Thông tư 23/2002/TT-BTC hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước

THÔNG TƯ

Hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư

từ nguồn vốn Ngân sách nhà nước

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996, Luật sửađổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998 vàcác văn bản hướng dẫn luật hiện hành;

Căn cứ Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghịđịnh số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 12/2000/NĐ-CPngày 05/5/2000 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tưvà xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 củaChính phủ;

Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tưtừ nguồn vốn Ngân sách nhà nước tại đơn vị chủ đầu tư như sau:

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

1-Chi phí quản lý dự án đầu tư là toàn bộ chi phí cần thiết do chủ đầu tư sử dụngđể thực hiện nhiệm vụ quản lý trong suốt quá trình đầu tư của dự án.

Chiphí quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư là những khoản chi phục vụcông tác quản lý đối với các nội dung công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tưđược xác định trên cơ sở khối lượng công việc phù hợp với yêu cầu quản lý vàquy mô của dự án, đảm bảo chế độ tài chính hiện hành, được cấp có thẩm quyềnphê duyệt.

Chiphí quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc đầutư là những khoản chi phục vụ công tác quản lý đối với các nội dung công việctrong giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc đầu tư, được xác địnhtrên cơ sở định mức chi phí ban quản lý dự án theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng, đượccấp có thẩm quyền phê duyệt.

2-Tất cả các đơn vị được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ quản lý dự án đầu tư(sau đây gọi tắt là Chủ đầu tư, hoặc Ban Quản lý dự án ) của các dự án có sửdụng vốn đầu tư thuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước phải sử dụng chi phí quản lýdự án đầu tư đúng mục đích, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả theo chế độtài chính hiện hành của Nhà nước và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

3-Cơ quan tài chính: Sở Tài chính - Vật giá đối với các dự án do cấp tỉnh, thànhphố quản lý; Phòng Tài chính đối với các dự án do cấp quận, huyện quản lý; Vụ(Ban, Phòng) Tài chính đối với các dự án do các Bộ, ngành, cơ quan trung ương,các Tổng công ty 90, 91, các công ty độc lập quản lý, sau đây gọi tắt là Cơquan tài chính thực hiện quản lý chi phí quản lý dự án đầu tư đối với dự ánthuộc nguồn vốn ngân sách Nhà nước của các chủ đầu tư trong phạm vi quản lý củamình từ khâu hướng dẫn lập, thẩm định, phê duyệt dự toán, kiểm tra việc chấphành và phê duyệt quyết toán theo quy định tại Thông tư này.

4-Đối với các dự án thuộc cấp xã quản lý, chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án ) khôngphải lập và duyệt dự toán chi tiết nhưng phải quản lý, sử dụng chi phí quản lýdự án theo đúng nội dung quy định tại Mục I, Mục II, Phần II của Thông tư nàyvà quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với quyết toán dự án hoàn thành theoquy định.

Phần II

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I/ Kinh phí quản lý dự án:

Kinhphí quản lý dự án nằm trong tổng dự toán của dự án được cấp có thẩm quyền phêduyệt bao gồm:

1/Chi cho các hoạt động quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư theo dựtoán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2/Chi phí quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án và kết thúc dự án theođịnh mức quy định tại Thông tư hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí xây dựngcông trình thuộc các dự án đầu tư hiện hành của Bộ Xây dựng.

3/Trường hợp chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) được phép của cấp có thẩm quyền tựthực hiện kiêm nhiệm một số công tác tư vấn về đầu tư xây dựng của dự án như:Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát kỹ thuật thicông, giám sát lắp đặt thiết bị thì được tính các chi phí tư vấn nói trên theoquy định hiện hành của Bộ Xây dựng.

4/Trường hợp chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án ) tự thực hiện công tác đền bù, giảiphóng mặt bằng thì được tính chi phí phục vụ đền bù, giải phóng mặt bằng theodự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt .

5/Trường hợp chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) tự thực hiện công tác tiếp nhận, bảoquản (bao gồm cả bảo vệ và bảo dưỡng) vật tư, thiết bị của dự án thì được tínhchi phí nhân công và các khoản chi phục vụ cho công tác nói trên theo dự toán đượccấp có thẩm quyền phê duyệt.

