Hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) là chứng từ quan trọng, được pháp luật quy định chặt chẽ về việc lập, quản lý và xử lý khi phát sinh sai sót. Từ ngày 01/6/2025, quy định mới đã thay đổi nguyên tắc xử lý, trong đó làm rõ việc hóa đơn đã xuất có còn được hủy hay không. Bên cạnh đó, luật cũng có hướng dẫn cụ thể về cách giải quyết khi khách hàng thay đổi ý định, không tiếp tục giao dịch sau khi hóa đơn đã được phát hành.
1. Từ 01/6/2025, hóa đơn VAT khi đã xuất ra có được hủy không?
Nghị định 123/2020/NĐ-CP có quy định như sau:
Điều 19. Xử lý hóa đơn có sai sót
1. Trường hợp người bán phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế chưa gửi cho người mua có sai sót thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này về việc hủy hóa đơn điện tử có mã đã lập có sai sót và lập hóa đơn điện tử mới, ký số gửi cơ quan thuế để cấp mã hóa đơn mới thay thế hóa đơn đã lập để gửi cho người mua. Cơ quan thuế thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã được cấp mã có sai sót lưu trên hệ thống của cơ quan thuế.
...
Tuy nhiên, Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã sửa đổi điều 19 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP như sau:
Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
a) Trường hợp có sai về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác không sai thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử đã lập sai theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định này.
...
Từ ngày 01/6/2025, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập sẽ không còn hình thức hủy như trước đây tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Thay vào đó, tùy vào nội dung sai sót, người bán sẽ thực hiện thông báo sai sót, điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn. Điều này nhằm hạn chế tình trạng xóa bỏ chứng từ đã phát hành, đảm bảo tính minh bạch và đầy đủ của dữ liệu hóa đơn điện tử trên hệ thống cơ quan thuế.
Tình huống giả định
-
Công ty ở phường Hoàn Kiếm xuất hóa đơn sai thông tin địa chỉ khách hàng
Ngày 15/6/2025, Công ty TNHH Thương mại An Phát tại phường Hoàn Kiếm, TP. Hà Nội phát hành hóa đơn điện tử cho khách hàng là Công ty Minh Tân. Sau khi gửi hóa đơn, kế toán phát hiện địa chỉ khách hàng bị sai nhưng mã số thuế và các thông tin khác vẫn đúng. -
Công ty thực hiện thông báo sai sót tới cơ quan thuế
Bộ phận kế toán nhanh chóng lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế, đồng thời thông báo cho Công ty Minh Tân về thông tin địa chỉ bị sai. -
Cơ quan thuế tiếp nhận và cập nhật dữ liệu
Cơ quan thuế xác nhận thông báo, cập nhật thông tin vào hệ thống mà không yêu cầu lập lại hóa đơn mới. Công ty An Phát tiếp tục sử dụng hóa đơn này cho hoạt động kê khai thuế bình thường.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Trường hợp người bán đã xuất hóa đơn trước nhưng khách hàng lại đổi ý không mua (từ chối thanh toán) nữa thì giải quyết thế nào?
Điều 13 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 13. Sửa đổi tên Điều 19 và sửa đổi, bổ sung Điều 19 như sau:
"Điều 19. Thay thế, điều chỉnh hóa đơn điện tử
1. Trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm hóa đơn điện tử đã được cấp mã của cơ quan thuế, hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế đã gửi dữ liệu đến cơ quan thuế) thì người bán thực hiện xử lý như sau:
...
b) Trường hợp có sai: mã số thuế; sai về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng thì có thể lựa chọn điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử như sau:
b.1) Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn đã lập sai. Hóa đơn điện tử điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập sai phải có dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
...
4. Hóa đơn để điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập trong một số trường hợp như sau:
...
c) Xử lý hóa đơn điện tử trong trường hợp trả lại hàng hoá, dịch vụ:
...
c.4) Trường hợp người bán đã lập hóa đơn khi thu tiền trước khi cung cấp dịch vụ hoặc lập hóa đơn thu tiền đối với hoạt động kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, nhà chuyển nhượng sau đó phát sinh việc huỷ hoặc chấm dứt giao dịch và hủy một phần việc cung cấp dịch vụ thì người bán thực hiện điều chỉnh hóa đơn điện tử đã lập theo quy định tại điểm b.1 khoản 1 Điều này.
..."
Theo đó, hướng xử lý khi đã xuất hóa đơn VAT nhưng khách hủy giao dịch như sau:
1. Trường hợp chưa thanh toán: Không được hủy hóa đơn trực tiếp.
Thực hiện 1 trong 2 cách:
Cách 1: Lập hóa đơn điều chỉnh
- Ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn số … ngày …”.
- Điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT về 0 để phản ánh không phát sinh nghĩa vụ thuế.
Cách 2: Lập hóa đơn thay thế
- Hóa đơn mới thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ.
