Điều kiện để trở thành công chứng viên là gì?

Công chứng viên là người thực hiện việc chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch và các văn bản khác theo quy định của pháp luật. Pháp luật hiện hành đã quy định rõ những tiêu chuẩn mà một cá nhân phải đáp ứng để được bổ nhiệm làm công chứng viên, bảo đảm năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức nghề nghiệp. Đồng thời, quy định cũng nêu cụ thể quyền và nghĩa vụ của công chứng viên nhằm duy trì tính độc lập, khách quan và uy tín của hoạt động công chứng trong đời sống pháp lý.

1. Điều kiện để trở thành công chứng viên là gì?

Điều 8 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

Luật Công chứng 2014

Điều 8. Tiêu chuẩn công chứng viên

1. Công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam, tuân thủ Hiến pháp và pháp luật, có phẩm chất đạo đức tốt và có đủ các tiêu chuẩn sau đây thì được xem xét, bổ nhiệm công chứng viên:

2. Có bằng cử nhân luật;

3. Có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức sau khi đã có bằng cử nhân luật;

4. Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng quy định tại Điều 9 của Luật này hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng quy định tại khoản 2 Điều 10 của Luật này;

5. Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng;

6. Bảo đảm sức khỏe để hành nghề công chứng.

Quy định trên thể hiện rõ yêu cầu cao về năng lực chuyên môn và đạo đức của người hành nghề công chứng. Việc đặt ra các tiêu chuẩn này nhằm bảo đảm công chứng viên có kiến thức pháp lý vững vàng, kinh nghiệm thực tiễn, tính trung thực và trách nhiệm nghề nghiệp, qua đó góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người dân và tổ chức khi thực hiện các giao dịch có giá trị pháp lý. Đặc biệt, yêu cầu về đào tạo nghề công chứng và tập sự hành nghề là điều kiện bắt buộc để bảo đảm người hành nghề được rèn luyện kỹ năng, hiểu rõ quy trình nghiệp vụ, tránh sai sót trong thực hiện công chứng.

Tình huống giả định

Công chứng viên tương lai đáp ứng đủ điều kiện tại Thành phố Hồ Chí Minh

• Hoàn thành quá trình học tập và công tác pháp luật
  Sau khi tốt nghiệp cử nhân luật năm 2017, chị Phạm Thị Ngọc Lan (34 tuổi, cư trú tại phường Vĩnh Hội, Thành phố Hồ Chí Minh) công tác 6 năm tại Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh, phụ trách mảng quản lý hành nghề công chứng và đăng ký hợp đồng dân sự.

• Đào tạo nghề và kiểm tra tập sự công chứng
  Năm 2023, chị Lan đăng ký khóa đào tạo nghề công chứng tại Học viện Tư pháp và hoàn thành chương trình sau 12 tháng. Sau đó, chị tiếp tục tập sự hành nghề tại Văn phòng công chứng Minh Tâm, được hướng dẫn nghiệp vụ chuyên sâu trong 6 tháng và đạt kết quả kiểm tra đạt yêu cầu do Bộ Tư pháp tổ chức.

• Xem xét bổ nhiệm công chứng viên
  Căn cứ hồ sơ hợp lệ và kết quả tập sự đạt yêu cầu, Sở Tư pháp Thành phố Hồ Chí Minh đã đề nghị Bộ Tư pháp ra quyết định bổ nhiệm công chứng viên Phạm Thị Ngọc Lan. Sau khi được bổ nhiệm, chị Lan chính thức hành nghề tại Văn phòng công chứng Minh Tâm, thực hiện chứng nhận các hợp đồng, giao dịch và bản dịch theo quy định pháp luật.

Tình huống trên đây là tinh huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.