II/ Nội dung chi phí quản lý dự án:

Nộidung chi phí quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc dự ángồm có:

1/ Tiền lương: Lương ngạch bậc theo quỹ lương được giao; lương hợp đồng dài hạn(Đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩmquyền);

2/ Tiền công: Tiền công theo hợp đồng vụ việc;

3/ Các khoản phụ cấp lương: Chức vụ, trách nhiệm, khu vực, thu hút, đắt đỏ, thêmgiờ, độc hại, nguy hiểm, lưu động, phụ cấp đặc biệt của ngành (Đối với các cánhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền).

4/ Tiền thưởng: Thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất (nếu có).

5/ Phúc lợi tập thể: Trợ cấp khó khăn thường xuyên; Trợ cấp khó khăn độtxuất; Trợ cấp khác (nếu có).

6/ Các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phícông đoàn, trích nộp khác (Đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định củacấp có thẩm quyền).

7/ Chi thanh toán dịch vụ công cộng: Thanh toán tiền điện sinhhoạt, tiền nước sinh hoạt, mua nhiên liệu, thanh toán vệ sinh môi trường, thanhtoán khác.

8/ Vật tư văn phòng: Dụng cụ văn phòng, sách và tài liệu dùng cho chuyênmôn, văn phòng phẩm;

9/ Thông tin liên lạc: Cước phí điện thoại, bưu chính, Fax...

10/ Hội nghị: Tài liệu, bồi dưỡng giảng viên, vé tàu xe máy bay; thuê hội trường,phòng ngủ...

11/ Công tác phí: Vé tàu, xe, máy bay, phụ cấp lưu trú, phòng ngủ.

12/ Chi thuê mướn: Phương tiện đi lại, nhà làm việc, thuê đất, thuêthiết bị phục vụ các loại, thuê đào tạo lại cán bộ...

13/ Đoàn ra: Vé máy bay, tiền ăn ở, tiêu vặt, lệ phí hải quan...

14/ Chi sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản của ban quảnlý như: Ô tô,mô tô, xe chuyên dùng, trụ sở làm việc,...

15/ Chi phục vụ công tác chuyên môn: Vật tư, trang thiết bị chuyêndùng không phải tài sản cố định, bảo hộ lao động, khác;

16/ Mua sắm tài sản phục vụ quản lý: Phương tiện phòng cháy chữacháy, máy tính, phần mềm máy tính.

17/ Trích nộp ban quản lý cấp trên (nếu có)

18/ Các chi khác: Nộp phí, lệ phí, tiếp khách, ...

III/ Lập dự toán chi phí quản lý dự án:

Căncứ đặc điểm quản lý dự án hiện nay, chia thành 2 nhóm quản lý dự án như sau:

Nhóm I:Gồm có các Ban quản lý chuyên ngành; Ban quản lý khu vực; Ban quản lý dự ánquan trọng thành lập theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành đượctrực tiếp hưởng lương từ nguồn kinh phí quản lý dự án.

Nhóm II:Gồm các chủ đầu tư, Ban quản lý dự án khác với quy định ở nhóm I nói trên.

1- Đối với Nhóm I: Hàng năm, căn cứ kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản đượcgiao, chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) lập dự toán chi phí quản lý dự án theo hướngdẫn tại Phụ lục số I kèm theo Thông tư này, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2- Đối với Nhóm II: Khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Báo cáo nghiêncứu khả thi, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư đồng thời lập và trìnhduyệt chi phí quản lý dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Saukhi có quyết định đầu tư, dự án đầu tư được ghi kế hoạch vốn và triển khai thựchiện dự án, chủ đầu tư tiến hành lập dự toán chi phí quản lý dự án ở giai đoạnthực hiện đầu tư, lập dự toán các chi phí theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, MụcI, Phần II của Thông tư này (nếu có), trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.Việc lập và trình duyệt dự toán nói trên chỉ thực hiện một lần cho toàn bộ quátrình thực hiện dự án; trường hợp điều chỉnh dự toán phải được cấp có thẩmquyền phê duyệt.

Tổngdự toán chi phí quản lý của tất cả các dự án phân bổ theo niên độ để xác địnhmức trích cho phép hàng năm đối với các Ban quản lý dự án thuộc Nhóm I; Dự toánchi phí quản lý của từng dự án đối với Nhóm II tối đa không được vượt so với tỷlệ quy định về chi phí quản lý dự án hiện hành của Nhà nước.

