Thông tư 23/2002/TT-BTC hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn ngân sách nhà nước

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH NGÀY 20 THÁNG 3 NĂM 2002 HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ, SỬ DỤNG CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ
TỪ NGUỒN VỐN NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 3 năm 1996, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân sách Nhà nước ngày 20 tháng 5 năm 1998 và các văn bản hướng dẫn luật hiện hành;
Căn cứ Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 05/5/2000 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/7/1999 của Chính phủ;
Bộ Tài chính hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ nguồn vốn Ngân sách nhà nước tại đơn vị chủ đầu tư như sau:

PHẦN I
QUY ĐỊNH CHUNG

1- Chi phí quản lý dự án đầu tư là toàn bộ chi phí cần thiết do chủ đầu tư sử dụng để thực hiện nhiệm vụ quản lý trong suốt quá trình đầu tư của dự án.

Chi phí quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư là những khoản chi phục vụ công tác quản lý đối với các nội dung công việc trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư được xác định trên cơ sở khối lượng công việc phù hợp với yêu cầu quản lý và quy mô của dự án, đảm bảo chế độ tài chính hiện hành, được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Chi phí quản lý dự án đầu tư ở giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc đầu tư là những khoản chi phục vụ công tác quản lý đối với các nội dung công việc trong giai đoạn thực hiện dự án và giai đoạn kết thúc đầu tư, được xác định trên cơ sở định mức chi phí ban quản lý dự án theo hướng dẫn của Bộ Xây dựng, được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2- Tất cả các đơn vị được cấp có thẩm quyền giao nhiệm vụ quản lý dự án đầu tư (sau đây gọi tắt là Chủ đầu tư, hoặc BQLDA) của các dự án có sử dụng vốn đầu tư thuộc nguồn vốn NSNN phải sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư đúng mục đích, đảm bảo chi tiêu tiết kiệm và hiệu quả theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước và các quy định cụ thể tại Thông tư này.

3- Cơ quan tài chính: Sở Tài chính - Vật giá đối với các dự án do cấp tỉnh, thành phố quản lý; Phòng Tài chính đối với các dự án do cấp quận, huyện quản lý; Vụ (Ban, Phòng) Tài chính đối với các dự án do các Bộ, ngành, cơ quan trung ương, các Tổng công ty 90, 91, các công ty độc lập quản lý, sau đây gọi tắt là Cơ quan tài chính thực hiện quản lý chi phí quản lý dự án đầu tư đối với dự án thuộc nguồn vốn NSNN của các chủ đầu tư trong phạm vi quản lý của mình từ khâu hướng dẫn lập, thẩm định, phê duyệt dự toán, kiểm tra việc chấp hành và phê duyệt quyết toán theo quy định tại Thông tư này.

4- Đối với các dự án thuộc cấp xã quản lý, chủ đầu tư (BQLDA) không phải lập và duyệt dự toán chi tiết nhưng phải quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án theo đúng nội dung quy định tại Mục I, Mục II, Phần II của Thông tư này và quyết toán chi phí quản lý dự án cùng với quyết toán dự án hoàn thành theo quy định.

PHẦN II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I. KINH PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Kinh phí quản lý dự án nằm trong tổng dự toán của dự án được cấp có thẩm quyền phê duyệt bao gồm:

1. Chi cho các hoạt động quản lý dự án trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Chi phí quản lý dự án trong giai đoạn thực hiện dự án và kết thúc dự án theo định mức quy định tại Thông tư hướng dẫn việc lập và quản lý chi phí xây dựng công trình thuộc các dự án đầu tư hiện hành của Bộ Xây dựng.

3. Trường hợp chủ đầu tư (BQLDA) được phép của cấp có thẩm quyền tự thực hiện kiêm nhiệm một số công tác tư vấn về đầu tư xây dựng của dự án như: Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát kỹ thuật thi công, giám sát lắp đặt thiết bị thì được tính các chi phí tư vấn nói trên theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng.

4. Trường hợp chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện công tác đền bù, giải phóng mặt bằng thì được tính chi phí phục vụ đền bù, giải phóng mặt bằng theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

5. Trường hợp chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản (bao gồm cả bảo vệ và bảo dưỡng) vật tư, thiết bị của dự án thì được tính chi phí nhân công và các khoản chi phục vụ cho công tác nói trên theo dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

II. NỘI DUNG CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Nội dung chi phí quản lý dự án từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư đến khi kết thúc dự án gồm có:

1. Tiền lương: Lương ngạch bậc theo quỹ lương được giao; lương hợp đồng dài hạn (Đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền);

2. Tiền công: Tiền công theo hợp đồng vụ việc;

3. Các khoản phụ cấp lương: Chức vụ, trách nhiệm, khu vực, thu hút, đắt đỏ, thêm giờ, độc hại, nguy hiểm, lưu động, phụ cấp đặc biệt của ngành (đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền).

