Từ ngày 1/7/2025, hoạt động công chứng sẽ có thêm yêu cầu về việc ghi nhận hình ảnh người ký cùng công chứng viên để lưu trong hồ sơ. Đây là một bước thay đổi đáng chú ý trong quy trình công chứng, áp dụng cho cả hình thức công chứng giấy và công chứng điện tử. Việc nắm rõ các quy định mới cũng như tình huống phát sinh trên thực tế sẽ giúp người dân và doanh nghiệp chủ động hơn khi thực hiện thủ tục công chứng.
1. Có bắt buộc chụp ảnh khi ký văn bản công chứng không?
Theo khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định
Điều 50. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng
1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.
Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.
2. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết giao dịch của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào văn bản giao dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.
Việc đăng ký chữ ký mẫu được thực hiện trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc bằng văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp của người đăng ký và đóng dấu của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đó.
...
Từ ngày 1/7/2025, mọi hoạt động ký văn bản công chứng đều phải được ghi nhận bằng hình ảnh, đây là điểm mới quan trọng trong việc nâng cao tính minh bạch, hạn chế tranh chấp về sau. Việc chụp ảnh sẽ giúp chứng minh rằng người yêu cầu công chứng đã ký trực tiếp trước mặt công chứng viên, không có sự mạo danh hay ép buộc.
Ảnh chụp này sẽ trở thành một phần không thể thiếu trong hồ sơ công chứng, có giá trị pháp lý như một bằng chứng xác nhận quy trình ký đã diễn ra hợp lệ. Trong trường hợp có tranh chấp phát sinh, hình ảnh lưu trữ sẽ được trích xuất để đối chiếu, xác minh tính xác thực của nội dung giao dịch đã công chứng.
Tình huống giả định
Văn phòng công chứng từ chối xử lý do thiếu ảnh chụp
-
Bà thu đến công chứng vào đầu tháng 7/2025
Bà Lê Thị Thu (trú tại quận Ba Đình, TP. Hà Nội) đến một văn phòng công chứng để lập di chúc cá nhân. Đây là lần đầu bà đi công chứng kể từ khi luật mới có hiệu lực. -
Bà Thu từ chối chụp ảnh
Khi cán bộ công chứng viên yêu cầu chụp ảnh tại chỗ trước khi ký, bà Thu bối rối vì chưa biết quy định này. Do có việc gấp, bà xin được ký luôn mà không chụp ảnh. -
Bị từ chối thực hiện công chứng
Công chứng viên giải thích rõ đây là quy định bắt buộc và không thể linh động. Bà Thu đành phải quay lại vào hôm sau, sau khi sắp xếp được thời gian chụp ảnh đúng quy định.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến được quy định cụ thể ra sao?
Căn cứ Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định về việc chụp ảnh khi công chứng:
Điều 46. Chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng
1. Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 50 của Luật Công chứng được thực hiện theo quy định tại Điều này, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:
a) Nhận diện được người ký văn bản công chứng và công chứng viên thực hiện việc công chứng;
b) Rõ ràng, sắc nét, không dễ bay màu hoặc phai mực; không được cắt ghép, chỉnh sửa, thêm, bớt chi tiết hoặc bối cảnh;
c) Được in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; trường hợp sử dụng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước ảnh tối thiểu là 13cm x 18cm.
2. Trường hợp việc điểm chỉ được thực hiện thay cho việc ký thì ảnh chụp công chứng viên chứng kiến việc điểm chỉ cũng được thực hiện theo quy định tại Điều này.
3. Trường hợp việc công chứng có người làm chứng, người phiên dịch thì việc chụp ảnh người làm chứng, người phiên dịch ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Điều này.
4. Trường hợp có nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại cùng một thời điểm và cùng một địa điểm thì có thể chụp ảnh từng người ký trước sự chứng kiến công chứng viên hoặc chụp ảnh chung tất cả những người ký trước sự chứng kiến công chứng viên; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này.
Trường hợp nhiều người tham gia giao dịch ký văn bản công chứng tại các thời điểm hoặc địa điểm khác nhau thì chụp ảnh người ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên tại các thời điểm hoặc địa điểm tương ứng; ảnh chụp phải bảo đảm các yêu cầu quy định tại Điều này.
5. Ảnh chụp là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.
6. Trường hợp người yêu cầu công chứng và công chứng viên thấy cần thiết thì có thể quay phim quá trình diễn ra việc các bên tham gia giao dịch ký văn bản công chứng; tư liệu hình ảnh là một thành phần của hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.
7. Quy định về chụp ảnh quy định tại Điều này được áp dụng đối với quy trình công chứng điện tử quy định tại Mục 2 của Chương này.
Ảnh chụp ký công chứng phải thể hiện rõ gương mặt của cả công chứng viên và người ký. Ảnh không được chỉnh sửa, không mờ nhòe, có thể là ảnh màu hoặc đen trắng tùy điều kiện. Ảnh sẽ được in và lưu giữ cùng hồ sơ công chứng tại văn phòng, kể cả công chứng điện tử.
Ngoài ra, nếu có người làm chứng hoặc người phiên dịch, họ cũng sẽ được chụp ảnh tương tự khi ký hoặc điểm chỉ. Trường hợp có nhiều người ký cùng lúc thì có thể chụp chung.
Tình huống giả định
Văn bản công chứng bị vô hiệu do ảnh chụp không đúng quy định
-
Bà Lan thực hiện sai hình thức
Tháng 8/2025, bà Phạm Thị Lan (trú tại TP. Đà Nẵng) ký hợp đồng mua bán nhà đất tại một văn phòng công chứng. Sau khi ký, ảnh chụp bà và công chứng viên được lưu lại dưới dạng ảnh đen trắng in trên giấy thường, không đúng định dạng A4. -
Tranh chấp phát sinh sau công chứng
Tháng 10/2025, bên bán xảy ra tranh chấp với bà Lan và yêu cầu tòa án xem xét tính hợp lệ của hợp đồng công chứng. Trong quá trình kiểm tra, hồ sơ bị phát hiện ảnh chụp không đúng quy định về chất lượng và định dạng. -
Văn bản bị tuyên vô hiệu
Do ảnh lưu không bảo đảm điều kiện theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP, cơ quan chức năng tuyên hợp đồng công chứng vô hiệu về mặt hình thức. Bà Lan phải làm lại thủ tục công chứng từ đầu và chịu rủi ro về quyền lợi pháp lý.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Từ đầu tháng 7 năm 2025, việc ký văn bản công chứng phải được chụp ảnh để lưu trữ. Đây là quy định bắt buộc trong cả công chứng giấy và công chứng điện tử, nhằm tăng tính minh bạch, giảm rủi ro tranh chấp và nâng cao giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