IV/ Chấp hành

1-Dự toán chi phí quản lý dự án hàng năm (Đối với Nhóm I); dự toán chi phíquản lý của toàn bộ dự án (Đối với Nhóm II) sau khi được cấp có thẩm quyền phêduyệt, cơ quan phê duyệt gửi đến chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án), cơ quan thanhtoán vốn đầu tư để thực hiện. Kiểm soát thanh toán theo dự toán được duyệt,đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành.

2-Xử lý trường hợp thu tiền bán hồ sơ mời thầu: Mức thu bán hồ sơ mời thầu phảichấp hành quy định của Quy chế đấu thầu hiện hành; chi phí cho việc tổ chức đấuthầu không được lớn hơn kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu; phần còn lạicủa kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu sau khi quyết toán các chi phí cầnthiết cho việc tổ chức đấu thầu, chủ đầu tư nộp Ngân sách Nhà nước.

3-Xử lý một số trường hợp đối với Nhóm I:

a)Trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán chi phí quản lý dự án chưa được phêduyệt thì chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) có văn bản đề nghị cơ quan kiểm soátthanh toán tạm ứng kinh phí để chi cho các nghiệp vụ sau:

Chilương và các khoản có tính chất tiền lương;

Chinghiệp vụ phục vụ công tác quản lý dự án đầu tư.

Mứctạm ứng hàng tháng tối đa không quá mức chi trong tháng của năm trước. Chủ đầutư (Ban Quản lý dự án) có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán và hoàn trả tạmứng ngay sau khi được giao dự toán.

b)Trường hợp được cấp trên hỗ trợ kinh phí đột xuất thì chủ đầu tư được phép bổsung nguồn kinh phí để chi phí cho con người.

c)Các Ban Quản lý dự án thuộc nhóm I có thể áp dụng hệ số tăng thêm tiền lươngtối thiểu theo Thông tư số 32/1999/TT-LĐTBXH ngày 23/12/1999 của Bộ Lao động -Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Quyết định số 198/1999/QĐ-TTg ngày30/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ về tiền lương đối với các Ban quản lý dự ánđầu tư xây dựng với nguyên tắc:

Khiáp dụng hệ số tăng thêm tiền lương tối thiểu để lập quỹ lương không làm tăngthêm chi phí quản lý dự án theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng;

Tổngdự toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch nằm trong phạm vi mức trích cho phéptheo quy định tại Tiết 2, Điểm I, Phụ lục số I kèm theo Thông tư này.

d)Trường hợp Ban Quản lý dự án cho thuê tài sản của Ban Quản lý dự án thì phảinộp 100% số tiền thu được vào ngân sách Nhà nước.

V/ Kiểm tra:

Hàngnăm, Sở Tài chính- Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Tàichính các quận, huyện; Vụ (Ban) Tài chính - Kế toán thuộc các Bộ, cơ quan ngangBộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các đoàn thể, các Tổng cục;Ban Tài chính (hoặc tương đương) thuộc các Tổng Công ty (90, 91), các Công tyđộc lập tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án tại cácđơn vị chủ đầu tư thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời uốn nắn các saiphạm trong quá trình quản lý dự án của các chủ đầu tư, các ban quản lý dự án.

VI/ Quyết toán:         

Khikết thúc kế hoạch hàng năm (Đối với Nhóm I) và khi dự án hoàn thành, bàn giao đưavào sử dụng (Đối với cả hai Nhóm), chủ đầu tư (Ban quản lý dự án) phải lập báocáo quyết toán chi phí quản lý dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Phươngpháp lập, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư thựchiện theo hướng dẫn taị Phụ lục số II kèm theo Thông tư này.

VII/ Cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán, quyết toán:

Cấpcó thẩm quyền phê duyệt dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án quy định nhưsau:

Đốivới các dự án thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quanTrung ương của các đoàn thể, Tổng cục quản lý do Vụ Tài chính - Kế toán thẩmđịnh dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

Đốivới các dự án thuộc các Tổng Công ty (90, 91), các Công ty độc lập quản lý doBan Tài chính - Kế toán (hoặc cấp tương đương) thẩm định dự toán, thẩm tra vàphê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

Đốivới các dự án thuộc Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ươngquản lý do Sở Tài chính - Vật giá thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệtquyết toán chi phí quản lý dự án;

Đốivới các dự án thuộc các quận, huyện quản lý do Phòng Tài chính quận, huyện thẩmđịnh dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

VIII/ Phân bổ chi phí quản lý dự án:

Đối với Nhóm I: Hàng năm căn cứ thông báo phê duyệt quyết toán chiphí quản lý dự án năm, chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thực hiện việc phân bổchi phí quản lý cho các dự án thành phần theo nguyên tắc:

Đốivới các chi phí cho công tác tư vấn, đền bù, tiếp nhận và bsảo quản vật tưthiết bị của dự án nào thì phân bổ trực tiếp cho dự án đó;

Phầnchi phí quản lý chung sẽ phân bổ theo tỷ lệ tương ứng với khối lượng hoàn thànhtrong năm của các dự án thành phần.

