Đổi nơi làm việc có phải đăng ký lại người phụ thuộc không?

Khi người lao động thay đổi công ty, bên cạnh việc ký lại hợp đồng hay khai báo thuế ban đầu, một vấn đề thường bị bỏ sót là việc đăng ký lại người phụ thuộc để tiếp tục được hưởng giảm trừ gia cảnh. Không ít trường hợp vì nhầm lẫn thủ tục mà bị truy thu thuế thu nhập cá nhân do mất quyền giảm trừ. Vậy khi đổi nơi làm việc, có phải thực hiện lại thủ tục đăng ký người phụ thuộc không? Và những ai được tính là người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh theo quy định hiện hành?

1. Đổi nơi làm việc có phải đăng ký lại người phụ thuộc không?

Quy định này được nêu tại điểm i khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC như sau:

Thông tư 111/2013/TT-BTC

Điều 9. Các khoản giảm trừ

...

i) Người nộp thuế chỉ phải đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh cho mỗi một người phụ thuộc một lần trong suốt thời gian được tính giảm trừ gia cảnh. Trường hợp người nộp thuế thay đổi nơi làm việc, nơi kinh doanh thì thực hiện đăng ký và nộp hồ sơ chứng minh người phụ thuộc như trường hợp đăng ký người phụ thuộc lần đầu theo hướng dẫn tại tiết h.2.1.1.1, điểm h, khoản 1, Điều này.

...

Theo quy định hiện hành, mỗi người phụ thuộc chỉ cần đăng ký một lần duy nhất trong suốt thời gian được giảm trừ. Tuy nhiên, khi người lao động chuyển nơi làm việc, việc thay đổi đơn vị chi trả thu nhập cũng đồng nghĩa với việc thay đổi đơn vị quản lý thuế trực tiếp.

Cơ quan chi trả mới (công ty mới) không có cơ sở dữ liệu cũ của người lao động, và cơ quan thuế nơi công ty mới đóng trụ sở cũng cần căn cứ hồ sơ để xác định quyền giảm trừ. Vì vậy, người lao động bắt buộc phải đăng ký lại người phụ thuộc như đăng ký lần đầu tại công ty mới. Đây không phải là thủ tục hình thức, mà là yêu cầu bắt buộc để tiếp tục được hưởng ưu đãi thuế đúng pháp luật.

Nếu người lao động không đăng ký lại, hậu quả có thể xảy ra gồm:

• Trong kỳ khấu trừ hàng tháng, không được giảm trừ người phụ thuộc, dẫn tới bị tính thuế thu nhập cá nhân cao hơn thực tế.

• Khi quyết toán thuế cuối năm, dù có thể bổ sung hồ sơ, nhưng phải làm thủ tục phức tạp, có thể bị phạt vi phạm hành chính nếu nộp thiếu thuế.

• Nếu để kéo dài, có thể ảnh hưởng tới lịch sử thuế cá nhân, gây khó khăn cho các giao dịch tài chính sau này như vay ngân hàng, chứng minh thu nhập.

Tình huống giả định

Anh Nguyễn Hữu Minh – kỹ sư phần mềm – trước đây làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Việt Ánh (VTA Tech), đã đăng ký người phụ thuộc gồm vợ không có thu nhập và một con nhỏ 5 tuổi từ năm 2022. Tháng 4/2024, anh Minh chuyển sang làm việc tại Công ty TNHH Giải Pháp Toàn Cầu Xanh (GreenWorld Solutions) với mức lương cao hơn.

Tuy nhiên, vì nghĩ rằng hồ sơ người phụ thuộc ở VTA Tech đã có mã số thuế, anh Minh không nộp lại mẫu đăng ký người phụ thuộc ở công ty mới. Bộ phận nhân sự GreenWorld Solutions cũng không yêu cầu bổ sung ngay do chủ quan tin vào dữ liệu mã số thuế cá nhân.

Đến tháng 10/2024, khi GreenWorld quyết toán tạm thời thuế thu nhập cá nhân 6 tháng cuối năm, phòng kế toán phát hiện anh Minh không được áp dụng giảm trừ người phụ thuộc, dẫn tới số thuế tạm khấu trừ mỗi tháng cao hơn khoảng 2,2 triệu đồng. Số tiền bị giữ lại tổng cộng gần 13 triệu đồng.

