Thông tư 45/1999/TT-BTC Thông tư quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài

THÔNG TƯ

Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ,

công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20/3/1996 và Nghị định số 87/CP ngày 19/12/1996 của Chính phủ qui định chi tiết việc phân cấp quản lý, chấp hành và quyết toán Ngân sách Nhà nước;

Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2/3/1993 của Chính phủ qui định nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;

Căn cứ Nghị định số 178/CP ban hành ngày 28 tháng 10 năm 1994 về nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của Bộ Tài chính;

Bộ Tài chính quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức Nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài như sau:

I. QUI ĐỊNH CHUNG

1. Giải thích từ ngữ:

Trong Thông tư này những từ ngữ sau đây được hiểu như sau:

1.1. Phụ cấp lưu trú là khoản tiền mà người đi công tác nước ngoài được hưởng bao gồm: tiền ở, tiến ăn và tiêu vặt.

Tiền ở: Là tiền thuê phòng ở nước ngoài trong thời gian công tác.

Tiền ăn và tiêu vặt: là tiền chi cho các bữa ăn hàng ngày và tiêu vặt cá nhân trong thời gian công tác ở nước ngoài.

1.2. Thời gian đi đường là thời gian đi trên đường từ Việt Nam đến nước công tác và ngược lại.

1.3. Thời gian được hưởng tiền ở là thời gian công tác ở nước ngoài theo quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền, tính từ ngày nhập cảnh đến ngày xuất cảnh nước đến công tác (không kể thời gian đi đường).

1.4. Thời gian được hưởng tiền ăn và tiêu vặt là thời gian công tác ở nước ngoài theo quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền, tính từ ngày xuất cảnh đến ngày nhập cảnh Việt Nam (Kể cả thời gian đi đường).

Mọi trường hợp kéo dài thời gian công tác không đúng theo quyết định của cấp có thẩm quyền thì không được hưởng phụ cấp lưu trú.

1.5. Thời gian chờ đợi là thời gian do khách quan mà phải dừng lại ở nước ngoài không dự tính trước được.

2. Đối tượng áp dụng: Thông tư này áp dụng cho cán bộ công chức thuộc các cơ quan, đơn vị hành chính sự nghiệp, Đảng, đoàn thể và lực lượng vũ trang (sau đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) được cử đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài do Ngân sách Nhà nước đài thọ kinh phí.

3. Các khoản chi cho công tác ngắn hạn ở nước ngoài quy định tại Thông tư này nhằm tạo điều kiện cho người đi công tác có khả năng thanh toán những khoản chi phí cần thiết về ăn, ở, đi lại thông thường trong những ngày đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài.

4. Mức phụ cấp lưu trú: là mức khoán chi cho người đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài tính cho từng nước áp dụng cho cán bộ đi công tác ngắn hạn trong phạm vi thời gian không quá 180 ngày theo nguyên tắc:

• Đối với thời gian công tác dưới 30 ngày mức phụ cấp lưu trú được hưởng bằng mức khoán.

• Đối với thời gian từ ngày thứ 31 đến ngày thứ 60: mức phụ cấp lưu trú được hưởng bằng 2/3 mức khoán.

+  Đối với thời gian từ ngày thứ 61 đến ngày thứ 180, mức phụ cấp lưu trú được hưởng như sau:

Tiền ăn và tiêu vặt: được áp dụng theo mức sinh hoạt  phí ỏ từng nước đối với cán bộ đi công tác nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Phụ cấp tiền ở: bằng 1/2 mức khoán tiền ở.

Phụ cấp lưu trú trong thời gian chờ đợi: được hưởng 2/3 mức khoán phụ cấp lưu trú. Thời gian chờ được hưởng phụ cấp lưu trú tối đa không quá 6 ngày trong thời gian một đợt công tác.

5. Loại ngoại tệ, tỷ giá áp dụng: Loại ngoại tệ áp dụng trong việc xác định định mức, mức chi, tạm ứng và quyết toán là: Đô la Mỹ (ký hiệu quốc tế USD).