Giátrị phân bổ chi phí quản lý hàng năm của dự án được tổng hợp vào giá trị quyếttoán vốn đầu tư của từng dự án thành phần khi quyết toán vốn đầu tư dự án hoànthành.

IX/ Trách nhiệm:

1- Trách nhiệm của chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án):

Lậpvà quản lý hồ sơ dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án và các chi phí khác(nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này)theo năm kế hoạch đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này; đồngthời chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với số liệu, tính pháp lý đối vớihồ sơ;

Chấphành đầy đủ các nội dung trong quyết định giao dự toán và thông báo phê duyệtquyết toán năm của cơ quan phê duyệt;

Đốichiếu với cơ quan kiểm soát thanh toán về số vốn đã được thanh toán;

Cungcấp đầy đủ tài liệu có liên quan đến dự toán, quyết toán năm theo yêu cầu củacơ quan phê duyệt;

Địnhkỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng tự đánh giá tình hình thực hiện dự toán, qua đórút kinh nghiệm để thực hiện quản lý có hiệu quả.

2- Trách nhiệm của cơ quan thẩm tra, phê duyệt:

Thựchiện việc quản lý chi phí quản lý dự án đầu tư và các chi phí khác của dự án(Nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) đốivới các Chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thuộc phạm vi quản lý của mình từ khâu hướngdẫn lập dự toán, thẩm định, phê duyệt quyết toán;

Hướngdẫn các chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) triển khai thực hiện chi phí quản lý dựán đầu tư và quyết toán năm.

Tổchức duyệt dự toán, duyệt quyết toán theo nội dung yêu cầu;

Trongquá trình thẩm tra xét duyệt quyết toán, cơ quan thẩm tra, phê duyệt có quyềnxuất toán, thu hồi hoặc quy trách nhiệm bồi thường các khoản chi sai chế độ,không có trong nội dung dự toán được duyệt; đồng thời yêu cầu các chủ đầu tư(Ban Quản lý dự án) chấp hành nộp ngân sách nhà nước các khoản thu nộp theo quyđịnh.

Chịutrách nhiệm về kết quả thẩm tra dự toán và quyết toán chi phí quản lý dự án đầutư;

3- Trách nhiệm của cơ quan kiểm soát thanh toán:

Kiểmsoát cấp phát, thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo đúng quy định hiệnhành của Nhà nước;

Kiểmtra, đối chiếu, xác nhận số vốn đã thanh toán đối với các chủ đầu tư (Ban Quảnlý dự án) khi báo cáo quyết toán;

Cónhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan thẩm tra, phê duyệt về các nội dung:Chấp hành việc chi tiêu theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước đối vớicác nội dung mà chủ đầu tư đã thực hiện;

4- Trách nhiệm của cấp trên Chủ đầu tư:

Hướngdẫn các chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thuộc phạm vi quản lý của mình quản lývà sử dụng chi phí quản lý dự án theo quy định tại Thông tư này.

Phốihợp với cơ quan thẩm tra thực hiện thẩm tra quyết toán năm của chủ đầu tư (BanQuản lý dự án) thuộc phạm vi quản lý của mình;

Tạođiều kiện pháp lý để chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thu hồi phần vốn đã thanhtoán vượt giá trị quyết toán được duyệt;

5- Trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương:

Thườngxuyên kiểm tra tình hình thực hiện việc chi phí khác và chi phí quản lý dự áncủa các chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án);

Cóbiện pháp và hình thức xử lý kỷ luật thích đáng đối với các chủ đầu tư (BanQuản lý dự án) vi phạm nghiêm trọng trong việc thực hiện quản lý dự án đầu tư.

