Hộ kinh doanh cần làm gì để chấm dứt mã số thuế?

Khi hộ kinh doanh chấm dứt hoạt động, không chỉ đơn thuần nộp đơn giải thể mà còn phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ thuế, trong đó có việc xử lý hóa đơn và đóng mã số thuế đúng quy định. Ngoài ra, việc hiểu rõ quy trình chuẩn bị hồ sơ chấm dứt hiệu lực đầy đủ sẽ giúp quá trình này diễn ra nhanh chóng, tránh rủi ro phát sinh.

1. Hộ kinh doanh có phải hoàn thành nghĩa vụ hóa đơn trước khi chấm dứt mã số thuế không?

Căn cứ vào Điều 30 Thông tư 86/2024/TT-BTC quy định về các nghĩa vụ phải hoàn thành trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế. Cụ thể như sau:

Thông tư 86/2024/TT-BTC

Điều 30. Các nghĩa vụ phải hoàn thành trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế

1. Đối với hộ kinh doanh đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông; hộ gia đình, cá nhân kinh doanh quy định tại điểm i khoản 2 Điều 4 Thông tư này phải hoàn thành các nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động kinh doanh trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế do chấm dứt hoạt động kinh doanh như sau:

- Hoàn thành nghĩa vụ về hóa đơn theo quy định của pháp luật về hóa đơn nếu có sử dụng hóa đơn.

- Hoàn thành nộp hồ sơ khai thuế, nộp thuế và xử lý số tiền thuế nộp thừa theo quy định tại Điều 43, 44, 47, 60, 67, 68, 70, 71 Luật Quản lý thuế với cơ quan quản lý thuế (đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai).

- Người nộp thuế hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế và xử lý số tiền thuế nộp thừa theo quy định tại Điều 60, 67, 69, 70, 71 Luật Quản lý thuế với cơ quan quản lý thuế (đối với hộ kinh doanh, hộ gia đình, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán thuế).

Theo quy định tại Thông tư 86/2024/TT-BTC, trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế, hộ kinh doanh có sử dụng hóa đơn bắt buộc phải hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ liên quan đến hóa đơn và thuế.

Cụ thể, hộ kinh doanh cần thực hiện các bước:

• Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho đến thời điểm ngừng hoạt động.

• Làm thủ tục huỷ toàn bộ số hóa đơn chưa sử dụng (nếu còn). Việc huỷ hóa đơn phải lập thành biên bản, có xác nhận của cơ quan thuế theo quy định.

• Nộp hồ sơ khai thuế và thực hiện nghĩa vụ nộp đủ số tiền thuế phát sinh đến thời điểm ngừng kinh doanh.

• Nếu có số thuế nộp thừa thì thực hiện thủ tục đề nghị hoàn trả hoặc bù trừ.

Việc hoàn thành nghĩa vụ hóa đơn là rất quan trọng vì:

• Cơ quan thuế chỉ chấp nhận hồ sơ xin chấm dứt hiệu lực mã số thuế khi hộ kinh doanh đã hoàn thành tất cả các thủ tục về hóa đơn.

• Nếu còn hóa đơn tồn kho mà chưa xử lý, hoặc còn nợ nghĩa vụ khai thuế thì mã số thuế sẽ tiếp tục được duy trì, kéo theo nghĩa vụ kê khai định kỳ và phát sinh thuế nếu có.

Một số hộ kinh doanh chủ quan cho rằng chỉ cần gửi đơn xin nghỉ là đủ, không làm huỷ hóa đơn hoặc báo cáo hóa đơn, dẫn tới bị treo hồ sơ, thậm chí phát sinh các khoản phạt hành chính.

Chính vì vậy, ngay khi có ý định chấm dứt hoạt động, hộ kinh doanh cần lập kế hoạch kiểm tra toàn bộ hóa đơn đã phát hành, chuẩn bị hồ sơ đầy đủ để tránh bị đình trệ trong quá trình giải thể.

