Trong các vụ án dân sự, việc chứng minh nội dung tranh chấp phụ thuộc phần lớn vào các chứng cứ mà các bên đưa ra. Trong bối cảnh công nghệ phát triển, nhiều người lựa chọn ghi âm làm công cụ hỗ trợ bảo vệ quyền lợi của mình. Tuy nhiên, không phải file ghi âm nào cũng được Tòa án chấp nhận. Vậy pháp luật quy định như thế nào về việc sử dụng file ghi âm trong tố tụng dân sự?
1. File ghi âm có được xem là chứng cứ trong vụ án dân sự không?
Căn cứ Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định về xác lập chứng cứ:
Điều 95. Xác định chứng cứ
1. Tài liệu đọc được nội dung được coi là chứng cứ nếu là bản chính hoặc bản sao có công chứng, chứng thực hợp pháp hoặc do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp, xác nhận.
2. Tài liệu nghe được, nhìn được được coi là chứng cứ nếu được xuất trình kèm theo văn bản trình bày của người có tài liệu đó về xuất xứ của tài liệu nếu họ tự thu âm, thu hình hoặc văn bản có xác nhận của người đã cung cấp cho người xuất trình về xuất xứ của tài liệu đó hoặc văn bản về sự việc liên quan tới việc thu âm, thu hình đó.
3. Thông điệp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới hình thức trao đổi dữ liệu điện tử, chứng từ điện tử, thư điện tử, điện tín, điện báo, fax và các hình thức tương tự khác theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
4. Vật chứng là chứng cứ phải là hiện vật gốc liên quan đến vụ việc.
5. Lời khai của đương sự, lời khai của người làm chứng được coi là chứng cứ nếu được ghi bằng văn bản, băng ghi âm, đĩa ghi âm, băng ghi hình, đĩa ghi hình, thiết bị khác chứa âm thanh, hình ảnh theo quy định tại khoản 2 Điều này hoặc khai bằng lời tại phiên tòa.
6. Kết luận giám định được coi là chứng cứ nếu việc giám định đó được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
7. Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ được coi là chứng cứ nếu việc thẩm định được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
8. Kết quả định giá tài sản, kết quả thẩm định giá tài sản được coi là chứng cứ nếu việc định giá, thẩm định giá được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
9. Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập tại chỗ được coi là chứng cứ nếu việc lập văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý được tiến hành theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
10. Văn bản công chứng, chứng thực được coi là chứng cứ nếu việc công chứng, chứng thực được thực hiện theo đúng thủ tục do pháp luật quy định.
11. Các nguồn khác mà pháp luật có quy định được xác định là chứng cứ theo điều kiện, thủ tục mà pháp luật quy định.
Không phải mọi file ghi âm đều có giá trị pháp lý. Nếu người thu âm không thể chứng minh mình là người trực tiếp ghi âm hoặc không cung cấp được xác nhận từ người đã ghi âm, thì tài liệu đó có thể không được chấp nhận là chứng cứ. Ngoài ra, nội dung ghi âm cũng cần phù hợp với vụ án và không vi phạm quyền riêng tư, bí mật đời tư của người khác.
Tình huống giả định:
Tòa chấp nhận file ghi âm làm chứng cứ, người vay tiền bị buộc hoàn trả 800 triệu đồng
Tháng 3/2025, Tòa án nhân dân quận Bình Thạnh, TP.HCM thụ lý vụ án tranh chấp hợp đồng vay tài sản giữa bà Lê Thị Ngọc Hà và ông Trần Minh Quang. Theo đơn khởi kiện, bà Hà cho rằng ông Quang đã vay của bà 800 triệu đồng không có giấy tờ, chỉ thỏa thuận miệng trong một buổi gặp tại quán cà phê. Sau nhiều lần nhắc nhở không có kết quả, bà Hà khởi kiện yêu cầu ông Quang hoàn trả toàn bộ khoản tiền.
Tại phiên tòa, ông Quang phủ nhận toàn bộ việc vay tiền và cho rằng không có chứng cứ nào chứng minh mình có nhận số tiền đó. Đáp lại, bà Hà đã nộp cho Tòa một file ghi âm cuộc nói chuyện giữa hai bên, trong đó ông Quang nhiều lần xác nhận “anh chưa trả kịp số tiền 800 triệu lần trước em đưa” và hứa “sẽ xoay đủ trong ba tháng”. Cùng với file ghi âm, bà Hà nộp kèm văn bản trình bày rõ nguồn gốc đoạn ghi âm, xác nhận đây là bản thu do chính bà thực hiện bằng điện thoại tại quán cà phê hôm đó, không qua chỉnh sửa và có lưu trữ bản gốc đầy đủ.
Sau khi xem xét, Hội đồng xét xử đánh giá file ghi âm đủ điều kiện để được coi là chứng cứ theo khoản 2 Điều 95 Bộ luật Tố tụng Dân sự: ghi âm có liên quan trực tiếp đến vụ việc, do người có tài liệu tự thu và có văn bản trình bày về xuất xứ rõ ràng. Tòa đã chấp nhận chứng cứ này và căn cứ vào đó, tuyên ông Quang có nghĩa vụ trả cho bà Hà số tiền 800 triệu đồng.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. File ghi âm được xếp vào nguồn chứng cứ nào?
