Trong thực tiễn, nhiều doanh nghiệp đang tiếp nhận sinh viên đến thực tập nhưng không rõ có cần ký hợp đồng thực tập không, có phải trả lương hay đóng bảo hiểm cho thực tập sinh không? Đây là những thắc mắc phổ biến của sinh viên và doanh nghiệp khi tham gia chương trình thực tập. Bài viết dưới đây sẽ phân tích toàn diện các vấn đề pháp lý liên quan đến hợp đồng thực tập, quyền lợi của sinh viên thực tập và nghĩa vụ của doanh nghiệp theo quy định mới nhất.
Hợp đồng thực tập sinh có được xem là hợp đồng lao động không?
Theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019:
Điều 13. Hợp đồng lao động
1. Hợp đồng lao động là sự thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên trong quan hệ lao động.
Trường hợp hai bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng có nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên thì được coi là hợp đồng lao động.
....
Dựa trên quy định này, hợp đồng thực tập sẽ được xem là hợp đồng lao động nếu:
1. Có thỏa thuận về việc làm có trả công, tiền lương, điều kiện lao động, quyền và nghĩa vụ của cả hai bên.
2. Dù mang tên gọi khác (ví dụ: "thỏa thuận thực tập"), nhưng nội dung thể hiện việc trả lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát từ doanh nghiệp.
Nếu hợp đồng thực tập có những yếu tố trên sẽ coi là hợp đồng lao động và sẽ phát sinh nghĩa vụ bảo hiểm, thuế, trách nhiệm lao động theo luật định.
Tình huống giả định:
Bối cảnh: Công ty TNHH Quảng Cáo Sáng Tạo, đặt tại quận 3, TP.HCM, chuyên thiết kế và thực hiện các chiến dịch quảng cáo. Vào tháng 6/2024, công ty tiếp nhận chị Nguyễn Thị Lan, sinh viên năm cuối ngành Marketing của Đại học Kinh tế TP.HCM, làm thực tập sinh trong 3 tháng (từ 1/7/2024 đến 30/9/2024). Hai bên ký một văn bản có tên "Thỏa thuận thực tập", trong đó ghi rõ:
- Chị Lan sẽ hỗ trợ thiết kế banner, quản lý mạng xã hội và tham gia họp nhóm với phòng Marketing.
- Công ty trả chị Lan 3,5 triệu đồng/tháng (gọi là "hỗ trợ thực tập").
- Chị Lan làm việc 8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần, dưới sự giám sát của anh Trần Văn Hùng – Trưởng phòng Marketing.
Sự việc: Sau 2 tháng thực tập, chị Lan phát hiện công ty không đóng BHXH, BHYT cho mình, dù chị làm việc giống như nhân viên chính thức (có lịch làm việc cố định, báo cáo công việc hàng tuần). Chị yêu cầu công ty đóng bảo hiểm, nhưng Công ty Sáng Tạo từ chối, cho rằng đây chỉ là "thỏa thuận thực tập", không phải hợp đồng lao động, nên không có nghĩa vụ đóng bảo hiểm.
Xung đột:
- Chị Lan lập luận rằng theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019, "thỏa thuận thực tập" của chị là hợp đồng lao động, vì:
+ Có trả công (3,5 triệu đồng/tháng).
+ Có sự quản lý, giám sát từ anh Hùng (phân công nhiệm vụ, kiểm tra kết quả).
+ Công việc cụ thể và điều kiện lao động rõ ràng (8 giờ/ngày, 5 ngày/tuần).
Chị yêu cầu công ty đóng BHXH, BHYT theo quy định cho người lao động.
- Công ty Sáng Tạo phản bác rằng đây chỉ là hỗ trợ thực tập sinh, không phải quan hệ lao động. Họ cho rằng mức tiền 3,5 triệu đồng là "trợ cấp", không phải lương, và công việc của chị Lan chỉ mang tính học hỏi, không phải làm việc chính thức.
Giải quyết:
- Ngày 10/9/2024, chị Lan gửi đơn khiếu nại lên Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội TP.HCM, yêu cầu xem xét tính chất của "thỏa thuận thực tập".
- Ngày 20/9/2024, Thanh tra Sở tổ chức buổi làm việc với đại diện Công ty Sáng Tạo (bà Lê Thị Mai – Giám đốc) và chị Lan. Sau khi kiểm tra "thỏa thuận thực tập" và phỏng vấn các bên, cơ quan này kết luận:
+ Dù mang tên "thỏa thuận thực tập", văn bản này đáp ứng các tiêu chí của hợp đồng lao động theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019:
+ Có trả công (3,5 triệu đồng/tháng là tiền lương thực chất, không phải trợ cấp).
