Mã vạch là công cụ quan trọng giúp truy xuất nguồn gốc, quản lý sản phẩm, chống hàng giả và hỗ trợ bán hàng hiệu quả. Tuy nhiên, sau khi đăng ký mã vạch, doanh nghiệp cần hiểu rõ các quy định pháp luật về cách sử dụng, cập nhật thông tin, cũng như các chế tài xử phạt khi vi phạm.
1. Mã vạch là gì?
Căn cứ theo quy định tại Khoản 2 Điều 3 Thông tư 10/2020/TT-BKHCN:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
...
2. Mã vạch là phương thức lưu trữ và truyền tải thông tin của mã số bằng: loại ký hiệu vạch tuyến tính (mã vạch một chiều); tập hợp điểm (Data Matrix, QRcode, PDF417 và các mã vạch hai chiều khác); chip nhận dạng qua tần số vô tuyến (RFID) và các công nghệ nhận dạng khác;
...
Mã vạch là cách thể hiện thông tin dưới dạng hình ảnh mà máy quét có thể đọc được, giúp tự động hóa việc quản lý sản phẩm. Mỗi mã vạch đều đi kèm một mã số – là dãy số định danh duy nhất cho sản phẩm, dịch vụ hoặc tổ chức. Trong chuỗi cung ứng, mã vạch giúp truy xuất nguồn gốc, phân biệt hàng thật – giả, và tăng hiệu quả lưu kho, bán lẻ. Mã vạch được tạo dựa trên mã số đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền, thường đi kèm với tiền tố quốc gia (ví dụ: “893” là của Việt Nam).
Tình huống giả định:
Doanh nghiệp thực phẩm Hương Việt áp dụng mã số, mã vạch để truy xuất nguồn gốc sản phẩm xuất khẩu
Tháng 6/2025, Công ty TNHH Thực phẩm Hương Việt, trụ sở tại Bình Dương, chuẩn bị ra mắt dòng sản phẩm nước mắm truyền thống xuất khẩu sang thị trường châu Âu. Để đáp ứng yêu cầu truy xuất nguồn gốc, công ty đã đăng ký mã số, mã vạch tại Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng.
Tại buổi hướng dẫn kỹ thuật do Trung tâm Mã số Mã vạch tổ chức, đại diện công ty – bà Phạm Ngọc Lan, Giám đốc sản xuất – đặt câu hỏi: “Mã số và mã vạch có gì khác nhau?”. Chuyên viên kỹ thuật giải thích: mã số là dãy ký tự định danh duy nhất cấp cho sản phẩm, doanh nghiệp hoặc địa điểm (ví dụ: 893xxxxxxx1234 – trong đó ‘893’ là mã quốc gia Việt Nam), trong khi mã vạch là phương tiện biểu diễn mã số đó dưới dạng hình ảnh (có thể là các vạch đen trắng song song, ma trận điểm như QR code, hoặc chip điện tử như RFID) để thiết bị đọc tự động (scanner) có thể quét và giải mã.
Sau khi nắm rõ khái niệm, Công ty Hương Việt đã triển khai in mã số GTIN dưới dạng mã QR lên nhãn chai nước mắm, giúp người tiêu dùng và hải quan nước ngoài có thể tra cứu nguồn gốc sản phẩm một cách nhanh chóng.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Doanh nghiệp có trách nhiệm gì khi sử dụng mã vạch?
