Phòng công chứng được phép thuê địa điểm làm trụ sở nếu bảo đảm điều kiện theo luật và hợp đồng thuê có thời hạn tối thiểu 2 năm.
Việc tổ chức và hoạt động của Phòng công chứng luôn gắn liền với những quy định pháp lý chặt chẽ nhằm bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả. Một trong những vấn đề được quan tâm là Phòng công chứng có thể thuê địa điểm để làm trụ sở nếu đáp ứng điều kiện nhất định. Pháp luật đã xác định rõ thời gian và hạn cuối để các Phòng công chứng hoàn tất việc chuyển đổi sang Văn phòng công chứng
1. Thuê địa điểm để làm trụ sở phòng công chứng có được không?
Điều 8 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định:
Điều 8. Điều kiện về trụ sở của Phòng công chứng
1. Có địa chỉ cụ thể theo địa giới hành chính.
2. Bảo đảm diện tích làm việc cho công chứng viên, viên chức khác, người lao động, diện tích sử dụng chung và diện tích chuyên dùng theo quy định pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc của cơ sở hoạt động sự nghiệp và pháp luật về quản lý, sử dụng tài sản công; bảo đảm các điều kiện về phòng, chống cháy nổ và lưu trữ hồ sơ công chứng theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp thuê trụ sở thì thời hạn thuê tối thiểu là 02 năm.
Phòng công chứng có thể lựa chọn hình thức thuê địa điểm làm trụ sở, miễn là bảo đảm đầy đủ các điều kiện về cơ sở vật chất và pháp lý. Thời hạn thuê phải tối thiểu 02 năm để tránh tình trạng thay đổi địa điểm liên tục, gây khó khăn cho tổ chức và người dân khi đến giao dịch. Ngoài ra, trụ sở phải đáp ứng yêu cầu về diện tích làm việc cho công chứng viên và nhân viên, có khu vực lưu trữ hồ sơ an toàn, cùng các điều kiện về phòng cháy chữa cháy.
Tình huống giả định:
-
Phòng công chứng Minh Khánh ký hợp đồng thuê trụ sở
Tháng 6/2026, Phòng công chứng Minh Khánh tại TP. Đà Nẵng ký hợp đồng thuê một tòa nhà 3 tầng trên đường Nguyễn Văn Linh để làm trụ sở, thời hạn thuê là 05 năm. -
Cơ quan chức năng kiểm tra điều kiện
Sở Tư pháp TP. Đà Nẵng tiến hành kiểm tra và xác nhận trụ sở đáp ứng yêu cầu về diện tích làm việc, phòng cháy chữa cháy và khu vực lưu trữ hồ sơ theo quy định tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP. -
Hoạt động công chứng được triển khai ổn định
Nhờ đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý và ký hợp đồng thuê dài hạn, Phòng công chứng Minh Khánh được cấp phép hoạt động tại địa điểm mới, tạo thuận lợi cho người dân và doanh nghiệp đến giao dịch.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
2. Khi nào phải chuyển đổi từ Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng?
Điều 15 Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định:
Điều 15. Lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng
1. Căn cứ mức tự chủ tài chính của Phòng công chứng, lộ trình hoàn thành việc chuyển đổi, giải thể Phòng công chứng tại các địa phương được thực hiện như sau:
a) Đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2026;
b) Đối với các Phòng công chứng tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2027;
c) Đối với các Phòng công chứng không thuộc điểm a và điểm b khoản này: Chậm nhất là ngày 31 tháng 12 năm 2028.
2. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh căn cứ quy định của Luật Công chứng, Nghị định này, pháp luật về tổ chức, sắp xếp lại đơn vị sự nghiệp công lập và tình hình thực tế tại địa phương để quyết định việc chuyển đổi, giải thể các Phòng công chứng của địa phương phù hợp với lộ trình quy định tại khoản 1 Điều này.
Việc chuyển đổi Phòng công chứng sang Văn phòng công chứng được quy định dựa trên mức độ tự chủ tài chính. Những đơn vị có khả năng tự trang trải chi thường xuyên và đầu tư phải hoàn thành sớm nhất, chậm nhất vào cuối năm 2026. Các phòng chỉ tự bảo đảm chi thường xuyên thì có thêm một năm, tức đến cuối năm 2027. Đối với những phòng chưa tự chủ tài chính, thời hạn muộn nhất là ngày 31/12/2028.
Tình huống giả định:
-
UBND tỉnh Quảng Nam chỉ đạo lộ trình chuyển đổi
Tháng 1/2026, UBND tỉnh Quảng Nam ban hành kế hoạch chuyển đổi Phòng công chứng số 1 thành Văn phòng công chứng theo quy định. Đơn vị này được xếp vào nhóm tự bảo đảm toàn bộ chi thường xuyên và chi đầu tư. -
Sở Tư pháp Quảng Nam triển khai kiểm tra và hỗ trợ
Trong suốt năm 2026, Sở Tư pháp phối hợp với Phòng công chứng số 1 rà soát hồ sơ, điều kiện nhân sự và cơ sở vật chất để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi. Đồng thời, Sở cũng hỗ trợ xây dựng quy chế hoạt động của Văn phòng công chứng mới. -
Hoàn tất chuyển đổi trước hạn cuối
Đến tháng 11/2026, Phòng công chứng số 1 hoàn thành thủ tục và chính thức hoạt động dưới mô hình Văn phòng công chứng, bảo đảm đúng hạn chót 31/12/2026. Việc chuyển đổi thuận lợi giúp duy trì ổn định hoạt động công chứng trên địa bàn.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
3. Kết luận
Pháp luật cho phép Phòng công chứng thuê địa điểm làm trụ sở nếu đáp ứng điều kiện cần thiết, trong đó thời hạn thuê tối thiểu là 2 năm cùng các yêu cầu về diện tích, phòng cháy chữa cháy và lưu trữ hồ sơ. Đồng thời, các Phòng công chứng trên cả nước sẽ phải chuyển đổi thành Văn phòng công chứng theo lộ trình, chậm nhất là ngày 31/12/2028 tùy theo mức độ tự chủ tài chính của từng đơn vị.