Phần III

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thôngtư này có hiệu lực thi hành thống nhất trong cả nước sau 15 ngày kể từ ngày ký.Các dự án đã và đang thực hiện trước thời gian có hiệu lực của Thông tư nàykhông phải duyệt lại dự toán chi phí quản lý dự án mà chỉ thực hiện quyết toánchi phí quản lý dự án theo niên độ hoặc khi kết thúc dự án theo quy định tạiThông tư này./.

Phụ lục số I

HƯỚNG DẪN LẬP, TRÌNH DUYỆT DỰ TOÁN

CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Kèm theo Thông tư hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phíquản lý dự

án đầu tư từ nguồnvốn NSNN số: 23/ 2002/TT-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Bộ Tài chính)

I/ Lập dự toán:

1/ Căn cứ lập dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư bao gồm:

Quyếtđịnh giao nhiệm vụ chủ đầu tư;

Quyếtđịnh thành lập Ban Quản lý dự án;

Quyếtđịnh giao kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản năm;

Cácvăn bản của cấp có thẩm quyền cho phép chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thực hiệnmột số công tác tư vấn: Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu,giám sát kỹ thuật thi công, giám sát lắp đặt thiết bị.

Vănbản cho phép chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) tự thực hiện công tác đền bù, giảiphóng mặt bằng; tự thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản (bao gồm cả bảo vệ vàbảo dưỡng) vật tư, thiết bị của dự án và dự toán được có thẩm quyền phê duyệtcủa các công tác nói trên kèm theo.

2/ Xác định mức trích cho phép:

Căncứ Tổng dự toán được duyệt của từng dự án được giao quản lý, văn bản giao nhiệmvụ của cấp có thẩm quyền; chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) xác định mức trích củatừng nhiệm vụ theo từng dự án để tổng hợp nguồn kinh phí được trích theo Biểusố 01/DTBQL; đây là mức trích tối đa để chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thựchiện nhiệm vụ quản lý dự án:

Chiphí Quản lý dự án giai đoạn CBĐT (theo dự toán được duyệt),

Chiphí Quản lý dự án giai đoạn THDA (theo quy định),

Giámsát kỹ thuật thi công, lắp đặt thiết bị (theo quy định),

Lậphồ sơ mời thầu (theo quy định),

Phântích, đánh giá hồ sơ dự thầu (theo quy định),

Phụcvụ công tác đền bù, giải phóng mặt bằng (theo dự toán được duyệt),

Thựchiện công tác tiếp nhận, bảo quản vật tư, thiết bị (theo dự toán được duyệt),

Khác(theo dự toán được duyệt).

3/ Xác định nội dung chi phí cần thiết để lập dự toán:

Căncứ vào hình thức và đặc điểm quản lý dự án, đối chiếu với 2 nhóm theo quy địnhtại Mục III, Phần II của thông tư này để xác định nội dung chi phí cho phép ápdụng lập dự toán chi phí quản lý dự án như sau:

3-1/Đối với Nhóm I: Nội dung chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản: Từ 01 đến 18theo quy định tại Mục II, Phần II trên đây (Biểu số 02/A-DTBQL).

Việcxác định quỹ tiền lương cho cán bộ quản lý dự án phải đảm bảo đúng biên chế đượcduyệt của cấp có thẩm quyền (Biểu số 03/DTBQL) và kế hoạch tăng giảm biên chếtheo năm kế hoạch (Biểu số 04/DTBQL)

3-2/Đối với Nhóm II: Nội dung chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản: 2; 7; 8; 9;10; 11; 12; 13; 15; 18 theo quy định tại Mục II, Phần II trên đây (Biểu số 02/B - DTBQL).

4/ Hồ sơ, mẫu biểu:

Tờtrình xin phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án;

Biểusố 01/DTBQL: Tổng hợp nguồn kinh phí được trích;

Biểusố 02A/DTBQL: Dự toán chi phí quản lý dự án theo niên độ (Đối với Ban Quản lýdự án thuộc nhóm I);

Biểusố 02B/DTBQL: Dự toán chi phí quản lý của toàn bộ dự án (Đối với Ban Quản lý dựán thuộc nhóm II);

Biểusố 03/DTBQL: Bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương thực hiện đếncuối năm;

Biểusố 04/DTBQL: Kế hoạch tăng giảm số lượng công chức viên chức theo từng ngạchbậc và quỹ lương tương ứng năm;

Bảnsao các tài liệu: Quyết định giao kế hoạch đầu tư xây dựng cơ bản năm; Văn bảncủa cấp có thẩm quyền cho phép chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) thực hiện một sốcông tác tư vấn, tự thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng, tiếp nhận vàbảo quản vật tư - thiết bị.

