Chữ viết trong văn bản công chứng là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tính pháp lý và sự minh bạch trong giao dịch. Theo quy định hiện hành, chỉ được sử dụng tiếng Việt trong công chứng, việc dùng tiếng nước ngoài là không phù hợp. Bên cạnh đó, hành vi sử dụng chữ viết không đúng quy định trong văn bản công chứng có thể bị xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật.
1. Văn bản công chứng có được dùng chữ viết bằng tiếng nước ngoài không?
Điều 7 Luật Công chứng 2024 quy định:
Điều 7. Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng
Tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt; trường hợp người yêu cầu công chứng sử dụng tiếng nói, chữ viết không phải là tiếng Việt hoặc sử dụng ngôn ngữ của người khuyết tật thì phải dịch sang tiếng Việt.
Theo Luật Công chứng 2024, tất cả văn bản do công chứng viên lập, ghi nhận hoặc xác nhận đều phải sử dụng tiếng Việt. Đây là nguyên tắc bắt buộc, áp dụng trong mọi tình huống, nhằm đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và thống nhất trong hoạt động công chứng. Việc sử dụng tiếng Việt giúp bảo đảm nội dung văn bản được tất cả các bên hiểu đúng, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra, lưu trữ và sử dụng trong các quy trình tố tụng, hành chính tại Việt Nam.
Trong một số trường hợp có người tham gia là người nước ngoài hoặc người dân tộc thiểu số không thông thạo tiếng Việt, pháp luật cho phép sử dụng phiên dịch viên, nhưng nội dung của văn bản công chứng vẫn phải viết hoàn toàn bằng tiếng Việt. Các phiên bản dịch (nếu có) chỉ được coi là bản tham khảo và không có giá trị pháp lý như bản tiếng Việt đã được công chứng.
Việc sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản công chứng, dù chỉ là một phần, cũng có thể dẫn tới việc văn bản bị vô hiệu hoặc bị xử lý vi phạm hành chính.
Tình huống giả định:
- Yêu cầu công chứng hợp đồng mua bán nhà ở
Ông Nguyễn Quốc Hùng, công chứng viên thuộc Văn phòng công chứng Thành Đạt tại TP. Hồ Chí Minh, tiếp nhận hồ sơ công chứng hợp đồng mua bán nhà ở giữa ông Trần Minh Quân và ông John, một người quốc tịch Mỹ đang cư trú hợp pháp tại Việt Nam. - Tự ý lập hợp đồng song ngữ mà không có phiên dịch viên
Do ông John không thành thạo tiếng Việt, ông Hùng đã tự soạn hợp đồng bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh, mà không mời phiên dịch viên được đăng ký tại Sở Tư pháp theo quy định pháp luật. Nội dung về quyền và nghĩa vụ trong hợp đồng được trình bày song ngữ Việt – Anh để các bên dễ đối chiếu. -
Văn bản bị phát hiện sử dụng tiếng nước ngoài trái quy định
Trong đợt kiểm tra định kỳ, Phòng Tư pháp quận phát hiện hợp đồng công chứng có sử dụng tiếng nước ngoài mà không kèm chữ ký của phiên dịch viên được cấp thẻ, vi phạm quy định tại Điều 7 Luật Công chứng năm 2024 về ngôn ngữ sử dụng trong văn bản công chứng. - Xử lý sai phạm và thu hồi văn bản công chứng
Hành vi của công chứng viên bị xác định là trái quy định, làm ảnh hưởng đến tính hợp pháp và hiệu lực của văn bản công chứng. Văn phòng công chứng bị buộc phải thu hồi văn bản sai phạm, và công chứng viên Hùng bị đề xuất xử phạt hành chính theo quy định hiện hành.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
2. Sử dụng chữ viết tiếng nước ngoài trong công chứng thì bị xử phạt như thế nào?
Khoản 4 Điều 4 và điểm e khoản 2 Điều 15 Nghị định 82/2020/NĐ-CP quy định:
Điều 4. Quy định về mức phạt tiền, thẩm quyền phạt tiền đối với cá nhân, tổ chức
1. Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân trong các lĩnh vực: hành chính tư pháp, hôn nhân và gia đình là 30.000.000 đồng.
2. Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân trong các lĩnh vực: thi hành án dân sự, phá sản doanh nghiệp, hợp tác xã là 40.000.000 đồng.
