Từ ngày 01/7/2025, tài khoản định danh điện tử sẽ chính thức là phương tiện để các doanh nghiệp thực hiện các thủ tục hành chính trên Cổng dịch vụ công quốc gia. Điều này đang tạo ra nhiều băn khoăn về các quy định đi kèm, đặc biệt là liệu có hình thức xử phạt nào nếu doanh nghiệp không đăng ký hoặc sử dụng tài khoản này hay không.
1. Doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử từ 1/7/2025 có bị xử phạt không?
Thoản 4 Điều 40 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 40. Hiệu lực thi hành
...
4. Tài khoản được tạo lập bởi Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp bộ, cấp tỉnh cấp cho cơ quan, tổ chức được sử dụng đến hết ngày 30 tháng 6 năm 2025.
...
Kể từ ngày 01/7/2025, mặc dù quy định không trực tiếp nêu mức phạt nếu doanh nghiệp không đăng ký định danh điện tử, nhưng lại ấn định một mốc thời gian quan trọng là mọi tài khoản được tạo lập trước đó sẽ không còn hiệu lực. Điều này có nghĩa là, để tiếp tục truy cập, nộp hồ sơ và tra cứu kết quả trên các hệ thống hành chính công, doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang sử dụng tài khoản định danh điện tử.
Nếu không thực hiện, doanh nghiệp sẽ gặp hàng loạt khó khăn như: không thể nộp giấy tờ trực tuyến, không truy cập được vào hồ sơ, không được công nhận chữ ký điện tử hợp lệ trong một số thủ tục... Điều này tuy không vi phạm pháp luật, nhưng gây thiệt hại đáng kể trong thực tế.
Tình huống giả định:
Công ty Phúc Đạt lỡ cơ hội vì không có định danh điện tử
Công ty TNHH Phúc Đạt, một doanh nghiệp vừa và nhỏ chuyên cung cấp thiết bị y tế tại Quảng Ngãi, đang lên kế hoạch mở rộng thị trường ra khu vực miền Trung. Tháng 6/2025, Phúc Đạt đạt được thỏa thuận sơ bộ với Tập đoàn Vân Phan – một đối tác lớn tại Đà Nẵng – về việc ký hợp đồng cung ứng thiết bị phòng mổ trị giá hơn 3 tỷ đồng. Điều kiện duy nhất là công ty phải bổ sung giấy phép kinh doanh ngành nghề hóa chất đi kèm để đáp ứng yêu cầu pháp lý về sản phẩm khử khuẩn.
Ngày 2/7/2025, Phúc Đạt nộp hồ sơ xin cấp bổ sung giấy phép trên Cổng dịch vụ công. Tuy nhiên, hệ thống thông báo tài khoản đã hết hiệu lực và yêu cầu doanh nghiệp phải sử dụng định danh điện tử để đăng nhập. Do chưa đăng ký tài khoản định danh điện tử VNeID, toàn bộ quá trình bị đình trệ. Nhân viên pháp chế cuống cuồng chuẩn bị hồ sơ bản giấy để nộp trực tiếp, nhưng phải mất đến 4 ngày mới hoàn tất, chưa kể thời gian chờ cơ quan xử lý thủ công.
Trong thời gian đó, phía đối tác Vân Phan, vì cần gấp nguồn hàng, đã chuyển hướng sang một nhà cung cấp khác có sẵn đầy đủ giấy tờ pháp lý. Phúc Đạt không chỉ mất hợp đồng lớn mà còn mất luôn cơ hội xây dựng mối quan hệ chiến lược dài hạn với một đối tác trọng điểm trong ngành.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Trình tự thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp như thế nào?
Căn cứ Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP quy định:
Điều 12. Trình tự, thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử đối với cơ quan, tổ chức
1. Người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, hoặc người được người đại điện theo pháp luật, người đứng đầu ủy quyền sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của mình đăng nhập Ứng dụng định danh quốc gia, cung cấp các thông tin theo hướng dẫn và gửi yêu cầu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức sau khi được sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác của tổ chức (nếu có).
