Trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn

Kết hôn không chỉ là cột mốc quan trọng trong đời sống cá nhân, mà còn là sự kiện pháp lý cần được đăng ký để Nhà nước công nhận. Việc đăng ký kết hôn đúng trình tự, đúng nơi có thẩm quyền không chỉ đảm bảo giá trị pháp lý của quan hệ hôn nhân mà còn là cơ sở để xác lập các quyền và nghĩa vụ về con cái, tài sản, hộ tịch sau này. Trong năm 2025, với các quy định pháp luật mới, thủ tục đăng ký kết hôn tiếp tục được chuẩn hóa và tích hợp qua Cổng dịch vụ công, giúp người dân dễ dàng thực hiện. Tuy nhiên, để tránh sai sót không đáng có, mỗi cặp đôi vẫn cần nắm rõ các thông tin cơ bản.

1. Đăng ký kết hôn ở đâu?

Quy định này được nêu cụ thể tại Điều 17 Luật Hộ tịch 2014 như sau:

Luật Hộ tịch 2014

Điều 17. Thẩm quyền đăng ký kết hôn và nội dung Giấy chứng nhận kết hôn

1. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên nam, nữ thực hiện đăng ký kết hôn.

2. Giấy chứng nhận kết hôn phải có các thông tin sau đây:

a) Họ, chữ đệm và tên; ngày, tháng, năm sinh; dân tộc; quốc tịch; nơi cư trú; thông tin về giấy tờ chứng minh nhân thân của hai bên nam, nữ;

b) Ngày, tháng, năm đăng ký kết hôn;

c) Chữ ký hoặc điểm chỉ của hai bên nam, nữ và xác nhận của cơ quan đăng ký hộ tịch.

Luật Hộ tịch 2014

Điều 37. Thẩm quyền đăng ký kết hôn

1. Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam với người nước ngoài; giữa công dân Việt Nam cư trú ở trong nước với công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài; giữa công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài với nhau; giữa công dân Việt Nam đồng thời có quốc tịch nước ngoài với công dân Việt Nam hoặc với người nước ngoài.

2. Trường hợp người nước ngoài cư trú tại Việt Nam có yêu cầu đăng ký kết hôn tại Việt Nam thì Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của một trong hai bên thực hiện đăng ký kết hôn.

Việc xác định đúng cơ quan có thẩm quyền là điều kiện bắt buộc để việc đăng ký kết hôn có giá trị pháp lý. Hiện nay, căn cứ theo Luật Hộ tịch 2014, cơ quan tiếp nhận hồ sơ đăng ký kết hôn được phân cấp dựa trên việc kết hôn có yếu tố nước ngoài hay không.

(1) Trường hợp không có yếu tố nước ngoài
Nếu cả hai bên nam, nữ đều là công dân Việt Nam cư trú trong nước, không liên quan đến yếu tố quốc tịch hay cư trú ở nước ngoài, thì thủ tục đăng ký kết hôn sẽ được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên. "Cư trú" ở đây bao gồm cả thường trú hoặc tạm trú, miễn là có giấy tờ chứng minh hợp lệ.

Hình thức nộp có thể là trực tiếp tại Bộ phận một cửa của UBND cấp xã hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua Cổng dịch vụ công quốc gia/cấp tỉnh. Việc phân cấp như vậy giúp thủ tục được xử lý thuận tiện, nhanh chóng, không gây ùn tắc ở các cấp cao hơn.

(2) Trường hợp có yếu tố nước ngoài
Yếu tố nước ngoài trong đăng ký kết hôn bao gồm các trường hợp:

• Một bên là người nước ngoài;

• Một bên là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài;

• Cả hai bên đều là người Việt định cư ở nước ngoài;

• Một bên có hai quốc tịch (trong đó có quốc tịch Việt Nam).

Trong các tình huống trên, thủ tục đăng ký kết hôn sẽ do Ủy ban nhân dân cấp huyện nơi cư trú của công dân Việt Nam thực hiện. Đây là cấp hành chính có đủ năng lực để xử lý hồ sơ phức tạp hơn, đặc biệt khi cần kiểm tra giấy tờ nước ngoài, chứng nhận lãnh sự, tình trạng hôn nhân, khả năng nhận thức và tự nguyện kết hôn của các bên.

Tình huống giả định

Chị Thanh và anh Dũng đều là công dân Việt Nam, đang sinh sống và làm việc tại quận Gò Vấp, TP.HCM. Chị Thanh có hộ khẩu thường trú tại đây, còn anh Dũng chỉ đăng ký tạm trú. Khi muốn đăng ký kết hôn, họ đến nộp hồ sơ tại UBND phường nơi chị Thanh đang thường trú. Hồ sơ được tiếp nhận hợp lệ vì đây là trường hợp kết hôn không có yếu tố nước ngoài, thực hiện tại UBND cấp xã nơi cư trú của một trong hai bên theo đúng quy định pháp luật.