Yêu cầu về hồ sơ:

Hồsơ dự toán chi phí quản lý của chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) phải được lập đầyđủ nội dung theo yêu cầu được quy định tại điểm I trên đây. Số liệu trong biểumẫu phải rõ ràng không tẩy xoá, thuyết minh dễ hiểu.

Hồsơ dự toán chi phí quản lý dự án phải đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ đầutư (trưởng ban quản lý dự án).

Chủđầu tư (Ban Quản lý dự án) chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu và cácvấn đề đã nêu trong hồ sơ dự toán.

II/ Phê duyệt dự toán:

Căncứ hồ sơ dự toán do chủ đầu tư gửi đến, cơ quan tài chính thẩm định theo cácnội dung sau:

Thẩmđịnh tính pháp lý của hồ sơ dự toán (Thuyết minh, các báo cáo theo mẫubiểu,...) có đảm bảo các quy định của Nhà nước về các mặt thời gian, hình thứcvà tính pháp lý.

Thẩmđịnh sự phù hợp của các nội dung ghi trong dự toán với các tiêu chuẩn, định mứcvà chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.

Bộphận chức năng của cơ quan tài chính phải có báo cáo kết quả thẩm định theo cácnội dung trên với người có thẩm quyền để quyết định giao dự toán. Quyết địnhgiao dự toán theo Mẫu biểu số 05/QĐ-GDT, được lập thành 05 bản (Cơ quan raquyết định 02b, Cơ quan thanh toán 01b, Chủ đầu tư 02b).

III/ Thời gian lập, phê duyệt dự toán:

Trongkhoảng thời gian tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo kếhoạch đầu tư, chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) lập dự toán chi phí quản lý dự ánđầu tư gửi đến cơ quan tài chính để phê duyệt;

Trongkhoảng thời gian tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ dự toán dochủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) gửi đến, cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩmđịnh, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư để chủ đầu tư (Ban Quản lýdự án) triển khai thực hiện./.

Phụ lục số II

HƯỚNG DẪN LẬP, THẨM TRA, PHÊ DUYỆT QUYẾT TOÁN

CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Kèm theo Thông tư hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phíquản lý dự án đầu tư từ nguồn

vốn NSNN số: 23/ 2002 / TT-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2002của Bộ Tài chính)

I/ Lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư:

1- Lập báo cáo quyết toán:

Khikết thúc kế hoạch hàng năm (Đối với nhóm I) và khi dự án hoàn thành đưa vào sửdụng (Đối với cả nhóm I và nhóm II), chủ đầu tư (BQL dự án) có trách nhiệm lậpbáo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án và chi phí khác (nếu có, theo quy địnhở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) trình cấp có thẩm quyềnphê duyệt. Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án bao gồm các nội dung theoquy định tại Điểm 2 phần II của Thông tư này; đồng thời phải phân tích đánh giátình hình thực hiện dự toán được giao, kết quả thực hiện trong năm, các vấn đềkhó khăn tồn tại và kiến nghị các biện pháp giải quyết.

2- Hồ sơ, biểu mẫu báo cáo quyết toán:

a/ Hồ sơ, biểu mẫu quyết toán chi phí Quản lý dự án  theo năm (Đối với nhóm I):

Tờtrình xin phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

Biểusố 01/QT-QLDA: Bảng tổng hợp quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm, cóđối chiếu xác nhận số vốn đã cấp phát thanh toán của cơ quan kiểm soát thanhtoán;

Mẫusố 02/QT-QLDA: Quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm.

Mẫusố 03/QT-QLDA: Thuyết minh báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

Cácchứng từ chi tiêu có liên quan phát sinh trong năm;

Bảnsao các tài liệu như: quyết định giao dự toán năm, quyết định điều chỉnh dựtoán trong năm (nếu có), thông báo duyệt quyết toán của năm trước.

b/ Hồ sơ, biểu mẫu quyết toán chi phí  Quản lý dự án  dự án hoànthành:

Đối với nhóm I:

BảngTổng hợp Quyết toán chi phí quản lý đã phân bổ qua các năm cho dự án;

Bảnsao thông báo phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án qua các năm có liênquan đến thời gian thực hiện đầu tư của dự án.

