Khai báo hải quan là thủ tục bắt buộc trong hoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa, nhằm giúp cơ quan quản lý nhà nước kiểm soát hiệu quả dòng hàng qua biên giới. Trong quá trình thực hiện, nhiều doanh nghiệp thắc mắc liệu có thể khai nhiều lô hàng chung trên một tờ khai hải quan hay không. Bên cạnh đó, việc tiếp nhận và xử lý tờ khai hải quan cũng được pháp luật quy định rõ để đảm bảo tính minh bạch, chính xác và đúng quy trình trong từng giao dịch.
1. Có được khai nhiều lô hàng trên một tờ khai hải quan không?
Khoản 7 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 25. Khai hải quan
...
7. Khai hải quan đối với hàng hóa có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng
a) Hàng hóa nhập khẩu có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng, có một hoặc nhiều hóa đơn của một người bán hàng, cùng điều kiện giao hàng, cùng phương thức thanh toán, giao hàng một lần, có một vận đơn thì được khai trên một hoặc nhiều tờ khai hải quan;
b) Hàng hóa xuất khẩu có nhiều hợp đồng hoặc đơn hàng, cùng điều kiện giao hàng, cùng phương thức thanh toán, cùng bán cho một khách hàng và giao hàng một lần thì được khai trên một hoặc nhiều tờ khai hải quan.
...
Theo quy định trên, việc khai nhiều lô hàng trên một tờ khai hải quan là có thể thực hiện, nhưng phải đáp ứng đồng thời một số điều kiện nhất định. Cụ thể:
-
Với hàng nhập khẩu: Các hợp đồng hoặc đơn hàng phải có chung người bán, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, được giao hàng một lần và có một vận đơn.
-
Với hàng xuất khẩu: Các đơn hàng phải có chung khách hàng, điều kiện giao hàng, phương thức thanh toán, và cũng phải giao hàng một lần.
Việc cho phép khai chung như vậy tạo điều kiện thuận lợi cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí hành chính, nhất là trong những lô hàng có quy mô nhỏ hoặc chia nhỏ hợp đồng nhưng giao cùng thời điểm. Tuy nhiên, nếu không đáp ứng đủ các điều kiện nói trên, cơ quan hải quan sẽ từ chối tiếp nhận tờ khai, và doanh nghiệp bắt buộc phải tách thành nhiều tờ khai riêng biệt tương ứng với từng hợp đồng, đơn hàng.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Minh Hưng chuyên nhập khẩu linh kiện điện tử từ Nhật Bản. Trong tháng 4/2025, công ty ký ba hợp đồng mua hàng với cùng một nhà cung cấp, cùng điều kiện giao hàng CIF Cát Lái và thanh toán bằng chuyển khoản ngân hàng. Mặc dù là ba hợp đồng khác nhau, nhà cung cấp gộp toàn bộ hàng hóa vào một lần giao hàng, kèm theo một vận đơn và phát hành ba hóa đơn tách riêng cho từng hợp đồng.
Khi làm thủ tục nhập khẩu, Công ty Minh Hưng muốn khai chung toàn bộ lô hàng trên một tờ khai hải quan để tiết kiệm thời gian. Tuy nhiên, sau khi kiểm tra, Chi cục Hải quan Cát Lái từ chối chấp nhận vì ba hợp đồng có ba số hóa đơn khác nhau, không hội tụ đầy đủ điều kiện theo quy định tại khoản 7 Điều 25 Nghị định 08/2015/NĐ-CP. Cơ quan hải quan yêu cầu doanh nghiệp tách thành ba tờ khai tương ứng, mỗi tờ khai đi kèm một hợp đồng và một hóa đơn riêng biệt.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Tờ khai hải quan được tiếp nhận và xử lý như thế nào theo quy định?
Điều 26 Nghị định 08/2015/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 26. Tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, xử lý tờ khai hải quan
1. Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan tiếp nhận, kiểm tra, đăng ký, xử lý tờ khai hải quan 24 giờ trong ngày và 7 ngày trong tuần.
2. Trong trường hợp không chấp nhận đăng ký tờ khai hải quan, cơ quan Hải quan thông báo thông qua Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan cho người khai hải quan biết và nêu rõ lý do.
3. Trường hợp chấp nhận đăng ký tờ khai hải quan, Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan cấp số tờ khai hải quan, xử lý tờ khai hải quan và phản hồi thông tin cho người khai hải quan.
4. Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan căn cứ tiêu chí phân loại mức độ rủi ro do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định để quyết định việc kiểm tra hải quan và thông báo trên Hệ thống xử lý dữ liệu điện tử hải quan theo một trong những hình thức dưới đây:
a) Chấp nhận thông tin khai Tờ khai hải quan và cho phép thông quan;
b) Kiểm tra các chứng từ liên quan thuộc hồ sơ hải quan do người khai hải quan nộp, xuất trình hoặc các chứng từ có liên quan trên cổng thông tin một cửa quốc gia để quyết định việc thông quan hàng hóa hoặc kiểm tra thực tế hàng hóa để quyết định thông quan.
5. Trường hợp khai hải quan trên tờ khai hải quan giấy
Việc đăng ký tờ khai hải quan được thực hiện ngay sau khi người khai hải quan khai, nộp đủ hồ sơ hải quan theo quy định và được cơ quan hải quan kiểm tra các điều kiện đăng ký tờ khai hải quan, bao gồm:
a) Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của các thông tin khai hải quan và các chứng từ thuộc hồ sơ hải quan;
b) Kiểm tra việc tuân thủ chế độ, chính sách quản lý và chính sách thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;
c) Kiểm tra việc áp dụng biện pháp cưỡng chế tạm dừng làm thủ tục hải quan. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan nơi tiếp nhận, xử lý hồ sơ căn cứ vào hồ sơ hải quan và thực tế hàng hóa để quyết định việc làm thủ tục hải quan.