Trường hợp thực tế chi bằng ngoại tệ khác với USD sẽ được quy đổi trên cở sở tổng số được chi tính bằng USD. Tỷ giá qui đổi giữa đồng đôla Mỹ (USD) và đồng ngoại tệ khác được căn cứ vào chứng từ đổi tiền ở nước đến công tác. Trường hợp không có chứng từ qui đổi tỷ giá thì áp dụng tỷ giá qui đổi ra Đôla Mỹ do Bộ Tài chính qui định.

6. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị phải xem xét, cân nhắc khi cử cán bộ đi công tác nước ngoài bảo đảm tiết kiệm, có hiệu quả trong phạm vi dự toán ngân sách chi cho công tác ngắn hạn ở nước ngoài hàng năm của cơ quan, đơn vị được cấp có thẩm quyền thông báo.

II. QUY ĐỊNH CỤ THỂ

A. Thanh toán các khoản chi đối với trường hợp Ngân sách nhà nước đài thọ toàn bộ chi phí:

Căn cứ vào quyết định cử cán bộ đi công tác nước ngoài của cơ quan, đơn vị đã qui định: Ngân sách nhà nước đài thọ toàn bộ chi phí thì cán bộ, công chức đi công tác được thanh toán các khoản chi theo qui định sau:

1. Thanh toán chi phí đi lại

1.1. Tiêu chuẩn vé máy bay, tàu, xe:

a. Vé máy bay:

• Vé đặc biệt (First class): Dành cho các cán bộ lãnh đạo đương chức là Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Uỷ viên Bộ Chính trị Trung ương Đảng.

• Vé loại Business class hoặc C class: Dành cho cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số 1,10 trở lên.

• Vé hạng thường (Economic class hoặc Y class): Dành cho các chức danh cán bộ, công chức còn lại.

b. Vé tàu hoả, tàu biển và các phương tiện giao thông khác:

• Vé loại hạng nhất (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho cán bộ lãnh đạo có phụ cấp  chức vụ hệ số 1,10 trở lên.

• Vé loại thường (ghế ngồi hoặc nằm): Dành cho các cán bộ, công chức còn lại.

1.2. Thanh toán tiền vé máy bay, tàu xe:

1.2.1. Mua vé máy bay:

Các đoàn đi công tác đều phải mua vé tại các phòng vé của Hãng Hàng Không quốc gia Việt Nam, không mua qua các đại lý (địa phương nào không có phòng vé của Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam thì được mua vé qua đại lý do Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam thông báo).

Hãng Hàng không quốc gia Việt Nam phải tổ chức sắp xếp phục vụ việc mua vé của khách hàng được thuận lợi, thống nhất quy trình phục vụ vé máy bay cho các đoàn ra bằng nguồn kinh phí của Ngân sách Nhà nước với Bộ Tài chính và công bố công khai cho khách hàng, đảm bảo không gây phiền hà cho khách hàng.

Giá vé mà Hãng hàng không Quốc gia Việt Nam thông báo hoặc mua cho khách tại các hãng hàng không khác phải đảm bảo giá hợp lí nhất theo lịch trình ngắn nhất, vừa đảm bảo tiết kiệm chi cho Ngân sách vừa đảm bảo tính cạnh tranh so với giá vé của các hãng hàng không nước ngoài tại Việt Nam.

Trong trường hợp trên cùng một tuyến đường bay mà giá vé máy bay của các Hãng hàng không khác rẻ hơn so với hãng Hàng không quốc gia Việt Nam thông báo thì các đoàn đi công tác nước ngoài cần cung cấp: hồ sơ đặt chỗ và báo giá của Hãng hàng không Quốc gia Việt Nam và của Hãng hàng không khác để làm căn cứ tạm ứng và quyết toán tiền vé.

1.2.2. Tạm ứng tiền mua vé máy bay:

Việc tạm ứng tiền vé chỉ  được thực hiện sau khi đã có hồ sơ đặt chỗ và báo giá của Hãng hàng không với các thông tin sau:

• Họ và tên hành khách.

• Giá vé

• Chặng bay.

• Số hiệu chuuyến bay.

• Hạng ghế

• Ngày, giờ đi đến của từng chặng  bay.

• Tình trạng chỗ.

1.2.3. Chứng từ thanh toán tiền vé: máy bay, tàu, xe:

Đối với vé máy bay: hoá đơn thu tiền hợp pháp của các Hãng hàng không, kèm theo cuống vé.

