Cố ý làm biến dạng con dấu bị cấm và có thể bị phạt từ 3 triệu đến 5 triệu đồng, tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi và buộc nộp lại con dấu theo Nghị định 282/2025.
Con dấu là yếu tố thể hiện giá trị pháp lý của tài liệu và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức khi ban hành văn bản. Vì vậy, việc thay đổi hoặc can thiệp trái phép vào mẫu dấu đã đăng ký có thể gây ra hậu quả đáng kể trong giao dịch và quản lý hành chính. Pháp luật hiện hành quy định rõ đây là hành vi bị cấm và mức xử phạt hành chính đối với hành vi trên.
1. Cố ý làm biến dạng con dấu có phải là hành vi bị cấm không?
Điều 6 Nghị định 99/2016/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 6. Các hành vi bị nghiêm cấm
...
4. Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung mẫu con dấu đã đăng ký.
...
Con dấu được đăng ký và quản lý theo mẫu cố định, do đó mọi hành vi thay đổi hình dáng, kích thước, ký hiệu hoặc nội dung của con dấu đều bị cấm. Việc cố ý làm biến dạng mẫu dấu có thể dẫn đến tình trạng giả mạo giấy tờ, gây khó khăn cho cơ quan chức năng trong quá trình xác minh và làm giảm tính tin cậy của tài liệu. Vì vậy, pháp luật yêu cầu con dấu phải được sử dụng đúng nguyên trạng và chỉ thay đổi khi thực hiện đầy đủ thủ tục theo quy định.
Tình huống giả định
- Công ty Trường Phát phát hiện con dấu bị cong méo và xin đổi mẫu dấu mới
Công ty TNHH Trường Phát tại tỉnh Tây Ninh phát hiện con dấu của doanh nghiệp bị cong méo do nhiệt độ và áp lực đóng dấu trong thời gian dài. - Doanh nghiệp dừng sử dụng và thực hiện thủ tục đổi mẫu
Khi phát hiện dấu hiệu biến dạng, ban lãnh đạo yêu cầu dừng sử dụng con dấu ngay lập tức và lập hồ sơ đề nghị đổi mẫu dấu theo đúng quy định. Con dấu cũ được bảo quản nguyên trạng và không sửa chữa thủ công. -
Cơ sở khắc dấu cấp lại mẫu hợp lệ
Sau khi hoàn tất thủ tục thông báo mẫu dấu mới, công ty nhận được con dấu mới từ đơn vị khắc dấu được cấp phép. Việc tuân thủ quy định giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn pháp lý cho mọi giao dịch.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Hành vi làm biến dạng con dấu bị xử phạt bao nhiêu?
Khoản 3 Điều 16, khoản 2 Điều 5 Nghị định 282/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Nghị định 282/2025/NĐ-CP
Điều 16. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
...
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
...
đ) Cố ý làm biến dạng, sửa chữa nội dung con dấu đã đăng ký;
...
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm quy định tại các điểm b và đ khoản 2; các điểm a, d, đ và g khoản 3; điểm c khoản 4 Điều này;
...
Điều 5. Quy định về mức phạt tiền tối đa, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính
...
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Hành vi cố ý làm biến dạng con dấu không chỉ gây rủi ro cho giao dịch mà còn có thể dẫn đến việc giả mạo hoặc sử dụng trái phép mẫu dấu. Do đó, pháp luật quy định mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với cá nhân vi phạm, và tổ chức sẽ chịu mức phạt gấp đôi. Bên cạnh đó, người vi phạm bị buộc nộp lại con dấu và giấy chứng nhận đăng ký để cơ quan có thẩm quyền xử lý, nhằm ngăn ngừa việc tiếp tục sử dụng con dấu đã bị làm sai lệch.
Tình huống giả định
- Ông Hậu tự ý mài bớt cạnh con dấu để “đóng cho đẹp hơn”
Ông Nguyễn Hữu Hậu, chủ hộ kinh doanh tại tỉnh Đồng Nai, cho rằng con dấu của mình bị lem mực ở rìa nên đã dùng giấy nhám để mài bớt phần viền nhằm tạo nét đóng rõ hơn. - Con dấu bị biến dạng và gây ảnh hưởng đến giao dịch
Sau khi sửa thủ công, con dấu không còn đúng hình dạng đã đăng ký ban đầu. Một số hóa đơn và hợp đồng đóng dấu mới của ông Hậu bị đối tác nghi ngờ và yêu cầu xác minh. -
Cơ quan chức năng xử lý theo quy định
Khi kiểm tra, Thanh tra Sở Nội vụ xác định ông Hậu đã cố ý làm biến dạng mẫu dấu. Ông bị xử phạt 4.000.000 đồng, đồng thời bị buộc nộp lại con dấu và Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu để tiến hành thủ tục cấp mẫu dấu mới. Nếu hành vi này do tổ chức thực hiện, mức phạt sẽ bị nhân đôi.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Mẫu con dấu được quản lý chặt chẽ nhằm bảo đảm giá trị pháp lý của tài liệu và hoạt động của cơ quan, tổ chức. Hành vi cố ý làm biến dạng mẫu dấu đã đăng ký bị nghiêm cấm và có thể bị xử phạt hành chính từ 3 đến 5 triệu đồng, tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi. Việc tuân thủ đúng quy định giúp hạn chế rủi ro và bảo đảm tính minh bạch trong giao dịch.