Tình huống giả định

Anh Nguyễn Văn Hoàng – chủ hộ kinh doanh buôn bán vật liệu xây dựng Hoàng Phát tại quận 7, TP.HCM – dự định ngừng kinh doanh vào tháng 8/2024 vì chi phí vận hành quá cao.
Anh Hoàng nộp hồ sơ chấm dứt hoạt động tại Phòng Kinh tế quận, đồng thời gửi đề nghị chấm dứt hiệu lực mã số thuế tại Chi cục Thuế quận 7.

Tuy nhiên, khi tiếp nhận hồ sơ, Chi cục Thuế phát hiện anh Hoàng còn tồn hơn 50 liên hóa đơn bán hàng chưa sử dụng và chưa làm thủ tục huỷ.
Ngoài ra, anh Hoàng cũng chưa nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn 6 tháng đầu năm 2024.

Cơ quan thuế ra thông báo yêu cầu:

• Lập bảng kê chi tiết số hóa đơn tồn chưa sử dụng.

• Làm thủ tục huỷ toàn bộ hóa đơn chưa dùng theo đúng quy định.

• Nộp bổ sung báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn kỳ gần nhất.

• Đồng thời, kê khai nộp đủ số thuế phát sinh đến thời điểm ngừng kinh doanh.

Vì quy trình này mất thời gian, trong khi đó hệ thống thuế vẫn tự động tính phát sinh kỳ khai thuế mới. Kết quả, anh Hoàng không những bị kéo dài thời gian chấm dứt hiệu lực mã số thuế, mà còn bị áp dụng xử phạt vi phạm hành chính vì nộp chậm tờ khai thuế kỳ quý 3/2024.

Sau gần 3 tháng bổ sung và hoàn tất toàn bộ nghĩa vụ hóa đơn và thuế, mã số thuế của hộ kinh doanh Hoàng Phát mới chính thức được cơ quan thuế chấm dứt hiệu lực.

(Đây là tình huống giả định nhằm minh họa quy định pháp luật về nghĩa vụ hoàn thành hóa đơn trước khi chấm dứt hiệu lực mã số thuế.)

2. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của hộ kinh doanh gồm những gì?

Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế đối với hộ kinh doanh được quy định tại Điều 29 Thông tư 86/2024/TT-BTC như sau:

Thông tư 86/2024/TT-BTC

Điều 29. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế

1. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của hộ kinh doanh đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông trong trường hợp chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh là thông tin về chấm dứt hoạt động hộ kinh doanh do cơ quan đăng ký kinh doanh gửi cho cơ quan thuế qua Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký kinh doanh.

2. Hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của hộ kinh doanh đăng ký thuế theo cơ chế một cửa liên thông; hộ gia đình, cá nhân kinh doanh theo quy định tại điểm i khoản 2 Điều 4 Thông tư này trong trường hợp bị cơ quan thuế thông báo không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký là Thông báo về việc người nộp thuế không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký theo quy định tại Điều 32 Thông tư này.

Thực tế, để mã số thuế của hộ kinh doanh được chính thức chấm dứt hiệu lực, không chỉ cần đơn xin nghỉ hoạt động mà phải có hồ sơ phù hợp tùy theo từng trường hợp cụ thể. Theo quy định trên, có hai tình huống phát sinh khi hộ kinh doanh muốn chấm dứt hiệu lực mã số thuế:

• Trường hợp tự nguyện chấm dứt hoạt động: Hộ kinh doanh nộp hồ sơ giải thể tại Phòng Kinh tế cấp quận/huyện (cơ quan đăng ký kinh doanh). Sau khi hồ sơ hợp lệ, cơ quan này sẽ chủ động chuyển thông tin về chấm dứt hoạt động sang cơ quan thuế qua hệ thống điện tử liên thông. Hộ kinh doanh không cần nộp thêm bộ hồ sơ riêng cho cơ quan thuế.

