Trong hoạt động khai báo hải quan, việc lựa chọn đúng mã phương thức thanh toán và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ là những bước không thể thiếu để đảm bảo thông quan thuận lợi. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn gặp khó khăn khi xử lý các mã đặc biệt như KC hoặc khi thiếu chứng từ bắt buộc.
1. Mã KC trong phương thức thanh toán trên tờ khai hải quan có nghĩa gì?
Theo Phụ lục 1 ban hành kèm theo Thông tư 39/2018/TT-BTC
1.43. Phương thức thanh toán
Nhập vào một trong các mã phương thức thanh toán sau:
...
“KC”: Khác (bao gồm cả thanh toán bằng hình thức TT)
Lưu ý:
- Trường hợp thanh toán các hình thức khác hoặc kết hợp nhiều hình thức thì nhập mã “KC” đồng thời nhập phương thức thanh toán thực tế vào ô “Chi tiết khai trị giá”;
- Trường hợp người khai hải quan là chủ hàng hóa gửi kho ngoại quan thì phương thức thanh toán khai “Khong TT”.
Mã KC được dùng để thể hiện những trường hợp thanh toán không theo các phương thức chuẩn thông thường hoặc khi người khai sử dụng nhiều hình thức thanh toán kết hợp. Ví dụ như khi một phần tiền được thanh toán bằng chuyển khoản, phần còn lại bằng bù trừ công nợ hoặc ghi sổ nội bộ.
Đối với tờ khai nhập khẩu, khi sử dụng mã KC, người khai cần điền chi tiết phương thức thanh toán thực tế vào ô "Chi tiết khai trị giá". Với tờ khai xuất khẩu, phần thông tin tương ứng nằm trong mục "Phần ghi chú".
Trong trường hợp người khai là chủ hàng gửi kho ngoại quan, nếu không phát sinh giao dịch thanh toán thì khai mã "Khong TT" (Không thanh toán).
Tình huống giả định
Khai sai phương thức KC khiến lô hàng bị tạm dừng thông quan
-
Công ty Hoàng Huy làm hợp đồng và lựa chọn hình thức thanh toán
Tháng 5/2025, Công ty TNHH Hoàng Huy (trụ sở tại Hà Nội) ký hợp đồng nhập khẩu lô hàng linh kiện điện tử từ Singapore. Do là đối tác lâu năm nên hai bên thống nhất hình thức thanh toán kết hợp: 70% chuyển khoản trước, 30% ghi nợ. -
Khai báo sai phương thức thanh toán
Nhân viên khai báo hải quan do không hiểu rõ mã KC nên chọn nhầm mã TT cho toàn bộ số tiền. Hệ thống hải quan phát hiện sai sót khi kiểm tra hồ sơ điện tử và tạm ngừng xử lý tờ khai để yêu cầu bổ sung, điều chỉnh. -
Mất thời gian điều chỉnh và ảnh hưởng lịch giao hàng
Sau khi cơ quan hải quan hướng dẫn, doanh nghiệp phải điều chỉnh tờ khai, thay mã TT bằng mã KC và mô tả lại chi tiết trong phần khai trị giá. Toàn bộ quá trình khiến lô hàng chậm thông quan 2 ngày, ảnh hưởng đến lịch giao hàng với khách trong nước.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Hồ sơ làm thủ tục hải quan cần những giấy tờ gì?
Căn cứ Điều 24 Luật Hải quan 2014
Điều 24. Hồ sơ hải quan
1. Hồ sơ hải quan gồm:
a) Tờ khai hải quan hoặc chứng từ thay thế tờ khai hải quan;
b) Chứng từ có liên quan.
Tùy từng trường hợp, người khai hải quan phải nộp hoặc xuất trình hợp đồng mua bán hàng hóa, hóa đơn thương mại, chứng từ vận tải, chứng từ chứng nhận xuất xứ hàng hóa, giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra hoặc miễn kiểm tra chuyên ngành, các chứng từ liên quan đến hàng hóa theo quy định của pháp luật có liên quan.
2. Chứng từ thuộc hồ sơ hải quan là chứng từ giấy hoặc chứng từ điện tử. Chứng từ điện tử phải bảo đảm tính toàn vẹn và khuôn dạng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
3. Hồ sơ hải quan được nộp, xuất trình cho cơ quan hải quan tại trụ sở cơ quan hải quan.
Trường hợp áp dụng cơ chế một cửa quốc gia, cơ quan quản lý nhà nước chuyên ngành gửi giấy phép xuất khẩu, nhập khẩu, văn bản thông báo kết quả kiểm tra, miễn kiểm tra chuyên ngành dưới dạng điện tử thông qua hệ thống thông tin tích hợp.
4. Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định mẫu tờ khai hải quan, việc sử dụng tờ khai hải quan và chứng từ thay thế tờ khai hải quan, các trường hợp phải nộp, xuất trình chứng từ có liên quan quy định tại khoản 1 Điều này.
Mỗi bộ hồ sơ hải quan có thể gồm các giấy tờ khác nhau tùy tính chất lô hàng. Tối thiểu phải có tờ khai hải quan. Ngoài ra, người khai phải chuẩn bị các chứng từ giao dịch như:
- Hợp đồng mua bán hàng hóa;
- Hóa đơn thương mại (invoice);
- Chứng từ vận tải (vận đơn, booking);
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O);
- Giấy phép nhập khẩu, nếu hàng thuộc diện quản lý;
- Thông báo kết quả kiểm tra chuyên ngành (nếu có);
- Các chứng từ khác theo yêu cầu riêng từng mặt hàng.
Tất cả các chứng từ này có thể ở dạng giấy hoặc điện tử, nhưng phải đảm bảo tính toàn vẹn và đúng định dạng theo quy định pháp luật về giao dịch điện tử.
Tình huống giả định
Doanh nghiệp bị từ chối thông quan vì thiếu hóa đơn thương mại
-
Công ty Việt Linh nhập khẩu hàng nhưng làm thiếu thủ tục
Công ty TNHH Việt Linh (trụ sở tại TP. Hồ Chí Minh) nhập khẩu lô hàng thực phẩm từ Thái Lan. Nhân viên mới làm thủ tục quên đính kèm hóa đơn thương mại trong bộ hồ sơ điện tử. -
Hải quan yêu cầu bổ sung giấy tờ
Khi kiểm tra hồ sơ, cán bộ hải quan phát hiện thiếu hóa đơn – chứng từ bắt buộc trong hồ sơ. Tờ khai bị tạm ngừng xử lý và gửi thông báo yêu cầu bổ sung. -
Khắc phục chậm trễ và bị phạt cảnh cáo
Do gửi bổ sung chậm 3 ngày, công ty không chỉ bị lùi lịch thông quan mà còn bị phạt cảnh cáo do sai sót hành chính, ảnh hưởng đến tiến độ phân phối hàng tại thị trường nội địa.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Khai đúng mã phương thức thanh toán trên tờ khai hải quan giúp doanh nghiệp tránh rủi ro bị đình trệ thông quan. Mã KC được dùng trong các trường hợp thanh toán khác, cần khai rõ chi tiết thực tế. Ngoài ra, việc chuẩn bị đầy đủ hồ sơ chứng từ cũng là yếu tố quyết định để đảm bảo thông quan đúng tiến độ.
