Hóa đơn hợp pháp phải đầy đủ về hình thức và nội dung, trong khi các hành vi sử dụng hóa đơn giả hoặc không đúng quy định sẽ bị xử lý.
Hóa đơn là chứng từ quan trọng phản ánh tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh. Pháp luật hiện hành đã quy định rõ tiêu chí để xác định một hóa đơn hợp pháp, đảm bảo đúng và đủ về hình thức lẫn nội dung. Bên cạnh đó, cũng có những trường hợp được xác định là sử dụng hóa đơn không hợp pháp với các chế tài xử lý nghiêm khắc.
Những tiêu chí nào quyết định một hóa đơn được coi là hợp pháp?
Khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
...
7. Hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định này....
Một hóa đơn được coi là hợp pháp khi vừa đảm bảo đúng hình thức vừa đảm bảo đầy đủ nội dung . Nếu thiếu hoặc sai lệch bất kỳ tiêu chí nào, hóa đơn đó có thể bị coi là không hợp pháp và không được chấp nhận trong kê khai thuế hoặc làm chứng từ kế toán.
Tình huống giả định
-
Một doanh nghiệp phát hành hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc
Công ty TNHH Thương mại An Phát bán một lô hàng thiết bị điện tử trị giá 200.000.000 đồng cho Công ty Hòa Bình. -
Hóa đơn lập ra bị thiếu thông tin người mua
Khi lập hóa đơn, kế toán của Công ty An Phát chỉ ghi tên người mua mà bỏ sót mã số thuế và địa chỉ doanh nghiệp. -
Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra
Cục Thuế trong đợt rà soát phát hiện hóa đơn thiếu thông tin bắt buộc theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, xác định đây là hóa đơn không hợp pháp. Công ty An Phát bị buộc lập lại hóa đơn đúng quy định và có thể bị xử phạt hành chính.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Những trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp theo quy định
Khoản 9 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
...
9. Sử dụng hóa đơn, chứng từ không hợp pháp là việc:
Sử dụng hóa đơn, chứng từ giả; sử dụng hóa đơn, chứng từ chưa có giá trị sử dụng, hết giá trị sử dụng; sử dụng hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế bằng biện pháp ngừng sử dụng hóa đơn, trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; sử dụng hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn từ ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền; sử dụng hóa đơn, chứng từ mua hàng hóa, dịch vụ có ngày lập trên hóa đơn, chứng từ trước ngày xác định bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc chưa có thông báo của cơ quan thuế về việc bên lập hóa đơn, chứng từ không hoạt động tại địa chỉ kinh doanh đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền nhưng cơ quan thuế hoặc cơ quan công an hoặc các cơ quan chức năng khác đã có kết luận đó là hóa đơn, chứng từ không hợp pháp.
...
Các hành vi trên thường xảy ra khi doanh nghiệp cố tình gian lận hoặc thiếu hiểu biết pháp luật về hóa đơn. Việc sử dụng hóa đơn không hợp pháp không chỉ làm mất giá trị chứng từ kế toán mà còn có thể dẫn đến xử phạt nặng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự trong trường hợp có yếu tố gian lận nghiêm trọng.
Tình huống giả định
-
Một hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử chưa đăng ký với cơ quan thuế
Anh Nguyễn Văn Hòa, chủ một cửa hàng vật liệu xây dựng, khi bán hàng đã sử dụng phần mềm lập hóa đơn điện tử miễn phí trên mạng mà chưa thực hiện đăng ký với cơ quan thuế. -
Khách hàng phát hiện và phản ánh
Trong quá trình làm thủ tục thanh toán, một khách hàng kiểm tra mã số hóa đơn và phát hiện hóa đơn không tồn tại trong hệ thống của Tổng cục Thuế nên phản ánh đến Chi cục Thuế . -
Cơ quan thuế tiến hành xác minh và xử phạt
Qua kiểm tra, cơ quan thuế kết luận hóa đơn mà anh Hòa phát hành là hóa đơn điện tử chưa đăng ký theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Hộ kinh doanh của anh Hòa bị xử phạt hành chính và buộc phải xuất lại hóa đơn hợp pháp cho khách hàng.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Việc xác định hóa đơn hợp pháp đóng vai trò quan trọng trong quản lý kinh doanh và nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp. Hóa đơn được coi là hợp pháp khi đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về hình thức, nội dung và tính chính xác theo quy định. Những hóa đơn cũng phải được lập, phát hành và sử dụng đúng quy trình thì mới có giá trị pháp lý.