+ Có sự quản lý, giám sát (anh Hùng phân công và kiểm tra công việc hàng ngày).
+ Có điều kiện lao động cụ thể (giờ làm việc cố định, nhiệm vụ rõ ràng).
+ Do đó, "thỏa thuận thực tập" được xem là hợp đồng lao động, và công ty có nghĩa vụ đóng BHXH, BHYT, BHTN cho chị Lan trong thời gian 3 tháng thực tập.
+ Thanh tra Sở yêu cầu Công ty Sáng Tạo:
- Truy nộp BHXH, BHYT, BHTN cho chị Lan từ tháng 7/2024 đến tháng 9/2024 (ước tính 2,5 triệu đồng).
- Phạt hành chính 10 triệu đồng vì không đóng bảo hiểm cho người lao động theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP.
+ Công ty chấp hành và hoàn tất thủ tục vào ngày 30/9/2024.
(Tình huống trên chỉ là tình huống giả định, mang tính chất tham khảo)
Thực Tập Sinh Có Cần Ký Hợp Đồng Thực Tập Không?
Hiện nay, Bộ luật Lao động 2019 không có quy định cụ thể nào về việc bắt buộc ký hợp đồng thực tập giữa thực tập sinh và doanh nghiệp. Thay vào đó, theo khoản 1 Điều 93 Luật Giáo dục 2019:
Điều 93. Trách nhiệm của xã hội
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm sau đây:
a) Hỗ trợ, hợp tác với nhà trường tổ chức các hoạt động giáo dục và nghiên cứu khoa học; tạo điều kiện cho nhà giáo và người học tham quan, hoạt động trải nghiệm, thực tập, nghiên cứu khoa học;
b) Tham gia xây dựng môi trường giáo dục an toàn, lành mạnh, ngăn chặn hoạt động có ảnh hưởng xấu đến người học;
c) Tạo điều kiện để công dân trong độ tuổi quy định thực hiện nghĩa vụ học tập để thực hiện phổ cập giáo dục, hoàn thành giáo dục bắt buộc để người học được vui chơi, hoạt động văn hóa, thể dục, thể thao lành mạnh;
d) Hỗ trợ các nguồn lực cho phát triển sự nghiệp giáo dục theo khả năng của mình.
....
Quy định này cho thấy việc doanh nghiệp tiếp nhận thực tập sinh là một phần của trách nhiệm xã hội, nhằm hỗ trợ sinh viên thực hành kiến thức và nâng cao kỹ năng. Do đó, pháp luật không yêu cầu ký hợp đồng thực tập, cũng không bắt buộc doanh nghiệp trích nộp bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) hay kinh phí công đoàn cho thực tập sinh. Việc ký kết hợp đồng thực tập là hoàn toàn tự nguyện, nhằm mục đích rõ ràng trách nhiệm giữa hai bên. Nếu không ký, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp nhận thực tập sinh dưới sự phối hợp với cơ sở đào tạo.
Tình huống giả định:
Công ty TNHH Tân Phát là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực phần mềm tại Quận 1, TP.HCM. Vào tháng 6/2024, công ty tiếp nhận ba sinh viên năm cuối của Trường Đại học Công nghệ TP.HCM (HUTECH) đến thực tập tại phòng kỹ thuật trong thời gian 2 tháng.
Theo đề nghị từ phía nhà trường, công ty chỉ yêu cầu sinh viên cung cấp giấy giới thiệu thực tập và kế hoạch học phần có xác nhận của khoa, mà không yêu cầu ký bất kỳ hợp đồng thực tập nào.
Trong thời gian thực tập, sinh viên được sắp xếp bàn làm việc, tham gia cùng nhóm kỹ sư chính thức để quan sát quy trình phát triển phần mềm. Công ty có hỗ trợ cơm trưa và chỗ để xe, nhưng không trả lương, không chấm công, không đánh giá KPI và không phân công nhiệm vụ bắt buộc.
Tuy nhiên, một trong ba sinh viên – bạn Nguyễn Thị Thanh Mai, vì không được ký hợp đồng thực tập nên lo ngại sẽ thiếu căn cứ pháp lý xác nhận thời gian thực tập, từ đó khiếu nại lên Phòng Công tác sinh viên của HUTECH, yêu cầu nhà trường can thiệp để buộc công ty phải ký hợp đồng.
