Công khai bảng lương là nghĩa vụ bắt buộc của doanh nghiệp trước khi áp dụng. Việc không thực hiện đúng quy định có thể bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động và uy tín của đơn vị sử dụng lao động.
1. Khi nào phải công khai bảng lương tại nơi làm việc?
Quy định này được nêu cụ thể tại khoản 3 Điều 93 Bộ luật Lao động 2019 như sau:
Điều 93. Xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động
...
3. Người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương và định mức lao động.
Thang lương, bảng lương và mức lao động phải được công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện.
Doanh nghiệp muốn áp dụng bảng lương thì phải công bố rõ ràng cho người lao động biết trước khi áp dụng. Đây là nguyên tắc bắt buộc. Luật đã quy định cụ thể: trước khi thực hiện, bảng lương phải được công khai tại nơi làm việc.
Việc công bố là cách để đảm bảo người lao động được tiếp cận thông tin đầy đủ về mức lương của mình. Họ cần biết mình đang được xếp vào bậc nào, mức lương ra sao, cơ sở tính lương thế nào – từ đó mới có thể giám sát quyền lợi và tránh bị thiệt thòi.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Thiết bị kỹ thuật Vĩnh Minh vừa hoàn tất việc xây dựng lại thang lương, bảng lương cho toàn bộ hệ thống nhân sự sau khi có thay đổi về cơ cấu chức danh. Trước khi đưa vào áp dụng, công ty tổ chức một buổi họp trực tuyến toàn thể, trong đó đại diện phòng nhân sự trình bày rõ nguyên tắc phân chia bậc lương, cách tính lương theo vị trí và hiệu suất công việc. Sau buổi họp, toàn bộ bảng lương được niêm yết tại bảng thông tin nội bộ của công ty và đăng tải trên hệ thống phần mềm nhân sự để mọi nhân viên có thể tra cứu.
Ngoài ra, do công ty có tổ chức công đoàn cơ sở, trước đó phòng nhân sự cũng đã gửi dự thảo bảng lương để lấy ý kiến phản biện từ đại diện người lao động. Sau khi được thống nhất và thử nghiệm mức lao động thực tế trong một tháng, bảng lương mới được ban hành chính thức vào tháng 6/2025.
(Đây là tình huống giả định nhằm minh hoạ vấn đề pháp lý trên)
2. Không công khai bảng lương bị phạt bao nhiêu tiền?
Quy định này được nêu cụ thể tại khoản 1 Điều 17 và khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP như sau:
Điều 17. Vi phạm quy định về tiền lương
1. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Không công bố công khai tại nơi làm việc trước khi thực hiện: thang lương, bảng lương; mức lao động; quy chế thưởng;
b) Không xây dựng thang lương, bảng lương hoặc định mức lao động; không áp dụng thử mức lao động trước khi ban hành chính thức;
c) Không tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng thang lương, bảng lương; định mức lao động; quy chế thưởng;
d) Không thông báo bảng kê trả lương hoặc có thông báo bảng kê trả lương cho người lao động nhưng không đúng theo quy định;
đ) Không trả lương bình đẳng hoặc phân biệt giới tính đối với người lao động làm công việc có giá trị như nhau.
...
Điều 6. Mức phạt tiền, thẩm quyền xử phạt và nguyên tắc áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính nhiều lần
1. Mức phạt tiền quy định đối với các hành vi vi phạm quy định tại Chương II, Chương III và Chương IV Nghị định này là mức phạt đối với cá nhân, trừ trường hợp quy định tại khoản 1, 2, 3, 5 Điều 7; khoản 3, 4, 6 Điều 13; khoản 2 Điều 25; khoản 1 Điều 26; khoản 1, 5, 6, 7 Điều 27; khoản 8 Điều 39; khoản 5 Điều 41; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12 Điều 42; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8 Điều 43; khoản 1, 2, 3, 4, 5, 6 Điều 45; khoản 3 Điều 46 Nghị định này. Mức phạt tiền đối với tổ chức bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Việc không công bố bảng lương tại nơi làm việc trước khi thực hiện khiến doanh nghiệp đối mặt với xử phạt hành chính. Mức phạt theo quy định là từ 5 đến 10 triệu đồng nếu người vi phạm là cá nhân, và gấp đôi – tức từ 10 đến 20 triệu đồng – nếu là tổ chức. Kể cả khi doanh nghiệp có làm bảng lương đầy đủ, minh bạch, nhưng không công bố đúng thời điểm (tức là trước khi áp dụng), thì vẫn bị xem là vi phạm. Trường hợp công bố sau, hoặc chỉ gửi nội bộ trong ban quản lý mà không thông báo rõ ràng tới người lao động, thì cũng bị xử lý như chưa công bố.
Ngoài ra, hành vi này thường đi kèm với nhiều lỗi khác như: không có sự tham khảo ý kiến công đoàn, không thử nghiệm mức lao động, hoặc không thông báo rõ bảng kê trả lương.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Thương mại Thành Hưng áp dụng bảng lương mới từ tháng 4/2025 nhưng không thông báo cho toàn thể nhân viên. Chỉ một số quản lý cấp trung được biết thông tin này. Đến khi nhận lương, chị Trần Thị Lệ – nhân viên phòng kế toán – phát hiện mình bị giảm hệ số lương so với tháng trước. Bức xúc vì không được biết trước, chị Lệ phản ánh lên Sở Lao động – Thương binh và Xã hội địa phương.
Sau buổi làm việc, đoàn thanh tra xác định công ty đã không công bố bảng lương theo đúng quy định tại Điều 93 Bộ luật Lao động 2019. Căn cứ Điều 17 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, công ty bị xử phạt 10 triệu đồng vì là tổ chức vi phạm. Đồng thời bị nhắc nhở chấn chỉnh lại quy trình quản trị nhân sự.
(Đây là tình huống giả định nhằm minh hoạ vấn đề pháp lý trên)
3. Kết luận
Doanh nghiệp bắt buộc phải công khai bảng lương tại nơi làm việc trước khi áp dụng. Nếu không thực hiện đúng, dù có xây dựng bảng lương đầy đủ vẫn bị coi là vi phạm và có thể bị xử phạt từ 5 đến 10 triệu đồng đối với cá nhân, từ 10 đến 20 triệu đồng đối với tổ chức. Việc công khai đúng thời điểm không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn giúp bảo vệ quyền lợi người lao động và tạo sự minh bạch trong nội bộ doanh nghiệp.