Điều 94 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 quy định rõ về các nguồn chứng cứ trong vụ án dân sự:
Điều 94. Nguồn chứng cứ
Chứng cứ được thu thập từ các nguồn sau đây:
1. Tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử.
2. Vật chứng.
3. Lời khai của đương sự.
4. Lời khai của người làm chứng.
5. Kết luận giám định.
6. Biên bản ghi kết quả thẩm định tại chỗ.
7. Kết quả định giá tài sản, thẩm định giá tài sản.
8. Văn bản ghi nhận sự kiện, hành vi pháp lý do người có chức năng lập.
9. Văn bản công chứng, chứng thực.
10. Các nguồn khác mà pháp luật có quy định.
File ghi âm thuộc nhóm chứng cứ điện tử hoặc tài liệu nghe được, tương tự như video, email, tin nhắn. Dù là hình thức kỹ thuật số nhưng khi đáp ứng đủ điều kiện pháp lý, nó vẫn có giá trị như chứng từ giấy.
Tình huống giả định:
Tòa xác định file ghi âm thuộc nguồn chứng cứ là tài liệu nghe được.
Ngày 12/5/2025, Tòa án nhân dân quận Hoàng Mai (Hà Nội) mở phiên sơ thẩm xét xử vụ tranh chấp dân sự giữa ông Nguyễn Văn Hòa và ông Trịnh Quang Phúc về nghĩa vụ thanh toán tiền mua hàng. Theo đơn kiện, ông Hòa cho rằng ông Phúc đã đặt mua thiết bị điện tử từ cửa hàng của ông với tổng giá trị hơn 150 triệu đồng, hàng đã giao đầy đủ nhưng ông Phúc không chịu thanh toán, viện lý do chỉ mới “xem hàng chứ chưa đồng ý mua”.
Để chứng minh có thỏa thuận mua bán, ông Hòa nộp cho tòa một đoạn file ghi âm cuộc gọi giữa hai bên, trong đó ông Phúc xác nhận “đã nhận đủ lô hàng và sẽ chuyển tiền sớm”. Cùng với đó, ông Hòa cung cấp văn bản trình bày nguồn gốc ghi âm, khẳng định đoạn ghi được lưu từ cuộc gọi qua điện thoại di động cá nhân.
Căn cứ vào Điều 94 Bộ luật Tố tụng Dân sự 2015, Hội đồng xét xử xác định file ghi âm là tài liệu nghe được, thuộc nhóm chứng cứ được thu thập từ nguồn “tài liệu đọc được, nghe được, nhìn được, dữ liệu điện tử” theo khoản 1 của điều luật này. Sau khi đánh giá tính xác thực và liên quan, tòa đã công nhận đoạn ghi âm là chứng cứ hợp lệ và căn cứ vào đó để tuyên ông Phúc phải thanh toán toàn bộ số tiền còn nợ.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Thời hạn giao nộp file ghi âm là khi nào?
Thời hạn giao nộp file ghi âm là chứng cứ trong vụ án dân sự được quy định tại khoản 4 Điều 96 và Điều 203 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015 như sau:
Điều 96. Giao nộp tài liệu, chứng cứ
...
4. Thời hạn giao nộp tài liệu, chứng cứ do Thẩm phán được phân công giải quyết vụ việc ấn định nhưng không được vượt quá thời hạn chuẩn bị xét xử theo thủ tục sơ thẩm, thời hạn chuẩn bị giải quyết việc dân sự theo quy định của Bộ luật này.
Trường hợp sau khi có quyết định đưa vụ án ra xét xử theo thủ tục sơ thẩm, quyết định mở phiên họp giải quyết việc dân sự, đương sự mới cung cấp, giao nộp tài liệu, chứng cứ mà Tòa án đã yêu cầu giao nộp nhưng đương sự không giao nộp được vì có lý do chính đáng thì đương sự phải chứng minh lý do của việc chậm giao nộp tài liệu, chứng cứ đó. Đối với tài liệu, chứng cứ mà trước đó Tòa án không yêu cầu đương sự giao nộp hoặc tài liệu, chứng cứ mà đương sự không thể biết được trong quá trình giải quyết vụ việc theo thủ tục sơ thẩm thì đương sự có quyền giao nộp, trình bày tại phiên tòa sơ thẩm, phiên họp giải quyết việc dân sự hoặc các giai đoạn tố tụng tiếp theo của việc giải quyết vụ việc dân sự.
...
Điều 203. Thời hạn chuẩn bị xét xử
1. Thời hạn chuẩn bị xét xử các loại vụ án, trừ các vụ án được xét xử theo thủ tục rút gọn hoặc vụ án có yếu tố nước ngoài, được quy định như sau:
a) Đối với các vụ án quy định tại Điều 26 và Điều 28 của Bộ luật này thì thời hạn là 04 tháng, kể từ ngày thụ lý vụ án;
b) Đối với các vụ án quy định tại Điều 30 và Điều 32 của Bộ luật này thì thời hạn là 02 tháng, kể từ ngày thụ lý vụ án.
