Thư ký Tòa án có phải là người tiến hành tố tụng hành chính không?

Thư ký Tòa án là một trong những chủ thể thường xuyên tham gia vào quá trình giải quyết các vụ án hành chính tại Tòa án, giữ vai trò hỗ trợ trong quá trình tố tụng. Pháp luật đã quy định cụ thể tư cách của Thư ký Tòa án để làm rõ vị trí pháp lý và vai trò của chức danh này trong tố tụng hành chính. Đồng thời, nhiệm vụ và quyền hạn của Thư ký Tòa án cũng được quy định chặt chẽ nhằm bảo đảm hoạt động xét xử hành chính được tiến hành đúng trình tự, thủ tục và khách quan.

1. Thư ký Tòa án có phải là người tiến hành tố tụng hành chính không?

Điểm a khoản 2 Điều 36 Luật Tố tụng hành chính 2015 quy định như sau:

Luật Tố tụng hành chính 2015

Điều 36. Cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành tố tụng

...

2. Những người tiến hành tố tụng hành chính gồm có:

a) Chánh án Tòa án, Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân, Thẩm tra viên, Thư ký Tòa án;

...

Thư ký Tòa án là một trong những người tiến hành tố tụng hành chính, cùng với Thẩm phán, Hội thẩm nhân dân và các chức danh tố tụng khác. Việc xếp Thư ký Tòa án vào nhóm người tiến hành tố tụng thể hiện vai trò không thể thiếu của chức danh này trong quá trình giải quyết vụ án hành chính, chứ không chỉ đơn thuần là người làm công việc hành chính nội bộ. Vì vậy, khi được phân công tham gia vụ án, Thư ký Tòa án có tư cách tố tụng rõ ràng và phải thực hiện nhiệm vụ theo đúng quy định của pháp luật.

Tình huống giả định

Xác định tư cách tố tụng của Thư ký Tòa án trong vụ án hành chính

• Thụ lý vụ án hành chính và phân công người tiến hành tố tụng
  Tháng 4/2025, Tòa án nhân dân khu vực 2 – Thành phố Hồ Chí Minh thụ lý vụ án hành chính về khiếu kiện quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực trật tự xây dựng. Sau khi thụ lý vụ án, Chánh án Tòa án ban hành quyết định phân công Thẩm phán giải quyết vụ án và đồng thời phân công một Thư ký Tòa án tham gia quá trình tố tụng.

• Ý kiến của người khởi kiện về tư cách của Thư ký Tòa án
  Trong giai đoạn chuẩn bị xét xử, người khởi kiện cho rằng Thư ký Tòa án chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ về thủ tục và nghiệp vụ, không trực tiếp tham gia vào việc xem xét, giải quyết nội dung vụ án hành chính nên không phải là người tiến hành tố tụng hành chính. Từ đó, người khởi kiện đề nghị Tòa án không xác định Thư ký Tòa án là chủ thể tố tụng trong hồ sơ vụ án.

• Xác định tư cách pháp lý và ý nghĩa của việc phân công
  Tòa án nhân dân khu vực 2 – Thành phố Hồ Chí Minh căn cứ quy định của Luật Tố tụng hành chính 2015 để xác định Thư ký Tòa án là người tiến hành tố tụng hành chính khi được phân công tham gia vụ án. Việc xác định đúng tư cách này giúp làm rõ vai trò của Thư ký Tòa án trong quá trình giải quyết vụ án, đồng thời bảo đảm trình tự, thủ tục tố tụng hành chính được thực hiện đúng pháp luật.

Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.

2. Thư ký Tòa án có nhiệm vụ, quyền hạn gì?

Điều 41 Luật Tố tụng hành chính 2015 quy định như sau:

Luật Tố tụng hành chính 2015

Điều 41. Nhiệm vụ, quyền hạn của Thư ký Tòa án

Khi được phân công, Thư ký Tòa án có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết trước khi khai mạc phiên tòa;

2. Phổ biến nội quy phiên tòa;

3. Kiểm tra và báo cáo với Hội đồng xét xử danh sách những người được triệu tập đến phiên tòa;

4. Ghi biên bản phiên tòa, biên bản phiên họp, biên bản lấy lời khai của người tham gia tố tụng;

5. Thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của Luật này.

Thư ký Tòa án không chỉ tham gia phiên tòa với vai trò hỗ trợ mà trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ tố tụng quan trọng. Trước khi mở phiên tòa, Thư ký Tòa án chịu trách nhiệm chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết, kiểm tra hồ sơ và danh sách những người được triệu tập. Trong quá trình xét xử, Thư ký phổ biến nội quy phiên tòa, báo cáo Hội đồng xét xử về sự có mặt của người tham gia tố tụng và ghi nhận đầy đủ diễn biến phiên tòa bằng biên bản. Sau phiên tòa, biên bản do Thư ký lập là căn cứ pháp lý quan trọng phục vụ việc giải quyết vụ án và xem xét các thủ tục tố tụng tiếp theo, qua đó thể hiện rõ vai trò và trách nhiệm của Thư ký Tòa án trong tố tụng hành chính.

Tình huống giả định

Thư ký Tòa án thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của mình trong vụ án hành chính

• Chuẩn bị mở phiên tòa hành chính sơ thẩm
  Tháng 7/2025, Tòa án nhân dân khu vực 3 – Thành phố Hà Nội đưa ra xét xử sơ thẩm một vụ án hành chính liên quan đến khiếu kiện quyết định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai. Theo quyết định phân công của Chánh án Tòa án, một Thư ký Tòa án được giao nhiệm vụ tham gia tố tụng và phục vụ phiên tòa.

• Thực hiện nhiệm vụ tại phiên tòa
  Trước khi khai mạc phiên tòa, Thư ký Tòa án tiến hành chuẩn bị các công tác nghiệp vụ cần thiết, kiểm tra danh sách những người được triệu tập và báo cáo Hội đồng xét xử về sự có mặt của các đương sự. Khi phiên tòa bắt đầu, Thư ký phổ biến nội quy phiên tòa, ghi nhận đầy đủ diễn biến xét xử và các ý kiến của những người tham gia tố tụng vào biên bản phiên tòa theo đúng trình tự, thủ tục luật định.

• Kết quả thực hiện và ý nghĩa pháp lý
  Việc Thư ký Tòa án thực hiện đúng và đầy đủ các nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định đã góp phần bảo đảm phiên tòa hành chính được tiến hành đúng trình tự, thủ tục. Biên bản phiên tòa do Thư ký lập trở thành căn cứ quan trọng để Tòa án xem xét, giải quyết vụ án và phục vụ cho các giai đoạn tố tụng tiếp theo.

Tình huống trên đây là tình huống không có thật, chỉ mang tính tham khảo.

Kết luận

Thư ký Tòa án giữ vai trò quan trọng trong tố tụng hành chính, góp phần bảo đảm quá trình giải quyết vụ án được thực hiện đúng pháp luật. Theo quy định pháp luật, thư ký Tòa án được xác định là người tiến hành tố tụng hành chính và có tư cách tố tụng rõ ràng trong vụ án hành chính. Bên cạnh đó, Thư ký Tòa án có nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể gắn liền với từng giai đoạn tố tụng, từ chuẩn bị phiên tòa đến ghi nhận diễn biến xét xử. Việc Thư ký thực hiện đúng các nhiệm vụ này góp phần bảo đảm phiên tòa hành chính diễn ra đúng trình tự, thủ tục và tạo cơ sở pháp lý cho việc giải quyết vụ án theo quy định của pháp luật.