Sử dụng con dấu hết giá trị bị cấm và có thể bị phạt từ 3–5 triệu đồng đối với cá nhân, tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi theo Nghị định 282/2025/NĐ-CP.
Con dấu hợp lệ là yếu tố quan trọng bảo đảm tính pháp lý của nhiều loại tài liệu và giao dịch. Khi con dấu hết giá trị sử dụng, việc quản lý và xử lý cần tuân thủ đúng quy định để tránh phát sinh rủi ro pháp lý cho cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân. Pháp luật hiện hành đã xác định rõ hành vi bị cấm và mức xử phạt đối với việc sử dụng con dấu không còn hiệu lực.
1. Pháp luật có cấm sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng không?
Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
...
3. Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng.
..
Khi một con dấu không còn giá trị sử dụng, cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân phải tiến hành hủy hoặc thay thế theo đúng thủ tục. Việc tiếp tục dùng con dấu đã hết hiệu lực sẽ làm sai lệch tính xác thực của tài liệu, gây nhầm lẫn cho cơ quan quản lý và ảnh hưởng đến trật tự pháp lý trong giao dịch. Do đó, pháp luật đặt hành vi này vào nhóm cấm để bảo đảm rằng mọi hồ sơ và văn bản được đóng dấu đều có giá trị pháp lý chính xác và minh bạch.
Tình huống giả định
- Công ty Đại Hưng phát hiện con dấu cũ đã hết giá trị
Công ty Cổ phần Đại Hưng tại tỉnh Khánh Hòa tiến hành rà soát hồ sơ nội bộ và phát hiện con dấu tròn cũ đã hết giá trị do doanh nghiệp đã thay đổi đăng ký kinh doanh từ tháng 3/2025. -
Doanh nghiệp ngừng sử dụng và thực hiện thủ tục theo quy định
Ngay khi xác định con dấu cũ không còn hiệu lực, ban lãnh đạo yêu cầu bộ phận hành chính dừng sử dụng hoàn toàn và lập hồ sơ thông báo mẫu dấu mới theo quy định. -
Con dấu cũ được xử lý đúng quy trình
Công ty gửi thông báo về việc thay đổi mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp và tiến hành tiêu hủy con dấu cũ dưới sự giám sát của bộ phận chuyên môn. Việc tuân thủ đầy đủ giúp doanh nghiệp đảm bảo hồ sơ pháp lý không gặp rủi ro.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Nếu sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng thì bị phạt bao nhiêu?
Khoản 3 Điều 16, khoản 2 Điều 5 Nghị định 282/2025/NĐ-CP quy định:
Nghị định 282/2025/NĐ-CP
Điều 16. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
...
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
...
d) Sử dụng con dấu hết giá trị sử dụng;
...
Điều 5. Quy định về mức phạt tiền tối đa, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính
...
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Mức xử phạt hành vi sử dụng con dấu hết giá trị được xác định tùy thuộc vào chủ thể vi phạm. Với cá nhân, mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng; doanh nghiệp hoặc tổ chức nếu vi phạm sẽ chịu mức phạt gấp đôi vì mức độ ảnh hưởng lớn hơn. Mức phạt này nhằm đảm bảo các chủ thể quản lý và sử dụng con dấu đúng thời hạn và không tạo ra sự nhầm lẫn trong các tài liệu, hồ sơ. Trong một số trường hợp, cơ quan chức năng còn áp dụng biện pháp buộc thu hồi hoặc tiêu hủy con dấu đã hết giá trị để tránh tái sử dụng.
Tình huống giả định
- Ông Hải vẫn dùng con dấu cũ sau khi thay đổi đăng ký kinh doanh
Ông Võ Thanh Hải, chủ hộ kinh doanh tại thành phố Cần Thơ, đã thay đổi địa chỉ kinh doanh từ tháng 8/2025. Tuy nhiên, ông vẫn sử dụng con dấu cũ trên các hóa đơn và hợp đồng dịch vụ vì cho rằng “chỉ khác địa chỉ nên không ảnh hưởng”. -
Hồ sơ bị phát hiện có con dấu hết giá trị sử dụng
Trong quá trình kiểm tra định kỳ, cán bộ Thanh tra Sở Nội vụ phát hiện con dấu trên các chứng từ không trùng với thông tin đã cập nhật trong hệ thống. Kết luận xác định con dấu cũ đã hết hiệu lực và ông Hải vẫn tiếp tục sử dụng trái quy định. -
Cá nhân bị xử phạt theo đúng mức quy định
Căn cứ Điều 16 Nghị định 282/2025/NĐ-CP, ông Hải bị phạt 4.000.000 đồng và buộc tiêu hủy toàn bộ chứng từ có đóng con dấu hết giá trị sử dụng. Nếu ông Hải là tổ chức thay vì cá nhân, mức phạt sẽ tăng gấp đôi.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Việc sử dụng con dấu hết giá trị có thể làm sai lệch thông tin pháp lý và gây ảnh hưởng đến tính hợp lệ của tài liệu. Pháp luật nghiêm cấm hành vi này và quy định rõ mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với cá nhân, còn tổ chức bị phạt gấp đôi. Duy trì việc sử dụng con dấu đúng hiệu lực giúp bảo đảm an toàn pháp lý và hạn chế rủi ro trong giao dịch.