Trường hợp đủ điều kiện đăng ký tờ khai hải quan, cơ quan hải quan cấp số đăng ký tờ khai hải quan, quyết định việc kiểm tra hải quan theo quy định.
Trường hợp không đủ điều kiện đăng ký tờ khai hải quan, cơ quan hải quan thông báo ngay lý do bằng văn bản cho người khai hải quan.
6. Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu trong thời hạn hiệu lực của tờ khai hải quan quy định tại Khoản 2 Điều 25 Luật Hải quan được áp dụng các chính sách quản lý hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu; chính sách thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có hiệu lực tại thời điểm đăng ký tờ khai.
7. Tờ khai hải quan chưa hoàn chỉnh đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu phục vụ yêu cầu khẩn cấp, hàng hóa chuyên dùng phục vụ an ninh quốc phòng theo quy định tại Điều 50 Luật Hải quan và tờ khai hải quan chưa hoàn chỉnh đối với hàng hóa xuất nhập khẩu của doanh nghiệp ưu tiên theo quy định tại Điều 43 Luật Hải quan gồm các nội dung sau: Tên, địa chỉ người xuất khẩu hàng hóa, người nhập khẩu hàng hóa; những thông tin sơ bộ về tên hàng, lượng hàng, trị giá; cửa khẩu nhập; thời gian phương tiện vận tải vận chuyển lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu.
Hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu có thuế được áp dụng chính sách thuế có hiệu lực tại thời điểm đăng ký và nộp tờ khai hải quan chưa hoàn chỉnh.
Việc tiếp nhận và xử lý tờ khai hải quan hiện nay chủ yếu được thực hiện trên hệ thống điện tử, giúp đảm bảo tính nhanh chóng, minh bạch và chính xác trong toàn bộ quá trình làm thủ tục. Sau khi người khai hải quan truyền tờ khai lên hệ thống, cơ quan hải quan sẽ tự động xử lý, kiểm tra thông tin và phân luồng kiểm tra (xanh, vàng, đỏ) tùy theo mức độ rủi ro.
Tùy từng trường hợp, hàng hóa có thể:
-
Được thông quan ngay nếu khai báo chính xác, không có rủi ro;
-
Bị kiểm tra hồ sơ nếu cần xác minh chứng từ;
-
Bị kiểm tra thực tế hàng hóa nếu có dấu hiệu nghi ngờ hoặc thuộc nhóm rủi ro cao.
Việc đăng ký tờ khai chỉ hoàn tất khi doanh nghiệp đã nộp đầy đủ hồ sơ hợp lệ và không bị áp dụng biện pháp cưỡng chế hành chính như tạm dừng làm thủ tục hải quan do nợ thuế, vi phạm quy định… Nếu đủ điều kiện, hệ thống sẽ cấp số tờ khai chính thức; ngược lại, hệ thống sẽ từ chối và nêu rõ lý do để doanh nghiệp chỉnh sửa. Ngoài ra, các tờ khai chưa hoàn chỉnh vẫn có thể được áp dụng trong trường hợp đặc biệt như: hàng hóa khẩn cấp, phục vụ quốc phòng, an ninh hoặc của doanh nghiệp ưu tiên. Trong các trường hợp này, doanh nghiệp chỉ cần khai báo sơ bộ thông tin cơ bản và hoàn thiện nốt sau đó.
Tình huống giả định
Ngày 15/6/2025, Công ty TNHH Thiết bị Việt Khang thực hiện khai báo hải quan điện tử cho lô hàng nhập khẩu gồm 1.200 bộ điều khiển nhiệt độ công nghiệp từ Hàn Quốc qua cảng Cát Lái. Đây là linh kiện phục vụ cho một hợp đồng lắp đặt dây chuyền sản xuất đã cam kết tiến độ với đối tác trong nước.
Sau khi truyền tờ khai lên hệ thống VNACCS/VCIS, hệ thống tự động từ chối tiếp nhận, kèm theo thông báo lỗi: “Mã HS không phù hợp với mô tả hàng hóa – đề nghị kiểm tra lại.” Nhận thấy sai sót, bộ phận xuất nhập khẩu rà soát và phát hiện nhân viên đã nhập nhầm mã HS dùng cho thiết bị gia dụng, thay vì mã dành cho thiết bị công nghiệp.
Công ty nhanh chóng chỉnh sửa tờ khai, cập nhật lại mã HS đúng theo biểu thuế và truyền lại tờ khai lần hai. Lần này, hệ thống chấp nhận đăng ký, cấp số tờ khai và phân luồng đỏ – yêu cầu kiểm tra thực tế hàng hóa. Mặc dù gặp tình huống không mong muốn, nhờ hệ thống phản hồi tự động nên doanh nghiệp kịp thời xử lý và phối hợp với hải quan để kiểm tra lô hàng trong vòng 24 giờ. Sau khi kiểm tra thực tế và đối chiếu hồ sơ đầy đủ, lô hàng được thông quan đúng thời hạn, không làm chậm tiến độ giao hàng cho đối tác.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Việc khai nhiều lô hàng trên một tờ khai hải quan được pháp luật cho phép trong một số trường hợp cụ thể, với điều kiện các hợp đồng phải thống nhất về người bán, phương thức thanh toán, điều kiện giao hàng và thời điểm giao hàng. Bên cạnh đó, tờ khai hải quan hiện nay được tiếp nhận và xử lý hoàn toàn qua hệ thống điện tử, giúp đơn giản hóa thủ tục, minh bạch quy trình và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện thông quan thuận lợi nếu đáp ứng đúng yêu cầu pháp luật.