4. Tiền thưởng: Thưởng thường xuyên, thưởng đột xuất (nếu có).

5. Phúc lợi tập thể: Trợ cấp khó khăn thường xuyên; Trợ cấp khó khăn đột xuất; Trợ cấp khác (nếu có).

 6. Các khoản trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn, trích nộp khác (Đối với các cá nhân được hưởng lương từ dự án theo quyết định của cấp có thẩm quyền).

7. Chi thanh toán dịch vụ công cộng: Thanh toán tiền điện sinh hoạt, tiền nước sinh hoạt, mua nhiên liệu, thanh toán vệ sinh môi trường, thanh toán khác.

8. Vật tư văn phòng: Dụng cụ văn phòng, sách và tài liệu dùng cho chuyên môn, văn phòng phẩm;

9. Thông tin liên lạc: Cước phí điện thoại, bưu chính, fax...

10. Hội nghị: Tài liệu, bồi dưỡng giảng viên, vé tàu xe máy bay; thuê hội trường, phòng ngủ...

11. Công tác phí: Vé tàu, xe, máy bay, phụ cấp lưu trú, phòng ngủ.

12. Chi thuê mướn: Phương tiện đi lại, nhà làm việc, thuê đất, thuê thiết bị phục vụ các loại, thuê đào tạo lại cán bộ...

13. Đoàn ra: Vé máy bay, tiền ăn ở, tiêu vặt, lệ phí hải quan...

14. Chi sửa chữa thường xuyên và sửa chữa lớn tài sản của ban quản lý như: Ô tô, mô tô, xe chuyên dùng, trụ sở làm việc,...

15. Chi phục vụ công tác chuyên môn: Vật tư, trang thiết bị chuyên dùng không phải TSCĐ, bảo hộ lao động, khác;

16. Mua sắm tài sản phục vụ quản lý: Phương tiện phòng cháy chữa cháy, máy tính, phần mềm máy tính.

17. Trích nộp ban quản lý cấp trên (nếu có)

18. Các chi khác: Nộp phí, lệ phí, tiếp khách,...

III. LẬP DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Căn cứ đặc điểm quản lý dự án hiện nay, chia thành 2 nhóm quản lý dự án như sau:

- Nhóm I: Gồm có các Ban quản lý chuyên ngành; Ban quản lý khu vực; Ban quản lý dự án quan trọng thành lập theo Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng hiện hành được trực tiếp hưởng lương từ nguồn kinh phí quản lý dự án.

- Nhóm II: Gồm các chủ đầu tư, Ban quản lý dự án khác với quy định ở nhóm I nói trên.

1. Đối với Nhóm I: Hàng năm, căn cứ kế hoạch đầu tư XDCB được giao, chủ đầu tư (BQLDA) lập dự toán chi phí quản lý dự án theo hướng dẫn tại Phụ lục số I kèm theo Thông tư này, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.

2. Đối với Nhóm II: Khi trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi, đơn vị được giao nhiệm vụ chuẩn bị đầu tư đồng thời lập và trình duyệt chi phí quản lý dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư.

Sau khi có quyết định đầu tư, dự án đầu tư được ghi kế hoạch vốn và triển khai thực hiện dự án, chủ đầu tư tiến hành lập dự toán chi phí quản lý dự án ở giai đoạn thực hiện đầu tư, lập dự toán các chi phí theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này (nếu có), trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Việc lập và trình duyệt dự toán nói trên chỉ thực hiện một lần cho toàn bộ quá trình thực hiện dự án; trường hợp điều chỉnh dự toán phải được cấp có thẩm quyền phê duyệt.

Tổng dự toán chi phí quản lý của tất cả các dự án phân bổ theo niên độ để xác định mức trích cho phép hàng năm đối với các Ban quản lý dự án thuộc Nhóm I; Dự toán chi phí quản lý của từng dự án đối với Nhóm II tối đa không được vượt so với tỷ lệ quy định về chi phí quản lý dự án hiện hành của Nhà nước.

IV. CHẤP HÀNH

1. Dự toán chi phí quản lý dự án hàng năm (đối với Nhóm I); dự toán chi phí quản lý của toàn bộ dự án (đối với Nhóm II) sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, cơ quan phê duyệt gửi đến chủ đầu tư (BQLDA), cơ quan thanh toán vốn đầu tư để thực hiện. Kiểm soát thanh toán theo dự toán được duyệt, đúng chế độ quản lý tài chính hiện hành.

2. Xử lý trường hợp thu tiền bán hồ sơ mời thầu: Mức thu bán hồ sơ mời thầu phải chấp hành quy định của Quy chế đấu thầu hiện hành; chi phí cho việc tổ chức đấu thầu không được lớn hơn kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu; phần còn lại của kinh phí thu được do bán hồ sơ mời thầu sau khi quyết toán các chi phí cần thiết cho việc tổ chức đấu thầu, chủ đầu tư nộp Ngân sách Nhà nước.