- Ghi rõ lý do thay thế.
Sau khi lập:
- Gửi hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho bên mua.
- Truyền nhận dữ liệu và báo cáo với cơ quan thuế.
- Lưu hồ sơ liên quan (biên bản hủy giao dịch, email xác nhận, v.v.) để đối chiếu khi cần.
2. Trường hợp đã thanh toán một phần hoặc toàn bộ: Xử lý tương tự như trên (lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế).
Mục đích: đảm bảo dữ liệu trên hệ thống cơ quan thuế phản ánh đầy đủ các giao dịch đã phát sinh.
Tình huống giả định
-
Doanh nghiệp ở phường Lê Lợi phải điều chỉnh hóa đơn khi khách hủy hợp đồng
Ngày 20/6/2025, Công ty Cổ phần Xây dựng Hoàng Gia, trụ sở tại phường Lê Lợi, tỉnh Nghệ An, ký hợp đồng cung cấp dịch vụ sửa chữa trụ sở cho Công ty Nam Phát với tổng giá trị 350 triệu đồng. Công ty Nam Phát yêu cầu Công ty Hoàng Gia lập hóa đơn VAT trước rồi mới thanh toán 50% giá trị hợp đồng. -
Khách hàng đột ngột hủy hợp đồng
Ngày 25/6/2025, do thay đổi kế hoạch đầu tư, Công ty Nam Phát gửi thông báo chấm dứt hợp đồng và từ chối thanh toán dù Công ty Hoàng Gia đã lập hóa đơn VAT gửi về cho Công ty Nam Phát theo yêu cầu. -
Doanh nghiệp điều chỉnh hóa đơn về 0 theo quy định
Trước tình huống trên, Công ty Hoàng Gia lập hóa đơn điện tử điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT về 0, ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số … ký hiệu … số … ngày … tháng … năm”. Hóa đơn điều chỉnh được gửi lại cho Công ty Nam Phát, đồng thời thông báo tới Cơ quan thuế. Sau khi tiếp nhận dữ liệu, Cơ quan thuế xác nhận việc điều chỉnh và ghi nhận giao dịch đã hủy bỏ đúng quy trình.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
HƯỚNG DẪN KÊ KHAI HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH, THAY THẾ (Áp dụng mới nhất 2025)
Căn cứ Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế được thực hiện như sau:
1. Nguyên tắc chung
Khi hóa đơn điện tử đã lập sai và người bán đã chọn xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế ở lần đầu, thì nếu sau đó tiếp tục phát hiện sai sót, bắt buộc phải áp dụng lại đúng hình thức đã chọn ban đầu.
Trường hợp hóa đơn điện tử lập sai ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn hoặc số hóa đơn, người bán chỉ được lập hóa đơn điều chỉnh, không được thay thế.
Khi điều chỉnh giá trị trên hóa đơn:
Điều chỉnh tăng ghi số dương (+).
Điều chỉnh giảm ghi số âm (-).
Cách xác định kỳ kê khai phụ thuộc vào loại sai sót và hình thức điều chỉnh.
Lưu ý: trường hợp điều chỉnh giá trị trên hoá đơn thì người mua và người bán cần làm biên bản điều chỉnh hoá đơn, nếu không sẽ bị phạt.
2. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn có sai sót
Sai sót ở đây bao gồm: sai mã số thuế, sai số tiền, sai thuế suất, sai tiền thuế hoặc sai thông tin hàng hóa (quy cách, chất lượng). Khi đó:
Nguyên tắc: Cả người bán và người mua đều kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.
Nếu khác kỳ:
- Người bán kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.
- Người mua kê khai bổ sung vào kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh.
- Nếu kỳ đó đã nộp tờ khai thuế GTGT, phải lập tờ khai điều chỉnh bổ sung (kê khai bổ sung) để bổ sung hóa đơn điều chỉnh.
Nếu cùng kỳ: Người bán và người mua cùng kê khai ngay trong kỳ đó (kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh = kỳ phát sinh hóa đơn bị điều chỉnh), không cần kê khai bổ sung.
3. Trường hợp hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn không có sai sót
Áp dụng với các tình huống như: chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại, điều chỉnh chênh lệch theo quyết toán. Khi đó:
- Người bán kê khai vào kỳ phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
- Người mua kê khai vào kỳ nhận được hóa đơn điều chỉnh.
- Không phân biệt cùng kỳ hay khác kỳ với hóa đơn gốc, vì bản chất hóa đơn gốc không sai sót.
Kết luận
Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ pháp lý quan trọng, được pháp luật quy định chặt chẽ về việc xử lý khi có sai sót. Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn VAT đã lập sẽ không được hủy mà chỉ được điều chỉnh hoặc thay thế. Trường hợp khách hàng thay đổi ý định không mua hàng, người bán cũng phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, bảo đảm dữ liệu giao dịch đầy đủ và minh bạch.