Trong khi đó, bạn của chị Thanh là cô Hồng – một công dân Việt Nam định cư tại Pháp – chuẩn bị kết hôn với bạn trai người Pháp. Khi về Việt Nam làm thủ tục, cô Hồng phải đến UBND cấp huyện nơi mình từng cư trú tại Việt Nam để đăng ký kết hôn theo diện có yếu tố nước ngoài. Cô cũng cần chuẩn bị nhiều loại giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân và năng lực hành vi theo yêu cầu.

(Đây chỉ là tình huống giả định nhằm mục đích minh hoạ vấn đề pháp lý trên)

2. Đăng ký kết hôn cần giấy tờ gì?

Quy định này được nêu cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1079/QĐ-BTP năm 2024

(1) Trường hợp đăng ký kết hôn không có yếu tố nước ngoài

Nếu cả hai bên đều là công dân Việt Nam, không liên quan đến người nước ngoài hoặc công dân định cư ở nước ngoài, thì cần chuẩn bị những giấy tờ sau:

• Tờ khai đăng ký kết hôn (có thể khai chung, nếu nộp trực tiếp)

• Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký kết hôn (nếu nộp hồ sơ trực tuyến)

• Giấy tờ phải nộp gồm:

  • Bản chính Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân (trừ trường hợp thông tin đã có trong cơ sở dữ liệu dân cư và hộ tịch)

• Giấy tờ phải xuất trình gồm:

  • Chứng minh nhân dân, thẻ căn cước, hộ chiếu hoặc giấy tờ có ảnh và thông tin cá nhân còn hiệu lực

  • Giấy tờ chứng minh nơi cư trú, nếu cơ quan đăng ký hộ tịch không tra cứu được từ CSDL

  • Trích lục ghi chú ly hôn (nếu đã từng ly hôn tại nước ngoài)

(2) Trường hợp đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài

Nếu một hoặc cả hai bên là người nước ngoài, Việt kiều, hoặc người Việt có hai quốc tịch, hồ sơ sẽ yêu cầu nhiều loại giấy tờ hơn, gồm:

• Tờ khai đăng ký kết hôn (khai chung nếu nộp trực tiếp)

• Mẫu hộ tịch điện tử tương tác (nếu nộp trực tuyến)

• Giấy tờ phải nộp gồm:

  • Giấy xác nhận không mắc bệnh tâm thần từ tổ chức y tế có thẩm quyền tại Việt Nam hoặc nước ngoài

  • Giấy tờ chứng minh tình trạng hôn nhân của người nước ngoài (còn hiệu lực, tối đa 6 tháng nếu không ghi hạn)

  • Bản sao hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế

  • Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của công dân Việt Nam (nếu không có trong CSDL)

  • Các giấy tờ bổ sung tùy trường hợp:

    • Trích lục ghi chú ly hôn (nếu đã ly hôn tại nước ngoài)

    • Văn bản xác nhận kết hôn không trái quy định ngành (nếu là công chức, viên chức, quân nhân)

    • Xác nhận tình trạng hôn nhân của cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam ở nước ngoài (nếu đang học tập, làm việc tại nước ngoài)

• Giấy tờ phải xuất trình gồm:

  • Giấy tờ tùy thân của công dân Việt Nam

  • Hộ chiếu của người nước ngoài (hoặc giấy đi lại/thẻ cư trú nếu không có hộ chiếu)

  • Giấy tờ chứng minh nơi cư trú (nếu không thể khai thác được từ hệ thống)

Tình huống giả định

Anh Khánh và chị Hằng là công dân Việt Nam đang sống và làm việc tại TP. Đà Nẵng. Khi chuẩn bị đăng ký kết hôn, họ đến UBND phường nơi chị Hằng thường trú để nộp hồ sơ trực tiếp. Cán bộ tiếp nhận kiểm tra thấy anh Khánh không có hộ khẩu tại phường, nên yêu cầu nộp thêm Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân do UBND nơi anh Khánh thường trú cấp. Vì đây là trường hợp kết hôn trong nước, các thủ tục khá đơn giản và được xử lý nhanh.

