Cơ sở dữ liệu quốc gia và việc chia sẻ dữ liệu giữa các cơ quan nhà nước đang trở thành một phần thiết yếu trong quá trình xây dựng Chính phủ số. Theo Nghị định 194/2025/NĐ-CP, khái niệm về cơ sở dữ liệu quốc gia đã được làm rõ nhằm thống nhất cách hiểu và triển khai. Đồng thời, khi có đề nghị chia sẻ dữ liệu, cơ quan yêu cầu cần xác định rõ liệu dữ liệu sẽ được dùng ngay hay để xây dựng hệ thống mới.
1. Cơ sở dữ liệu quốc gia được hiểu như thế nào?
Căn cứ tại khoản 2 Điều 2 Nghị định 194/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 19/8/2025)
Nghị định 194/2025/NĐ-CP
Điều 2. Giải thích từ ngữ
...
2. Cơ sở dữ liệu quốc gia là cơ sở dữ liệu dùng chung của một hoặc một số lĩnh vực kinh tế - xã hội được xây dựng, cập nhật và duy trì đáp ứng yêu cầu truy nhập và sử dụng thông tin của các ngành kinh tế và phục vụ lợi ích công cộng, phù hợp với các yêu cầu và mục đích sử dụng được quy định tại Nghị định này.
...
Khái niệm “cơ sở dữ liệu quốc gia” đóng vai trò trung tâm trong việc quản lý thông tin công. Theo Nghị định 194/2025/NĐ-CP, đây không phải là hệ thống nội bộ riêng lẻ mà là nền tảng dùng chung giữa các cơ quan, tổ chức nhà nước. Cơ sở dữ liệu này có thể áp dụng cho một hoặc nhiều lĩnh vực như y tế, giáo dục, hành chính công, tài nguyên, giao thông...
Việc xây dựng và duy trì cơ sở dữ liệu quốc gia nhằm mục tiêu tối ưu hóa quá trình truy nhập và chia sẻ thông tin, đồng thời phục vụ lợi ích công cộng. Không chỉ vậy, các yêu cầu về tính chính xác, bảo mật, đồng bộ, và khả năng sử dụng đa cơ quan cũng được quy định rõ để bảo đảm hiệu quả vận hành hệ thống số quốc gia.
Cơ sở dữ liệu quốc gia chính là nền móng để xây dựng Chính phủ số – nơi mọi giao dịch hành chính và dữ liệu đều có thể xử lý nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm nguồn lực xã hội.
Tình huống giả định
Bộ Giao thông xây dựng hệ thống tra cứu vi phạm giao thông liên tỉnh
-
Bộ Giao thông vận tải triển khai hệ thống tra cứu vi phạm
Tháng 4/2025, Bộ Giao thông Vận tải triển khai hệ thống tra cứu vi phạm hành chính trong lĩnh vực giao thông trên phạm vi cả nước. Để thực hiện, bộ cần kết nối với cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, giao thông, xử phạt hành chính và đăng ký phương tiện. -
Yêu cầu phối hợp giữa nhiều đơn vị
Các đơn vị như Bộ Công an, Bộ Tư pháp, UBND các tỉnh được yêu cầu chia sẻ dữ liệu. Việc kết nối chỉ được tiến hành vì các cơ sở dữ liệu này được định danh là "cơ sở dữ liệu quốc gia", phục vụ lợi ích công cộng theo quy định tại Điều 2 Nghị định 194/2025/NĐ-CP. -
Giúp giảm thủ tục, minh bạch hóa quản lý
Sau khi hệ thống được kết nối, người dân có thể tra cứu phạt nguội, kiểm tra xe vi phạm hành chính chỉ bằng mã định danh. Dữ liệu được truy cập nhanh và chính xác giúp các địa phương xử lý phạt hiệu quả, hạn chế gian lận trong đăng kiểm và mua bán phương tiện.
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
2. Cơ quan xin chia sẻ dữ liệu có bắt buộc nêu rõ mục đích sử dụng không?
Căn cứ Điều 16 Nghị định 194/2025/NĐ-CP (có hiệu lực 19/8/2025) quy định về nguyên tắc chung chia sẻ dữ liệu như sau:
Nghị định 194/2025/NĐ-CP
Điều 16. Nguyên tắc chung chia sẻ dữ liệu
1. Dữ liệu trong cơ quan nhà nước phải được chia sẻ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân trong các trường hợp sau, trừ khi pháp luật có quy định không chia sẻ:
a) Dữ liệu phát sinh từ cơ quan nhà nước nào, thì cơ quan nhà nước đó được chia sẻ lại;
b) Cơ quan nhà nước quản lý ngành, lĩnh vực tại địa phương được chia sẻ dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành theo phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý của cơ quan nhà nước đó;
c) Cơ sở dữ liệu dùng chung của cấp nào thì các đơn vị thuộc, trực thuộc cấp đó được chia sẻ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao.
