Doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam, nếu không sẽ bị phạt 20–30 triệu đồng và buộc bổ sung người đại diện hợp pháp.
Trong hoạt động quản trị doanh nghiệp, người đại diện theo pháp luật giữ vai trò trung tâm trong việc điều hành, ký kết và chịu trách nhiệm trước pháp luật về mọi hoạt động của công ty. Vấn đề cư trú tại Việt Nam của người đại diện theo pháp luật trở nên đặc biệt quan trọng để bảo đảm tính liên tục trong quản lý. Bên cạnh đó, pháp luật cũng quy định rõ mức xử phạt đối với doanh nghiệp không có người đại diện cư trú tại Việt Nam nhằm duy trì trật tự và tính tuân thủ trong hoạt động kinh doanh.
Người đại diện của công ty cổ phần có bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam không?
Khoản 3 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định như sau:
Điều 12. Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
...
3. Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam. Khi chỉ còn lại một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam thì người này khi xuất cảnh khỏi Việt Nam phải ủy quyền bằng văn bản cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Trường hợp này, người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ đã ủy quyền.
...
Pháp luật không yêu cầu toàn bộ người đại diện của công ty cổ phần phải có nơi cư trú trong nước, mà chỉ cần duy trì ít nhất một người đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam để bảo đảm công ty có thể thực hiện các giao dịch, nghĩa vụ pháp lý, cũng như tiếp nhận thông tin từ cơ quan quản lý khi cần thiết.
Tình huống giả định
Người đại diện duy nhất của công ty cổ phần đi công tác dài hạn ở nước ngoài
-
Ông Trần Minh Hậu xuất cảnh sang Nhật Bản
Ông Trần Minh Hậu, Chủ tịch Hội đồng quản trị kiêm người đại diện theo pháp luật của Công ty Cổ phần Phát triển Công nghệ Ánh Dương, được cử đi công tác dài hạn tại Nhật Bản trong 6 tháng để đàm phán hợp đồng đầu tư. -
Công ty không thực hiện ủy quyền thay thế
Trong thời gian ông Hậu ở nước ngoài, công ty không lập văn bản ủy quyền cho cá nhân khác cư trú tại Việt Nam đảm nhận quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật. Hệ quả là nhiều thủ tục hành chính bị gián đoạn, các văn bản của cơ quan quản lý không có người ký nhận hoặc phản hồi đúng thời hạn. -
Cơ quan đăng ký kinh doanh yêu cầu khắc phục vi phạm
Sau khi phát hiện sự việc, Phòng Đăng ký kinh doanh đã gửi văn bản yêu cầu công ty khẩn trương bổ sung người đại diện cư trú tại Việt Nam hoặc ủy quyền hợp pháp cho cá nhân khác. Việc không tuân thủ quy định này có thể bị xử phạt hành chính.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Công ty cổ phần không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam bị xử phạt thế nào?
Khoản 1 và khoản 2 Điều 51 Nghị định 122/2021/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 51. Vi phạm về người đại diện theo pháp luật và người đại diện theo ủy quyền của doanh nghiệp
1. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:a) Không có người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam;
b) Không ủy quyền bằng văn bản cho người khác làm đại diện hoặc ủy quyền bằng văn bản đã hết hạn nhưng không gia hạn khi người đại diện theo pháp luật duy nhất của doanh nghiệp xuất cảnh khỏi Việt Nam;
c) Người đại diện theo ủy quyền không đủ tiêu chuẩn theo quy định;
d) Ủy quyền vượt quá số lượng người được ủy quyền tối đa theo quy định của pháp luật.2. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc đăng ký người đang cư trú tại Việt Nam làm người đại diện của doanh nghiệp đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm a khoản 1 Điều này;
b) Buộc ủy quyền cho người khác làm đại diện đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm b khoản 1 Điều này;
c) Buộc thay đổi người đại diện đáp ứng các tiêu chuẩn theo quy định đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm c khoản 1 Điều này.
Nếu công ty cổ phần không bảo đảm có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam, cơ quan chức năng có quyền xử phạt vi phạm hành chính với mức phạt từ 20 đến 30 triệu đồng. Doanh nghiệp buộc phải bổ sung hoặc đăng ký người cư trú hợp pháp tại Việt Nam làm người đại diện theo pháp luật để khắc phục hậu quả, bảo đảm việc quản lý, điều hành được thực hiện đúng quy định.
Tình huống giả định
Công ty có yếu tố nước ngoài bị xử phạt vì không có người đại diện cư trú tại Việt Nam
-
Doanh nghiệp có người đại diện đều ở nước ngoài
Công ty Cổ phần Đầu tư Toàn Cầu Việt Nhật, có hai người đại diện theo pháp luật đều là công dân Nhật Bản. Trong suốt thời gian điều hành, cả hai người đều thường trú tại Nhật và không có cá nhân nào được ủy quyền cư trú tại Việt Nam. -
Cơ quan đăng ký kinh doanh tiến hành kiểm tra
Qua quá trình rà soát thông tin đăng ký doanh nghiệp, Phòng Đăng ký kinh doanh phát hiện công ty không đáp ứng yêu cầu có ít nhất một người đại diện cư trú tại Việt Nam theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020. -
Công ty bị xử phạt và buộc khắc phục hậu quả
Căn cứ Điều 51 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, cơ quan chức năng ra quyết định xử phạt hành chính 25.000.000 đồng và yêu cầu công ty bổ sung người đại diện cư trú tại Việt Nam trong vòng 10 ngày làm việc để bảo đảm việc điều hành doanh nghiệp hợp pháp.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Quy định pháp luật yêu cầu doanh nghiệp phải luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật cư trú tại Việt Nam nhằm bảo đảm sự liên tục và hợp pháp trong hoạt động quản lý, điều hành. Trường hợp công ty cổ phần chỉ có một người đại diện, người này bắt buộc phải cư trú tại Việt Nam hoặc có ủy quyền hợp pháp khi xuất cảnh. Nếu doanh nghiệp không đáp ứng điều kiện cư trú, sẽ bị xử phạt hành chính từ 20 đến 30 triệu đồng và buộc bổ sung người đại diện hợp pháp để khắc phục vi phạm.