Cơ quan xử lý:
Phòng Công tác sinh viên phối hợp cùng Phòng Đào tạo của HUTECH đã trao đổi lại với Công ty Tân Phát, xác nhận rằng:
- Việc tiếp nhận sinh viên thực tập là hợp tác hỗ trợ đào tạo dựa trên Điều 93 Luật Giáo dục 2019;
- Do đó, không có quy định bắt buộc doanh nghiệp phải ký hợp đồng thực tập, trừ khi hai bên có nhu cầu thỏa thuận rõ ràng về quyền lợi và trách nhiệm.
Cuối cùng, nhà trường cấp Giấy xác nhận hoàn thành thực tập dựa trên biên bản đánh giá của công ty và thời gian thực tế sinh viên có mặt tại đơn vị, đảm bảo quyền lợi học tập cho sinh viên.
(Tình huống trên chỉ là tình huống giả định, mang tính chất tham khảo)
Doanh nghiệp có bắt buộc phải trả lương cho thực tập sinh không?
Hiện tại, Bộ luật Lao động 2019 và các văn bản pháp luật liên quan không quy định cụ thể về việc trả lương cho thực tập sinh. Theo điểm a khoản 1 Điều 93 Luật Giáo dục 2019:
Điều 93. Trách nhiệm của xã hội
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm sau đây:
a) Hỗ trợ, hợp tác với nhà trường tổ chức các hoạt động giáo dục và nghiên cứu khoa học; tạo điều kiện cho nhà giáo và người học tham quan, hoạt động trải nghiệm, thực tập, nghiên cứu khoa học;
.....
- Quy định này nhấn mạnh rằng việc tiếp nhận thực tập sinh là để hỗ trợ giáo dục, không phải quan hệ lao động bắt buộc trả lương. Doanh nghiệp chỉ có trách nhiệm tạo điều kiện học tập, và việc trả lương (nếu có) là do hai bên tự thỏa thuận, không phải nghĩa vụ pháp lý.
Tình huống giả định:
Bối cảnh: Công ty TNHH Tư Vấn Minh Anh, đặt tại phường Hàng Bông, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội, chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn tài chính. Vào tháng 7/2024, công ty tiếp nhận anh Trần Văn Nam, sinh viên năm 3 ngành Kế toán của Đại học Kinh tế Quốc dân, làm thực tập sinh trong 2 tháng (từ 1/8/2024 đến 30/9/2024). Hai bên không ký hợp đồng chính thức, chỉ có giấy giới thiệu từ trường và cam kết miệng rằng công ty sẽ "hỗ trợ" anh Nam trong quá trình thực tập. Công ty giao anh Nam nhiệm vụ nhập liệu, kiểm tra số liệu cơ bản, nhưng không đề cập đến việc trả lương.
Sự việc: Sau 1 tháng làm việc (tháng 8/2024), anh Nam nhận thấy mình làm việc 6 giờ/ngày, 5 ngày/tuần, nhưng không nhận được bất kỳ khoản tiền nào từ công ty. Anh hỏi bà Lê Thị Hồng – Giám đốc công ty – về việc trả lương, nhưng bà Hồng trả lời rằng công ty không có nghĩa vụ trả lương cho thực tập sinh, vì đây chỉ là chương trình hỗ trợ sinh viên học tập, không phải quan hệ lao động. Anh Nam không đồng ý, cho rằng công việc anh làm mang lại giá trị cho công ty và yêu cầu được trả lương tối thiểu theo mức vùng (4.960.000 đồng/tháng tại Vùng I từ 1/7/2024).
Xung đột:
- Anh Nam lập luận rằng dù không có hợp đồng, công việc anh làm (nhập liệu, kiểm tra số liệu) giúp công ty tiết kiệm chi phí thuê nhân viên, nên công ty phải trả lương như một hình thức công bằng. Anh yêu cầu ít nhất 2 triệu đồng/tháng cho thời gian thực tập.
- Công ty Minh Anh phản bác rằng theo điểm a khoản 1 Điều 93 Luật Giáo dục 2019, họ chỉ có trách nhiệm "tạo điều kiện" cho thực tập sinh, không bắt buộc trả lương. Bà Hồng nhấn mạnh rằng việc tiếp nhận anh Nam là hỗ trợ giáo dục, không phải thuê lao động.
