Người sử dụng lao động bắt buộc xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp khi chấm dứt hợp đồng. Nếu vi phạm sẽ bị phạt đến 40 triệu đồng và phải khắc phục.
Khi chấm dứt hợp đồng lao động, ngoài việc thanh toán lương và trợ cấp, doanh nghiệp còn phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN). Đây là điều kiện then chốt để bảo đảm quyền lợi của người lao động khi hưởng chế độ về sau. Nếu người sử dụng lao động không thực hiện, ngoài việc gây thiệt hại cho người lao động thì họ còn có thể bị xử phạt hành chính theo quy định pháp luật.
1. Người sử dụng lao động có phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp không?
Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 quy định như sau:
Điều 48. Trách nhiệm khi chấm dứt hợp đồng lao động
...
3. Người sử dụng lao động có trách nhiệm sau đây:
a) Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;
...
Quy định này giúp bảo đảm tính liên tục trong quá trình đóng và hưởng bảo hiểm của người lao động. Xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN là căn cứ quan trọng để tính trợ cấp thất nghiệp, hưởng chế độ hưu trí, thai sản hay ốm đau. Nếu doanh nghiệp không thực hiện thì quyền lợi của người lao động bị gián đoạn, có thể dẫn đến việc không được giải quyết chế độ đúng hạn, gây thiệt thòi lớn về an sinh.
Tình huống giả định
- Doanh nghiệp thực hiện đúng quy định
Công ty TNHH May Mặc An Khang (tỉnh Đồng Nai) chấm dứt hợp đồng lao động với chị Nguyễn Thị Hồng sau 5 năm làm việc. Ngay trong vòng 7 ngày, bộ phận nhân sự đã hoàn tất thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) của chị Hồng và trả lại đầy đủ sổ BHXH, cùng giấy tờ gốc công ty đã giữ trước đó. - Người lao động được bảo đảm quyền lợi
Nhờ có xác nhận kịp thời, chị Hồng nhanh chóng nộp hồ sơ tại Trung tâm Dịch vụ việc làm tỉnh Đồng Nai để hưởng trợ cấp thất nghiệp. Thời gian đóng BHXH, BHTN của chị được cộng dồn chính xác, giúp chị được giải quyết chế độ chỉ sau 10 ngày. -
Kết quả tích cực
Việc công ty tuân thủ quy định tại Khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019 đã giúp người lao động không bị gián đoạn quyền lợi an sinh.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Nếu không hoàn thành thủ tục xác nhận thì có bị xử phạt không?
Điều 12, Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...2. Phạt tiền đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi: Sửa đổi thời hạn của hợp đồng bằng phụ lục hợp đồng lao động; không thực hiện đúng quy định về thời hạn thanh toán các khoản về quyền lợi của người lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp thôi việc cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền trợ cấp mất việc làm cho người lao động theo quy định của pháp luật; không trả hoặc trả không đủ tiền cho người lao động theo quy định của pháp luật khi đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động trái pháp luật; không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật; không cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:
a) Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;
b) Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;
c) Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;
d) Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;
đ) Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.
...
4. Biện pháp khắc phục hậu quả
...
b) Buộc người sử dụng lao động hoàn thành thủ tục xác nhận và trả lại những giấy tờ khác đã giữ của người lao động cho người lao động đối với hành vi không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định của pháp luật quy định tại khoản 2 Điều này;
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Mức xử phạt được căn cứ theo số lượng lao động bị ảnh hưởng. Nếu chỉ vi phạm với 1 đến 10 người lao động, mức phạt từ 1 đến 2 triệu đồng. Nếu vi phạm trên 300 lao động, mức phạt có thể lên tới 20 triệu đồng. Trong trường hợp vi phạm do tổ chức thực hiện thì mức phạt gấp đôi, tối đa 40 triệu đồng. Ngoài tiền phạt, người sử dụng lao động buộc phải khắc phục bằng cách thực hiện thủ tục xác nhận, trả lại đầy đủ hồ sơ để bảo vệ quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.
Tình huống giả định
- Doanh nghiệp vi phạm
Công ty Cổ phần Vận tải Minh Hưng (TP. Hồ Chí Minh) chấm dứt hợp đồng lao động với 25 tài xế. Tuy nhiên, sau khi chấm dứt hợp đồng, công ty không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và cũng không trả lại sổ BHXH cho người lao động. - Người lao động gặp khó khăn
Anh Lê Văn Tuấn (một trong số các tài xế) khi nộp hồ sơ hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Trung tâm Dịch vụ việc làm thì bị từ chối vì thiếu xác nhận thời gian đóng BHXH. Điều này khiến anh và nhiều đồng nghiệp không được giải quyết chế độ kịp thời, ảnh hưởng trực tiếp đến thu nhập. -
Cơ quan chức năng xử lý
Sau khi nhận phản ánh, Thanh tra Sở Nội vụ TP. Hồ Chí Minh tiến hành kiểm tra và xác định công ty vi phạm Khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Với số lượng 25 người lao động bị ảnh hưởng, công ty bị xử phạt hành chính 10 triệu đồng. Ngoài ra, công ty còn buộc phải thực hiện đầy đủ thủ tục xác nhận và trả lại hồ sơ BHXH, BHTN cho toàn bộ lao động. -
Kết quả
Nhờ sự can thiệp của cơ quan chức năng, quyền lợi bảo hiểm của người lao động được bảo đảm, đồng thời doanh nghiệp cũng nhận thức rõ trách nhiệm pháp lý để tránh tái phạm.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Pháp luật lao động quy định khi chấm dứt hợp đồng, người sử dụng lao động bắt buộc phải hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng BHXH, BHTN cho người lao động. Nếu không thực hiện, người sử dụng lao động có thể bị phạt từ 1 đến 20 triệu đồng, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt gấp đôi. Ngoài ra, người sử dụng lao động còn phải khắc phục hậu quả để bảo đảm quyền lợi bảo hiểm cho người lao động.