Trường hợp nộp trực tiếp, người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền thực hiện kê khai Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo TK02 ban hành kèm theo Nghị định này, nộp hồ sơ tại Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử hoặc cơ quan quản lý căn cước nơi thuận tiện.
2. Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử tiến hành kiểm tra, xác thực thông tin về cơ quan, tổ chức trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Trường hợp thông tin về cơ quan, tổ chức chưa có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác thì thực hiện xác minh thông tin về cơ quan, tổ chức.
3. Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo kết quả đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người đại diện theo pháp luật, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thực hiện thủ tục qua Ứng dụng định danh quốc gia hoặc số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ thư điện tử.
Trường hợp không đủ điều kiện cấp tài khoản định danh điện tử thì cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử thông báo bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký.
Thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp có thể thực hiện theo hai cách: đăng ký trực tuyến hoặc nộp hồ sơ trực tiếp. Người đại diện pháp luật hoặc người được ủy quyền sử dụng tài khoản định danh cá nhân (mức 2) để đăng nhập vào ứng dụng VNeID, điền thông tin tổ chức và gửi yêu cầu cấp tài khoản.
Nếu chọn nộp trực tiếp, cần điền mẫu TK02 là "Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp" và nộp tại cơ quan quản lý định danh. Sau đó, cơ quan này sẽ đối chiếu với các cơ sở dữ liệu như đăng ký doanh nghiệp, dữ liệu chuyên ngành... Nếu đầy đủ, sẽ cấp tài khoản. Nếu không khớp, sẽ yêu cầu xác minh hoặc từ chối kèm lý do cụ thể.
Việc chuẩn bị hồ sơ chính xác ngay từ đầu là rất quan trọng, vì nếu điền sai hoặc thiếu thông tin, có thể khiến việc xét duyệt bị kéo dài, ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.
Tình huống giả định:
Mất cơ hội vì nhập sai mã số doanh nghiệp
Công ty Cổ phần Ánh Dương, hoạt động trong lĩnh vực sản xuất bao bì nhựa tại Bình Dương, vừa ký biên bản ghi nhớ với một nhà đầu tư Nhật Bản về việc xây dựng nhà xưởng mới có vốn đầu tư hơn 20 tỷ đồng. Một trong những điều kiện tiên quyết là phía Việt Nam phải hoàn tất thủ tục hành chính liên quan đến quyền sử dụng đất và đầu tư trước ngày 20/6/2025 để giữ tiến độ.
Ngày 10/6/2025, kế toán công ty được giao nhiệm vụ đăng ký tài khoản định danh điện tử để thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến. Trong quá trình điền hồ sơ trên ứng dụng VNeID, người này vô tình nhập sai 2 số trong mã số doanh nghiệp — từ “3701234567” thành “3701236547”. Hệ thống không đối chiếu được dữ liệu và sau 5 ngày, cơ quan định danh gửi thông báo từ chối cấp tài khoản do thông tin không khớp.
Vì không phát hiện sai sót ngay từ đầu, doanh nghiệp buộc phải chuyển sang nộp hồ sơ giấy, đồng thời phải giải trình lý do sai lệch. Thêm 5 ngày nữa trôi qua, đến khi tài khoản định danh được cấp thì thời hạn cam kết với phía Nhật Bản đã hết. Đối tác sau đó thông báo sẽ tạm hoãn hợp tác để đánh giá lại mức độ chuyên nghiệp trong thủ tục pháp lý của phía Việt Nam.
Dù chỉ là một lỗi nhỏ về số liệu, Công ty Ánh Dương đã phải đối mặt với thiệt hại lớn về uy tín và khả năng mất đi một cơ hội đầu tư hiếm có.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Bắt đầu từ ngày 01/7/2025, tài khoản định danh điện tử sẽ là cách duy nhất để doanh nghiệp làm thủ tục hành chính. Dù không có quy định phạt nhưng nếu bạn không đăng ký thì chắc chắn sẽ gây ra nhiều trục trặc. Để công việc không bị gián đoạn, tốt nhất doanh nghiệp nên đăng ký sớm theo hướng dẫn tại Điều 12 Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Việc này sẽ giúp bạn tiếp tục làm việc thuận lợi hơn với cơ quan nhà nước.