3. Xử lý một số trường hợp đối với Nhóm I:

a) Trường hợp vào đầu năm ngân sách, dự toán chi phí quản lý dự án chưa được phê duyệt thì chủ đầu tư (BQLDA) có văn bản đề nghị cơ quan kiểm soát thanh toán tạm ứng kinh phí để chi cho các nghiệp vụ sau:

+ Chi lương và các khoản có tính chất tiền lương;

+ Chi nghiệp vụ phục vụ công tác quản lý dự án đầu tư.

Mức tạm ứng hàng tháng tối đa không quá mức chi trong tháng của năm trước. Chủ đầu tư (BQLDA) có trách nhiệm làm thủ tục thanh toán và hoàn trả tạm ứng ngay sau khi được giao dự toán.

b) Trường hợp được cấp trên hỗ trợ kinh phí đột xuất thì chủ đầu tư được phép bổ sung nguồn kinh phí để chi phí cho con người.

c) Các BQLDA thuộc nhóm I có thể áp dụng hệ số tăng thêm tiền lương tối thiểu theo Thông tư số 32/1999/TT-LĐTBXH ngày 23/12/1999 của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội hướng dẫn thực hiện Quyết định số 198/1999/QĐ-TTg ngày 30/9/1999 của Thủ tướng Chính phủ về tiền lương đối với các Ban quản lý dự án đầu tư xây dựng với nguyên tắc:

+ Khi áp dụng hệ số tăng thêm tiền lương tối thiểu để lập quỹ lương không làm tăng thêm chi phí quản lý dự án theo quy định hiện hành của Bộ Xây dựng;

+ Tổng dự toán chi phí quản lý dự án năm kế hoạch nằm trong phạm vi mức trích cho phép theo quy định tại Tiết 2, Điểm I, Phụ lục số I kèm theo Thông tư này.

d) Trường hợp BQLDA cho thuê tài sản của BQLDA thì phải nộp 100% số tiền thu được vào NSNN.

V. KIỂM TRA:

Hàng năm, Sở Tài chính- Vật giá các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Phòng Tài chính các quận, huyện; Vụ (Ban) Tài chính – Kế toán thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các đoàn thể, các Tổng cục; Ban Tài chính (hoặc tương đương) thuộc các Tổng Công ty (90, 91), các Công ty độc lập tổ chức kiểm tra việc quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án tại các đơn vị chủ đầu tư thuộc phạm vi quản lý của mình để kịp thời uốn nắn các sai phạm trong quá trình quản lý dự án của các chủ đầu tư, các ban quản lý dự án.

VI. QUYẾT TOÁN:    

- Khi kết thúc kế hoạch hàng năm (đối với Nhóm I) và khi dự án hoàn thành, bàn giao đưa vào sử dụng (đối với cả hai Nhóm), chủ đầu tư (BQL dự án) phải lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Phương pháp lập, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư thực hiện theo hướng dẫn taị Phụ lục số II kèm theo Thông tư này.

VII. CẤP CÓ THẨM QUYỀN PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN, QUYẾT TOÁN:

Cấp có thẩm quyền phê duyệt dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án quy định như sau:

- Đối với các dự án thuộc các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan Trung ương của các đoàn thể, Tổng cục quản lý do Vụ Tài chính - Kế toán thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

- Đối với các dự án thuộc các Tổng Công ty (90, 91), các Công ty độc lập quản lý do Ban Tài chính - Kế toán (hoặc cấp tương đương) thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

- Đối với các dự án thuộc UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý do Sở Tài chính - Vật giá thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

- Đối với các dự án thuộc các quận, huyện quản lý do Phòng Tài chính quận, huyện thẩm định dự toán, thẩm tra và phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án;

VIII. PHÂN BỔ CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN:

Đối với Nhóm I: Hàng năm căn cứ thông báo phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án năm, chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện việc phân bổ chi phí quản lý cho các dự án thành phần theo nguyên tắc:

+ Đối với các chi phí cho công tác tư vấn, đền bù, tiếp nhận và bảo quản vật tư thiết bị của dự án nào thì phân bổ trực tiếp cho dự án đó;

+ Phần chi phí quản lý chung sẽ phân bổ theo tỷ lệ tương ứng với khối lượng hoàn thành trong năm của các dự án thành phần.

+ Giá trị phân bổ chi phí quản lý hàng năm của dự án được tổng hợp vào giá trị quyết toán vốn đầu tư của từng dự án thành phần khi quyết toán vốn đầu tư dự án hoàn thành.

IX. TRÁCH NHIỆM:

1- Trách nhiệm của chủ đầu tư (BQLDA):

- Lập và quản lý hồ sơ dự toán, quyết toán chi phí quản lý dự án và các chi phí khác (nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) theo năm kế hoạch đúng thời gian và nội dung quy định tại Thông tư này; đồng thời chịu trách nhiệm về tính chính xác đối với số liệu, tính pháp lý đối với hồ sơ;

- Chấp hành đầy đủ các nội dung trong quyết định giao dự toán và thông báo phê duyệt quyết toán năm của cơ quan phê duyệt;

- Đối chiếu với cơ quan kiểm soát thanh toán về số vốn đã được thanh toán;

- Cung cấp đầy đủ tài liệu có liên quan đến dự toán, quyết toán năm theo yêu cầu của cơ quan phê duyệt;

- Định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng tự đánh giá tình hình thực hiện dự toán, qua đó rút kinh nghiệm để thực hiện quản lý có hiệu quả.

