Đóng dấu giáp lai là thao tác quan trọng để bảo đảm tính toàn vẹn và pháp lý cho các văn bản nhiều trang trong quá trình lưu hành, giao dịch hoặc chứng thực. Với các hồ sơ có số lượng trang lớn, việc đóng dấu giáp lai cần tuân theo quy định cụ thể về vị trí, số lượng và cách thực hiện. Ngoài ra, pháp luật cũng quy định rõ những trường hợp bắt buộc phải đóng dấu giáp lai để văn bản có giá trị pháp lý đầy đủ.
1. Hồ sơ nhiều trang phải đóng dấu giáp lai như thế nào?
Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 33. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật
1. Sử dụng con dấu...
đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
...
Theo quy định trên, khi một hồ sơ giấy có từ hai tờ trở lên, việc đóng dấu giáp lai được thực hiện theo nguyên tắc: dấu đóng vào mép phải của xấp văn bản, sao cho con dấu trùm lên mép của từng tờ. Mỗi con dấu chỉ được đóng tối đa lên 05 tờ giấy. Nếu tài liệu có nhiều hơn 5 tờ, thì sẽ phải đóng tiếp dấu giáp lai tiếp theo cho nhóm 5 tờ kế tiếp, và cứ như vậy cho đến hết. Trường hợp số trang không chia hết cho 5, con dấu cuối cùng sẽ đóng lên số tờ còn lại.
Ngoài ra, tùy thuộc vào từng bộ, ngành hoặc lĩnh vực, có thể có hướng dẫn cụ thể khác. Ví dụ như trong ngành Hải quan, Công văn 6550/TCHQ-VP năm 2012 hướng dẫn rằng hồ sơ từ 2 trang in một mặt hoặc từ 3 trang in hai mặt trở lên đều phải đóng dấu giáp lai, mỗi dấu tối đa không quá 5 trang in 1 mặt hoặc 9 trang in 2 mặt.
Việc đóng dấu giáp lai không chỉ để ngăn việc tráo đổi, chèn sửa tài liệu mà còn đảm bảo tính toàn vẹn, thống nhất cho hồ sơ nhiều trang. Nếu thực hiện không đúng quy định, văn bản có thể bị trả lại hoặc không được công nhận về mặt pháp lý.
Tình huống giả định
Tháng 4/2025, Công ty TNHH Truyền thông Hoàng Gia (quận Cầu Giấy, TP. Hà Nội) nộp hồ sơ gồm 52 trang tài liệu in một mặt để tham gia đấu thầu gói dịch vụ truyền thông tại Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội. Sau khi hoàn thiện toàn bộ hồ sơ, bộ phận hành chính của công ty chỉ đóng một dấu giáp lai trùm lên toàn bộ tập hồ sơ, từ trang đầu đến trang cuối.
Khi tiếp nhận, cán bộ thẩm định hồ sơ yêu cầu công ty phải thực hiện lại phần dấu giáp lai đúng quy định, vì theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP, mỗi dấu giáp lai chỉ được đóng tối đa 5 tờ. Do không tuân thủ nguyên tắc này, việc đóng duy nhất một dấu cho toàn bộ 52 trang bị coi là không hợp lệ và tiềm ẩn rủi ro pháp lý nếu phát sinh tranh chấp.
Sau khi được giải thích, công ty đã chia hồ sơ thành từng nhóm 5 tờ, lần lượt đóng 10 dấu giáp lai và một dấu cuối cho phần còn lại, bảo đảm đúng quy định pháp luật trước khi nộp lại hồ sơ.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Những trường hợp nào bắt buộc phải đóng dấu giáp lai?
Khoản 3 Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định như sau:
Điều 20. Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính
...3. Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 của Nghị định này thì thực hiện chứng thực như sau:
a) Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;
b) Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.
Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.
Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.
Ngoài ra, Điều 49 Luật Công chứng 2014 cũng nêu rõ:
Điều 49. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng
Văn bản công chứng có từ hai trang trở lên thì từng trang phải được đánh số thứ tự. Văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.
Từ các quy định trên, có thể thấy đóng dấu giáp lai là yêu cầu bắt buộc trong nhiều trường hợp, không chỉ giới hạn trong nội bộ cơ quan, tổ chức mà còn áp dụng cho văn bản hành chính, tài liệu chứng thực, công chứng hoặc các hồ sơ pháp lý có nhiều tờ. Việc này nhằm ngăn chặn việc tráo đổi, chỉnh sửa nội dung sau khi văn bản đã ký và ban hành.
Một số trường hợp phổ biến bắt buộc phải đóng dấu giáp lai bao gồm:
-
Bản sao chứng thực từ bản chính có từ 2 tờ trở lên.
-
Văn bản công chứng gồm từ 2 tờ trở lên.
-
Hợp đồng, tài liệu đính kèm có nhiều trang giữa các tổ chức hoặc cơ quan sử dụng con dấu pháp nhân.
-
Hồ sơ gửi cơ quan nhà nước hoặc đơn vị đấu thầu yêu cầu tính toàn vẹn tài liệu.
Việc không thực hiện đóng dấu giáp lai đúng quy định có thể khiến văn bản bị từ chối tiếp nhận, trả hồ sơ hoặc không có giá trị pháp lý trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Tình huống giả định
Tháng 6/2025, chị Lý Ngọc Quỳnh (31 tuổi, trú tại TP. Bạc Liêu) chuẩn bị hồ sơ xin cấp phép kinh doanh dịch vụ vận tải tại địa phương. Trong hồ sơ, chị nộp kèm theo hai hợp đồng thuê xe tải dài hạn, mỗi hợp đồng gồm 4 trang, được công chứng tại Văn phòng Công chứng Nguyễn Hữu Cảnh.
Tự tin vì hồ sơ đã chuẩn bị kỹ lưỡng, chị Quỳnh đến Phòng Kinh tế – UBND TP. Bạc Liêu để nộp. Tuy nhiên, khi kiểm tra hồ sơ, chuyên viên tiếp nhận phát hiện các hợp đồng chỉ được đóng dấu tròn ở trang cuối, không có dấu giáp lai giữa các tờ. Do mỗi trang được in riêng trên giấy A4, việc thiếu dấu giáp lai khiến hồ sơ không đảm bảo tính toàn vẹn và dễ bị nghi ngờ về khả năng chỉnh sửa nội dung sau khi công chứng.
Chị Quỳnh khá bất ngờ, vì cho rằng “đã công chứng rồi thì phải hợp lệ”, nhưng chuyên viên đã giải thích rõ: Điều 49 Luật Công chứng 2014 quy định, văn bản công chứng có từ hai tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai. Đây là quy định bắt buộc nhằm đảm bảo tài liệu không bị tráo đổi nội dung giữa các tờ riêng lẻ.
Do không đáp ứng điều kiện này, hồ sơ của chị Quỳnh bị từ chối tiếp nhận. Chị buộc phải quay lại văn phòng công chứng để yêu cầu đóng dấu giáp lai theo đúng quy định. Sau khi bổ sung và hoàn thiện lại hồ sơ, thủ tục xin cấp phép mới được tiếp nhận.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Đóng dấu giáp lai là yêu cầu quan trọng đối với các văn bản nhiều tờ nhằm đảm bảo tính pháp lý và toàn vẹn tài liệu. Với hồ sơ nội bộ, việc đóng dấu giáp lai cần tuân thủ đúng vị trí và số lượng theo quy định. Trong khi đó, các tài liệu công chứng, chứng thực hoặc hồ sơ hành chính có từ hai tờ trở lên bắt buộc phải đóng dấu giáp lai để được xem là hợp lệ.