Anh Minh vội nộp hồ sơ bổ sung nhưng phát sinh vướng mắc: do thời điểm phát hiện trễ, nên việc xin hoàn thuế phải chờ quyết toán năm sau, vừa mất thời gian vừa chịu rủi ro về thủ tục bổ sung chậm. Anh Minh cũng phải giải trình bằng văn bản với cơ quan thuế vì sao đăng ký người phụ thuộc trễ, đồng thời có nguy cơ bị truy thu bổ sung tiền phạt nếu xác định kê khai không kịp thời.

(Đây chỉ là tình huống giả định nhằm minh họa quy định pháp luật về đăng ký lại người phụ thuộc khi thay đổi nơi làm việc.)

2. Những ai được tính là người phụ thuộc giảm trừ gia cảnh và hồ sơ chứng minh cần những gì?

Quy định về đối tượng người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh được nêu rõ tại điểm d và điểm g khoản 1 Điều 9 Thông tư 111/2013/TT-BTC, sửa đổi bởi Thông tư 79/2022/TT-BTC, như sau:

Thông tư 111/2013/TT-BTC

Điều 9. Các khoản giảm trừ

...

d) Người phụ thuộc bao gồm:

d.1) Con: con đẻ, con nuôi hợp pháp, con ngoài giá thú, con riêng của vợ, con riêng của chồng, cụ thể gồm:

d.1.1) Con dưới 18 tuổi (tính đủ theo tháng).

Ví dụ 10: Con ông H sinh ngày 25 tháng 7 năm 2014 thì được tính là người phụ thuộc từ tháng 7 năm 2014.

d.1.2) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động.

d.1.3) Con đang theo học tại Việt Nam hoặc nước ngoài tại bậc học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, dạy nghề, kể cả con từ 18 tuổi trở lên đang học bậc học phổ thông (tính cả trong thời gian chờ kết quả thi đại học từ tháng 6 đến tháng 9 năm lớp 12) không có thu nhập hoặc có thu nhập bình quân tháng trong năm từ tất cả các nguồn thu nhập không vượt quá 1.000.000 đồng.

d.2) Vợ hoặc chồng của người nộp thuế đáp ứng điệu kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này.

d.3) Cha đẻ, mẹ đẻ; cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng); cha dượng, mẹ kế; cha nuôi, mẹ nuôi hợp pháp của người nộp thuế đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này.

d.4) Các cá nhân khác không nơi nương tựa mà người nộp thuế đang phải trực tiếp nuôi dưỡng và đáp ứng điều kiện tại điểm đ, khoản 1, Điều này bao gồm:

d.4.1) Anh ruột, chị ruột, em ruột của người nộp thuế.

d.4.2) Ông nội, bà nội; ông ngoại, bà ngoại; cô ruột, dì ruột, cậu ruột, chú ruột, bác ruột của người nộp thuế.

d.4.3) Cháu ruột của người nộp thuế bao gồm: con của anh ruột, chị ruột, em ruột.

d.4.4) Người phải trực tiếp nuôi dưỡng khác theo quy định của pháp luật.

...

g) Hồ sơ chứng minh người phụ thuộc

g.1) Đối với con:

g.1.1) Con dưới 18 tuổi: Hồ sơ chứng minh làbản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

g.1.2) Con từ 18 tuổi trở lên bị khuyết tật, không có khả năng lao động, hồ sơ chứng minh gồm:

g.1.2.1) Bản chụp Giấy khai sinh và bản chụp Chứng minh nhân dân (nếu có).

g.1.2.2) Bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật.

g.1.3) Con đang theo học tại các bậc học theo hướng dẫn tại tiết d.1.3, điểm d, khoản 1, Điều này, hồ sơ chứng minh gồm:

g.1.3.1) Bản chụp Giấy khai sinh.

g.1.3.2) Bản chụp Thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường hoặc giấy tờ khác chứng minh đang theo học tại các trường học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp, trung học phổ thông hoặc học nghề.

g.1.4) Trường hợp là con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng thì ngoài các giấy tờ theo từng trường hợp nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác để chứng minh mối quan hệ như: bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan nhà nước có thẩm quyền...

g.2) Đối với vợ hoặc chồng, hồ sơ chứng minh gồm:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân.