2- Trách nhiệm của cơ quan thẩm tra, phê duyệt:

- Thực hiện việc quản lý chi phí quản lý dự án đầu tư và các chi phí khác của dự án (nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) đối với các Chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình từ khâu hướng dẫn lập dự toán, thẩm định, phê duyệt quyết toán;

- Hướng dẫn các chủ đầu tư (BQLDA) triển khai thực hiện chi phí quản lý dự án đầu tư và quyết toán năm.

- Tổ chức duyệt dự toán, duyệt quyết toán theo nội dung yêu cầu;

- Trong quá trình thẩm tra xét duyệt quyết toán, cơ quan thẩm tra, phê duyệt có quyền xuất toán, thu hồi hoặc quy trách nhiệm bồi thường các khoản chi sai chế độ, không có trong nội dung dự toán được duyệt; đồng thời yêu cầu các chủ đầu tư (BQLDA) chấp hành nộp ngân sách nhà nước các khoản thu nộp theo quy định.

- Chịu trách nhiệm về kết quả thẩm tra dự toán và quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

3- Trách nhiệm của cơ quan kiểm soát thanh toán:

- Kiểm soát cấp phát, thanh toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước;

- Kiểm tra, đối chiếu, xác nhận số vốn đã thanh toán đối với các chủ đầu tư (BQLDA) khi báo cáo quyết toán;

- Có nhận xét, đánh giá, kiến nghị với cơ quan thẩm tra, phê duyệt về các nội dung: Chấp hành việc chi tiêu theo chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước đối với các nội dung mà chủ đầu tư đã thực hiện;

4- Trách nhiệm của cấp trên Chủ đầu tư:

- Hướng dẫn các chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình quản lý và sử dụng chi phí quản lý dự án theo quy định tại Thông tư này.

- Phối hợp với cơ quan thẩm tra thực hiện thẩm tra quyết toán năm của chủ đầu tư (BQLDA) thuộc phạm vi quản lý của mình;

- Tạo điều kiện pháp lý để chủ đầu tư (BQLDA) thu hồi phần vốn đã thanh toán vượt giá trị quyết toán được duyệt;

5- Trách nhiệm của các Bộ, ngành, địa phương:

- Thường xuyên kiểm tra tình hình thực hiện việc chi phí khác và chi phí quản lý dự án của các chủ đầu tư (BQLDA);

- Có biện pháp và hình thức xử lý kỷ luật thích đáng đối với các chủ đầu tư (BQLDA) vi phạm nghiêm trọng trong việc thực hiện quản lý dự án đầu tư.

PHẦN III
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực thi hành thống nhất trong cả nước sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các dự án đã và đang thực hiện trước thời gian có hiệu lực của Thông tư này không phải duyệt lại dự toán chi phí quản lý dự án mà chỉ thực hiện quyết toán chi phí quản lý dự án theo niên độ hoặc khi kết thúc dự án theo quy định tại Thông tư này.

PHỤ LỤC SỐ I

HƯỚNG DẪN LẬP, TRÌNH DUYỆT DỰ TOÁN
CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Kèm theo Thông tư hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ
nguồn vốn NSNN số 23/2002/TT-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Bộ Tài chính)

I. LẬP DỰ TOÁN:

1. Căn cứ lập dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư bao gồm:

+ Quyết định giao nhiệm vụ chủ đầu tư;

+ Quyết định thành lập BQLDA;

+ Quyết định giao kế hoạch đầu tư XDCB năm;

+ Các văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện một số công tác tư vấn: Lập hồ sơ mời thầu, phân tích đánh giá hồ sơ dự thầu, giám sát kỹ thuật thi công, giám sát lắp đặt thiết bị.

+ Văn bản cho phép chủ đầu tư (BQLDA) tự thực hiện công tác đền bù, giải phóng mặt bằng; tự thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản (bao gồm cả bảo vệ và bảo dưỡng) vật tư, thiết bị của dự án và dự toán được có thẩm quyền phê duyệt của các công tác nói trên kèm theo.

2. Xác định mức trích cho phép:

Căn cứ Tổng dự toán được duyệt của từng dự án được giao quản lý, văn bản giao nhiệm vụ của cấp có thẩm quyền; chủ đầu tư (BQLDA) xác định mức trích của từng nhiệm vụ theo từng dự án để tổng hợp nguồn kinh phí được trích theo Biểu số 01/DTBQL; đây là mức trích tối đa để chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện nhiệm vụ quản lý dự án:

+ Chi phí Quản lý dự án giai đoạn CBĐT (theo dự toán được duyệt),

+ Chi phí Quản lý dự án giai đoạn THDA (theo quy định),

+ Giám sát kỹ thuật thi công, lắp đặt thiết bị (theo quy định),

+ Lập hồ sơ mời thầu (theo quy định),

+ Phân tích, đánh giá hồ sơ dự thầu (theo quy định),

+ Phục vụ công tác đền bù, giải phóng mặt bằng (theo dự toán được duyệt),

+ Thực hiện công tác tiếp nhận, bảo quản vật tư, thiết bị (theo dự toán được duyệt),

+ Khác (theo dự toán được duyệt).

