Từ ngày 01/7/2025, nhiều địa phương trên cả nước sẽ chính thức thực hiện việc sáp nhập, đổi tên đơn vị hành chính theo Nghị quyết của Ủy ban Thường vụ Quốc hội. Theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền, không phải tất cả trường hợp đều bắt buộc phải cập nhật lại thông tin này. Bên cạnh đó, việc sáp nhập hành chính còn ảnh hưởng nhất định đến cơ quan thuế trực tiếp quản lý người nộp thuế.
Từ 01/7/2025, doanh nghiệp có bắt buộc cập nhật địa chỉ mới trên giấy đăng ký kinh doanh không?
Khoản 1 và khoản 2 Công văn 4370/BTC-DNTN năm 2025 của Bộ Tài chính quy định như sau:
Công văn 4370/BTC-DNTN 2025 của Bộ Tài chính
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh đã được cấp.
Cơ quan đăng ký kinh doanh không được yêu cầu doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác đăng ký thay đổi thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác cập nhật thông tin về địa chỉ do thay đổi địa giới hành chính trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã, Giấy chứng nhận đăng ký tổ hợp tác, Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh khi có nhu cầu hoặc thực hiện đồng thời khi đăng ký thay đổi, thông báo thay đổi nội dung khác trong đăng ký doanh nghiệp, hộ kinh doanh, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã, tổ hợp tác.
Theo nội dung trên, việc thay đổi tên địa bàn hành chính không làm thay đổi tính hợp pháp của các giấy tờ đã cấp trước đó. Doanh nghiệp, hợp tác xã, hộ kinh doanh… vẫn tiếp tục sử dụng Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ghi địa chỉ cũ. Cơ quan đăng ký kinh doanh không có quyền yêu cầu chủ thể phải thay đổi thông tin địa chỉ chỉ vì lý do địa giới hành chính được cập nhật. Tuy nhiên, nếu người kinh doanh có nhu cầu hoặc đang thực hiện thay đổi nội dung khác trong hồ sơ đăng ký (ví dụ: thay đổi người đại diện pháp luật, ngành nghề, tên doanh nghiệp…), thì có thể đồng thời thực hiện cập nhật lại địa chỉ theo địa danh hành chính mới.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Năng Lượng Xanh được thành lập từ năm 2021 tại phường Đông Hải, tỉnh Thanh Hóa. Sau ngày 01/7/2025, địa phương này đổi tên thành phường Ba Đình do sáp nhập địa bàn hành chính. Tuy nhiên, Công ty vẫn giữ nguyên thông tin đăng ký kinh doanh cũ trên giấy tờ, hóa đơn, chứng từ là “phường Đông Hải”.
Một thời gian sau, doanh nghiệp cần thực hiện thủ tục thay đổi ngành nghề kinh doanh tại Phòng Đăng ký kinh doanh tỉnh Thanh Hóa. Khi nộp hồ sơ, Công ty mới đề xuất đồng thời cập nhật địa chỉ thành “phường Ba Đình” theo tên mới. Cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận hồ sơ và tiến hành cập nhật cả nội dung ngành nghề lẫn địa chỉ mà không yêu cầu công ty phải thực hiện thủ tục tách riêng để thay đổi địa chỉ.
Trường hợp ngược lại, nếu Công ty không có nhu cầu thay đổi ngành nghề, tên công ty hay các nội dung khác thì hoàn toàn không bắt buộc phải cập nhật địa chỉ mới theo địa danh hành chính mới. Việc sử dụng địa chỉ theo tên cũ vẫn hợp pháp.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Việc sáp nhập tỉnh thành có ảnh hưởng đến cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp không?
Khoản 4 Công văn 1689/CT-NVT năm 2025 quy định như sau:
Công văn 1689/CT-NVT năm 2025
...
4. Tổ chức thực hiện
a) Cục Thuế (Ban CĐS) nâng cấp các chức năng trên ứng dụng hỗ trợ các cơ quan thuế thực hiện rà soát, cập nhật thông tin địa bàn hành chính mới trên hệ thống cho toàn bộ NNT.