• Bản chụp sổ hộ khẩu (chứng minh được mối quan hệ vợ chồng) hoặc Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn.

Trường hợp vợ hoặc chồng trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ khác chứng minh người phụ thuộc không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

g.3) Đối với cha đẻ, mẹ đẻ, cha vợ, mẹ vợ (hoặc cha chồng, mẹ chồng), cha dượng, mẹ kế, cha nuôi hợp pháp, mẹ nuôi hợp pháp hồ sơ chứng minh gồm:

• Bản chụp Chứng minh nhân dân.

• Giấy tờ hợp pháp để xác định mối quan hệ của người phụ thuộc với người nộp thuế như bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu), giấy khai sinh, quyết định công nhận việc nhận cha, mẹ, con của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh là người khuyết tật, không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

g.4) Đối với các cá nhân khác theo hướng dẫn tại tiết d.4, điểm d, khoản 1, Điều này hồ sơ chứng minh gồm:

g.4.1) Bản chụp Chứng minh nhân dân hoặc Giấy khai sinh.

g.4.2) Các giấy tờ hợp pháp để xác định trách nhiệm nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật.

Trường hợp người phụ thuộc trong độ tuổi lao động thì ngoài các giấy tờ nêu trên, hồ sơ chứng minh cần có thêm giấy tờ chứng minh không có khả năng lao động như bản chụp Giấy xác nhận khuyết tật theo quy định của pháp luật về người khuyết tật đối với người khuyết tật không có khả năng lao động, bản chụp hồ sơ bệnh án đối với người mắc bệnh không có khả năng lao động (như bệnh AIDS, ung thư, suy thận mãn,..).

Các giấy tờ hợp pháp tại tiết g.4.2, điểm g, khoản 1, Điều này là bất kỳ giấy tờ pháp lý nào xác định được mối quan hệ của người nộp thuế với người phụ thuộc như:

• Bản chụp giấy tờ xác định nghĩa vụ nuôi dưỡng theo quy định của pháp luật (nếu có).

• Bản chụp sổ hộ khẩu (nếu có cùng sổ hộ khẩu).

• Bản chụp đăng ký tạm trú của người phụ thuộc (nếu không cùng sổ hộ khẩu).

• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người nộp thuế cư trú về việc người phụ thuộc đang sống cùng.

• Bản tự khai của người nộp thuế theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người phụ thuộc đang cư trú về việc người phụ thuộc hiện đang cư trú tại địa phương và không có ai nuôi dưỡng (trường hợp không sống cùng).

g.5) Cá nhân cư trú là người nước ngoài, nếu không có hồ sơ theo hướng dẫn đối với từng trường hợp cụ thể nêu trên thì phải có các tài liệu pháp lý tương tự để làm căn cứ chứng minh người phụ thuộc.

g.6) Đối với người nộp thuế làm việc trong các tổ chức kinh tế, các cơ quan hành chính, sự nghiệp có bố, mẹ, vợ (hoặc chồng), con và những người khác thuộc diện được tính là người phụ thuộc đã khai rõ trong lý lịch của người nộp thuế thì hồ sơ chứng minh người phụ thuộc thực hiện theo hướng dẫn tại các tiết g.1, g.2, g.3, g.4, g.5, điểm g, khoản 1, Điều này hoặc chỉ cần Tờ khai đăng ký người phụ thuộc theo mẫu ban hành kèm theo văn bản hướng dẫn về quản lý thuế có xác nhận của Thủ trưởng đơn vị vào bên trái tờ khai.

Thủ trưởng đơn vị chỉ chịu trách nhiệm đối với các nội dung sau: họ tên người phụ thuộc, năm sinh và quan hệ với người nộp thuế; các nội dung khác, người nộp thuế tự khai và chịu trách nhiệm.

...

Giảm trừ gia cảnh là một trong những chính sách then chốt nhằm giảm gánh nặng thuế cho người lao động có trách nhiệm nuôi dưỡng người thân. Không phải bất cứ ai có mối quan hệ họ hàng cũng được khai là người phụ thuộc, mà phải thỏa mãn đúng các điều kiện mà pháp luật quy định.