3. Xác định nội dung chi phí cần thiết để lập dự toán:

Căn cứ vào hình thức và đặc điểm quản lý dự án, đối chiếu với 2 nhóm theo quy định tại Mục III, Phần II của thông tư này để xác định nội dung chi phí cho phép áp dụng lập dự toán chi phí quản lý dự án như sau:

3-1. Đối với Nhóm I: Nội dung chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản: Từ 01 đến 18 theo quy định tại Mục II, Phần II trên đây (Biểu số 02/A-DTBQL).

Việc xác định quỹ tiền lương cho cán bộ quản lý dự án phải đảm bảo đúng biên chế được duyệt của cấp có thẩm quyền (Biểu số 03/DTBQL) và kế hoạch tăng giảm biên chế theo năm kế hoạch (Biểu số 04/DTBQL)

3-2. Đối với Nhóm II: Nội dung chi phí quản lý dự án bao gồm các khoản: 2; 7; 8; 9; 10; 11; 12; 13; 15; 18 theo quy định tại Mục II, Phần II trên đây (Biểu số 02/B-DTBQL).

4. Hồ sơ, mẫu biểu:

- Tờ trình xin phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án;

- Biểu số 01/DTBQL: Tổng hợp nguồn kinh phí được trích;

- Biểu số 02A/DTBQL: Dự toán chi phí quản lý dự án theo niên độ (đối với BQLDA thuộc nhóm I);

- Biểu số 02B/DTBQL: Dự toán chi phí quản lý của toàn bộ dự án (đối với BQLDA thuộc nhóm II);

- Biểu số 03/DTBQL: Bảng kê danh sách công chức, viên chức và tiền lương thực hiện đến cuối năm;

- Biểu số 04/DTBQL: Kế hoạch tăng giảm số lượng công chức viên chức theo từng ngạch bậc và quỹ lương tương ứng năm;

- Bản sao các tài liệu: Quyết định giao kế hoạch đầu tư XDCB năm; Văn bản của cấp có thẩm quyền cho phép chủ đầu tư (BQLDA) thực hiện một số công tác tư vấn, tự thực hiện công tác đền bù giải phóng mặt bằng, tiếp nhận và bảo quản vật tư - thiết bị.

* Yêu cầu về hồ sơ:

- Hồ sơ dự toán chi phí quản lý của chủ đầu tư (BQL dự án) phải được lập đầy đủ nội dung theo yêu cầu được quy định tại điểm I trên đây. Số liệu trong biểu mẫu phải rõ ràng không tẩy xoá, thuyết minh dễ hiểu.

- Hồ sơ dự toán chi phí quản lý dự án phải đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ đầu tư (trưởng ban quản lý dự án).

- Chủ đầu tư (BQL dự án) chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu và các vấn đề đã nêu trong hồ sơ dự toán.

II. PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN:

Căn cứ hồ sơ dự toán do chủ đầu tư gửi đến, cơ quan tài chính thẩm định theo các nội dung sau:

+ Thẩm định tính pháp lý của hồ sơ dự toán (thuyết minh, các báo cáo theo mẫu biểu,...) có đảm bảo các quy định của Nhà nước về các mặt thời gian, hình thức và tính pháp lý.

+ Thẩm định sự phù hợp của các nội dung ghi trong dự toán với các tiêu chuẩn, định mức và chế độ tài chính hiện hành của Nhà nước.

Bộ phận chức năng của cơ quan tài chính phải có báo cáo kết quả thẩm định theo các nội dung trên với người có thẩm quyền để quyết định giao dự toán. Quyết định giao dự toán theo Mẫu biểu số 05/QĐ-GDT, được lập thành 05 bản (Cơ quan ra quyết định 02b, Cơ quan thanh toán 01b, Chủ đầu tư 02b).

III. THỜI GIAN LẬP, PHÊ DUYỆT DỰ TOÁN:

Trong khoảng thời gian tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo kế hoạch đầu tư, chủ đầu tư (BQLDA) lập dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư gửi đến cơ quan tài chính để phê duyệt;

Trong khoảng thời gian tối đa 20 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ dự toán do chủ đầu tư (BQLDA) gửi đến, cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm định, phê duyệt dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư để chủ đầu tư (BQLDA) triển khai thực hiện.

XÁC ĐỊNH MỨC CHI HOẠT ĐỘNG CỦA CHỦ ĐẦU TƯ (BQLDA) THEO NĂM

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN NĂM....