Theo Điều 19b Nghị định 74/2018/NĐ-CP:
Điều 19b. Trách nhiệm của tổ chức sử dụng mã số, mã vạch
1. Đối với tổ chức sử dụng mã số, mã vạch theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1 và có tiền tố mã quốc gia Việt Nam “893”:
a) Đăng ký sử dụng mã số, mã vạch với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền;
b) Tạo và gắn mã số, mã vạch cho các đối tượng thuộc quyền sở hữu của tổ chức theo quy định;
c) Khai báo, cập nhật và cung cấp thông tin liên quan về tổ chức và các đối tượng sử dụng mã số, mã vạch với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền và các bên liên quan trong chuỗi cung ứng;
d) Chịu trách nhiệm về tính đơn nhất của mã số, mã vạch khi sử dụng và không buôn bán sản phẩm, hàng hóa không bảo đảm chất lượng mã số, mã vạch theo quy định của pháp luật;
đ) Không bán, chuyển nhượng quyền sử dụng mã số, mã vạch cho tổ chức khác;
e) Trường hợp ủy quyền cho đối tác liên doanh hoặc gia công, chế biến sử dụng mã số, mã vạch phải có văn bản ủy quyền;
g) Nộp phí cấp và phí duy trì quyền sử dụng mã số, mã vạch theo quy định;
h) Thực hiện đăng ký cấp mới hoặc cấp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch;
i) Thông báo bằng văn bản và nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số, mã vạch cho cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền khi tổ chức không có nhu cầu sử dụng mã số, mã vạch hoặc chấm dứt hoạt động.
2. Đối với tổ chức hoạt động trên lãnh thổ Việt Nam sử dụng mã nước ngoài theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1:
a) Phải được cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc được chủ sở hữu của mã nước ngoài ủy quyền sử dụng;
b) Trường hợp được chủ sở hữu mã nước ngoài ủy quyền sử dụng, tổ chức phải thông báo với cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền để được xác nhận việc sử dụng mã nước ngoài.
3. Đối với tổ chức sử dụng mã số, mã vạch không theo chuẩn của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1:
a) Tuân thủ các tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật về loại mã số, mã vạch đang sử dụng;
b) Khi đưa các đối tượng sử dụng mã số, mã vạch ra thị trường hoặc ngoài phạm vi của tổ chức, tổ chức phải đảm bảo các mã số, mã vạch đã sử dụng không được trùng lắp hoặc gây nguy cơ nhầm lẫn với các loại mã số, mã vạch theo chuẩn của Tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1; có biện pháp cảnh báo, chỉ dẫn phân biệt đi kèm hoặc loại bỏ mã số, mã vạch đó trước khi đưa ra thị trường.
4. Đối với tổ chức phân phối, lưu thông và buôn bán sản phẩm, hàng hóa:
a) Kiểm tra, kiểm soát chất lượng và tính hợp pháp của mã số, mã vạch trên hàng hóa trước khi đưa vào lưu thông;
b) Không phân phối, lưu thông và buôn bán sản phẩm, hàng hóa hoặc đối tượng có sử dụng mã số, mã vạch không đúng quy định.
5. Đối với tổ chức, cá nhân phát triển và cung cấp các dịch vụ, giải pháp, ứng dụng dựa trên nền tảng mã số, mã vạch:
a) Bảo đảm sử dụng nguồn dữ liệu về đối tượng sử dụng mã số, mã vạch đúng, phù hợp với nguồn dữ liệu mã số, mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền hoặc của tổ chức mã số, mã vạch quốc tế GS1;
b) Không công bố thông tin sai lệch về chủ sở hữu mã số, mã vạch hoặc đối tượng sử dụng mã số, mã vạch đã tuân thủ quy định;
c) Trường hợp khai thác hoặc sử dụng nguồn dữ liệu mã số, mã vạch quốc gia, tổ chức, cá nhân có trách nhiệm trả chi phí sử dụng.
6. Bộ Khoa học và Công nghệ hướng dẫn chi tiết việc sử dụng mã số, mã vạch quy định tại Điều này.
Sau khi được cấp mã vạch, doanh nghiệp có nghĩa vụ quản lý, sử dụng đúng theo quy định pháp luật. Ngoài việc phải khai báo, cập nhật thông tin liên quan đến sản phẩm, tổ chức còn phải đảm bảo mã số là duy nhất, không trùng lặp hoặc gây nhầm lẫn. Việc sử dụng mã nước ngoài cần có sự đồng ý từ chủ sở hữu hoặc cơ quan có thẩm quyền. Đặc biệt, không được chuyển nhượng, buôn bán mã vạch cho tổ chức khác khi chưa được phép. Nếu doanh nghiệp chấm dứt hoạt động hoặc không còn nhu cầu, phải thông báo và nộp lại giấy chứng nhận sử dụng mã vạch.