Về cơ bản, người phụ thuộc được chia thành 4 nhóm lớn:

• Con: bao gồm con đẻ, con nuôi hợp pháp, con riêng, con ngoài giá thú. Nếu dưới 18 tuổi, chỉ cần chứng minh mối quan hệ. Nếu từ 18 tuổi trở lên, phải thuộc trường hợp đang học hoặc bị khuyết tật không có khả năng lao động.

• Vợ/chồng: nếu không có thu nhập hoặc có thu nhập thấp dưới mức chuẩn quy định.

• Cha mẹ: kể cả cha mẹ đẻ, cha mẹ vợ/chồng, cha mẹ nuôi, cha dượng, mẹ kế – miễn đáp ứng điều kiện không nơi nương tựa hoặc thu nhập thấp.

• Cá nhân khác: bao gồm ông bà nội ngoại, cô chú bác, anh chị em ruột, cháu ruột... nếu thực sự không nơi nương tựa và do người nộp thuế trực tiếp nuôi dưỡng.

Hồ sơ chứng minh tương ứng với từng nhóm. Ví dụ:

• Đối với con dưới 18 tuổi, cần nộp bản sao Giấy khai sinh (và thẻ căn cước công dân nếu có).

• Đối với con đang học đại học, cần thêm thẻ sinh viên hoặc xác nhận đang học.

• Đối với người già, người tàn tật, phải có giấy xác nhận khuyết tật, giấy tờ chứng minh thu nhập thấp hoặc không có thu nhập.

Lưu ý: Trường hợp con nuôi, con ngoài giá thú, con riêng, cần thêm giấy tờ pháp lý chứng minh mối quan hệ như: quyết định công nhận con nuôi, quyết định nhận cha mẹ con... Chỉ khi hồ sơ đầy đủ, người lao động mới được cơ quan chi trả và cơ quan thuế chấp nhận tính giảm trừ gia cảnh đúng quy định.

Tình huống giả định

Anh Trần Quốc Bảo – nhân viên kỹ thuật tại Công ty TNHH Đại Nam Phát – trong năm 2024 đăng ký hai người phụ thuộc: cha đẻ 68 tuổi và con gái đang học năm nhất đại học.

Anh Bảo tự tin rằng cả cha và con đều đủ điều kiện giảm trừ gia cảnh. Khi nộp hồ sơ, anh chỉ đính kèm Giấy khai sinh của con gái và sổ hộ khẩu ghi tên cha mình.

Đến cuối năm, khi cơ quan thuế kiểm tra quyết toán thuế thu nhập cá nhân, phát sinh vấn đề:

• Con gái anh – dù trên 18 tuổi – được chấp nhận là người phụ thuộc vì còn đang học đại học chính quy, thu nhập không vượt quá 1 triệu đồng/tháng.

• Tuy nhiên, cha anh – dù đã nghỉ hưu – lại không được chấp nhận làm người phụ thuộc, vì đang nhận lương hưu hằng tháng 3 triệu đồng, vượt quá mức thu nhập cho phép để được tính giảm trừ.

Anh Bảo rất bức xúc, cho rằng cha mình già yếu, không còn đi làm thêm nên "khác gì không nơi nương tựa", nhưng cơ quan thuế giải thích rõ:
Theo quy định, người phụ thuộc phải không có thu nhập hoặc có thu nhập không quá 1 triệu đồng/tháng từ tất cả các nguồn. Lương hưu dù thấp vẫn được coi là thu nhập ổn định và đủ sống, do đó không đủ điều kiện giảm trừ.

Hậu quả, anh Bảo bị truy thu lại toàn bộ số thuế đã được giảm trừ cho cha từ đầu năm, tổng cộng hơn 7 triệu đồng, kèm tiền chậm nộp. Đồng thời, anh phải tự nộp đơn điều chỉnh lại thông tin người phụ thuộc đã khai sai.

(Đây chỉ là tình huống giả định nhằm minh họa quy định pháp luật về người phụ thuộc và hồ sơ chứng minh)

Kết luận

Khi người lao động chuyển nơi làm việc, việc đăng ký lại người phụ thuộc tại đơn vị mới là thủ tục bắt buộc để tiếp tục được giảm trừ gia cảnh đúng quy định. Đồng thời, người nộp thuế cần hiểu rõ ai đủ điều kiện là người phụ thuộc và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng minh, tránh những rủi ro về thuế phát sinh không đáng có.