Giải quyết:
- Ngày 5/9/2024, anh Nam gửi đơn khiếu nại lên Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội quận Hoàn Kiếm, yêu cầu xem xét nghĩa vụ trả lương của công ty.
- Ngày 15/9/2024, Phòng Lao động - TBXH quận Hoàn Kiếm tổ chức buổi hòa giải giữa anh Nam và Công ty Minh Anh. Sau khi xem xét tình huống và đối chiếu quy định pháp luật, cơ quan này kết luận:
+ Theo điểm a khoản 1 Điều 93 Luật Giáo dục 2019, doanh nghiệp không có nghĩa vụ pháp lý phải trả lương cho thực tập sinh. Vai trò của công ty là hỗ trợ sinh viên thực hành, không phải quan hệ lao động bắt buộc trả công.
+ Trong trường hợp này, không có hợp đồng hay thỏa thuận nào giữa hai bên về việc trả lương, và công việc của anh Nam không nằm trong khuôn khổ hợp đồng lao động (theo khoản 1 Điều 13 Bộ luật Lao động 2019), vì không có sự quản lý, giám sát chặt chẽ hay cam kết trả công.
- Tuy nhiên, cơ quan khuyến nghị Công ty Minh Anh xem xét hỗ trợ anh Nam một khoản tiền nhỏ (ví dụ: 500.000 đồng/tháng) như một cử chỉ thiện chí, dù đây không phải nghĩa vụ bắt buộc.
+ Công ty Minh Anh đồng ý hỗ trợ anh Nam 1 triệu đồng cho 2 tháng thực tập (500.000 đồng/tháng), nhưng khẳng định đây là "hỗ trợ", không phải lương. Anh Nam chấp nhận giải pháp này và kết thúc thực tập vào ngày 30/9/2024.
(Tình huống trên chỉ là tình huống giả định, mang tính chất tham khảo)
Thực tập sinh có được hưởng quyền lợi gì không?
Theo khoản 6 Điều 12 Luật Giáo dục đại học 2012 (sửa đổi bởi điểm 6 khoản 7 Điều 2 Luật Giáo dục đại học sửa đổi 2018):
Điều 12. Chính sách của Nhà nước về phát triển giáo dục đại học
6. Cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp có quyền và trách nhiệm tiếp nhận, tạo điều kiện để người học, giảng viên thực hành, thực tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Luật Giáo dục đại học sửa đổi 2018
Điều 2. Đối tượng áp dụng
7. Sửa đổi, bổ sung Điều 12 như sau:
6. Gắn đào tạo với nhu cầu sử dụng lao động của thị trường, nghiên cứu triển khai ứng dụng khoa học và công nghệ; đẩy mạnh hợp tác giữa cơ sở giáo dục đại học với doanh nghiệp, tổ chức khoa học và công nghệ; có chính sách ưu đãi về thuế cho các sản phẩm khoa học và công nghệ của cơ sở giáo dục đại học; khuyến khích cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp tiếp nhận, tạo điều kiện để người học và giảng viên thực hành, thực tập, nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ, góp phần nâng cao chất lượng đào tạo.
Quy định này cho thấy Nhà nước khuyến khích doanh nghiệp hỗ trợ thực tập sinh thông qua việc tạo điều kiện học tập, nghiên cứu, nhưng không bắt buộc về quyền lợi tài chính như lương hay bảo hiểm. Quyền lợi cụ thể (nếu có) phụ thuộc vào thỏa thuận giữa thực tập sinh và doanh nghiệp.
Tình huống giả định:
Bối cảnh: Công ty TNHH Công Nghệ Phần Mềm Hải Đăng, đặt tại quận Hải Châu, TP. Đà Nẵng, chuyên phát triển phần mềm quản lý doanh nghiệp. Vào tháng 8/2024, công ty tiếp nhận chị Lê Thị Hồng, sinh viên năm cuối ngành Công nghệ Thông tin của Đại học Đà Nẵng, làm thực tập sinh trong 3 tháng (từ 1/8/2024 đến 31/10/2024). Theo giấy giới thiệu từ trường, công ty cam kết hỗ trợ chị Hồng thực hành lập trình và nghiên cứu công nghệ mới, nhưng không đề cập đến quyền lợi tài chính hay điều kiện làm việc cụ thể.