3. Mức phạt tiền tối đa đối với cá nhân trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp là 50.000.000 đồng.
4. Mức phạt tiền quy định tại các Chương II, III, IV, V, VI và VII Nghị định này được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân, trừ các điều quy định tại khoản 5 Điều này. Trường hợp tổ chức có hành vi vi phạm hành chính như của cá nhân thì mức phạt tiền bằng 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Điều 15. Hành vi vi phạm quy định hoạt động hành nghề công chứng
...
2. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:
...
e) Không dùng tiếng nói hoặc chữ viết là tiếng Việt;
...
Việc sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản công chứng không chỉ vi phạm Điều 7 Luật Công chứng 2024 mà còn là hành vi bị xử phạt hành chính theo quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP. Mức phạt được áp dụng từ 3 triệu đến 7 triệu đồng, và đây là mức phạt dành cho cá nhân. Nếu tổ chức hành nghề công chứng vi phạm, mức phạt sẽ gấp đôi (theo khoản 4 Điều 4 cùng Nghị định).
Quy định này nhằm đảm bảo tính thống nhất trong ngôn ngữ sử dụng tại Việt Nam trong các văn bản pháp lý có tính ràng buộc. Việc dùng tiếng nước ngoài có thể dẫn đến hiểu lầm, tranh chấp về nội dung, và đặc biệt là làm giảm khả năng kiểm tra, giám sát, lưu trữ của các cơ quan có thẩm quyền.
Trong trường hợp có yếu tố nước ngoài, giải pháp hợp pháp là sử dụng phiên dịch viên đủ điều kiện, nhưng nội dung vẫn phải thể hiện bằng tiếng Việt trong văn bản công chứng. Các bản dịch, nếu có, chỉ mang tính chất hỗ trợ và không thay thế bản gốc bằng tiếng Việt.
Tình huống giả định:
Văn phòng công chứng bị xử phạt vì sử dụng tiếng Trung trong hợp đồng thuê nhà
- Yêu cầu công chứng hợp đồng thuê nhà có yếu tố nước ngoài
Tháng 3/2025, Văn phòng công chứng Thiên Lý (quận 5, TP. Hồ Chí Minh) tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng thuê nhà giữa bà Phạm Hồng Hạnh (người Việt Nam) và ông Zhang Wei (quốc tịch Trung Quốc, đang cư trú tại TP.HCM). Do ông Zhang không thành thạo tiếng Việt, các bên đề nghị lập hợp đồng có phần tiếng Trung để tiện theo dõi. - Công chứng viên tự ý lập văn bản song ngữ không qua phiên dịch viên
Công chứng viên Nguyễn Tấn Hòa đã soạn thảo văn bản công chứng gồm hai phần tiếng Việt và tiếng Trung, nhằm tạo thuận lợi cho hai bên ký kết. Tuy nhiên, việc sử dụng tiếng nước ngoài trong văn bản công chứng không thông qua phiên dịch viên được đăng ký hợp lệ tại Sở Tư pháp, vi phạm quy định bắt buộc về ngôn ngữ sử dụng trong hoạt động công chứng. - Cơ quan thanh tra phát hiện vi phạm ngôn ngữ trong văn bản công chứng
Một tháng sau, Thanh tra Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh trong đợt kiểm tra định kỳ đã phát hiện văn bản công chứng có nội dung bằng tiếng Trung, vi phạm quy định mọi văn bản công chứng phải được lập bằng tiếng Việt, trường hợp có yếu tố nước ngoài thì phải có phiên dịch viên chuyên ngành được cấp thẻ hành nghề tham gia và xác nhận. - Xử phạt hành chính cá nhân và tổ chức hành nghề công chứng
Hành vi sai phạm trên khiến công chứng viên Nguyễn Tấn Hòa bị xử phạt 5.000.000 đồng theo quy định tại Nghị định 82/2020/NĐ-CP. Bên cạnh đó, Văn phòng công chứng Thiên Lý - với vai trò là tổ chức hành nghề chịu trách nhiệm liên đới - cũng bị xử phạt 10.000.000 đồng với lỗi tương tự. Đồng thời, hợp đồng thuê nhà bị yêu cầu hủy bỏ và công chứng lại đúng quy định pháp luật.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
3. Kết luận
Chữ viết trong văn bản công chứng phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật nhằm đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Tất cả văn bản công chứng đều phải sử dụng tiếng Việt, không được dùng tiếng nước ngoài. Nếu vi phạm quy định này, công chứng viên hoặc tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xử phạt hành chính từ 3.000.000 đến 7.000.000 đồng, hoặc gấp đôi nếu là tổ chức.
