Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu là văn bản xác nhận mẫu con dấu hợp lệ; làm sai lệch nội dung thì cá nhân có thể bị phạt từ 3 đến 5 triệu đồng, tổ chức vi phạm bị phạt gấp đôi.
Con dấu là yếu tố quan trọng thể hiện tư cách pháp lý và thẩm quyền của cơ quan, tổ chức trong hoạt động hành chính. Trước khi sử dụng con dấu, việc đăng ký mẫu dấu và được cấp giấy chứng nhận là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm quản lý thống nhất. Pháp luật cũng quy định rõ chế tài đối với hành vi can thiệp, làm sai lệch nội dung trên giấy chứng nhận này.
1. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu là gì?
Khoản 12 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 56/2023/NĐ-CP) quy định như sau:
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Nghị định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
...
12. Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu là văn bản của cơ quan đăng ký mẫu con dấu chứng nhận cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước đã đăng ký mẫu con dấu trước khi sử dụng, được cấp cho cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước dưới dạng văn bản giấy hoặc văn bản điện tử và có giá trị pháp lý tương đương, nếu cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước có yêu cầu thì cấp đồng thời bản giấy và bản điện tử khi Cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Bộ Công an được hoàn thiện đưa vào hoạt động.
...
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu là căn cứ pháp lý xác nhận mẫu con dấu đã được cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận và ghi nhận hợp lệ. Văn bản này giúp cơ quan, tổ chức chứng minh tính hợp pháp của con dấu khi sử dụng trong giao dịch, ký kết và ban hành văn bản. Việc cấp dưới dạng bản giấy hoặc bản điện tử có giá trị pháp lý tương đương nhằm phù hợp với lộ trình chuyển đổi số trong quản lý hành chính. Khi chưa có giấy chứng nhận hoặc sử dụng con dấu chưa đăng ký, các văn bản đóng dấu có thể bị xem là không hợp lệ.
Tình huống giả định
- Cơ quan hoàn tất thủ tục đăng ký mẫu dấu trước khi sử dụng
Trung tâm Dịch vụ Công ích Minh Phát tại tỉnh Đắk Lắk được thành lập mới và có nhu cầu sử dụng con dấu trong hoạt động chuyên môn. - Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu được cấp hợp lệ
Sau khi nộp hồ sơ đăng ký, cơ quan đăng ký mẫu con dấu cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu dưới dạng văn bản điện tử. Trung tâm Minh Phát lưu trữ và sử dụng đúng theo quy định. -
Con dấu được sử dụng đúng giá trị pháp lý
Mọi văn bản đóng dấu đều được các đối tác và cơ quan liên quan chấp nhận, không phát sinh vướng mắc pháp lý.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Làm sai lệch nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu bị xử phạt bao nhiêu?
Điều 16, Điều 5 Nghị định 282/2025/NĐ-CP quy định như sau:
Nghị định 282/2025/NĐ-CP
Điều 16. Vi phạm các quy định về quản lý và sử dụng con dấu
...
3. Phạt tiền từ 3.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong những hành vi sau đây:
...
h) Tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu.
...
6. Biện pháp khắc phục hậu quả:
...
d) Buộc nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu con dấu đối với hành vi vi phạm quy định tại điểm h khoản 3 Điều này.
...
Điều 5. Quy định về mức phạt tiền tối đa, tổ chức bị xử phạt vi phạm hành chính
...
2. Mức phạt tiền quy định tại Chương II Nghị định này là mức phạt được áp dụng đối với hành vi vi phạm hành chính của cá nhân. Đối với tổ chức có cùng hành vi vi phạm, mức phạt tiền gấp 02 lần mức phạt tiền đối với cá nhân.
...
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu là tài liệu pháp lý quan trọng nên mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung đều bị nghiêm cấm. Việc can thiệp trái phép có thể gây hiểu nhầm về tư cách pháp lý, dẫn đến rủi ro trong quản lý và giao dịch. Do đó, pháp luật quy định mức phạt từ 3 đến 5 triệu đồng đối với cá nhân, tổ chức vi phạm chịu mức phạt gấp đôi. Đồng thời, người vi phạm buộc phải nộp lại giấy chứng nhận để cơ quan có thẩm quyền xử lý theo đúng quy trình.
Tình huống giả định
- Nhân viên tự ý sửa thông tin trên giấy chứng nhận
Ông Trần Quốc Vinh là phụ trách hành chính của một đơn vị sự nghiệp tại tỉnh Đồng Nai và đã phát hiện tên đơn vị thay đổi nhẹ sau sáp nhập. -
Giấy chứng nhận bị chỉnh sửa trái phép
Thay vì làm thủ tục đăng ký lại, ông Vinh dùng bút sửa trực tiếp nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu để tiếp tục sử dụng. -
Cơ quan chức năng xử phạt và buộc nộp lại giấy chứng nhận
Qua kiểm tra, cơ quan có thẩm quyền xác định hành vi tẩy xóa làm sai lệch nội dung giấy chứng nhận. Ông Vinh bị phạt 4.000.000 đồng và đơn vị buộc phải nộp lại Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu để thực hiện thủ tục đăng ký lại theo quy định.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu là căn cứ pháp lý xác nhận việc đăng ký và sử dụng con dấu hợp lệ của cơ quan, tổ chức. Mọi hành vi tẩy xóa, sửa chữa làm sai lệch nội dung đều bị xử phạt và buộc khắc phục hậu quả. Việc tuân thủ đúng quy định giúp bảo đảm tính minh bạch và an toàn pháp lý trong hoạt động hành chính.
