Doanh nghiệp phải thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng lao động và nếu không thực hiện sẽ bị phạt từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng theo quy định pháp luật.
Trong quan hệ lao động, việc chấm dứt hợp đồng đòi hỏi doanh nghiệp phải tuân thủ đúng quy trình nhằm bảo đảm tính minh bạch và quyền lợi của người lao động. Pháp luật quy định nghĩa vụ thông báo bằng văn bản để người lao động biết rõ thời điểm và lý do chấm dứt, qua đó tránh phát sinh tranh chấp. Đồng thời, chế tài xử phạt cũng được đặt ra để bảo đảm doanh nghiệp tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thông báo theo đúng yêu cầu của pháp luật.
1. Doanh nghiệp có phải thông báo chấm dứt hợp đồng cho người lao động không?
Khoản 1 Điều 45 Bộ luật Lao động 2019 quy định cụ thể:
Điều 34. Các trường hợp chấm dứt hợp đồng lao động
...
4. Người lao động bị kết án phạt tù nhưng không được hưởng án treo hoặc không thuộc trường hợp được trả tự do theo quy định tại khoản 5 Điều 328 của Bộ luật Tố tụng hình sự, tử hình hoặc bị cấm làm công việc ghi trong hợp đồng lao động theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật.
5. Người lao động là người nước ngoài làm việc tại Việt Nam bị trục xuất theo bản án, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật, quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
6. Người lao động chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết.
7. Người sử dụng lao động là cá nhân chết; bị Tòa án tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, mất tích hoặc đã chết. Người sử dụng lao động không phải là cá nhân chấm dứt hoạt động hoặc bị cơ quan chuyên môn về đăng ký kinh doanh thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra thông báo không có người đại diện theo pháp luật, người được ủy quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của người đại diện theo pháp luật.
8. Người lao động bị xử lý kỷ luật sa thải.
...
Điều 45. Thông báo chấm dứt hợp đồng lao động
1. Người sử dụng lao động phải thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật này, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật này....
Khi hợp đồng lao động chấm dứt theo các căn cứ thông thường, người sử dụng lao động có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho người lao động để người lao động biết rõ thời điểm và lý do chấm dứt. Tuy nhiên, trong các trường hợp như người lao động bị phạt tù không hưởng án treo, bị trục xuất, chết, bị tuyên bố mất năng lực hành vi dân sự, bị sa thải kỷ luật hoặc người sử dụng lao động chấm dứt hoạt động, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ thông báo này.
Tình huống giả định
-
Ánh Dương quyết định chấm dứt hợp đồng với một nhân viên
Sau kỳ đánh giá hiệu suất cuối quý, công ty Ánh Dương xác định bà Nguyễn Thị Kim Hoa không còn phù hợp với vị trí và dự kiến chấm dứt hợp đồng lao động theo quy định pháp luật. -
Công ty chuẩn bị thông báo bằng văn bản
Bộ phận nhân sự soạn văn bản thông báo chấm dứt hợp đồng, nêu rõ lý do và thời điểm chấm dứt, sau đó gửi trực tiếp cho bà Nguyễn Thị Kim Hoa để bảo đảm tính minh bạch. -
Người lao động nhận thông báo và hoàn tất thủ tục bàn giao
Sau khi nhận văn bản, bà Hoa có đủ thời gian để bàn giao công việc, rà soát quyền lợi và làm thủ tục nhận các khoản còn lại theo đúng quy trình chấm dứt hợp đồng. - Cơ quan lao động kiểm tra và xác nhận việc tuân thủ
Trong đợt rà soát doanh nghiệp, hồ sơ cho thấy Ánh Dương đã thực hiện thông báo bằng văn bản đúng trình tự, phù hợp với nghĩa vụ được quy định.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
2. Doanh nghiệp không thông báo chấm dứt hợp đồng cho người lao động bị xử phạt bao nhiêu?
Khoản 1 Điều 12 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định cụ thể:
Điều 12. Vi phạm quy định về sửa đổi, bổ sung, chấm dứt hợp đồng lao động
1. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có hành vi không thông báo bằng văn bản cho người lao động về việc chấm dứt hợp đồng lao động khi hợp đồng lao động chấm dứt theo quy định của Bộ luật Lao động, trừ trường hợp quy định tại các khoản 4, 5, 6, 7 và 8 Điều 34 của Bộ luật Lao động....
Hành vi không thông báo bằng văn bản cho người lao động khi chấm dứt hợp đồng sẽ bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng. Việc chỉ thông báo bằng lời nói thuộc trường hợp không thực hiện đúng yêu cầu về hình thức thông báo. Mức phạt này áp dụng trực tiếp đối với người sử dụng lao động vi phạm. Quy định bảo đảm quá trình chấm dứt hợp đồng được thực hiện đúng thủ tục theo luật.
Tình huống giả định
-
Hoàng Phú chấm dứt hợp đồng nhưng chỉ báo miệng cho người lao động
Quản lý bộ phận thông báo miệng cho ông Lê Quang Hưng rằng công ty sẽ cho ông nghỉ việc từ tuần sau, nhưng không lập văn bản thông báo theo quy định. -
Ông Hưng phản ánh vì không được nhận văn bản chấm dứt hợp đồng
Ông Lê Quang Hưng cho rằng quyền lợi của mình bị ảnh hưởng vì không biết rõ lý do chấm dứt hợp đồng và không có căn cứ để làm thủ tục liên quan đến bảo hiểm và chế độ. -
Cơ quan chức năng kiểm tra và xác định hành vi vi phạm
Khi tiếp nhận phản ánh, thanh tra lao động làm việc với doanh nghiệp và ghi nhận công ty không thực hiện nghĩa vụ thông báo bằng văn bản, dù không thuộc trường hợp được miễn theo Điều 34 Bộ luật Lao động. - Doanh nghiệp bị xử phạt từ 1.000.000 đồng đến 3.000.000 đồng và yêu cầu khắc phục
Cơ quan thanh tra kết luận hành vi vi phạm và doanh nghiệp bị xử phạt từ 1.500.000 đồng, đồng thời phải điều chỉnh quy trình thông báo chấm dứt hợp đồng để bảo đảm tuân thủ pháp luật trong các trường hợp sau này.
Tình huống trên là giả định, được xây dựng nhằm mục đích tham khảo.
Kết luận
Nghĩa vụ thông báo bằng văn bản khi chấm dứt hợp đồng giúp người lao động nắm rõ lý do và thời điểm chấm dứt, bảo đảm sự minh bạch trong quan hệ lao động. Khi doanh nghiệp không thực hiện nghĩa vụ này, hành vi bị xử phạt từ 1.000.000 đến 3.000.000 đồng theo quy định. Thực hiện đúng quy trình chấm dứt hợp đồng góp phần duy trì sự rõ ràng, ổn định và tuân thủ pháp luật trong quản lý lao động.