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

PHỤ LỤC I.              Biểu số 02 B/DT-BQL

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 23/2002/ TT-BTC của Bộ Tài chính)

DỰ TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Dùng cho chủ đầu tư ( BQL) thuộc Nhóm II)

Dự án:........................................................

Chủ đầu tư:................................................

BẢNG KÊ DANH SÁCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC VÀ TIỀN LƯƠNG THỰC HIỆN ĐẾN CUỐI NĂM...

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

KẾ HOẠCH TĂNG, GIẢM SỐ LƯỢNG CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC
THEO TỪNG NGẠCH VÀ QUỸ LƯƠNG TƯƠNG ỨNG NĂM...........

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

PHỤ LỤC SỐ 1.                   Mẫu số 05/QĐ- GDT

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

QUYẾT ĐỊNH CỦA...........

V/v giao dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư

CƠ QUAN PHÊ DUYỆT

Căn cứ Quyết định số.......... ngày   tháng   tháng   năm của..... về việc giao nhiệm vụ cho.......................... làm chủ đầu tư dự án;

Căn cứ Quyết định số........... ngày    tháng   năm của...... cho phép chủ đầu tư thực hiện công tác tư vấn;

Căn cứ Quyết định số........... ngày    tháng   năm của...... cho phép chủ đầu tư thực hiện công tác tổ chức thanh toán đền bù giải phóng mặt bằng;

Căn cứ Thông tư Hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư số.../2002/TT-BTC ngày   tháng   năm 2002 của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của.....

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Giao cho Chủ đầu tư (BQLDA)..... dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư theo phụ lục đính kèm.

Điều 2: Căn cứ dự toán chi phí quản lý dự án đầu tư được giao, Chủ đầu tư tổ chức triển khai thực hiện theo đúng quy định của nhà nước về ché độ quản lý đầu tư xây dựng và chế độ tài chính kế toán hiện hành.

Điều 3: Thủ trưởng đơn vị nêu tại Điều 1 trên đây chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

PHỤ LỤC KÈM THEO QUYẾT ĐỊNH GIAO DỰ TOÁN CHI PHÍ
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ SỐ:......./QĐ-GDT
NGÀY... THÁNG... NĂM... CỦA...

Dự án:........................................................

Chủ đầu tư:................................................

Ghi chú: Đối với các chủ đầu tư ( BQL) thuộc nhóm II chỉ gồm 11 khoản chi như dự toán.

PHỤ LỤC SỐ II

HƯỚNG DẪN LẬP, THẨM TRA, PHÊ DUYỆT
QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Kèm theo Thông tư hướng dẫn quản lý, sử dụng chi phí quản lý dự án đầu tư từ
nguồn vốn NSNN số 23/2002/TT-BTC ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Bộ Tài chính)

I. LẬP BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI PHÍ
QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ:

1. Lập báo cáo quyết toán:

- Khi kết thúc kế hoạch hàng năm (đối với nhóm I) và khi dự án hoàn thành đưa vào sử dụng (đối với cả nhóm I và nhóm II), chủ đầu tư (BQL dự án) có trách nhiệm lập báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án và chi phí khác (nếu có, theo quy định ở các Điểm 3, 4, 5, Mục I, Phần II của Thông tư này) trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án bao gồm các nội dung theo quy định tại Điểm 2 phần II của Thông tư này; đồng thời phải phân tích đánh giá tình hình thực hiện dự toán được giao, kết quả thực hiện trong năm, các vấn đề khó khăn tồn tại và kiến nghị các biện pháp giải quyết.

2- Hồ sơ, biểu mẫu báo cáo quyết toán:

a. Hồ sơ, biểu mẫu quyết toán chi phí QLDA theo năm (đối với nhóm I):

- Tờ trình xin phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

- Biểu số 01/QT-QLDA: Bảng tổng hợp quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm, có đối chiếu xác nhận số vốn đã cấp phát thanh toán của cơ quan kiểm soát thanh toán;

- Mẫu số 02/QT-QLDA: Quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư năm.

- Mẫu số 03/QT-QLDA: Thuyết minh báo cáo quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

- Các chứng từ chi tiêu có liên quan phát sinh trong năm;

- Bản sao các tài liệu như: quyết định giao dự toán năm, quyết định điều chỉnh dự toán trong năm (nếu có), thông báo duyệt quyết toán của năm trước.

b. Hồ sơ, biểu mẫu quyết toán chi phí QLDA dự án hoàn thành:

* Đối với nhóm I:

- Bảng Tổng hợp Quyết toán chi phí quản lý đã phân bổ qua các năm cho dự án;

- Bản sao thông báo phê duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án qua các năm có liên quan đến thời gian thực hiện đầu tư của dự án.

* Đối với nhóm II:

- Biểu số 01A/QT-BQL: Quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư;

- Các chứng từ chi tiêu liên quan, phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; quyết định giao dự toán, quyết định điều chỉnh dự toán (nếu có).

