Thời hạn xử lý hồ sơ hành chính là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với các cơ quan nhà nước, được quy định rõ trong các văn bản pháp luật chuyên ngành và Luật Tố tụng hành chính. Tuy nhiên, trên thực tế, việc chậm trễ trong giải quyết thủ tục hành chính vẫn thường xuyên xảy ra, gây ảnh hưởng lớn đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Để bảo vệ mình một cách hợp pháp, trước hết cần xác định rõ hành vi chậm giải quyết hồ sơ có vi phạm pháp luật hay không, sau đó là các bước khiếu nại hoặc khởi kiện phù hợp.
1. Hành vi chậm giải quyết hồ sơ của cơ quan hành chính có vi phạm pháp luật không?
Khoản 1 Điều 9 Luật Cán bộ, công chức 2008 (sửa đổi, bổ sung 2019):
Luật Cán bộ, công chức 2008
Điều 9. Nghĩa vụ của cán bộ, công chức trong thi hành công vụ
1. Thực hiện đúng, đầy đủ và chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn được giao.
...
Thời hạn giải quyết hồ sơ hành chính là yếu tố mang tính ràng buộc pháp lý, không chỉ thể hiện trách nhiệm của cơ quan nhà nước đối với công dân, mà còn phản ánh nguyên tắc công khai, minh bạch, hiệu quả trong quản lý hành chính.
Nếu cơ quan hành chính không giải quyết hồ sơ trong thời hạn luật định mà không có lý do chính đáng, đó là hành vi vi phạm nghĩa vụ công vụ, làm ảnh hưởng đến quyền và lợi ích hợp pháp của người dân. Lý do chính đáng chỉ được chấp nhận khi có yếu tố khách quan bất khả kháng như thiên tai, hỏa hoạn, hệ thống công nghệ bị sập hoặc các tình huống đặc biệt khác được ghi nhận bằng văn bản và phải có thông báo công khai đến người dân.
Đáng lưu ý, hành vi chậm giải quyết hồ sơ không chỉ được nhìn nhận ở khía cạnh hành vi cá nhân của công chức, mà còn là trách nhiệm của cả đơn vị hành chính nếu có dấu hiệu cố tình trì hoãn, gây khó dễ. Nếu hành vi chậm trễ đi kèm với biểu hiện tiêu cực như vòi vĩnh, gợi ý đút lót để được xử lý nhanh, thì bản chất sự chậm trễ đã vượt quá phạm vi vi phạm hành chính thông thường và có thể bị xử lý theo pháp luật hình sự.
Tóm lại, việc cơ quan hành chính không xử lý hồ sơ đúng thời hạn là hành vi trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền được phục vụ công khai, minh bạch, đúng thời hạn của người dân.
Tình huống giả định:
Anh Trịnh Văn Hậu, ngụ tại huyện Văn Lâm, tỉnh Hưng Yên, sau nhiều năm làm việc tại TP.HCM quyết định trở về quê sinh sống và mua lại một thửa đất nông nghiệp đang chờ chuyển mục đích sử dụng sang đất ở. Ngày 3/1/2025, anh Hậu nộp hồ sơ xin chuyển mục đích sử dụng đất lên Phòng Tài nguyên và Môi trường huyện. Bộ phận một cửa xác nhận hồ sơ đầy đủ và thông báo thời hạn giải quyết là 30 ngày làm việc.
Tuy nhiên, đến hết tháng 2, anh Hậu vẫn không nhận được bất kỳ phản hồi nào. Anh chủ động lên hỏi thì được trả lời vòng vo rằng hồ sơ “đang chờ lãnh đạo duyệt”, “còn vướng mốc quy hoạch”. Anh Hậu trình bày rõ thửa đất không thuộc diện quy hoạch, kèm theo bản trích lục nhưng cán bộ tiếp nhận vẫn trì hoãn.
Đáng nói hơn, trong một lần lên làm việc, một cán bộ không chính thức gợi ý rằng nếu anh “bồi dưỡng chút ít” thì hồ sơ sẽ được giải quyết nhanh hơn. Cảm thấy bị xúc phạm, anh Hậu từ chối, yêu cầu trả lời bằng văn bản. Thế nhưng thêm hai tuần trôi qua, mọi việc vẫn im lặng. Cùng thời điểm đó, một người quen của anh cũng nộp hồ sơ tương tự, sau vài cuộc "giao tiếp bên ngoài", lại nhận được quyết định chỉ sau 10 ngày.
Quyết không chấp nhận bất công, anh Hậu làm đơn khiếu nại gửi Chủ tịch UBND huyện. Tuy nhiên đơn bị chuyển lòng vòng từ phòng này sang phòng khác. Bức xúc dâng cao, anh tìm đến một luật sư để được tư vấn khởi kiện hành vi hành chính trái pháp luật của Phòng Tài nguyên và Môi trường.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
2. Người dân có thể làm gì khi bị trễ hạn xử lý hồ sơ hành chính?
khoản 1 Điều 7 Luật Khiếu nại 2011 quy định cụ thể:
Luật Khiếu nại 2011
Điều 7. Trình tự khiếu nại
1. Khi có căn cứ cho rằng quyết định hành chính, hành vi hành chính là trái pháp luật, xâm phạm trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của mình thì người khiếu nại khiếu nại lần đầu đến người đã ra quyết định hành chính hoặc cơ quan có người có hành vi hành chính hoặc khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án theo quy định của Luật tố tụng hành chính.
