Việc đăng ký người phụ thuộc để được giảm trừ gia cảnh khi tính thuế thu nhập cá nhân là thủ tục quen thuộc với nhiều người lao động. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ người phụ thuộc có bắt buộc phải được cấp mã số thuế hay không, và nếu có thì mã số thuế đó được sử dụng như thế nào trong các giao dịch thuế sau này.
1. Người phụ thuộc của cá nhân có cần cấp mã số thuế không?
Quy định này được nêu tại điểm b khoản 3 Điều 30 Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể:
Điều 30. Đối tượng đăng ký thuế và cấp mã số thuế
...
3. Việc cấp mã số thuế được quy định như sau:
...
b) Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước....
Theo Luật Quản lý thuế 2019, mỗi cá nhân sẽ có một mã số thuế duy nhất sử dụng suốt đời. Người phụ thuộc – dù là trẻ nhỏ, người già, hay người không có thu nhập – vẫn cần được cấp mã số thuế khi được khai để giảm trừ gia cảnh. Điều này nhằm tránh tình trạng:
-
Một người phụ thuộc được khai giảm trừ tại nhiều nơi khác nhau (cha mẹ ly hôn, hoặc nhiều người nuôi dưỡng cùng khai).
-
Người phụ thuộc sau này có thu nhập thì tự động gắn liền nghĩa vụ thuế với mã số thuế cũ, không phải cấp mới gây trùng lặp dữ liệu.
Cấp mã số thuế cho người phụ thuộc còn giúp đơn giản hóa việc kiểm tra, đối chiếu thông tin khi quyết toán thuế hàng năm. Khi đối chiếu, cơ quan thuế chỉ cần tra cứu mã số thuế cá nhân để xác định người phụ thuộc đã kê khai đúng chưa, có trùng khai hay không.
Một lưu ý quan trọng:
-
Nếu chưa cấp mã số thuế cho người phụ thuộc tại thời điểm kê khai, thì người nộp thuế sẽ không được tính giảm trừ gia cảnh ngay từ kỳ tính thuế đó.
-
Việc bổ sung mã số thuế sau chỉ có giá trị từ thời điểm được cấp mã số thuế trở đi, không được truy giảm trừ hồi tố cho các kỳ trước đó (trừ trường hợp chứng minh được lỗi do cơ quan thuế hoặc bên chi trả).
Do đó, cấp mã số thuế cho người phụ thuộc là việc cần làm ngay khi thực hiện đăng ký giảm trừ gia cảnh, không nên chậm trễ.
Tình huống giả định
Anh Lê Anh Dũng – kỹ sư xây dựng tại Công ty TNHH Xây dựng An Hòa – trong năm 2024 đăng ký hai người phụ thuộc: vợ đang nội trợ và con trai học lớp 2.
Khi kê khai giảm trừ gia cảnh, anh Dũng chỉ điền tên và thông tin sơ bộ của người phụ thuộc, không kèm mã số thuế vì cho rằng "vợ và con chưa có thu nhập thì cần gì mã số thuế". Bộ phận nhân sự công ty An Hòa cũng chủ quan, không yêu cầu anh bổ sung hồ sơ đúng hạn.
Đến cuối năm 2024, khi Công ty An Hòa thực hiện tổng hợp quyết toán thuế, phòng kế toán phát hiện anh Dũng không có mã số thuế người phụ thuộc, nên toàn bộ khoản giảm trừ 8,8 triệu đồng/tháng (2 người) không được tính vào thu nhập chịu thuế.
Hậu quả:
-
Anh Dũng bị khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cao hơn bình thường gần 2 triệu đồng/tháng suốt 12 tháng.
-
Tổng số tiền thuế bị giữ lại lên tới hơn 23 triệu đồng.
-
Khi xin hoàn thuế, anh phải bổ sung gấp hồ sơ cấp mã số thuế cho vợ và con, đồng thời phải làm văn bản giải trình với cơ quan thuế.
Điều éo le hơn, do cuối năm lượng hồ sơ xin cấp mã số thuế tăng đột biến, cơ quan thuế xử lý chậm, khiến việc quyết toán và hoàn thuế của anh Dũng kéo dài sang tận tháng 5/2025. Bản thân anh Dũng – dù hoàn toàn có quyền được giảm trừ – vẫn phải nộp đủ số thuế theo tạm tính trong năm, rồi mới đợi được hoàn trả sau khi bổ sung đầy đủ hồ sơ. Điều này không chỉ gây thiệt hại tài chính tạm thời mà còn ảnh hưởng lớn đến kế hoạch tài chính cá nhân, gia đình anh dịp cuối năm.
(Đây chỉ là tình huống giả định nhằm minh họa quy định pháp luật về cấp mã số thuế cho người phụ thuộc theo Luật Quản lý thuế 2019.)
2. Việc sử dụng mã số thuế được quy định thế nào? Khi nào chấm dứt hiệu lực mã số thuế?
Quy định về sử dụng mã số thuế và chấm dứt hiệu lực mã số thuế được nêu tại Điều 35 và khoản 2 Điều 39 Luật Quản lý thuế 2019, cụ thể:
Điều 35. Sử dụng mã số thuế
Người nộp thuế phải ghi mã số thuế được cấp vào hóa đơn, chứng từ, tài liệu khi thực hiện các giao dịch kinh doanh; mở tài khoản tiền gửi tại ngân hàng thương mại, tổ chức tín dụng khác; khai thuế, nộp thuế, miễn thuế, giảm thuế, hoàn thuế, không thu thuế, đăng ký tờ khai hải quan và thực hiện các giao dịch về thuế khác đối với tất cả các nghĩa vụ phải nộp ngân sách nhà nước, kể cả trường hợp người nộp thuế hoạt động sản xuất, kinh doanh tại nhiều địa bàn khác nhau.