3- Yêu cầu về hồ sơ:

- Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án của chủ đầu tư (BQL dự án) đầu tư phải được lập đầy đủ nội dung theo yêu cầu được quy định tại Điểm I trên đây. Số liệu trong biểu mẫu phải rõ ràng không tẩy xoá, kiến nghị phải cụ thể rõ ràng.

- Hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án phải đầy đủ chữ ký của kế toán trưởng, chủ đầu tư, trưởng ban quản lý dự án.

- Chủ đầu tư (BQL dự án) chịu trách nhiệm trước pháp luật về số liệu và các vấn đề đã nêu trong hồ sơ quyết toán.

II- THẨM TRA VÀ PHÊ DUYỆT QUYẾT TOÁN
CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ:

1. Nội dung thẩm tra:

Sau khi nhận được hồ sơ quyết toán của chủ đầu tư (BQL dự án), cơ quan tài chính lập kế hoạch thẩm tra quyết toán, thông báo thời gian và địa điểm cho chủ đầu tư (BQL dự án) và cấp trên chủ đầu tư (nếu có) để tham gia thẩm tra.

Căn cứ vào hồ sơ quyết toán của chủ đầu tư (BQL dự án) đã gửi cơ quan tài chính, bộ phận chức năng giúp việc cơ quan tài chính căn cứ vào chế độ chi tiêu hiện hành của nhà nước và dự toán được phê duyệt tiến hành thẩm tra theo các nội dung sau:

+ Kiểm tra hồ sơ báo cáo quyết toán (thuyết minh các báo cáo, biểu mẫu) có đảm bảo so với quy định của Nhà nước về hình thức, nội dung và tính pháp lý.

+ Đối chiếu số liệu giữa dự toán được duyệt và giá trị khối lượng thực hiện từ đó phát hiện ra những chênh lệch và tìm ra những nguyên nhân.

+ Xem xét các chứng từ chi tiêu có phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh, có đảm bảo tuân thủ về tính hợp pháp, hợp lý hợp lệ, có tuân thủ theo chế độ chi tiêu hiện hành của Nhà nước.

+ Kiểm tra các khoản tạm ứng cuối năm.

+ Kiểm tra quỹ tiền mặt.

+ Kiểm tra việc hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lập sổ kế toán, kiểm kê vật tư, tài sản, quỹ tiền mặt.

Sau khi thẩm tra theo các nội dung trên cơ quan thẩm tra cùng chủ đầu tư ( BQL dự án) có biên bản thẩm tra để làm cơ sở trình cấp có thẩm quyền phê duyệt. Biên bản thẩm tra phải thể hiện các nội dung sau:

+ Các ý kiến thống nhất về kết quả thẩm tra;

+ Các ý kiến giải trình của chủ đầu tư;

+ Các ý kiến bảo lưu của chủ đầu tư;

+ Kiến nghị biện pháp xử lý các khoản chi tiêu không đúng chế độ, không có trong dự toán được duyệt.

Căn cứ Biên bản thẩm tra quyết toán giữa bộ phận chức năng giúp việc của cơ quan tài chính với chủ đầu tư, cấp có thẩm quyền xem xét, ra thông báo phê duyệt. Thông báo phê duyệt quyết toán theo Mẫu biểu số 05./QT-QLDA kèm theo, được lập thành 05 bản (Cơ quan ra quyết định 02b, Cơ quan thanh toán 01b, Chủ đầu tư 02b).

2- Hồ sơ thẩm tra, phê duyệt quyết toán:

- Toàn bộ hồ sơ, biểu mẫu báo cáo quyết toán quy định tại điểm 2 mục I;

- Mẫu số 04/QT-QLDA: Biên bản thẩm tra

- Giải trình của chủ đầu tư (BQLDA) (nếu có);

- Mẫu số 05/QT-QLDA: Thông báo duyệt quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư kèm theo Phụ lục số 05A/QT, 05B/QT.

3- Thời gian lập và phê duyệt quyết toán:

Sau khi khoá sổ kế toán, đối chiếu khớp đúng số liệu giữa sổ kế toán và số liệu của cơ quan kiểm soát thanh toán, chủ đầu tư lập báo cáo quyết toán theo đúng các mẫu biểu quy định gửi về cơ quan tài chính chậm nhất là sau 30 ngày tính từ khi kết thúc năm kế hoạch hoặc khi dự án hoàn thành bàn giao đưa vào sử dụng.

Trong khoảng thời gian 30 ngày làm việc tính từ ngày nhận được báo cáo quyết toán của chủ đầu tư (BQLDA), cơ quan tài chính có trách nhiệm thẩm tra, phê duyệt và thông báo kết quả xét duyệt quyết toán cho chủ đầu tư (BQLDA). Sau 10 ngày kể từ khi nhận được thông báo duyệt quyết toán của cơ quan xét duyệt, chủ đầu tư (BQLDA) không có ý kiến khác bằng văn bản thì coi như đã chấp nhận để thi hành.

PHỤ LỤC II.                Biểu số: 1A/QT-BQL

(Ban hành kèm theo Thông tư số: 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

(Dùng cho chủ đầu tư ( BQL) thuộc Nhóm II)

Dự án:........................................................