Đối với vé tàu, xe: căn cứ cuống vé có ghi giá tiền, hoặc hoá đơn thu tiền kèm theo cuống vé.

2. Thanh toán tiền phụ cấp lưu trú, tiền thuê phương tiện giao thông từ sân bay về nơi ở và ngược lại.

2.1. Phân loại phụ cấp lưu trú:

Mức phụ cấp lưu trú khoán (mức tiêu chuẩn) được xác định cho đối tượng đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài trong phạm vi dưới 30 ngày và được phân thành hai loại A và B theo Phụ lục số 1 ban hành kèm theo Thông tư này, trong đó:

• Loại A: Dành cho cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số là 1,10 trở lên.

• Loại B: Dành cho cán bộ, công chức còn lại.

2.2. Cách tính phụ cấp lưu trú theo thời gian công tác như sau:

a. Đối với thời gian công tác 30 ngày đầu tiên

b. Đối với thời gian công tác trên 30 ngày cho tới ngày thứ 60

c. Đối với thời gian công tác từ ngày thứ 61 đến ngày thứ 180

* Mức sinh hoạt phí đối với cán bộ đi công tác nhiệm kỳ tại các cơ quan đại diện Việt Nam tại nước ngoài do Bộ Tài chính quy định.

2.3. Thanh toán phụ cấp lưu trú:

• Tất cả cán bộ đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài đều được hưởng mức khoán phụ cấp lưu trú qui định tại Phụ lục số 1 của Thông tư này theo cách tính phụ cấp lưu trú như trên. Khi về nước quyết toán trong phạm vi mức khoán này thì không cần phải xuất trình chứng từ mà chỉ căn cứ theo thời gian công tác ghi trong quyết định của cơ quan cử đi kèm theo cuống vé máy bay, vé tàu có ghi rõ thời gian đi về, hoặc dấu xuất nhập cảnh của Việt Nam trong hộ chiếu.

• Trường hợp thanh toán tiền ở theo mức chi thực tế: Thanh toán trên cơ sở hoá đơn, chứng từ hợp lệ theo tiêu chuẩn thuê phòng khách sạn như sau:

• Đối với cán bộ lãnh đạo đương chức là Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Uỷ viên Bộ Chính trị Trung ương Đảng bố trí phòng ở lịch sự, an toàn (có phòng ngủ riêng, phòng tiếp khách riêng).

• Đối với cán bộ lãnh đạo có phụ cấp chức vụ hệ số 1,10 trở lên: ở 1 người/1 phòng đơn loại trung bình.

• Tất cả cán bộ, công chức còn lại: ở 2 người/1 phòng đôi loại trung bình, (trừ trường hợp lẻ nam hoặc lẻ nữ).

2.4. Thanh toán tiền thuê phương tiện giao thông từ sân bay về nơi ở và ngược lại:

Tất cả cán bộ đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài đều được hưởng theo mức khoán qui định tại Phụ lục số 1 của thông tư này khi quyết toán không cần xuất trình chứng từ.

3. Thanh toán các khoản chi chung cho cả đoàn:

Các khoản sau được chi chung cho cả  đoàn, không cấp riêng cho cá nhân:

3.1. Thanh toán tiền thuê phương tiện giao thông:

Tiền thuê phương tiện để đi làm việc hàng ngày nếu phải bắt buộc thuê (do trưởng đoàn quyết định) thì được thanh toán khi có hoá đơn hợp lệ nhưng tối đa cũng không quá 40 USD/người cho cả thời gian công tác. Cơ quan tài chính không thanh toán tiền thuê phương tiện mà không có hoá đơn chứng từ hoặc tự kê khai.

Trường hợp đoàn chỉ có một người hoặc đoàn không có trưởng đoàn thì Bộ Tài chính chỉ thanh toán tiền thuê phương tiện trên cơ sở hoá đơn thu tiền hợp lệ của chủ phương tiện nhưng tối đa cũng không quá mức quy định trên.