2. Ngoài trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, dữ liệu sử dụng chung, dữ liệu mở trong cơ quan nhà nước mặc định phải được chia sẻ cho các cơ quan nhà nước để phục vụ các hoạt động quản lý nhà nước theo thẩm quyền khi có đề nghị. Trường hợp từ chối chia sẻ dữ liệu phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do và chỉ rõ căn cứ pháp luật hạn chế chia sẻ dữ liệu. Trong trường hợp có vướng mắc thì thực hiện theo quy trình xử lý vướng mắc về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước.
3. Dữ liệu trong cơ sở dữ liệu của cơ quan nhà nước được chia sẻ để các cơ quan nhà nước sử dụng ngay hoặc để tạo lập các cơ sở dữ liệu khác trong cơ quan nhà nước theo thẩm quyền; cơ quan đề nghị chia sẻ dữ liệu phải nêu rõ sử dụng ngay hay để tạo lập cơ sở dữ liệu khi đề nghị. Trường hợp để tạo lập cơ sở dữ liệu khác, dữ liệu tham chiếu phải đồng bộ với dữ liệu chủ.
4. Cơ quan nhà nước được chia sẻ dữ liệu chủ trong cơ sở dữ liệu quốc gia, hoặc trong cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương, thì không được yêu cầu cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin tương đương bằng văn bản giấy khi thực hiện các thủ tục hành chính, hoạt động hành chính, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Dữ liệu chủ trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của bộ, ngành, địa phương có giá trị sử dụng chính thức, tương đương văn bản giấy được cơ quan có thẩm quyền cung cấp theo quy định của Luật Giao dịch điện tử.
5. Cơ quan nhà nước quản lý cơ sở dữ liệu phải công bố thông tin về dữ liệu đang quản lý và các điều kiện tiếp cận dữ liệu trên môi trường mạng.
Một trong những yêu cầu quan trọng khi đề nghị chia sẻ dữ liệu là phải nêu rõ mục đích sử dụng. Đây là yêu cầu mang tính bắt buộc nhằm bảo đảm tính minh bạch, kiểm soát đúng quyền truy cập, và thống nhất dữ liệu trong toàn bộ hệ thống nhà nước.
Khi cơ quan cần dữ liệu để giải quyết một vấn đề cụ thể trong thời gian ngắn (ví dụ xử lý hồ sơ, thủ tục), thì đó là trường hợp sử dụng ngay. Nếu dữ liệu được lấy để xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu nội bộ riêng, thì phải ghi rõ đây là trường hợp tạo lập dữ liệu mới. Ngoài ra, dữ liệu mới được tạo lập cần đồng bộ với dữ liệu gốc, tránh tình trạng thông tin không thống nhất gây lệch lạc.
Việc yêu cầu ghi rõ mục đích không chỉ giúp cơ quan cung cấp dữ liệu dễ kiểm soát, mà còn là cơ sở để đánh giá tính phù hợp, chính danh của yêu cầu. Điều này đặc biệt quan trọng trong bối cảnh dữ liệu nhà nước ngày càng có giá trị và liên quan đến bảo mật.
Tình huống giả định
Sở Y tế xin chia sẻ dữ liệu để lập hệ thống quản lý vaccine
-
Sở Y tế TP. Đà Nẵng gửi công văn yêu cầu chia sẻ dữ liệu
Tháng 6/2025, Sở Y tế TP. Đà Nẵng gửi văn bản đến Bộ Y tế để đề nghị chia sẻ dữ liệu về tiêm chủng và kho vaccine quốc gia. -
Văn bản bị trả lại do không rõ mục đích sử dụng
Tuy nhiên, trong văn bản, Sở không ghi rõ sử dụng ngay hay tạo lập hệ thống dữ liệu. Bộ Y tế đã yêu cầu chỉnh sửa nội dung theo đúng khoản 3 Điều 16 Nghị định 194/2025/NĐ-CP. -
Sau khi bổ sung rõ mục đích, hồ sơ được duyệt
Sau 3 ngày, Sở Y tế gửi lại công văn nêu rõ mục đích là tạo lập cơ sở dữ liệu vaccine cấp thành phố, đảm bảo đồng bộ với hệ thống dữ liệu quốc gia. Đề xuất được phê duyệt và dữ liệu được cung cấp qua kết nối nền tảng tích hợp chia sẻ dữ liệu quốc gia (NDXP).
(Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính chất tham khảo)
3. Kết luận
Cơ sở dữ liệu quốc gia là nền tảng dữ liệu dùng chung phục vụ lợi ích công cộng, được quản lý thống nhất theo Nghị định 194/2025/NĐ-CP. Khi đề nghị chia sẻ dữ liệu, cơ quan yêu cầu phải nêu rõ mục đích dùng ngay hay để tạo lập dữ liệu mới, nhằm bảo đảm quản lý thông tin đồng bộ, minh bạch và đúng thẩm quyền. Những quy định này đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng chính phủ số và hiện đại hóa quản lý hành chính.