Đối với nhóm II:

Biểusố 01A/QT- BQL: Quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

Cácchứng từ chi tiêu liên quan, phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; quyếtđịnh giao dự toán, quyết định điều chỉnh dự toán (nếu có).

3- Yêu cầu về hồ sơ:

Hồsơ quyết toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư (BQL dự án) đầu tư phải đượclập đầy đủ nội dung theo yêu cầu được quy định tại Điểm I trên đây. Số liệutrong biểu mẫu phải rõ ràng không tẩy xoá, kiến nghị phải cụ thể rõ ràng.

Hồsơ quyết toán chi phí quản lý dự án phải đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủđầu tư, trưởng ban quản lý dự án.

Chủđầu tư (BQL dự án) chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu và các vấn đề đãnêu trong hồ sơ quyết toán.

II- Thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư:

1. Nội dung thẩm tra:

Saukhi nhận được hồ sơ quyết toán của chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án), cơ quan tàichính lập kế hoạch thẩm tra quyết toán, thông báo thời gian và địa điểm cho chủđầu tư (Ban Quản lý dự án) và cấp trên chủ đầu tư (nếu có) để tham gia thẩmtra.

Căncứ vào hồ sơ quyết toán của chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) đã gửi cơ quan tàichính, bộ phận chức năng giúp việc cơ quan tài chính căn cứ vào chế độ chi tiêuhiện hành của nhà nước và dự toán được phê duyệt tiến hành thẩm tra theo cácnội dung sau:

Kiểmtra hồ sơ báo cáo quyết toán (thuyết minh các báo cáo, biểu mẫu) có đảm bảo sovới quy định của Nhà nước về hình thức, nội dung và tính pháp lý.

Đốichiếu số liệu giữa dự toán được duyệt và giá trị khối lượng thực hiện từ đóphát hiện ra những chênh lệch và tìm ra những nguyên nhân.

Xemxét các chứng từ chi tiêu có phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh, có đảm bảotuân thủ về tính hợp pháp, hợp lý hợp lệ, có tuân thủ theo chế độ chi tiêu hiệnhành của Nhà nước.

Kiểmtra các khoản tạm ứng cuối năm

Kiểmtra quỹ tiền mặt

Kiểmtra việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập sổ kế toán, kiểm kê vậttư, tài sản, quỹ tiền mặt.

Saukhi thẩm tra theo các nội dung trên cơ quan thẩm tra cùng chủ đầu tư (Ban Quảnlý dự án) có biên bản thẩm tra để làm cơ sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.Biên bản thẩm tra phải thể hiện các nội dung sau:

Cácý kiến thống nhất về kết quả thẩm tra;

Cácý kiến giải trình của chủ đầu tư;

Cácý kiến bảo lưu của chủ đầu tư;

Kiếnnghị biện pháp xử lý các khoản chi tiêu không đúng chế độ, không có trong dựtoán được duyệt.

Căncứ Biên bản thẩm tra quyết toán giữa bộ phận chức năng giúp việc của cơ quan tàichính với chủ đầu tư, cấp có thẩm quyền xem xét, ra thông báo phê duyệt . Thôngbáo phê duyệt quyết toán theo Mẫu biểu số 05/QT-QLDA kèm theo, được lập thành05 bản (Cơ quan ra quyết định 02b, Cơ quan thanh toán 01b, Chủ đầu tư 02b).

2- Hồ sơ thẩm tra, phê duyệt quyết toán:

Toànbộ hồ sơ, biểu mẫu báo cáo quyết toán quy định tại điểm 2 mục I;

Mẫusố 04/ QT-QLDA: Biên bản thẩm tra

Giảitrình của chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) (nếu có);

Mẫusố 05/QT-QLDA: Thông báo duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư kèm theoPhụ lục số 05A/QT, 05B/QT.

3- Thời gian lập và phê duyệt quyết toán:

Saukhi khoá sổ kế toán, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ kế toán và số liệu củacơ quan kiểm soát thanh toán, chủ đầu tư lập báo cáo quyết toán theo đúng cácmẫu biểu quy định gửi về cơ quan tài chính chậm nhất là sau 30 ngày tính từ khikết thúc năm kế hoạch hoặc khi dự án hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

Trongkhoảng thời gian 30 ngày làm việc tính từ ngày nhận được báo cáo quyết toán củachủ đầu tư (Ban Quản lý dự án), cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm tra, phêduyệt và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán cho chủ đầu tư (Ban Quản lý dựán). Sau 10 ngày kể từ khi nhận được thông báo duyệt quyết toán của cơ quan xétduyệt, chủ đầu tư (Ban Quản lý dự án) không có ý kiến khác bằng văn bản thì coinhư đã chấp nhận để thi hành./.

