Hóa đơn là chứng từ pháp lý quan trọng trong mỗi giao dịch thương mại, giúp xác nhận doanh thu và nghĩa vụ thuế của người bán. Pháp luật hiện hành quy định rõ trách nhiệm lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ, bất kể người mua có yêu cầu hay không. Tuy nhiên, bên cạnh quy định bắt buộc, vẫn có một số trường hợp đặc biệt không cần phải lập hóa đơn mà chỉ cần chứng từ nội bộ để theo dõi nội dung phát sinh.
1. Không xuất hóa đơn bị xử phạt bao nhiêu tiền?
Khoản 2 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định cụ thể
Điều 24. Xử phạt hành vi vi phạm quy định về lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ
...
2. Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Không lập hóa đơn tổng hợp theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
b) Không lập hóa đơn đối với các hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động, trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất.
...
Theo quy định hiện hành về hóa đơn điện tử, người bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ bắt buộc phải lập và gửi hóa đơn cho người mua ngay khi phát sinh giao dịch, không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không. Trong trường hợp hàng hóa được sử dụng cho mục đích khuyến mại, quảng cáo, biếu, tặng, cho, trao đổi hoặc trả thay lương cho người lao động, người bán vẫn phải lập hóa đơn đúng quy định, trừ các trường hợp tiêu dùng nội bộ phục vụ sản xuất.
Nếu cá nhân, tổ chức cố tình không lập hóa đơn trong các trường hợp này, kể cả khi bán lẻ cho người tiêu dùng cuối, sẽ bị xử phạt hành chính từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng theo quy định tại điểm a và b khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
Tình huống giả định
Tại quán cà phê Hương Phố nằm trên đường Nguyễn Tri Phương, quận 10, TP.HCM, bà Nguyễn Thị Mỹ Duyên, chủ quán, thường xuyên bán hàng cho khách lẻ với giá trị hóa đơn dao động từ 200.000 đến 500.000 đồng mỗi lượt. Tuy nhiên, dù thuộc trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn điện tử theo quy định, bà Duyên vẫn cố tình không thực hiện việc này, viện lý do khách không yêu cầu lấy hóa đơn. Trong đợt kiểm tra đột xuất vào giữa tháng 5/2025, Đội kiểm tra thuộc Chi cục Thuế quận 10 phối hợp cùng Phòng Kinh tế quận phát hiện trong vòng 1 tuần, quán có tổng cộng 17 giao dịch vượt mức 200.000 đồng nhưng không lập bất kỳ hóa đơn điện tử nào.
Sau khi làm việc và đối chiếu dữ liệu từ phần mềm bán hàng, cơ quan chức năng xác định bà Duyên đã vi phạm điểm a khoản 1 Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP do không lập hóa đơn theo quy định. Với hành vi này, bà Nguyễn Thị Mỹ Duyên bị xử phạt hành chính số tiền 8 triệu đồng, đồng thời bị buộc phải lập đầy đủ hóa đơn bổ sung cho các giao dịch vi phạm. Ngoài ra, toàn bộ doanh thu phát sinh từ các giao dịch chưa xuất hóa đơn cũng bị truy thu và yêu cầu kê khai, nộp thuế đúng quy định.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
2. Những trường hợp nào không cần xuất hóa đơn?
Khoản 1 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định cụ thể:
Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ
1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ (trừ hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất); xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn hoặc hoàn trả hàng hóa) và phải ghi đầy đủ nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này, trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế theo quy định tại Điều 12 Nghị định này.
...
Dù nguyên tắc chung là khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn, nhưng pháp luật vẫn có một số trường hợp ngoại lệ không cần xuất hóa đơn, cụ thể là hàng hóa luân chuyển nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất. Đây là những hoạt động không làm thay đổi quyền sở hữu hàng hóa, không phát sinh doanh thu, nên không bắt buộc phải lập hóa đơn giá trị gia tăng.
Ví dụ, một công ty sản xuất bánh kẹo có 2 kho, một kho nguyên liệu và một xưởng chế biến. Khi chuyển đường, sữa, bột mì từ kho đến xưởng để làm bánh, thì đây là hoạt động luân chuyển nội bộ nhằm phục vụ sản xuất, không phải giao dịch mua bán, không cần lập hóa đơn, mà chỉ cần lập phiếu xuất kho nội bộ để theo dõi.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Bánh Kẹo Hoàng Phúc đặt trụ sở chính tại Quận Bình Tân, TP.HCM, chuyên sản xuất bánh trung thu theo dây chuyền khép kín. Vào đầu tháng 7/2024, bộ phận quản lý kho tiến hành chuyển 5 tấn đường tinh luyện và 3 tấn đậu xanh từ kho nguyên liệu số 1 tại Huyện Bến Lức, Tỉnh Long An về xưởng sản xuất tại Quận Bình Tân để phục vụ chế biến bánh cho mùa trung thu sắp tới.
Sau khi nhận hàng, kế toán trưởng là bà Trần Thị Mỹ Lan đã lập phiếu xuất kho nội bộ và phiếu giao nhận đầy đủ giữa hai bộ phận. Tuy nhiên, đến giữa tháng, trong đợt kiểm tra định kỳ, một cán bộ thuế mới vào ngành đề nghị bà Lan xuất hóa đơn cho lô hàng đã chuyển, với lý do là hàng hóa đã được vận chuyển ra khỏi kho gốc.
Bà Lan đã trình bày rằng việc luân chuyển này không làm phát sinh hoạt động mua bán, không thay đổi chủ thể sở hữu, và chỉ phục vụ mục đích tiếp tục quá trình sản xuất nội bộ nên không thuộc trường hợp bắt buộc phải lập hóa đơn theo quy định tại khoản liên quan trong Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Sau khi đối chiếu quy định pháp luật, cán bộ thuế đã chấp nhận giải trình của doanh nghiệp.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
Kết luận
Việc không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ là hành vi vi phạm quy định về quản lý thuế và hóa đơn, có thể bị xử phạt từ 500.000 đồng đến 1.500.000 đồng. Tuy nhiên, với các trường hợp hàng hóa chỉ được luân chuyển nội bộ để phục vụ sản xuất, không phát sinh doanh thu, thì không bắt buộc phải xuất hóa đơn mà chỉ cần lập phiếu xuất kho nội bộ theo dõi.