3.2. Thanh toán tiền điện thoại, telex, fax, Internet

Nếu do yêu cầu của công việc, việc gọi điện thoại, telex, telegram, fax, Internet chỉ được thực hiện theo sự quyết định của trưởng đoàn cho công việc chung. Cước phí được quyết toán theo hoá đơn thu tiền hợp pháp nhưng không quá mức tối đa 50 USD cho cả đoàn trong cả đợt công tác.

Trường hợp đoàn chỉ có một người hoặc không có trưởng đoàn nhưng cần thiết phải liên lạc được thanh toán tối đa theo mức quy định trên.

3.3. Thanh toán tiền chi chiêu đãi

Các đoàn đi công tác nước ngoài do NSNN đài thọ mà trưởng đoàn là Thứ trưởng đương chức trở lên nếu xét thấy cần thiết phải tổ chức chiêu đãi thì phài lập dự toán trước gửi cơ quan tài chính để làm căn cứ xét duyệt, tạm ứng. Việc quyết toán phải theo các chứng từ hợp lệ.

3.4. Thanh toán tiền chi puốc-boa:

Tiền puốc-boa để  chi cho những người giúp xách va li, nhân viên khách sạn, nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ nước ngoài trong suốt thời gian công tác của cả đoàn.

Tiền puốc-boa chỉ thanh toán đối với các đoàn do: Tổng bí thư Đảng, Chủ tịch nước, Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Phó Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Phó Thủ tướng Chính phủ, Uỷ viên Bộ chính trị Trung ương Đảng, Bộ trưởng làm trưởng đoàn đi thăm hữu nghị chính thức các nước. Mức chi là 20 USD/người/1 nước đến thăm áp dụng cho tất cả các đồng chí có chức vụ như nêu ở trên cùng đi trong đoàn.

4. Thanh toán tiền lệ phí sân bay trong và ngoài nước:

Thanh toán theo thực tế ghi trên chứng từ thu hoặc hoá đơn thu tiền.

5. Thanh toán lệ phí visa:

Thanh toán theo phiếu thu tiền hợp pháp của cơ quan lãnh sự trong và ngoài nước.

6. Thanh toán lệ phí hội nghị, hội thảo:

Căn cứ thư mời, hoặc thông báo của cơ quan tổ chức hội nghị được thanh toán thực chi theo phiếu thu tiền.

7. Thanh toán trọn gói:

Trường hợp đi công tác ngắn hạn nước ngoài do các tổ chức hoặc công ty của Việt Nam hoặc nước ngoài tổ chức, mà cán bộ đi phải thanh toán trọn gói (gồm tiền vé, tiền ăn ở, tiền ngủ... ). Thì cơ quan tài chính chỉ thanh toán khi tổng chi phí trọn gói đó nhỏ hơn hoặc bằng định mức tiêu chuẩn quy định của Thông tư này.

8. Thanh toán các khoản chi đột xuất:

Trường hợp cán bộ đi công tác ngắn hạn nước ngoài mà trong thời gian công tác ở nước ngoài bị ốm đau phải kéo dài thời gian, hoặc phải nằm viện điều trị, hoặc đột tử thì Bộ chủ quản cần cung cấp hồ sơ, chứng từ hợp lệ có liên quan (hoá đơn thanh toán tiền và giấy xác nhận của bệnh viện, giấy chứng tử) để cơ quan tài chính có cơ sở thanh toán theo qui định hiện hành.

B. Thanh toán các khoản chi đối với trường hợp phía nước ngoài đài thọ một phần, NSNN đài thọ một phần:

1. Căn cứ vào quyết định của cơ quan có thẩm quyền và văn bản của phía mời qui định rõ phía mời đài thọ cho đoàn một số khoản chi, các khoản chi còn lại chưa được phía nước ngoài đài thọ được thanh toán theo các quy định tại mục A phần II Thông tư này.

