Người bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử. Ngoài ra, pháp luật công nhận nhiều loại hóa đơn điện tử hợp pháp như VAT, bán hàng, tem, vé, thẻ.
Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong hoạt động kinh doanh, phản ánh giao dịch mua bán minh bạch và hợp pháp. Trách nhiệm lập hóa đơn điện tử được pháp luật giao cho các chủ thể cụ thể, bảo đảm tính chính xác và tuân thủ quy định. Nội dung này cũng gắn liền với các quy định chi tiết về quy trình phát hành và quản lý hóa đơn.
Người nào chịu trách nhiệm lập hóa đơn điện tử?
Khoản 1 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:
Điều 89. Hóa đơn, chứng từ điện tử
1. Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế bằng phương tiện điện tử, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
...
Chủ thể trực tiếp lập hóa đơn điện tử chính là người bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Nhóm này bao gồm doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. Việc lập hóa đơn điện tử vừa là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, vừa là căn cứ để quản lý thuế, kế toán, hạch toán giao dịch. Nếu người bán không lập hoặc lập sai, cơ quan thuế có quyền xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời buộc khắc phục hậu quả.
Tình huống giả định
-
Công ty Minh Phát không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng
Công ty TNHH Minh Phát, ký hợp đồng bán máy in trị giá 150.000.000 đồng cho Công ty Phú Hòa. -
Anh Tuấn ký hợp đồng cung cấp thiết bị văn phòng
Sau khi bàn giao máy in, công ty chỉ lập phiếu giao hàng nội bộ, không lập hóa đơn điện tử cho Công ty Phú Hòa. -
Cơ quan thuế tiến hành kiểm tra và xử phạt
Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh kiểm tra, phát hiện hành vi không lập hóa đơn điện tử khi phát sinh giao dịch. Doanh nghiệp bị xử phạt hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP với số tiền 20.000.000 đồng.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Những loại hóa đơn điện tử hợp pháp được pháp luật công nhận hiện nay
Khoản 2 Điều 89 Luật Quản lý thuế 2019 quy định như sau:
Điều 89. Hóa đơn, chứng từ điện tử
...
2. Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác.
...
Có thể thấy ngoài các loại hóa đơn phổ biến như hóa đơn giá trị gia tăng và hóa đơn bán hàng, pháp luật hiện hành còn thừa nhận nhiều chứng từ điện tử khác như tem, vé, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử. Việc đa dạng hình thức giúp phù hợp với từng lĩnh vực kinh doanh và mô hình quản lý. Tất cả các loại hóa đơn, chứng từ điện tử này đều có giá trị pháp lý khi được lập đúng quy định.
Tình huống giả định
-
Anh Bình sử dụng hóa đơn điện tử có mã khi bán hàng nội thất
Anh Trần Văn Bình, hộ kinh doanh đồ gỗ thường xuyên có giao dịch bán bàn ghế trị giá hàng chục triệu đồng. -
Anh Bình đăng ký với cơ quan thuế để được cấp mã hóa đơn điện tử
Do không có hệ thống phần mềm riêng, anh Bình lựa chọn sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho mỗi giao dịch. -
Giao dịch được lập minh bạch, đúng quy định
Trong tháng 8/2025, anh Bình bán một bộ bàn ghế trị giá 50.000.000 đồng. Ngay sau đó, hóa đơn điện tử có mã được cấp bởi cơ quan thuế đã được phát hành cho khách hàng, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Hóa đơn điện tử là công cụ pháp lý bắt buộc đối với mọi tổ chức, cá nhân kinh doanh khi phát sinh giao dịch hàng hóa, dịch vụ. Trách nhiệm lập hóa đơn điện tử thuộc về người bán, bao gồm cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Đồng thời, pháp luật công nhận nhiều loại hóa đơn điện tử khác nhau như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem, vé, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử, góp phần đáp ứng nhu cầu quản lý trong từng lĩnh vực kinh doanh.