Đối với vụ án có tính chất phức tạp hoặc do sự kiện bất khả kháng, trở ngại khách quan thì Chánh án Tòa án có thể quyết định gia hạn thời hạn chuẩn bị xét xử nhưng không quá 02 tháng đối với vụ án thuộc trường hợp quy định tại điểm a khoản này và không quá 01 tháng đối với vụ án thuộc trường hợp quy định tại điểm b khoản này.
Trường hợp có quyết định tạm đình chỉ việc giải quyết vụ án thì thời hạn chuẩn bị xét xử được tính lại kể từ ngày quyết định tiếp tục giải quyết vụ án của Tòa án có hiệu lực pháp luật.
2. Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, Thẩm phán thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
a) Lập hồ sơ vụ án theo quy định tại Điều 198 của Bộ luật này;
b) Xác định tư cách đương sự, người tham gia tố tụng khác;
c) Xác định quan hệ tranh chấp giữa các đương sự và pháp luật cần áp dụng;
d) Làm rõ những tình tiết khách quan của vụ án;
đ) Xác minh, thu thập chứng cứ theo quy định của Bộ luật này;
e) Áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời;
g) Tổ chức phiên họp kiểm tra việc giao nộp, tiếp cận, công khai chứng cứ và hòa giải theo quy định của Bộ luật này, trừ trường hợp vụ án được giải quyết theo thủ tục rút gọn;
h) Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Bộ luật này.
3. Trong thời hạn chuẩn bị xét xử quy định tại khoản 1 Điều này, tùy từng trường hợp, Thẩm phán ra một trong các quyết định sau đây:
a) Công nhận sự thỏa thuận của các đương sự;
b) Tạm đình chỉ giải quyết vụ án dân sự;
c) Đình chỉ giải quyết vụ án dân sự;
d) Đưa vụ án ra xét xử.
4. Trong thời hạn 01 tháng, kể từ ngày có quyết định đưa vụ án ra xét xử, Tòa án phải mở phiên tòa; trường hợp có lý do chính đáng thì thời hạn này là 02 tháng
Đối với tranh chấp dân sự (như hôn nhân, thừa kế): thời hạn tối đa là 4 tháng, gia hạn thêm 2 tháng nếu vụ án phức tạp.
Đối với tranh chấp kinh doanh, thương mại: thời hạn là 2 tháng, có thể gia hạn thêm 1 tháng.
Sau thời điểm này, nếu đương sự cung cấp chứng cứ thì phải chứng minh lý do chính đáng hoặc trình bày tại phiên tòa.
Tình huống giả định:
Tòa chấp nhận file ghi âm nộp muộn vì có lý do chính đáng từ phía nguyên đơn
Ngày 15/4/2025, bà Nguyễn Thị Thanh khởi kiện ông Bùi Quang Lâm tại Tòa án nhân dân quận Hải Châu (TP. Đà Nẵng), yêu cầu ông Lâm thanh toán khoản nợ 300 triệu đồng từ giao dịch dân sự đã thỏa thuận bằng lời nói. Tòa án đã thụ lý vụ án và Thẩm phán được phân công giải quyết thông báo cho các bên về thời hạn nộp chứng cứ là trong vòng 4 tháng kể từ ngày thụ lý, theo đúng quy định tại điểm a khoản 1 Điều 203.
Sau hơn 3 tháng, trong buổi hòa giải ngày 25/7/2025, bà Thanh nộp bổ sung một đoạn ghi âm cuộc trò chuyện giữa hai bên để chứng minh rằng ông Lâm đã thừa nhận khoản nợ và cam kết trả trong vòng 6 tháng. Tuy nhiên, Tòa án cho rằng thời điểm nộp ghi âm này đã quá sát thời hạn kết thúc giai đoạn chuẩn bị xét xử. Để được chấp nhận, bà Thanh phải chứng minh lý do chính đáng cho việc nộp muộn. Bà giải trình rằng đoạn ghi âm vừa mới được khôi phục từ thiết bị cũ bị hỏng trước đó và có văn bản xác nhận của đơn vị sửa chữa.
Sau khi xem xét, Thẩm phán xác định đây là lý do khách quan chính đáng, đồng thời ghi nhận rằng trước đó Tòa không có yêu cầu cụ thể nào buộc bà Thanh phải giao nộp đoạn ghi âm này, nên file ghi âm vẫn được chấp nhận là chứng cứ hợp lệ theo quy định tại khoản 4 Điều 96 Bộ luật Tố tụng Dân sự.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
4. Kết luận
File ghi âm có thể được sử dụng làm chứng cứ trong tố tụng dân sự nếu đáp ứng đủ điều kiện về tính hợp pháp và nguồn gốc. Người nộp cần lưu ý chuẩn bị văn bản giải trình, xác nhận rõ ràng và nộp đúng hạn theo yêu cầu của Tòa án. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên trong quá trình tố tụng.