Chủ đầu tư:...............................................

TỔNG HỢP QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM........

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

PHẦN ĐỐI CHIẾU CỦA CƠ QUAN THANH TOÁN:

QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM.......

(Dùng cho Ban quản lý dự án thuộc nhóm I)

PHỤ LỤC SỐ II.                       Mẫu số 03/QT-QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

Đơn vị báo cáo:

THUYẾT MINH
BÁO CÁO QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Năm....

I. TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NHIỆM VỤ NĂM....:

1.Tình hình biên chế, lao động, quỹ lương:

- Số CBNV có mặt đến ngày 31/12:     Người

Trong đó:      Hợp đồng, thủ việc:          Người

- Tăng trong năm:                                 Người

- Giảm trong năm:                                 Người

- Tổng quỹ lương thực hiện cả năm:       Đồng

Trong đó:       Lương hợp đồng:            Đồng

2. Thực hiện các chỉ tiêu của nhiệm vụ cơ bản:

(Về công tác quản lý dự án)

II. THUYẾT MINH:

1. Những tình hình và phát sinh không bình thường trong năm:

2. Nguyên nhân của các biến động tăng giảm so với dự toán được giao, so với thực hiện năm trước (nếu có)

III. NHẬN XÉT VÀ KIẾN NGHỊ:

PHỤ LỤC SỐ II.                  Mẫu số 04/ QT- QLDA

(Ban hành kèm theo Thông tư số 23/ 2002/TT-BTC của Bộ Tài chính)

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN THẨM TRA QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ

Tên đơn vị: Chủ đầu tư (Ban quản lý dự án)

Hôm nay, ngày... tháng... năm... tại........... Chúng tôi gồm đại diện cơ quan chủ trì thẩm travà đại diện chủ đầu tư ( BQL dự án )................

Tiến hành thẩm tra quyết toán chi phí quản lý dự án năm.....                                             

Thành phần:                                      

I. CƠ QUAN THẨM TRA:

          Đồng chí:                                      chức vụ:

          Đồng chí:

          Đồng chí:

II. TÊN ĐƠN VỊ : CHỦ ĐẦU TƯ (BQL DỰ ÁN):   

          Đồng chí:                                      chức vụ:

          Đồng chí:

          Đồng chí:

Căn cứ vào hồ sơ quyết toán chi phí quản lý dự án đầu tư của (đơn vị Chủ đầu tư) lập năm.... sau khi xem xét hồ sơ quyết toán của đơn vị hai bên thống nhất số liệu như sau:

Nhận xét:

Việc chấp hành chế độ chính sách về chi tiêu

Sổ sách, chứng từ...

Điều chỉnh một số nội dung phù hợp với nghiệp vụ kinh tế

Kết luận và kiến nghị:

Sau khi thẩm tra quyết toán năm chủ đầu tư và cơ quan tài chính thống nhất số liệu thẩm tra nói trên

Kiến nghị về:

Công tác kế toán

Công tác quản lý chi tiêu của chủ đầu tư

Kiến nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt quyết toán theo số liệu thẩm tra

PHỤ LỤC SỐ II.                Mẫu số 05/QT-QLDA

(Ban hành Kèm theo Thông tư số 23/2002/ TT-BTC của Bộ Tài chính)

THÔNG BÁO
DUYỆT QUYẾT TOÁN CHI PHÍ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ NĂM.....

Đơn vị được duyệt:

            Sau khi tiến hành thẩm tra báo cáo quyết toán kinh phí quản lý dự án đầu tư năm.... của....

            Bộ....... (hoặc tên đơn vị chủ quản cấp trên) duyệt quyết toán năm.... cho đơn vị......... như sau:

I. Phần số liệu tổng hợp: Biểu số: 05A/QT kèm theo.

II. Phần số liệu chi tiết: Biểu số: 05B/QT kèm theo.

III. Nhận xét và xử lý tồn tại:

1. Nêu việc thực hiện một số chỉ tiêu được cấp có thẩm quyền giao, nêu những nguyên nhân đạt, không đạt hoặc vượt dự toán được giao.

 2. Nhận xét về thời gian và chất lượng báo cáo quyết toán, nêu những tồn tại cần khắc phục và ưu điểm cần phát huy....

3. Kiến nghị:

Những khoản thu phải nộp ngân sách nhà nước nhưng chưa nộp

(ghi rõ số tiền).

            - Những khoản kinh phí xuất toán do chi sai chế độ, nguyên tắc phải thu hồi, giảm trừ quyết toán năm sau....Bao gồm:

- Những khoản quyết toán năm sau phải thu hồi, cho chuyển, hoặc giảm trừ kinh phí là:........

Biểu số 05A/QT

PHỤ LỤC KÈM THEO THÔNG BÁO DUYỆT QUYẾT TOÁN CHI PHÍ
QUẢN LÝ DỰ ÁN SỐ: TB PDQT NGÀY... CỦA....