Tên đơn vị                                                                              Phụlục số I.   Biểu 01/DTBQL

..........                                                              (Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Xác định mức chi hoạt động của chủ đầu tư (BQLDA) theonăm

( Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I).

Ngày tháng năm 200..

Người lập biểu                                                  Kếtoán trưởng                                     Thủ trưởng đơn vị

Tên đơn vị                                                                              Phụlục số I.   Biểu 02/A-DTBQL

.................                                                                   (Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Dự toán chi phí quản lý dự án năm ....

( Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Ngày tháng năm 200...

Người lập biểu                                      Kếtoán trưởng                                     Thủ trưởng đơn vị

Tên đơn vị

.................Phụlục số I.   Biểu 03/DTBQL

                                     (Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTCcủa Bộ Tài chính)

Bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lươngthực hiện đến cuối năm ...

( Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Ngày tháng năm 200...

Người lập biểu                                      Kếtoán trưởng                                     Thủ trưởng đơn vị

Tên đơn vị                                                                              Phụlục số I.   Biểu 04/DTBQL

..................                                                      (Ban hành kèm theo TT số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Kế hoạch tăng, giảm số lượng công chức, viên chức

theo từng ngạch và quỹ lương tương ứng năm ………

( Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

Ngàytháng năm 200...

Người lập biểu                                      Kếtoán trưởng                                     Thủ trưởng đơn vị

Thông báo

Duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm .....

Đơnvị được duyệt:

Saukhi tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán kinh phí quản lý dự án đầu tư năm.... của ....

Bộ...(hoặc tên đơn vị chủ quản cấp trên) duyệt quyết toán năm .... cho đơnvị......... như sau:

I. Phần số liệu tổng hợp: Biểu số : 05 A / QT kèm theo.

II. Phần số liệu chi tiết: Biểu số : 05 B / QT kèm theo.

III. Nhận xét và xử lý tồn tại:

1/Nêuviệc thực hiện một số chỉ tiêu được cấp có thẩm quyền giao, nêu những nguyênnhân đạt, không đạt hoặc vượt dự toán được giao.

2/Nhận xét về thời gian và chất lượng báo cáo quyết toán, nêu những tồn tại cầnkhắc phục và ưu điểm cần phát huy ....

3/Kiến nghị :

Nhữngkhoản thu phải nộp ngân sách nhà nước nhưng chưa nộp

(ghi rõ số tiền).

-Những khoản kinh phí xuất toán do chi sai chế độ, nguyên tắc phải thu hồi, giảmtrừ quyết toán năm sau ....Bao gồm :

-Những khoản quyết toán năm sau phải thu hồi, cho chuyển, hoặc giảm trừ kinh phílà: ........

Ghi chú : Đối vớicác chủ đầu tư ( BQL) thuộc nhóm II chỉgồm 11 khoản chi như dự toán .

Phụ lục số II : Mẫu số 03/QT-QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của BộTài chính)

Đơn vị báo cáo:

Thuyết minh

báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư

Năm....

I.Tìnhhình thực hiện nhiệm vụ năm ....:

1/Tìnhhình biên chế, lao động, quỹ lương :

-Số CBNV có mặt đến ngày 31/12: Người

Trongđó : Hợp đồng, thủ việc : Người

-Tăng trong năm : Người

-Giảm trong năm: Người

-Tổng quỹ lương thực hiện cả năm : Đồng

Trongđó : Lương hợp đồng : Đồng

2/Thựchiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ cơ bản:

(Vềcông tác quản lý dự án)

II.Thuyết minh:

1/Những tình hình và phát sinh không bình thường trong năm:

2/Nguyên nhân của các biến động tăng giảm so với dự toán được giao,so với thực hiện năm trước (nếu có)

 III.Nhận xét và kiến nghị :

 Ngày ... tháng ... năm ...

Người lập biểu Phụ trách kế toán                  Thủtrưởng đơn vị

( Ký, họ tên) ( Ký, họ tên)                    ( Ký tên,đóng dấu)