• Trường hợp bị xác định không hoạt động tại địa chỉ đăng ký: Nếu qua kiểm tra, cơ quan thuế phát hiện hộ kinh doanh đã bỏ địa điểm kinh doanh mà không thông báo, hoặc vi phạm nghĩa vụ kê khai, cơ quan thuế sẽ ra "Thông báo về việc không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký". Thông báo này trở thành căn cứ để cơ quan thuế xử lý việc chấm dứt hiệu lực mã số thuế.

Về bản chất, "hồ sơ chấm dứt mã số thuế" không phải là tập tài liệu người nộp thuế tự nộp như các hồ sơ hành chính thông thường, mà là kết quả của quá trình xác minh thông tin giữa cơ quan đăng ký kinh doanh và cơ quan thuế. Nếu khâu ban đầu không chuẩn, toàn bộ quy trình chấm dứt sẽ bị kéo dài, ảnh hưởng đến cả người nộp thuế trong các giao dịch tài chính sau này.

Đặc biệt, nếu mã số thuế chưa được chấm dứt hiệu lực thì nghĩa vụ thuế vẫn còn sống, nghĩa là cơ quan thuế có thể yêu cầu nộp hồ sơ khai thuế theo quý hoặc phát sinh các khoản tiền phạt do không kê khai, không nộp thuế đúng hạn.

Tình huống giả định

Anh Phạm Văn Thái – chủ hộ kinh doanh "Nhà thuốc Bình An" tại TP. Nha Trang – vì gia đình có việc riêng nên quyết định đóng cửa nhà thuốc từ tháng 6/2024.

Tuy nhiên, do nghĩ rằng "chỉ cần ngừng bán" là xong, anh Thái không nộp đơn xin chấm dứt hoạt động tại Phòng Tài chính – Kế hoạch, cũng không thông báo gì cho cơ quan thuế.

Đến tháng 10/2024, khi anh Thái muốn vay vốn ngân hàng để làm ăn việc khác, ngân hàng yêu cầu anh chứng minh mình đã hoàn tất nghĩa vụ thuế trước đó. Lúc này, anh mới ngỡ ngàng phát hiện mã số thuế hộ kinh doanh của mình vẫn còn hiệu lực.

Anh Thái gấp rút làm hồ sơ giải thể hộ kinh doanh thì Phòng Tài chính từ chối với lý do: địa điểm đăng ký kinh doanh đã bị bỏ trống hơn 3 tháng, không thể xác minh tình trạng hoạt động.
Chi cục Thuế TP. Nha Trang sau đó tổ chức kiểm tra thực địa, lập biên bản xác nhận "không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký", đồng thời ra thông báo xử lý chấm dứt mã số thuế theo diện bị kiểm tra.

Không những vậy, vì trong 2 quý vừa qua anh Thái không nộp tờ khai thuế (dù thực tế không kinh doanh), anh còn bị áp dụng mức phạt 2 triệu đồng cho hành vi không nộp tờ khai theo quy định.

Việc đóng mã số thuế đáng lẽ chỉ mất 1 tháng, cuối cùng anh Thái phải mất hơn 4 tháng, vừa bổ sung hồ sơ vừa nộp phạt, mới có thể hoàn tất thủ tục.

(Đây chỉ là tình huống giả định nhằm minh họa quy định pháp luật về hồ sơ chấm dứt hiệu lực mã số thuế của hộ kinh doanh.)

Kết luận

Để chấm dứt hiệu lực mã số thuế một cách hợp lệ, hộ kinh doanh bắt buộc phải hoàn thành đầy đủ các nghĩa vụ về hóa đơn, thuế và hồ sơ giải thể theo quy định pháp luật. Nếu không thực hiện đúng quy trình, việc chấm dứt mã số thuế có thể bị kéo dài, phát sinh chi phí và ảnh hưởng đến các giao dịch tài chính sau này.