Ngược lại, chị Lệ là một Việt kiều Mỹ trở về Việt Nam muốn kết hôn với bạn trai người Pháp. Khi chuẩn bị hồ sơ, chị Lệ phải nộp Giấy xác nhận không mắc bệnh tâm thần do bệnh viện bên Mỹ cấp (kèm bản dịch), cùng với Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân của bạn trai người Pháp. Việc hoàn thiện hồ sơ mất nhiều thời gian hơn vì phải hợp pháp hóa giấy tờ và khai báo qua Cổng dịch vụ công.

(Đây là tình huống giả định nhằm mục đích minh hoạ cho vấn đề pháp lý trên)

3. Trình tự, thủ tục đăng ký kết hôn

Quy định này được nêu cụ thể tại Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1079/QĐ-BTP năm 2024

(1) Trường hợp không có yếu tố nước ngoài

Người yêu cầu có thể chọn:

Nộp hồ sơ trực tiếp tại UBND cấp xã

• Mang đầy đủ hồ sơ (đã nêu ở tiêu đề 2)
• Nộp lệ phí (nếu có)
• Nhận Phiếu hẹn kết quả hoặc trả lời bổ sung hồ sơ (nếu thiếu)

Hoặc nộp hồ sơ trực tuyến qua: https://dichvucong.gov.vn hoặc Cổng dịch vụ công cấp tỉnh (tuỳ địa phương)

Sau khi hồ sơ được xác nhận đầy đủ:

• Công chức tư pháp – hộ tịch kiểm tra, đối chiếu thông tin
• Trường hợp hợp lệ, sẽ ghi vào Sổ đăng ký kết hôn, cập nhật lên Phần mềm quản lý hộ tịch điện tử dùng chung
• In Giấy chứng nhận kết hôn, trình Chủ tịch UBND ký
• Hai bên có mặt, đối chiếu giấy tờ, xác nhận sự tự nguyện và ký vào sổ
• Mỗi bên được cấp 01 bản chính Giấy chứng nhận kết hôn.

Lưu ý: Nếu không đến nhận giấy trong vòng 60 ngày kể từ ngày ký, giấy sẽ bị hủy. Nếu vẫn muốn kết hôn, phải nộp hồ sơ lại từ đầu.

(2) Trường hợp có yếu tố nước ngoài

Trình tự tương tự như trên, nhưng hồ sơ sẽ được nộp tại UBND cấp huyện (trực tiếp hoặc trực tuyến).

Quy trình gồm:

• Nộp hồ sơ và phí

• Nhận phiếu hẹn, bổ sung hồ sơ nếu thiếu

• Công chức hộ tịch kiểm tra giấy tờ nước ngoài (thường phải hợp pháp hóa, dịch thuật)

• Trường hợp nghi ngờ: cơ quan sẽ xác minh, thẩm tra thực tế, có thể phỏng vấn về sự tự nguyện, nhân thân, mục đích kết hôn

• Nếu hợp lệ: cấp Giấy chứng nhận kết hôn như trường hợp thông thường

• Nếu không có mặt nhận giấy trong vòng 60 ngày: giấy bị hủy và phải đăng ký lại

Hệ thống cũng cho phép kiểm tra tiến độ xử lý hồ sơ và phản hồi kết quả qua email hoặc tin nhắn điện thoại.

Tình huống giả định

Anh Lâm (Việt Nam) và chị Emi (quốc tịch Nhật Bản) muốn đăng ký kết hôn tại Hà Nội. Cả hai chọn nộp hồ sơ trực tuyến trên Cổng dịch vụ công. Tuy nhiên, sau khi nộp, chị Emi quên nộp bản dịch hợp pháp hóa của giấy xác nhận tình trạng hôn nhân từ Nhật Bản. Hệ thống thông báo bổ sung hồ sơ. Sau khi hoàn thiện, hồ sơ được tiếp nhận, UBND cấp huyện thẩm tra, xác minh thông tin, cấp Giấy chứng nhận kết hôn theo quy định.

Ngược lại, anh Tuấn và chị Mai (đều là người Việt Nam) đăng ký kết hôn trực tiếp tại phường nơi chị Mai đang cư trú. Sau khi nộp hồ sơ đầy đủ, hai người đến ký vào Sổ hộ tịch và nhận giấy chứng nhận kết hôn ngay trong ngày làm việc.

(Đây là tình huống giả định nhằm mục đích minh hoạ cho vấn đề pháp lý trên)

Kết luận

Đăng ký kết hôn là bước khẳng định sự công nhận của pháp luật đối với một quan hệ hôn nhân. Dù thực hiện trực tiếp hay trực tuyến, mỗi cặp đôi đều cần hiểu rõ nơi nộp hồ sơ, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và tuân thủ đúng trình tự thủ tục. Làm đúng từ đầu không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí mà còn bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả hai người trong suốt cuộc sống hôn nhân về sau.