2. Tất cả các trường hợp phía mời đài thọ toàn bộ chi phí cho chuyến đi thì người đi công tác được hưởng theo mức đài thọ của phía nước ngoài. Ngân sách Nhà nước không thanh toán thêm phần chênh lệch nếu phía mời đài thọ thấp hơn so với mức khoán và ngược lại cũng không thu vào NSNN phần chênh lệch nếu bạn đài thọ cao hơn mức khoán tại Thông tư này.

c. Quản lý chi tiêu về công tác phí ở nước ngoài

1. Lập dự toán và giao dự toán chi công tác phí ở nước ngoài.

Hàng năm các cơ quan, đơn vị căn cứ vào nội dung chương trình công tác và chế độ công tác phí nước ngoài lập dự toán chi công tác phí ở nước ngoài trong dự toán chi ngân sách hàng năm của cơ quan, đơn vị gửi cơ quan chủ quản cấp trên tổng hợp báo cáo Bộ Tài chính trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

Căn cứ vào dự toán Ngân sách được Chính phủ phê duyệt cơ quan chủ quản giao dự toán chi ngân sách nhà nước, trong đó có chi về công tác phí nước ngoài cho các đơn vị trực thuộc.

2. Thủ tục tạm ứng cho các đoàn đi công tác ngắn hạn tại nước ngoài nằm trong dự toán ngoại tệ được NSNN duyệt.

Hồ sơ tạm ứng cho các đoàn đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài bao gồm:

• Quyết định cử đi công tác nước ngoài của cấp có thẩm quyền.

• Dự toán tạm ứng chi đoàn đi công tác nước ngoài (theo mẫu tại phụ lục số 2).

• Lịch trình công tác.

• Phiếu báo giá vé máy bay kèm theo hồ sơ đặt chỗ của Hãng hàng không Việt Nam phù hợp với lịch công tác.

• Giấy mời của phía nước ngoài có liên quan đến chi phí tài chính.

3. Tạm ứng cho các đoàn ngoài dự toán ngoại tệ được NSNN duyệt.

3.1. Đối với đoàn đi ngoài dự toán NSNN hàng năm do Thủ tướng Chính phủ quyết định hoặc uỷ quyền cho cấp có thẩm quyền quyết định. Cơ quan tài chính sẽ sử dụng nguồn kinh phí dự phòng để cấp phát và hàng quý có báo cáo Thủ tướng Chính phủ biết việc chi tiêu ngoài kế hoạch này.

3.2. Đối với đoàn đi ngoài kế hoạch chi ngoại tệ nhưng sử dụng nguồn chi nội tệ trong dự toán được duyệt để chuyển sang chi công tác phí ở nước ngoài. Bộ trưởng Bộ chủ quản phải có công văn gửi Bộ Tài chính (đồng gửi Văn phòng Chinh phủ để báo cáo) đề nghị chuyển kinh phí được duyệt bằng nội tệ sang ngoại tệ để chi cho đoàn ra. Sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ Tài chính sẽ được chi cho đoàn ra theo quy định.

3.3. Tất cả các đoàn đi nước ngoài khác ngoài kế hoạch không được giải quyết tạm ứng và cấp kinh phí.

4. Quyết toán sau khi kết thúc đợt công tác:

Trong thời gian 15 ngày kể từ khi về nước, đơn vị cử cán bộ đi công tác nước ngoài phải gửi báo cáo quyết toán của đoàn (mẫu tại phụ lục số 3) kèm theo đầy đủ chứng từ cho cơ quan tài chính để xem xét và duyệt quyết toán.

Các cơ quan, đơn vị khi nhận được quyết toán ngoại tệ đoàn ra và "Thông tri duyệt y dự toán" tiền đồng Việt Nam tương ứng (do cơ quan Tài chính đã duyệt) có trách nhiệm tổng hợp quyết toán kinh phí công tác phí đoàn ra vào mục 115 "chi đoàn ra" theo chương - loại - khoản tương ứng quy định tại quyết định số 280TC/NSNN ngày 15/4/1997 về việc ban hành hệ thống mục lục ngân sách của Bộ Tài chính vào báo cáo quyết toán hàng quý, năm của đơn vị gửi cơ quan Tài chính đồng cấp theo qui định tại Quyết định số 999TC-QĐ-CĐKT ngày 2/11/1996 "Về việc ban hành hệ thống chế độ kế toán HCSN".

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày kí và thay thế Thông tư số 44 TC/TCĐN ngày 21/5/1994 và Thông tư số 32 TC/TCĐN ngày 21/4/1995.

Đối với các doanh nghiệp Nhà nước, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp ngoài quốc doanh được vận dụng tiêu chuẩn định mức qui định trong thông tư này để áp dụng cho các cán bộ được cử đi công tác nước ngoài.