2. Công chứng viên có quyền và nghĩa vụ gì?

Điều 17 Luật Công chứng 2014 quy định như sau:

Luật Công chứng 2014

Điều 17. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên

1. Công chứng viên có các quyền sau đây:

a) Được pháp luật bảo đảm quyền hành nghề công chứng;

b) Tham gia thành lập Văn phòng công chứng hoặc làm việc theo chế độ hợp đồng cho tổ chức hành nghề công chứng;

c) Được công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch theo quy định của Luật này;

d) Đề nghị cá nhân, cơ quan, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin, tài liệu để thực hiện việc công chứng;

đ) Được từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội;

e) Các quyền khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Công chứng viên có các nghĩa vụ sau đây:

a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

b) Hành nghề tại một tổ chức hành nghề công chứng;

c) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

d) Giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng; trường hợp từ chối yêu cầu công chứng thì phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng;

đ) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

e) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm;

g) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng của mình; chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là công chứng viên hợp danh;

h) Tham gia tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên;

i) Chịu sự quản lý của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, của tổ chức hành nghề công chứng mà mình làm công chứng viên và tổ chức xã hội - nghề nghiệp của công chứng viên mà mình là thành viên;

k) Các nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Công chứng viên không chỉ thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch mà còn gánh vác trách nhiệm pháp lý, đạo đức và nghề nghiệp ở mức cao. Quyền của họ được pháp luật bảo đảm để thực hiện chức năng xác nhận tính hợp pháp của các giao dịch, trong khi các nghĩa vụ được quy định nhằm kiểm soát tính liêm chính và minh bạch trong hoạt động công chứng. Đặc biệt, việc giữ bí mật thông tin, tôn trọng người yêu cầu công chứng và từ chối công chứng hợp đồng vi phạm pháp luật là những nguyên tắc cốt lõi thể hiện bản chất của nghề công chứng, một nghề đòi hỏi sự trung thực, công tâm và tinh thần trách nhiệm xã hội cao.

Tình huống giả định

Công chứng viên từ chối công chứng hợp đồng trái pháp luật

• Phát hiện vi phạm trong quá trình tiếp nhận hồ sơ công chứng
  Tháng 4/2025, tại Văn phòng công chứng Hòa Bình (phường An Hải Bắc, Thành phố Đà Nẵng), công chứng viên Nguyễn Văn Lâm tiếp nhận yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất giữa ông Trương Thanh Phúc và bà Nguyễn Thị Hằng. Tuy nhiên, qua kiểm tra hồ sơ, ông Lâm phát hiện mảnh đất đang trong quá trình thế chấp tại ngân hàng, chưa được giải chấp.

• Công chứng viên thực hiện đúng nghĩa vụ nghề nghiệp
  Căn cứ Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên Lâm từ chối công chứng vì hợp đồng có nội dung vi phạm pháp luật dân sự, đồng thời giải thích rõ hậu quả pháp lý cho các bên, khuyến nghị họ thực hiện giải chấp tài sản trước khi tiến hành chuyển nhượng. Việc từ chối công chứng được lập thành văn bản ghi nhận lý do và lưu trong hồ sơ công chứng.

• Kết quả xử lý và đánh giá
  Dù ban đầu không hài lòng, nhưng sau khi được ngân hàng xác nhận lại tình trạng tài sản, ông Phúc và bà Hằng hiểu rõ quyết định từ chối công chứng là đúng quy định. Văn phòng công chứng Hòa Bình sau đó được Sở Tư pháp Thành phố Đà Nẵng ghi nhận là đơn vị thực hiện đúng quy trình và chuẩn mực hành nghề, bảo đảm tuân thủ quy định pháp luật.

Tình huống trên đây là tinh huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.

Kết luận

Công chứng viên là lực lượng giữ vai trò quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và thương mại. Để được bổ nhiệm, công chứng viên phải đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn về trình độ, kinh nghiệm và đạo đức nghề nghiệp theo quy định của pháp luật. Trong quá trình hành nghề, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc nghề nghiệp, bảo vệ quyền lợi của người yêu cầu công chứng và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp, chính xác của các văn bản công chứng.