(...)Khi mã số định danh cá nhân được cấp cho toàn bộ dân cư thì sử dụng mã số định danh cá nhân thay cho mã số thuế.
...
Điều 39. Chấm dứt hiệu lực mã số thuế
2. Người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế thì thực hiện chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi thuộc một trong các trường hợp sau đây:a. Chấm dứt hoạt động kinh doanh, không còn phát sinh nghĩa vụ thuế đối với tổ chức không kinh doanh;
b. Bị thu hồi giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép tương đương;
c. Bị chia, bị sáp nhập, bị hợp nhất;
d. Bị cơ quan thuế ra thông báo người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký;
đ. Cá nhân chết, mất tích, mất năng lực hành vi dân sự theo quy định của pháp luật;
e. Nhà thầu nước ngoài khi kết thúc hợp đồng;
g. Nhà thầu, nhà đầu tư tham gia hợp đồng dầu khí khi kết thúc hợp đồng hoặc chuyển nhượng toàn bộ quyền lợi tham gia hợp đồng dầu khí.
Mã số thuế là công cụ nhận diện duy nhất mỗi cá nhân, tổ chức trong suốt quá trình thực hiện nghĩa vụ tài chính với nhà nước. Sau khi được cấp, mã số thuế sẽ được sử dụng trong tất cả các giao dịch liên quan đến thuế như: kê khai thu nhập, mở tài khoản ngân hàng, nhận chi trả lương, nộp thuế, xin hoàn thuế...
Đối với người phụ thuộc, mã số thuế ban đầu được dùng để khai giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế. Sau này, nếu người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ thuế riêng (ví dụ: đi làm có thu nhập, tự kinh doanh, thừa kế tài sản phải nộp thuế), họ sẽ tiếp tục sử dụng chính mã số thuế đó, không cấp mã số thuế mới.
Quy định này đảm bảo nguyên tắc quản lý thuế suốt đời, hạn chế tối đa việc trùng lặp, thất lạc thông tin.
Về nguyên tắc chấm dứt hiệu lực mã số thuế:
-
Đối với người phụ thuộc: Khi cá nhân chết, mất tích, hoặc mất năng lực hành vi dân sự thì cơ quan thuế sẽ thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực mã số thuế.
-
Đối với tổ chức, cá nhân kinh doanh: Khi ngừng hoạt động, bị thu hồi giấy phép, chia tách, sáp nhập... sẽ thực hiện chấm dứt mã số thuế.
Điều đó cho thấy: mã số thuế không tự nhiên mất hiệu lực, mà chỉ chấm dứt khi có sự kiện pháp lý rõ ràng.
Tình huống giả định
Chị Đặng Thị Mỹ Linh – nhân viên kinh doanh của Công ty TNHH Thiên An – năm 2023 đã khai giảm trừ gia cảnh cho người phụ thuộc là mẹ ruột đã 76 tuổi, không có thu nhập. Tháng 5/2024, mẹ chị Linh không may qua đời. Tuy nhiên, do bận rộn và thiếu kinh nghiệm, chị Linh không báo cáo sự thay đổi với công ty cũng như không làm thủ tục thông báo với cơ quan thuế. Đến kỳ quyết toán thuế năm 2024, khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hộ tịch và thuế, phát hiện mẹ chị Linh đã mất từ tháng 5 nhưng trên hồ sơ kê khai của chị Linh vẫn ghi giảm trừ suốt 12 tháng.
Kết quả:
-
Cơ quan thuế yêu cầu chị Linh điều chỉnh lại thu nhập chịu thuế từ tháng 6/2024 trở đi (không được giảm trừ người phụ thuộc từ thời điểm mẹ mất).
-
Chị Linh bị truy thu phần thuế chênh lệch đã giảm trừ sai, cộng với khoản tiền phạt chậm nộp.
-
Đồng thời, mã số thuế của mẹ chị Linh cũng được cơ quan thuế thực hiện thủ tục chấm dứt hiệu lực theo quy định đối với cá nhân đã qua đời.
Chị Linh không những mất thời gian làm hồ sơ điều chỉnh mà còn bị thiệt hại tài chính do lỗi chủ quan khi không cập nhật kịp thời thay đổi thông tin người phụ thuộc.
(Đây chỉ là tình huống giả định nhằm minh họa quy định pháp luật về sử dụng và chấm dứt hiệu lực mã số thuế theo Luật Quản lý thuế 2019.)
Kết luận
Người phụ thuộc được cấp mã số thuế riêng để phục vụ mục đích giảm trừ gia cảnh và quản lý thuế lâu dài. Sau khi được cấp, mã số thuế cần được sử dụng đúng trong mọi giao dịch liên quan và chỉ chấm dứt hiệu lực khi cá nhân chết, mất tích hoặc mất năng lực hành vi dân sự theo quy định.
