi đơn vị vận hành không đáp ứng cam kết dịch vụ. - Cư dân thiết lập cơ chế quản lý chung cư theo pháp luật
Hội nghị giúp thiết lập nền tảng pháp lý cho việc quản lý – vận hành nhà chung cư, đảm bảo quyền lợi cho cả chủ sở hữu và người sử dụng, đúng quy định của Luật Nhà ở 2023.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
2. Nội dung cuộc họp hội nghị nhà chung cư gồm những gì?
Khoản 3 Điều 145 Luật Nhà ở 2023 quy định cụ thể:
Điều 145. Hội nghị nhà chung cư
...
3. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư quyết định các vấn đề sau đây:
a) Đề cử, bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên Ban quản trị nhà chung cư; thông qua, sửa đổi, bổ sung nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư;
b) Thông qua, sửa đổi, bổ sung quy chế hoạt động, quy chế thu, chi tài chính của Ban quản trị nhà chung cư; quyết định mức thù lao của thành viên Ban quản trị nhà chung cư và chi phí khác phục vụ hoạt động của Ban quản trị nhà chung cư;
c) Thông qua mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư và việc sử dụng kinh phí bảo trì; đối với nhà chung cư quy định tại khoản 4 Điều 155 của Luật này mà trong hợp đồng mua bán, thuê mua căn hộ nhà chung cư các bên không có thỏa thuận về việc phân chia tỷ lệ kinh phí bảo trì thì Hội nghị nhà chung cư xem xét, quyết định việc phân chia tỷ lệ kinh phí này;
d) Quyết định lựa chọn đơn vị quản lý vận hành nhà chung cư trong trường hợp không còn chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở hoặc chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở không có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có chức năng, năng lực quản lý vận hành nhưng không tham gia quản lý vận hành hoặc tham gia quản lý vận hành nhưng không đáp ứng được các yêu cầu đã thỏa thuận trong hợp đồng cung cấp dịch vụ ký với Ban quản trị nhà chung cư;
đ) Thông qua kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
e) Thông qua báo cáo về hoạt động quản lý vận hành, hoạt động bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư;
g) Nội dung khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư.
4. Đối với nhà chung cư có một chủ sở hữu thì Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định vấn đề quy định tại các điểm a, b và e khoản 3 Điều này. Trường hợp nhà chung cư thuộc tài sản công, Hội nghị nhà chung cư được tổ chức họp để quyết định vấn đề quy định tại điểm b và điểm e khoản 3 Điều này.
...
Căn cứ khoản 3 và khoản 4 Điều 145 Luật Nhà ở 2023, hội nghị nhà chung cư là nơi tập hợp ý chí của các chủ sở hữu hoặc người sử dụng nhà chung cư để quyết định những nội dung quan trọng trong quản lý và sử dụng nhà ở. Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu, hội nghị có thẩm quyền quyết định về việc bầu, miễn nhiệm Ban quản trị; thông qua nội quy quản lý; quy chế thu chi tài chính; mức giá dịch vụ vận hành; kế hoạch và kinh phí bảo trì; lựa chọn đơn vị quản lý; cùng các báo cáo liên quan.
Nếu nhà chung cư có một chủ sở hữu, hội nghị được tổ chức để bàn về các vấn đề như nhân sự Ban quản trị, quy chế hoạt động và báo cáo vận hành, bảo trì. Những nội dung này nhằm đảm bảo sự đồng thuận, công khai và minh bạch trong việc quản lý, vận hành tài sản chung.
Tình huống giả định
- Cư dân chung cư An Hòa phản ánh chất lượng dịch vụ kém
Sau hơn hai năm sử dụng, cư dân tòa nhà An Hòa phường Nam Từ Liêm phản ánh tình trạng phí quản lý tăng nhưng dịch vụ xuống cấp, thang máy thường hư hỏng, và khu vực để xe bị thu hẹp. - Cư dân yêu cầu tổ chức hội nghị nhà chung cư
Do Ban quản trị cũ không minh bạch thu – chi, không họp định kỳ, cư dân phối hợp với tổ dân cư, tổ quản lý và UBND phường tổ chức hội nghị theo Điều 145 Luật Nhà ở 2023. - Cư dân biểu quyết thay đổi Ban quản trị và đơn vị vận hành
Tại hội nghị, cư dân biểu quyết miễn nhiệm toàn bộ Ban quản trị cũ, bầu Ban quản trị mới, thông qua quy chế chi tiêu, mức thù lao, và thay thế đơn vị vận hành do không đảm bảo hợp đồng dịch vụ. - Cư dân thông qua kế hoạch bảo trì và công khai tài chính
Hội nghị cũng thông qua kế hoạch bảo trì hệ thống điện – nước và báo cáo tài chính công khai, khẳng định vai trò kiểm soát của cư dân đối với tài sản và dịch vụ quản lý nhà chung cư.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
Kết luận
Hội nghị nhà chung cư là nền tảng pháp lý giúp cư dân thực hiện quyền làm chủ đối với nơi mình sinh sống. Hội nghị được tổ chức nhằm xác định cơ cấu ban quản trị, phương án quản lý vận hành và các vấn đề liên quan đến sở hữu chung. Nội dung cuộc họp bao gồm biểu quyết các quyết định quan trọng như phí bảo trì, sửa chữa, thay thế thiết bị chung hoặc thay đổi đơn vị quản lý.