Tình huống giả định:
Doanh nghiệp sữa An Lạc bị xử lý vì vi phạm quy định khi sử dụng mã vạch
Tháng 5/2025, Công ty Cổ phần Sữa An Lạc, trụ sở tại huyện Châu Đức, tỉnh Bà Rịa – Vũng Tàu, bị Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng tiến hành kiểm tra đột xuất sau khi có phản ánh từ người tiêu dùng về việc mã vạch trên các sản phẩm sữa tiệt trùng của công ty không thể quét hoặc hiển thị thông tin sai lệch.
Qua kiểm tra, cơ quan chức năng phát hiện: (1) Công ty sử dụng mã số mã vạch mang tiền tố “893” nhưng chưa đăng ký hoặc khai báo thông tin sản phẩm với Tổng cục; (2) Công ty ủy quyền cho xưởng gia công bên thứ ba gắn mã vạch lên sản phẩm nhưng không có văn bản ủy quyền hợp pháp; (3) Ngoài ra, nhiều sản phẩm có mã số bị trùng hoặc không có tính đơn nhất.
Cơ quan chức năng yêu cầu Công ty Sữa An Lạc nộp bổ sung phí duy trì mã số mã vạch, đồng thời thu hồi các lô hàng vi phạm và nộp lại Giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch nếu không có nhu cầu tiếp tục sử dụng. Đồng thời, đơn vị phân phối là Siêu thị thực phẩm Tâm Hòa cũng bị kiểm tra trách nhiệm theo khoản 4 vì đã phân phối hàng hóa có mã số mã vạch không đúng quy định, không thực hiện kiểm tra chất lượng mã trước khi lưu thông ra thị trường.
Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đã lập biên bản xử phạt hành chính, đồng thời yêu cầu cả hai bên có biện pháp khắc phục hậu quả và cảnh báo rõ ràng đến người tiêu dùng.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Vi phạm quy định về mã vạch sẽ bị xử lý như thế nào?
Điều 32 Nghị định 119/2017/NĐ-CP:
Điều 32. Vi phạm quy định về sử dụng mã số mã vạch
1. Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Không đăng ký lại với cơ quan có thẩm quyền khi có sự thay đổi về tên gọi, địa chỉ giao dịch trên giấy phép kinh doanh hoặc không thông báo bằng văn bản khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch bị mất hoặc hỏng;
b) Không làm thủ tục gia hạn khi giấy chứng nhận quyền sử dụng mã số mã vạch hết hiệu lực;
c) Không xuất trình được văn bản hợp pháp chứng minh về quyền sử dụng mã số mã vạch khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu;
d) Không khai báo và cập nhật danh mục các mã số thương phẩm toàn cầu (GTIN) và mã số địa điểm toàn cầu (GLN) được sử dụng cho cơ quan có thẩm quyền;
đ) Không thông báo bằng văn bản, kèm tài liệu chứng minh việc được sử dụng mã số nước ngoài với cơ quan có thẩm quyền khi sử dụng mã số nước ngoài cho sản phẩm, hàng hóa sản xuất, gia công hoặc bao gói tại Việt Nam;
e) Không khai báo thông tin trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia; khai báo thông tin trên cơ sở dữ liệu mã số mã vạch quốc gia không đúng với thông tin thực tế của thương phẩm sử dụng mã GTIN hoặc địa điểm sử dụng mã GLN;
g) Không thực hiện đóng phí duy trì sử dụng mã số mã vạch đúng quy định.
2. Phạt tiền từ 6.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Sử dụng mã số mã vạch có đầu mã Quốc gia Việt Nam (893) mà chưa được cơ quan có thẩm quyền cấp quyền sử dụng mã số mã vạch;
b) Sử dụng mã số mã vạch đã bị thu hồi;
c) Bán, chuyển nhượng mã số mã vạch đã được cấp.
3. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Sử dụng mã số mã vạch nước ngoài để in trên sản phẩm, hàng hóa sản xuất, gia công, bao gói, sang chiết tại Việt Nam mà chưa được cơ quan nước ngoài có thẩm quyền hoặc tổ chức sở hữu mã số mã vạch đó cho phép bằng văn bản;
b) Sử dụng các dấu hiệu gây nhầm lẫn với mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và Tổ chức mã số mã vạch quốc tế.
