Trong hoạt động quản trị nhân sự, khi doanh nghiệp thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, việc lập phương án sử dụng lao động là bước quan trọng để bảo đảm quyền lợi cho người lao động. Pháp luật đã quy định rõ các nội dung bắt buộc trong phương án, bao gồm danh sách người tiếp tục làm việc, người được đào tạo lại, người nghỉ hưu hoặc chấm dứt hợp đồng cùng các biện pháp tài chính kèm theo. Nếu doanh nghiệp không xây dựng phương án đúng quy định, họ có thể bị xử phạt hành chính với mức tiền phạt cụ thể, tùy vào tính chất và mức độ vi phạm.
1. Phương án sử dụng lao động cần có những nội dung gì?
Theo Điều 44 Bộ luật Lao động 2019:
Điều 44. Phương án sử dụng lao động
1. Phương án sử dụng lao động phải có những nội dung chủ yếu sau đây:
a) Số lượng và danh sách người lao động tiếp tục được sử dụng, người lao động được đào tạo lại để tiếp tục sử dụng, người lao động được chuyển sang làm việc không trọn thời gian;
b) Số lượng và danh sách người lao động nghỉ hưu;
c) Số lượng và danh sách người lao động phải chấm dứt hợp đồng lao động;
d) Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng lao động, người lao động và các bên liên quan trong việc thực hiện phương án sử dụng lao động;
đ) Biện pháp và nguồn tài chính bảo đảm thực hiện phương án.
2. Khi xây dựng phương án sử dụng lao động, người sử dụng lao động phải trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở. Phương án sử dụng lao động phải được thông báo công khai cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày được thông qua.
Khi thay đổi cơ cấu, công nghệ, doanh nghiệp phải xây dựng phương án sử dụng lao động để bảo đảm quyền lợi cho người lao động bị ảnh hưởng. Phương án này phải chỉ rõ ai sẽ được tiếp tục làm việc, ai được đào tạo lại để phù hợp với vị trí mới và ai sẽ được chuyển sang chế độ làm việc không trọn thời gian. Đồng thời, doanh nghiệp phải lập danh sách những người đủ điều kiện nghỉ hưu cũng như những trường hợp phải chấm dứt hợp đồng.
Ngoài các danh sách cụ thể, phương án còn phải thể hiện rõ quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp, người lao động và các bên liên quan, nhằm tránh tranh chấp sau này. Một điểm quan trọng khác là doanh nghiệp phải xác định biện pháp và nguồn tài chính để bảo đảm thực hiện, ví dụ như ngân sách chi trả trợ cấp thôi việc hoặc chi phí đào tạo lại.
Tình huống giả định:
-
Doanh nghiệp thay đổi công nghệ sản xuất
Tháng 8/2025, một công ty may mặc tại Thành phố Hồ Chí Minh đầu tư dây chuyền tự động mới, dẫn đến việc nhiều công nhân không còn phù hợp với công việc cũ. -
Xây dựng phương án sử dụng lao động
Ban lãnh đạo công ty lập phương án sử dụng lao động, trong đó liệt kê danh sách 120 người tiếp tục làm việc, 40 người được đào tạo lại để vận hành máy móc mới, 20 người nghỉ hưu và 15 người phải chấm dứt hợp đồng lao động. Doanh nghiệp đồng thời đưa ra biện pháp tài chính chi trả trợ cấp cho người lao động mất việc và ngân sách đào tạo lại. -
Đảm bảo minh bạch và quyền lợi người lao động
Phương án này được thảo luận cùng tổ chức công đoàn trước khi trình cơ quan chức năng. Nhờ đó, quá trình chuyển đổi công nghệ diễn ra thuận lợi, người lao động được bảo đảm quyền lợi và doanh nghiệp tránh được nguy cơ vi phạm pháp luật.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
2. Doanh nghiệp không lập phương án sử dụng lao động bị xử phạt thế nào?
Căn cứ khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
...
3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:
a) Cho thôi việc đối với người lao động trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế theo một trong các trường hợp sau: không trao đổi ý kiến trước với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở mà người lao động là thành viên; không thông báo trước 30 ngày cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh hoặc người lao động;
b) Trong trường hợp thay đổi cơ cấu, công nghệ hoặc vì lý do kinh tế; khi chia, tách, hợp nhất, sáp nhập; bán, cho thuê, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp; chuyển nhượng quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của doanh nghiệp, hợp tác xã mà người sử dụng lao động có một trong các hành vi: không lập phương án sử dụng lao động; lập phương án sử dụng lao động nhưng không đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định của pháp luật hoặc không trao đổi ý kiến với tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở khi xây dựng phương án sử dụng lao động;
c) Sử dụng quy chế đánh giá mức độ hoàn thành công việc nhưng không tham khảo ý kiến tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.
...
Khi thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng phương án sử dụng lao động. Nếu bỏ qua quy định này, doanh nghiệp có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Với cá nhân là người sử dụng lao động, mức phạt dao động từ 5 đến 10 triệu đồng. Tuy nhiên, khi vi phạm do tổ chức thực hiện, mức phạt sẽ gấp đôi, tức từ 10 đến 20 triệu đồng.
Ngoài tiền phạt, việc không lập hoặc lập phương án thiếu sót còn dễ dẫn đến tranh chấp lao động, ảnh hưởng đến quyền lợi người lao động và uy tín của doanh nghiệp.
Tình huống giả định:
-
Doanh nghiệp bỏ qua việc lập phương án
Tháng 9/2025, một công ty sản xuất đồ gỗ tại Thành phố Hà Nội thay đổi dây chuyền công nghệ và cho 25 công nhân nghỉ việc mà không lập phương án sử dụng lao động theo quy định. -
Cơ quan chức năng tiến hành kiểm tra
Sau khi nhận được phản ánh từ người lao động, Thanh tra Sở Lao động - Thương binh và Xã hội Thành phố Hà Nội tiến hành kiểm tra, phát hiện doanh nghiệp không có phương án sử dụng lao động, cũng không trao đổi với tổ chức công đoàn về việc sắp xếp nhân sự. -
Xử phạt và yêu cầu khắc phục hậu quả
Căn cứ Khoản 3 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, cơ quan chức năng đã xử phạt doanh nghiệp 15 triệu đồng và yêu cầu lập lại phương án sử dụng lao động, đồng thời chi trả đầy đủ các khoản trợ cấp cho những công nhân bị cho nghỉ việc.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.)
3. Kết luận
Phương án sử dụng lao động là công cụ pháp lý quan trọng giúp doanh nghiệp sắp xếp lại nhân sự khi thay đổi cơ cấu hoặc công nghệ mà vẫn bảo đảm quyền lợi của người lao động. Bộ luật Lao động 2019 đã quy định rõ các nội dung bắt buộc trong phương án, còn Nghị định 12/2022/NĐ-CP đưa ra chế tài xử phạt với mức tiền phạt từ 10 đến 20 triệu đồng đối với doanh nghiệp không thực hiện.
