Khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân là thủ tục định kỳ hằng năm mà hầu hết doanh nghiệp đều phải thực hiện, kể cả khi không phát sinh số thuế phải nộp. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp mới thành lập và chưa phát sinh việc thuê mướn lao động, vẫn có nhiều băn khoăn về việc có phải nộp tờ khai quyết toán hay không. Ngoài ra, một số trường hợp nộp trễ dù chỉ 1 ngày cũng khiến doanh nghiệp lo ngại bị xử phạt hành chính.
1. Doanh nghiệp không có lao động thì có phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân không?
Căn cứ theo điểm d.1 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, quy định như sau:
Điều 8. Các loại thuế, khoản thu khai theo tháng, quý, năm và khai quyết toán
...
6. Các loại thuế, khoản thu khai quyết toán năm và quyết toán đến thời điểm giải thể, phá sản, chấm dứt hoạt động, chấm dứt hợp đồng hoặc tổ chức lại doanh nghiệp. Trường hợp chuyển đổi loại hình doanh nghiệp (không bao gồm doanh nghiệp nhà nước cổ phần hóa) mà doanh nghiệp chuyển đổi kế thừa toàn bộ nghĩa vụ về thuế của doanh nghiệp được chuyển đổi thì không phải khai quyết toán thuế đến thời điểm có quyết định về việc chuyển đổi doanh nghiệp, doanh nghiệp khai quyết toán khi kết thúc năm. Cụ thể như sau:
...
d.1) Tổ chức, cá nhân trả thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm khai quyết toán thuế và quyết toán thay cho các cá nhân có ủy quyền do tổ chức, cá nhân trả thu nhập chi trả, không phân biệt có phát sinh khấu trừ thuế hay không phát sinh khấu trừ thuế.
Trường hợp tổ chức, cá nhân không phát sinh trả thu nhập thì không phải khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân.
...
Theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, doanh nghiệp chỉ phải nộp tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) khi có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong năm, không phân biệt có khấu trừ thuế hay không. Nếu doanh nghiệp chưa ký hợp đồng lao động, chưa trả lương hay bất kỳ khoản chi nào cho người lao động trong năm thì không phát sinh nghĩa vụ kê khai quyết toán thuế TNCN. Việc đã đăng ký mã số thuế hay có tài khoản thuế đang hoạt động không làm phát sinh nghĩa vụ này.
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vì hiểu nhầm nên vẫn kê khai dù không phát sinh thu nhập, dẫn đến nộp sai mẫu, bị lỗi hệ thống hoặc mất thời gian không cần thiết. Pháp luật cũng không yêu cầu phải có văn bản xác nhận không phát sinh thu nhập để được miễn kê khai. Nếu không phát sinh trả thu nhập trong kỳ, doanh nghiệp không nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN là hoàn toàn hợp pháp.
Tình huống giả định
Công ty TNHH TM-DV Hoàng Linh được thành lập vào tháng 11/2023, do anh Trần Văn Thái làm giám đốc kiêm người đại diện theo pháp luật. Trong năm đầu, công ty chưa phát sinh doanh thu, chưa tuyển nhân sự, chưa ký bất kỳ hợp đồng lao động nào, mọi công việc đều do anh Thái trực tiếp thực hiện.
Cuối tháng 3/2024, khi thấy thông báo từ cơ quan thuế về thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế thu nhập cá nhân, anh Thái lên hệ thống để kiểm tra và thấy doanh nghiệp mình vẫn có tên trong danh sách kê khai. Lo sợ bị phạt nếu không nộp, anh điền tờ khai quyết toán theo mẫu 05/QTT-TNCN với toàn bộ số liệu để trống hoặc ghi “0 đồng” rồi nộp điện tử.
Tưởng rằng “nộp cho có là xong”, nhưng một tuần sau, anh nhận được phản hồi từ hệ thống thuế: hồ sơ không hợp lệ do khai không đầy đủ thông tin, đồng thời bị liệt kê vào danh sách “kê khai sai mẫu – có thể bị kiểm tra bổ sung”. Hoang mang, anh tra cứu lại quy định pháp luật và mới phát hiện ra: theo điểm d.1 khoản 6 Điều 8 Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trường hợp doanh nghiệp không phát sinh trả thu nhập thì không phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN.
Sau khi hiểu rõ bản chất quy định, anh Thái lập tức nộp công văn điều chỉnh kèm theo bản xác nhận nội bộ: công ty chưa phát sinh lao động, chưa chi trả lương hoặc công tác phí cho bất kỳ cá nhân nào trong năm 2023. Sau khi xác minh, cơ quan thuế đã cập nhật trạng thái hồ sơ là “không thuộc diện khai quyết toán” và gỡ khỏi danh sách kê khai sai.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
2. Nộp chậm tờ khai quyết toán thuế thu nhập cá nhân có bị phạt không?
Căn cứ theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định:
Điều 13. Xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế
Phạt cảnh cáo đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 05 ngày và có tình tiết giảm nhẹ.
Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 01 ngày đến 30 ngày, trừ trường hợp quy định tại khoản 1.
Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 8.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 31 ngày đến 60 ngày.
Phạt tiền từ 8.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá thời hạn từ 61 ngày trở lên nhưng không phát sinh số thuế phải nộp, hoặc không nộp nhưng không phát sinh thuế.
Theo quy định, doanh nghiệp phải nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN chậm nhất là ngày 31/3 năm sau. Nếu nộp sau hạn, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, tùy vào số ngày trễ:
-
01–05 ngày: Nếu có tình tiết giảm nhẹ (như lỗi hệ thống, thiên tai, lý do sức khỏe…), phạt cảnh cáo.
-
01–30 ngày (không có tình tiết giảm nhẹ): Phạt từ 2–5 triệu đồng.
-
31–60 ngày: Phạt từ 5–8 triệu đồng.
-
Trên 60 ngày: Dù không phát sinh số thuế phải nộp, vẫn bị phạt từ 8–15 triệu đồng.
Như vậy, nộp trễ dù chỉ 1 ngày vẫn có thể bị xử phạt nếu không có lý do hợp lý kèm theo văn bản giải trình. Pháp luật không quy định vùng an toàn, kể cả khi không phát sinh thuế. Ngoài ra, việc hệ thống eTax vẫn cho phép nộp sau hạn không có nghĩa là “nộp đúng”. Thời điểm nộp được ghi nhận theo thực tế, là căn cứ xử lý vi phạm nếu quá hạn.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Dịch vụ Thiên Hưng có quy mô vừa, chuyên cung cấp dịch vụ đào tạo kỹ năng mềm cho doanh nghiệp. Mỗi năm, công ty ký hợp đồng thời vụ với khoảng 15–20 cộng tác viên là giảng viên tự do, thực hiện khấu trừ thuế thu nhập cá nhân theo từng đợt thanh toán.
Trong năm 2023, công ty có tổng cộng 48 lần chi trả thu nhập cho giảng viên, trong đó có 6 cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thông qua công ty. Bộ phận kế toán đã hoàn thành toàn bộ hồ sơ chi trả, cấp chứng từ và thực hiện khấu trừ đầy đủ theo quy định. Tuy nhiên, đến ngày 31/3/2024 – hạn nộp tờ khai quyết toán thuế TNCN – kế toán lại bị “kẹt” với việc quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp nên tạm gác phần quyết toán TNCN lại.
Tới ngày 1/4/2024, kế toán đăng nhập vào hệ thống thuế điện tử eTax để nộp tờ khai mẫu 05/QTT-TNCN, thấy hệ thống vẫn cho phép nộp bình thường nên yên tâm gửi đi. Tưởng rằng chỉ trễ có một ngày sẽ không sao, nhưng đến cuối tháng 4/2024, công ty bất ngờ nhận được thông báo yêu cầu giải trình từ Chi cục Thuế quận: tờ khai bị xác định là nộp trễ hạn 1 ngày – không có tình tiết giảm nhẹ – đề nghị xem xét xử phạt theo khoản 2 Điều 13 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Giám đốc công ty ban đầu rất bất ngờ vì công ty đã nộp tờ khai quyết toán trên hệ thống, nhưng khi được giải thích thì mới hiểu: hệ thống cho nộp không có nghĩa là nộp đúng hạn, và pháp luật không có ngoại lệ cho chuyện “chỉ trễ 1 ngày”. Kế toán vội lập văn bản giải trình, nêu lý do bị quá tải và cam kết rút kinh nghiệm, nhưng vì không có chứng cứ rõ ràng, cơ quan thuế vẫn tiến hành lập biên bản xử phạt với mức phạt 2 triệu đồng – mức thấp nhất trong khung quy định.
Đây là tình huống giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
Kết luận
Không phải doanh nghiệp nào cũng bắt buộc phải quyết toán thuế thu nhập cá nhân vào cuối năm, bởi điều này còn phụ thuộc vào việc có phát sinh chi trả thu nhập hay không. Nếu trong năm chưa tuyển lao động, chưa trả lương thì không cần nộp hồ sơ quyết toán. Ngược lại, nếu đã phát sinh nghĩa vụ thì chỉ cần nộp chậm 1 ngày cũng có thể bị xử phạt, trừ khi có lý do đặc biệt và kèm theo giải trình rõ ràng.