Sự việc: Trong quá trình thực tập, chị Hồng được giao nhiệm vụ hỗ trợ kiểm thử phần mềm (testing) và tham gia các buổi họp nhóm với đội phát triển. Tuy nhiên, chị không nhận được bất kỳ hỗ trợ nào từ công ty, kể cả chi phí đi lại hay tài liệu học tập. Chị Hồng yêu cầu ông Nguyễn Văn Tuấn – Giám đốc công ty – cung cấp ít nhất tài liệu hướng dẫn hoặc hỗ trợ đi lại (500.000 đồng/tháng), vì chị phải tự chi trả tiền xe buýt và tài liệu để hoàn thành công việc. Ông Tuấn từ chối, cho rằng công ty chỉ có trách nhiệm tiếp nhận thực tập sinh, không bắt buộc cung cấp quyền lợi gì thêm.
Xung đột:
- Chị Hồng lập luận rằng theo khoản 6 Điều 12 Luật Giáo dục đại học 2012 (sửa đổi 2018), công ty phải "tạo điều kiện" cho thực tập sinh, và việc không hỗ trợ gì khiến chị gặp khó khăn trong việc học hỏi và hoàn thành nhiệm vụ thực tập. Chị cho rằng quyền lợi tối thiểu (như tài liệu, hỗ trợ đi lại) là cần thiết để đảm bảo chất lượng đào tạo.
- Công ty Hải Đăng phản bác rằng luật chỉ "khuyến khích" tạo điều kiện, không bắt buộc cung cấp quyền lợi tài chính hay vật chất. Ông Tuấn nhấn mạnh rằng việc chị Hồng được tham gia dự án thực tế đã là một hình thức hỗ trợ đủ.
Giải quyết:
- Ngày 15/9/2024, chị Hồng gửi đơn kiến nghị lên Sở Giáo dục và Đào tạo TP. Đà Nẵng, nhờ can thiệp để làm rõ quyền lợi của thực tập sinh theo quy định pháp luật.
- Ngày 25/9/2024, Sở Giáo dục và Đào tạo tổ chức buổi làm việc với đại diện Công ty Hải Đăng và chị Hồng, phối hợp với Đại học Đà Nẵng để đánh giá tình hình. Sau khi xem xét, cơ quan này kết luận:
+ Theo khoản 6 Điều 12 Luật Giáo dục đại học 2012 (sửa đổi 2018), pháp luật khuyến khích doanh nghiệp "tạo điều kiện" cho thực tập sinh, nhưng không quy định cụ thể về quyền lợi tài chính (như lương, hỗ trợ đi lại) hay vật chất (như tài liệu). Đây là chính sách mang tính định hướng, không phải nghĩa vụ bắt buộc.
+ Trong trường hợp này, Công ty Hải Đăng đã tạo điều kiện bằng cách cho chị Hồng tham gia dự án thực tế, đáp ứng yêu cầu cơ bản của luật về nâng cao chất lượng đào tạo. Tuy nhiên, việc không hỗ trợ thêm là quyền tự do thỏa thuận của doanh nghiệp, không vi phạm pháp luật.
+ Sở khuyến nghị công ty xem xét hỗ trợ chị Hồng một khoản nhỏ (ví dụ: 300.000 đồng/tháng) hoặc cung cấp tài liệu miễn phí để thể hiện tinh thần hợp tác với giáo dục đại học, dù không bắt buộc.
- Công ty Hải Đăng đồng ý cung cấp tài liệu hướng dẫn lập trình miễn phí cho chị Hồng đến hết kỳ thực tập, nhưng không hỗ trợ tiền mặt. Chị Hồng chấp nhận giải pháp này và tiếp tục thực tập đến ngày 31/10/2024.
(Tình huống trên chỉ là tình huống giả định, mang tính chất tham khảo)
Kết Luận
Thực tập sinh không bắt buộc ký hợp đồng thực tập theo Bộ luật Lao động 2019 và Luật Giáo dục 2012 (sửa đổi bổ sung bởi Luật 2018), vì việc tiếp nhận thực tập mang tính chất hỗ trợ giáo dục hơn là quan hệ lao động. Tuy nhiên, nếu hợp đồng thực tập có trả lương và sự quản lý từ doanh nghiệp, nó sẽ được xem là hợp đồng lao động. Doanh nghiệp không có nghĩa vụ trả lương, nhưng có thể tự thỏa thuận hỗ trợ thực tập sinh. Pháp luật khuyến khích tạo điều kiện cho thực tập sinh, nhưng quyền lợi cụ thể không được quy định chi tiết, tùy thuộc vào chính sách từng doanh nghiệp.