...
Pháp luật hiện hành quy định rõ ràng về thời hạn xử lý các thủ tục hành chính trong các văn bản pháp luật chuyên ngành. Vì vậy khi cơ quan hành chính không xử lý đúng thời gian quy định mà không có lý do chính đáng, đây được xem là hành vi hành chính trái pháp luật. Người dân hoàn toàn có quyền pháp lý để yêu cầu giải thích, khiếu nại hoặc thậm chí khởi kiện ra tòa.
Trước hết, người dân có thể yêu cầu cơ quan hành chính giải trình bằng văn bản về lý do chậm trễ. Đây là một bước quan trọng để xác định rõ nguyên nhân và có cơ sở tiếp theo cho việc khiếu nại hoặc khởi kiện. Nếu không nhận được phản hồi thỏa đáng, công dân có thể làm đơn khiếu nại theo đúng trình tự quy định tại Luật Khiếu nại. Đơn này gửi đến chính cơ quan đang chậm trễ hoặc gửi lên cấp trên trực tiếp của cơ quan đó. Thời hạn giải quyết khiếu nại lần đầu là 30 ngày kể từ ngày nhận được đơn (trường hợp phức tạp là 45 ngày). Nếu không đồng ý với kết quả giải quyết khiếu nại hoặc cơ quan không giải quyết, người dân có quyền khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền.
Quá trình tố tụng hành chính thường mất thời gian nhưng lại là công cụ hữu hiệu để ràng buộc trách nhiệm pháp lý của cơ quan nhà nước. Thực tế cho thấy nhiều vụ kiện hành chính đã buộc các cơ quan phải rút kinh nghiệm, cải thiện quy trình làm việc, từ đó nâng cao chất lượng phục vụ người dân. Vì vậy, người dân cần hiểu rõ quyền pháp lý của mình để có thể chủ động bảo vệ quyền lợi của mình.
Tình huống giả định:
Bà Nguyễn Thị Lệ, một giáo viên nghỉ hưu tại quận 12, TP.HCM, sau nhiều năm tích góp đã mua một căn nhà nhỏ để sống gần con cháu. Sau khi hoàn tất giao dịch chuyển nhượng nhà đất hợp pháp, bà nộp hồ sơ xin cấp sổ đỏ tại Văn phòng Đăng ký đất đai chi nhánh Quận 12. Theo quy định, việc cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất phải hoàn tất trong vòng 15 ngày làm việc. Tuy nhiên, suốt hơn 3 tháng, bà không nhận được phản hồi chính thức nào ngoài những lời hẹn qua loa.
Trong khi chờ sổ đỏ, bà gặp không ít rắc rối: không thể đứng tên điện, nước; không thể vay ngân hàng để lo viện phí cho con gái vừa sinh con đầu lòng. Dù nhiều lần đến hỏi, bà vẫn không nhận được câu trả lời rõ ràng. Một cán bộ còn gợi ý rằng "có hỗ trợ thêm thì sẽ nhanh hơn", nhưng bà từ chối vì không muốn làm sai quy định.
Sau khi được một người quen giới thiệu luật sư, bà mới biết mình có quyền yêu cầu cơ quan giải trình lý do chậm trễ và có thể làm đơn khiếu nại nếu không được giải quyết. Lần lượt gửi khiếu nại đến Văn phòng Đăng ký đất đai rồi lên UBND quận mà vẫn không nhận được hồi âm, bà buộc phải khởi kiện ra Tòa án nhân dân TP. Thủ Đức.
Tại phiên tòa, cơ quan chức năng không cung cấp được lý do chính đáng cho việc trì hoãn. Kết quả, tòa tuyên hành vi hành chính là trái pháp luật, buộc cấp sổ đỏ trong vòng 10 ngày và bồi thường cho bà 20 triệu đồng vì thiệt hại do không thể vay vốn kịp thời.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
Kết luận:
Việc giải quyết hồ sơ chậm không chỉ ảnh hưởng đến quyền lợi trước mắt mà còn gây ra nhiều hệ quả về lâu dài như không thể vay vốn do chưa có sổ đỏ, hay ảnh hưởng đến học hành, khám chữa bệnh vì chưa đăng ký hộ khẩu. Khi rơi vào tình huống cơ quan hành chính xử lý hồ sơ quá hạn, người dân cần nắm rõ quyền khiếu nại, yêu cầu giải trình và nếu cần thiết, khởi kiện để bảo vệ quyền lợi hợp pháp. Pháp luật không chỉ đặt ra trách nhiệm cho cơ quan nhà nước mà còn trao công cụ pháp lý để người dân giám sát và yêu cầu thực thi đúng quy định.
