Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là căn cứ pháp lý xác lập tư cách của một chủ thể kinh doanh. Đồng thời, việc thất lạc loại giấy tờ này vẫn thường xuyên xảy ra do chuyển địa điểm, thay đổi nhân sự hoặc sơ suất trong việc lưu trữ hồ sơ. Từ đó phát sinh nhiều băn khoăn pháp lý: Việc làm mất giấy đăng ký doanh nghiệp có bị xử phạt không? Trong thời gian chưa được cấp lại, doanh nghiệp có được phép tiếp tục hoạt động? Trợ lý luật sẽ phân tích các quy định pháp luật hiện hành để làm rõ những vấn đề này một cách hệ thống và chính xác.
1. Làm mất giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có bị phạt không?
Trên thực tế, không ít doanh nghiệp khi bị thất lạc giấy đăng ký kinh doanh đều lo lắng sẽ bị xử phạt hành chính, thậm chí bị đình chỉ hoạt động. Tuy nhiên, pháp luật hiện hành đã có quy định cụ thể về việc cấp lại trong những trường hợp này và không coi đây là hành vi vi phạm pháp luật nếu doanh nghiệp chủ động thực hiện đúng quy trình, được quy định tại Điều 27 Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều 68 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, cụ thể:
Điều 27. Cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
...
2. Trường hợp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bị mất, bị hư hỏng hoặc bị hủy hoại dưới hình thức khác, doanh nghiệp được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và phải nộp lệ phí theo quy định của pháp luật.
...
Điều 68. Cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
1. Trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu được cấp lại Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp do bị mất, cháy, rách, nát hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác, doanh nghiệp gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính. Phòng Đăng ký kinh doanh xem xét cấp lại trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị.
...
Trong quá trình hoạt động, việc thất lạc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là chuyện có thể xảy ra với bất kỳ tổ chức nào – dù là doanh nghiệp lớn hay nhỏ. Có thể là do di chuyển trụ sở, thay đổi nhân sự, hỏa hoạn, thiên tai hoặc đơn giản là cất nhầm hồ sơ… Khi mất giấy đăng ký kinh doanh, nhiều người lo lắng liệu có bị xử phạt hành chính hay ảnh hưởng gì đến tư cách pháp lý của doanh nghiệp không.
Tuy nhiên, pháp luật hiện hành không coi việc làm mất giấy chứng nhận là hành vi vi phạm, và cũng không đặt ra hình thức xử phạt nào trong trường hợp này – miễn là doanh nghiệp chủ động xin cấp lại theo đúng quy trình. Tức là, nếu phát hiện bị mất, doanh nghiệp cần nhanh chóng gửi văn bản đề nghị cấp lại đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở, để được cấp lại bản sao hợp lệ. Thời gian giải quyết là 03 ngày làm việc – tương đối nhanh và thuận tiện.
Dù không bị phạt, nhưng nếu doanh nghiệp chậm trễ không xin cấp lại hoặc để tình trạng mất giấy kéo dài, hậu quả thực tế có thể rất đáng tiếc. Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý, là điều kiện để ký hợp đồng, giao dịch, làm thủ tục ngân hàng, đấu thầu, xin giấy phép con... Nếu thiếu, doanh nghiệp dễ bị đối tác ngần ngại, bị từ chối hợp tác, hoặc tệ hơn là bị nghi ngờ “kinh doanh không phép”.
Ngoài ra, trong một số lĩnh vực có điều kiện (như y tế, giáo dục, vận tải…), khi cơ quan chức năng kiểm tra hành chính hoặc xử lý vi phạm mà không xuất trình được giấy chứng nhận thì doanh nghiệp có thể bị xử lý vì không chứng minh được hoạt động hợp pháp tại thời điểm kiểm tra, chứ không phải bị phạt vì làm mất giấy.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Dịch vụ Mai Phương chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn du học tại Hà Nội. Sau khi chuyển văn phòng sang địa chỉ mới, bộ phận hành chính làm thất lạc giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc. Do vẫn còn bản scan và các giấy tờ điện tử đầy đủ nên công ty chủ quan, không đi xin cấp lại ngay.
Hai tháng sau, công ty nộp hồ sơ xin cấp phép tổ chức một hội thảo du học kết hợp tư vấn tuyển sinh với một trường đại học nước ngoài. Trong quá trình xem xét, Sở Giáo dục yêu cầu bổ sung giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc để hoàn tất thủ tục xác minh pháp lý. Lúc này, nhân viên mới phát hiện bản gốc đã thất lạc từ lâu, và không thể trình ra đúng thời hạn.
Hậu quả là hồ sơ xin tổ chức hội thảo bị từ chối. Chương trình đành phải hoãn lại, đối tác nước ngoài thì mất niềm tin và đề nghị chấm dứt hợp tác. Công ty không bị xử phạt gì, nhưng thiệt hại tài chính lên đến gần 300 triệu đồng vì chi phí thuê hội trường, quảng cáo, vé máy bay và các khoản đã ứng trước.
Ngay sau đó, công ty mới làm văn bản xin cấp lại giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và nhận lại bản mới sau 3 ngày. Dù thủ tục rất nhanh, nhưng “mất bò mới lo làm chuồng” – sự cố này đã khiến doanh nghiệp phải gánh hậu quả nặng nề chỉ vì chủ quan với một giấy tờ tưởng như nhỏ.
(Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm minh họa cho quy định pháp luật.)
2. Kinh doanh không có giấy đăng ký kinh doanh có bị phạt không?
Theo quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, việc kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc ngành nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện mà không có hoặc không xuất trình được giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hợp lệ tại thời điểm kiểm tra sẽ bị xử phạt như sau:
Điều 6. Vi phạm quy định về hoạt động kinh doanh theo giấy phép
...
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:a) Kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thuộc ngành, nghề đầu tư kinh doanh có điều kiện mà không có giấy phép kinh doanh theo quy định;
…4. Phạt tiền từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với hành vi tiếp tục hoạt động kinh doanh trong thời gian bị cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền đình chỉ hoạt động, tước quyền sử dụng hoặc thu hồi giấy phép kinh doanh.
...
Khác với việc làm mất giấy tờ (có thể được xin cấp lại), nếu doanh nghiệp vẫn tiếp tục hoạt động trong khi không có hoặc không thể xuất trình giấy đăng ký doanh nghiệp khi được yêu cầu, đặc biệt với những ngành nghề kinh doanh có điều kiện, thì hành vi này có thể bị xử phạt.
Trường hợp thường gặp là doanh nghiệp đã bị mất giấy chứng nhận nhưng chủ quan, không xin cấp lại kịp thời. Khi bị kiểm tra, doanh nghiệp không có giấy tờ chứng minh tư cách pháp lý, dẫn đến việc bị lập biên bản vì "kinh doanh khi không có giấy phép hợp lệ", mặc dù thực tế họ từng được cấp giấy.
Đặc biệt, trong các ngành nghề yêu cầu giấy phép con (như giáo dục, y tế, thực phẩm, du lịch...), cơ quan chức năng rất nghiêm ngặt với việc kiểm tra hồ sơ pháp lý. Nếu doanh nghiệp không chứng minh được tính hợp pháp khi đang hoạt động – dù là vì mất giấy – thì vẫn bị coi là vi phạm, và bị xử lý như đang kinh doanh không phép.
Doanh nghiệp vi phạm có thể bị phạt từ 10 triệu đồng trở lên, tùy theo mức độ và tính chất vi phạm. Nếu là tổ chức hoặc đã bị nhắc nhở trước đó mà vẫn tái phạm, mức phạt có thể cao hơn. Trong trường hợp nghiêm trọng, doanh nghiệp còn có thể bị tạm ngừng hoạt động hoặc bị đình chỉ.
Tình huống giả định
Anh Lộc là chủ một cửa hàng kinh doanh vật liệu xây dựng ở quận 12, TP.HCM. Do bận việc gia đình, anh không trực tiếp quản lý cửa hàng mà giao toàn bộ sổ sách, giấy tờ cho nhân viên trông coi. Một hôm, anh phát hiện giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của công ty không còn trong tủ hồ sơ – khả năng cao là đã bị thất lạc khi dọn kho từ tháng trước.
Do thấy việc kinh doanh vẫn diễn ra bình thường, anh Lộc không quá lo lắng và chưa làm thủ tục xin cấp lại. Tuy nhiên, đến đầu tháng 5/2025, đoàn kiểm tra liên ngành của quận đến làm việc theo kế hoạch kiểm tra định kỳ. Khi được yêu cầu xuất trình giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp bản gốc, anh chỉ đưa được bản scan lưu trong máy tính.
Dù anh Lộc trình bày rằng công ty đã từng được cấp phép hợp pháp, và mất giấy là ngoài ý muốn, nhưng vì tại thời điểm kiểm tra doanh nghiệp không thể xuất trình bản gốc hay bất kỳ giấy tờ thay thế hợp lệ nào, đoàn kiểm tra đã lập biên bản về hành vi kinh doanh hàng hóa trong lĩnh vực đầu tư kinh doanh có điều kiện nhưng không có giấy phép theo điểm a khoản 3 Điều 6 Nghị định 98/2020/NĐ-CP.
Anh Lộc sau đó bị xử phạt 12 triệu đồng và buộc trong vòng 3 ngày phải hoàn tất thủ tục cấp lại giấy đăng ký doanh nghiệp nếu muốn tiếp tục hoạt động. Mặc dù không bị đình chỉ, nhưng sự cố khiến anh mất hợp đồng cung cấp hàng cho một công trình lớn, vì đối tác e ngại rủi ro pháp lý.
(Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm minh họa quy định pháp luật.)
Kết luận
Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp không chỉ là điều kiện bắt buộc để được kinh doanh hợp pháp, mà còn là căn cứ để chứng minh tư cách pháp nhân, thực hiện giao dịch và giải quyết các thủ tục pháp lý khác. Nếu làm mất giấy này, doanh nghiệp nên chủ động xin cấp lại theo đúng quy định, tránh để rơi vào tình trạng kinh doanh “không phép”. Trong trường hợp bị kiểm tra đột xuất mà không xuất trình được giấy tờ, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính – đặc biệt nếu đang kinh doanh trong lĩnh vực có điều kiện.
