Sổ chứng thực là gì?

Sổ chứng thực là một loại tài liệu quan trọng, được Nhà nước lưu giữ vĩnh viễn để quản lý hoạt động chứng thực. Đây là căn cứ pháp lý để theo dõi đầy đủ các giấy tờ, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Sổ chứng thực còn đóng vai trò quản lý, ghi nhận và thống kê các hoạt động chứng thực theo từng năm, bảo đảm tính minh bạch và trật tự trong công tác hành chính.

1. Sổ chứng thực là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 14 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định về chế độ lưu trữ:

Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Điều 14. Chế độ lưu trữ

1. Sổ chứng thực là tài liệu lưu trữ của Nhà nước, được bảo quản, lưu trữ vĩnh viễn tại trụ sở cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực.

...

Sổ chứng thực được xem như một dạng hồ sơ hành chính đặc biệt, đóng vai trò ghi chép toàn bộ các hoạt động chứng thực diễn ra tại cơ quan có thẩm quyền. Việc lưu giữ vĩnh viễn loại tài liệu này cho thấy tính chặt chẽ của pháp luật trong việc quản lý, đồng thời tạo nền tảng để cơ quan nhà nước tra cứu, kiểm tra khi phát sinh yêu cầu xác minh.

Ngoài việc quản lý, sổ chứng thực còn là cơ sở bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho cá nhân và tổ chức. Khi có tranh chấp hoặc nghi ngờ về tính xác thực của giấy tờ, việc đối chiếu thông tin trong sổ sẽ giúp làm rõ vấn đề, tránh rủi ro trong giao dịch dân sự, hành chính và thương mại.

Tình huống giả định:

• Người dân đến làm thủ tục
  Tháng 5/2024, ông Nguyễn Văn Minh tại Thành phố Hà Nội đến Ủy ban nhân dân để chứng thực hợp đồng mua bán nhà đất. Hồ sơ được cán bộ tiếp nhận và lập thành 2 bản, trong đó một bản gốc được lưu ngay tại cơ quan.

• Cán bộ ghi chép vào sổ chứng thực
  Sau khi hoàn tất thủ tục, cán bộ tư pháp ghi chi tiết thông tin vào sổ chứng thực gồm số thứ tự, loại hợp đồng, ngày chứng thực và chữ ký của người thực hiện. Đây là bước quan trọng để cơ quan quản lý theo dõi đầy đủ mọi hoạt động.

• Sổ chứng thực được lưu giữ vĩnh viễn
  Bản gốc hợp đồng cùng sổ chứng thực được cơ quan lưu giữ lâu dài tại trụ sở. Khi phát sinh yêu cầu đối chiếu, ví dụ như tranh chấp quyền sở hữu nhà đất, sổ chứng thực trở thành căn cứ pháp lý quan trọng để xác định tính chính xác của hợp đồng.

(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)

2. Sổ chứng thực dùng để làm gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 13 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định:

Nghị định 23/2015/NĐ-CP

Điều 13. Sổ chứng thực và số chứng thực

1. Sổ chứng thực dùng để theo dõi, quản lý các việc đã chứng thực tại cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực. Sổ chứng thực được viết liên tiếp theo thứ tự từng trang không được bỏ trống, phải đóng dấu giáp lai từ trang đầu đến trang cuối sổ và thực hiện theo từng năm. Khi hết năm phải thực hiện khóa sổ và thống kê tổng số việc chứng thực đã thực hiện trong năm; người ký chứng thực xác nhận, ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.

...

Sổ chứng thực được sử dụng để ghi chép chi tiết mọi hoạt động chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền. Tất cả các thông tin đều phải được ghi theo số thứ tự, không bỏ trống trang và được đóng dấu giáp lai, nhằm bảo đảm tính chính xác và minh bạch.

Bên cạnh việc quản lý, sổ chứng thực còn là công cụ thống kê giúp cơ quan nhà nước tổng hợp số lượng hồ sơ đã xử lý theo từng năm. Hiện nay, pháp luật quy định 4 loại sổ chứng thực gồm bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và điểm chỉ, chứng thực chữ ký người dịch và chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Tình huống giả định:

• Người dân nộp hồ sơ
  Tháng 3/2025, bà Trần Thị Hồng tại Thành phố Hồ Chí Minh đến Phòng Tư pháp để chứng thực hợp đồng mua bán xe ô tô. Sau khi kiểm tra, cán bộ tiếp nhận hồ sơ và chuẩn bị thủ tục chứng thực.

• Cán bộ ghi vào sổ chứng thực
  Hợp đồng được xác nhận và ngay lập tức được ghi vào sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch với số thứ tự, năm thực hiện, chữ ký và con dấu giáp lai. Đây là bước quan trọng nhằm đảm bảo hồ sơ không bị thất lạc hay chỉnh sửa.

• Cơ quan tiến hành khóa sổ và thống kê
  Đến cuối năm 2025, cơ quan tiến hành khóa sổ và thống kê tổng số hợp đồng và giao dịch đã chứng thực. Thông tin trong sổ chứng thực trở thành căn cứ quản lý, đồng thời giúp cơ quan dễ dàng tra cứu khi có yêu cầu xác minh sau này.

(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)

3. Kết luận

Sổ chứng thực là tài liệu hành chính đặc biệt, được lưu giữ vĩnh viễn tại cơ quan có thẩm quyền nhằm bảo đảm tính minh bạch và giá trị pháp lý của các hoạt động chứng thực. Với chức năng quản lý, ghi chép và thống kê, sổ chứng thực vừa là cơ sở tra cứu, vừa là công cụ giúp Nhà nước giám sát hiệu quả hoạt động hành chính.