b) Chi cục Thuế có trách nhiệm:
- Nghiên cứu nội dung hướng dẫn tại công văn này và phổ biến cho các phòng chức năng tại Chi cục Thuế và các Đội Thuế trên địa bàn thực hiện;
- Trường hợp thay đổi địa giới hành chính làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp NNT, cơ quan thuế tổ chức thực hiện chuyển dữ liệu và bản giao hồ sơ quản lý thuế theo hướng dẫn tại các công văn số 889/TCT-KK ngày 27/02/2025 của Tổng cục Thuế;
Thông báo cho NNT về việc cơ quan thuế cập nhật địa chỉ của NNT theo địa bàn hành chính mới và thông tin cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu tại Phụ lục I ban hành kèm theo công văn này để NNT thực hiện các thủ tục hành chính thuế thuận lợi theo đúng quy định sau khi cơ quan thuế cập nhật trên hệ thống đăng ký thuế (qua tài khoản giao dịch thuế điện tử của người nộp thuế; địa chỉ thư điện tử của người nộp thuế qua ứng dụng Etaxmobile của người đại diện theo pháp luật). Thông báo này sẽ là căn cứ để người nộp thuế giải trình với cơ quan có liên quan hoặc giải thích với khách hàng trong trường hợp địa chỉ ghi trên hóa đơn là địa chỉ do cơ quan thuế đã cập nhật theo danh mục địa bản hành chính mới nhưng thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh vẫn là địa chỉ theo danh mục địa bàn hành chính cũ;
Hướng dẫn NNT trong trường hợp cần đồng bộ địa chỉ trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh với cơ quan đăng ký kinh doanh nếu có nhu cầu;
Cập nhật kết quả rà soát trên hệ thống ứng dụng quản lý thuế tập trung theo mẫu tại Phụ lục II ban hành kèm công văn này để phục vụ tra cứu, tổng hợp dữ liệu của NNT theo địa bản hành chính cũ và mới (mẫu biểu này cụ thể hóa nội dung rà soát, chuẩn hóa thông tin đăng ký thuế hướng dẫn tại Phụ lục 1 ban hành theo công văn số 1500/CT-DTTK ngày 30/5/2025)....
Trong trường hợp địa giới hành chính thay đổi làm thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, cơ quan thuế sẽ tự động rà soát, chuyển giao dữ liệu và thông báo cho người nộp thuế. Việc cập nhật địa chỉ mới sẽ được thực hiện trên hệ thống thuế điện tử mà không cần doanh nghiệp, hộ kinh doanh phải làm thủ tục thủ công. Ngoài ra, cơ quan thuế còn có trách nhiệm gửi thông báo chính thức về địa chỉ mới và cơ quan thuế quản lý mới để người nộp thuế sử dụng làm căn cứ giải trình trong các giao dịch phát sinh, hóa đơn, thủ tục hành chính hoặc trong các trường hợp cần làm rõ sự chênh lệch giữa thông tin trên giấy chứng nhận và địa chỉ thực tế.
Tình huống giả định
Công ty TNHH Cơ khí Xuân Bình đăng ký trụ sở chính tại phường Trường Hòa, tỉnh Tây Ninh. Sau khi thực hiện sáp nhập địa bàn từ ngày 01/7/2025, phường Trường Hòa không còn là đơn vị hành chính độc lập, toàn bộ khu vực này được sáp nhập vào phường Hiệp Ninh. Việc thay đổi đơn vị hành chính dẫn đến việc cơ quan thuế trực tiếp quản lý Công ty Xuân Bình cũng thay đổi từ Chi cục Thuế TP. Tây Ninh cũ sang đơn vị mới thuộc khu vực quản lý hành chính mới.
Công ty không phải làm bất kỳ thủ tục hành chính nào để chuyển đổi cơ quan thuế hay thay đổi địa chỉ trên giấy đăng ký thuế. Ngày 04/7/2025, đại diện công ty nhận được thông báo điện tử từ hệ thống Etax do Chi cục Thuế Tây Ninh gửi, thông báo rõ địa chỉ cập nhật mới theo địa bàn hành chính mới, kèm thông tin về đơn vị quản lý mới. Công ty Xuân Bình tiếp tục thực hiện nghĩa vụ thuế bình thường trên hệ thống, sử dụng thông báo này để xuất trình khi giải trình với ngân hàng, khách hàng trong trường hợp địa chỉ hóa đơn và giấy phép đăng ký chưa khớp nhau.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
Kết luận
Từ ngày 01/7/2025, doanh nghiệp không bắt buộc phải cập nhật địa chỉ mới trên giấy đăng ký kinh doanh nếu chỉ do thay đổi địa giới hành chính. Việc này chỉ thực hiện khi doanh nghiệp có nhu cầu hoặc kết hợp thay đổi thông tin khác. Đồng thời, khi địa bàn thay đổi dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý, cơ quan thuế sẽ tự động cập nhật và thông báo, doanh nghiệp không cần chủ động làm thủ tục chuyển đổi.
