Trong quá trình xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO tại các cơ quan, đơn vị, Tổ công tác ISO đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai, giám sát và cải tiến quy trình. Để đảm bảo hoạt động hiệu quả, tổ chức này phải tuân thủ một nguyên tắc hoạt động rõ ràng, thống nhất giữa các thành viên. Bên cạnh đó, người có vai trò điều phối, kết nối và duy trì tính liên kết trong tổ cũng được xác định cụ thể theo quy định pháp luật.
1. Tổ công tác ISO hoạt động theo nguyên tắc nào?
Điều 1 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1056/QĐ-BXD năm 2014 quy định như sau:
Quyết định 1056/QĐ-BXD năm 2014
Phần 1. Phương thức hoạt động của Tổ công tác ISO
Tổ công tác ISO hoạt động theo nguyên tắc của một nhóm chức năng trong lĩnh vực hệ thống quản lý chất lượng.
Các thành viên trong Tổ công tác ISO hoạt động theo trách nhiệm và quyền hạn được quy định ở Phần 2 dưới đây.
Tổ trưởng Tổ công tác ISO quản lý hoạt động của Tổ công tác ISO và báo cáo trực tiếp mọi hoạt động với Trưởng Ban chỉ đạo ISO.
Tổ công tác ISO nhóm họp định kỳ, hoặc đột xuất theo yêu cầu của Tổ trưởng để xem xét, đánh giá và thảo luận về các hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng.
Chu kỳ họp của Tổ công tác ISO được xác định và thống nhất giữa các thành viên trong Tổ sao cho thích hợp với giai đoạn xây dựng Hệ thống quản lý chất lượng nhưng không được ít hơn một lần/Quý....
Theo đó, hoạt động của Tổ công tác ISO mang tính chức năng chuyên môn, phục vụ mục tiêu chung là triển khai và duy trì hiệu quả Hệ thống quản lý chất lượng tại đơn vị. Các thành viên trong tổ phối hợp theo cơ chế nhóm, có phân công nhiệm vụ rõ ràng và chịu sự điều hành trực tiếp của Tổ trưởng.
Bên cạnh đó, hoạt động đánh giá và họp định kỳ là nội dung bắt buộc trong phương thức triển khai ISO. Chu kỳ họp được linh hoạt điều chỉnh theo từng giai đoạn công việc, nhưng phải đảm bảo ít nhất một lần mỗi quý để kiểm tra tiến độ và chất lượng hệ thống ISO đang áp dụng.
Tình huống giả định
Tại Sở Xây dựng tỉnh Thừa Thiên Huế, Tổ công tác ISO được giao nhiệm vụ rà soát, cập nhật quy trình xử lý văn bản đi – đến theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015. Trong quý III/2024, do có sự thay đổi biểu mẫu hành chính từ cấp trên, Tổ trưởng yêu cầu họp đột xuất để kịp thời điều chỉnh nội dung tài liệu, đảm bảo đồng bộ với quy định mới. Các thành viên tích cực tham gia và phối hợp hiệu quả để cập nhật quy trình đúng tiến độ.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.
2. Ai là người điều phối hoạt động giữa Tổ trưởng và các thành viên Tổ công tác ISO?
Điểm 2.3.1 khoản 2.3 Điều 2 Phụ lục ban hành kèm theo Quyết định 1056/QĐ-BXD năm 2014 quy định như sau:
Quyết định 1056/QĐ-BXD năm 2014
2. Chức năng nhiệm vụ
...
2.3 – Trách nhiệm và quyền hạn của Thư ký Tổ công tác ISO
2.3.1 Trách nhiệm:Hỗ trợ cho Tổ trưởng Tổ công tác ISO trong việc thực hiện các trách nhiệm và quyền hạn của mình.
Làm đầu mối điều phối các hoạt động của Tổ công tác ISO giữa Tổ trưởng và các thành viên trong tổ.
Thực hiện các hoạt động kiểm soát tài liệu chung, bao gồm ấn bản, đóng dấu kiểm soát, phân phối tài liệu mới, thu hồi tài liệu cũ…theo quy định của Quy trình kiểm soát tài liệu.
Báo cáo Tổ trưởng Tổ công tác ISO về việc thực hiện các hạng mục công việc của dự án sau khi đã được lập kế hoạch.
Làm thư ký, lập biên bản các cuộc họp và làm việc của Tổ công tác ISO.
Thực hiện các hoạt động liên hệ trực tiếp với các chuyên gia tư vấn và tổ chức chứng nhận về các hoạt động liên quan theo chỉ đạo của Tổ trưởng Tổ công tác ISO.
...
Theo quy định trên, Thư ký Tổ công tác ISO đóng vai trò cầu nối giữa Tổ trưởng và các thành viên, đảm bảo mọi hoạt động được triển khai nhịp nhàng, đúng kế hoạch và đúng quy trình kiểm soát tài liệu.
Ngoài nhiệm vụ điều phối, thư ký còn có trách nhiệm hỗ trợ kỹ thuật, tổng hợp báo cáo tiến độ, lưu trữ tài liệu ISO và làm việc trực tiếp với chuyên gia tư vấn hoặc tổ chức đánh giá chứng nhận. Đây là vị trí quan trọng giúp Tổ công tác ISO vận hành hiệu quả và duy trì sự liên kết giữa các cá nhân trong tổ.
Tình huống giả định
Tại Sở Nội vụ TP. Cần Thơ, Tổ công tác ISO đang trong giai đoạn đánh giá nội bộ các quy trình ISO hành chính để chuẩn bị tiếp đoàn kiểm tra từ tổ chức chứng nhận. Thư ký tổ là anh Trần Văn Phúc được phân công làm đầu mối điều phối: tổng hợp báo cáo, nhắc lịch họp, gửi tài liệu đánh giá cho từng thành viên và tiếp nhận phản hồi để xử lý kịp thời. Nhờ sự điều phối sát sao của anh Phúc, Tổ công tác ISO đã hoàn tất mọi nội dung chuẩn bị đúng hạn, đảm bảo buổi kiểm tra diễn ra suôn sẻ.
Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo
Kết luận
Tổ công tác ISO giữ vai trò quan trọng trong việc triển khai và duy trì hệ thống quản lý chất lượng tại các cơ quan, đơn vị. Theo quy định, tổ này hoạt động theo nguyên tắc của một nhóm chức năng chuyên trách trong lĩnh vực ISO. Trong đó, thư ký là người điều phối chính, đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa Tổ trưởng và các thành viên để hoàn thành đúng tiến độ và yêu cầu công việc.