4. Phạt tiền từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau đây:
a) Cung cấp hoặc sử dụng nguồn dữ liệu về mã số mã vạch không đúng với nguồn dữ liệu mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam và Tổ chức mã số mã vạch quốc tế;
b) Cung cấp thông tin sai lệch về chủ sở hữu hoặc đối tượng sử dụng mã số mã vạch GS1 hợp pháp;
c) Phát triển và cung cấp các dịch vụ, giải pháp, ứng dụng dựa trên nền tảng mã số mã vạch của cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam.
5. Mức phạt tiền đối với hành vi buôn bán hàng hóa vi phạm quy định về mã số mã vạch được quy định như sau:
a) Phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị đến 10.000.000 đồng;
b) Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 10.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng;
c) Phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 20.000.000 đồng đến 30.000.000 đồng;
d) Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng;
đ) Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 7.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 50.000.000 đồng đến 70.000.000 đồng;
e) Phạt tiền từ 7.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị từ trên 70.000.000 đồng đến 100.000.000 đồng;
g) Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng trong trường hợp hàng hóa vi phạm có giá trị trên 100.000.000 đồng.
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
a) Buộc thu hồi sản phẩm, hàng hóa và loại bỏ mã số mã vạch vi phạm trên hàng hóa, bao bì, phương tiện kinh doanh, vật phẩm đối với vi phạm quy định tại các khoản 2 và 3 Điều này;
b) Buộc nộp lại số lợi bất hợp pháp có được do thực hiện vi phạm quy định tại khoản 4 Điều này.
Việc sử dụng mã vạch không đúng quy định sẽ bị xử phạt theo từng mức độ vi phạm. Những hành vi phổ biến như không khai báo thay đổi thông tin, không gia hạn quyền sử dụng hoặc khai báo sai trên hệ thống đều có thể bị xử phạt từ 2–10 triệu đồng. Trường hợp nghiêm trọng hơn – như sử dụng mã giả, mã đã bị thu hồi, sử dụng mã nước ngoài không được phép, hoặc cố tình cung cấp dữ liệu sai lệch – mức phạt có thể lên đến 50 triệu đồng. Nếu buôn bán hàng hóa có mã vi phạm, mức phạt sẽ phụ thuộc vào giá trị hàng vi phạm, có thể lên tới 15 triệu đồng. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể bị buộc thu hồi sản phẩm và loại bỏ mã vi phạm khỏi bao bì.
Tình huống giả định:
Xử phạt doanh nghiệp dược vi phạm sử dụng mã vạch không đăng ký hợp lệ
Tháng 6/2025, Công ty TNHH Dược phẩm Hồng Tâm bị phát hiện in mã vạch đầu số “893” lên sản phẩm mà không đăng ký quyền sử dụng với Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng. Doanh nghiệp cũng thừa nhận đã mượn mã số từ một đơn vị khác, vi phạm quy định về sử dụng và chuyển nhượng mã số, mã vạch.
Cơ quan chức năng đã xử phạt hành chính 10 triệu đồng, buộc công ty thu hồi toàn bộ sản phẩm vi phạm và yêu cầu đăng ký lại mã số hợp lệ nếu tiếp tục sản xuất. Ngoài ra, Công ty TNHH Chuỗi Giá Trị An Khang – đơn vị phân phối – cũng bị phạt 5 triệu đồng vì phân phối hàng hóa có mã vạch không hợp pháp.
Tất cả các tổ chức vi phạm còn bị yêu cầu nộp lại số lợi bất hợp pháp và báo cáo kết quả xử lý trong vòng 15 ngày.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
4. Kết luận
Việc sử dụng mã vạch đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về đăng ký, cập nhật, sử dụng và bảo mật thông tin. Vi phạm có thể bị xử phạt hành chính, ảnh hưởng đến uy tín và hoạt động kinh doanh. Hiểu rõ quy định không chỉ giúp doanh nghiệp vận hành đúng pháp luật mà còn tạo dựng niềm tin với người tiêu dùng và đối tác trong chuỗi cung ứng.
