Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ

Số hiệu	14/2005/QĐ-BNV	Ngày ban hành	06/01/2005
Loại văn bản	Quyết định	Ngày có hiệu lực	04/02/2005
Nguồn thu thập	Công báo số 21 & 22 - 01/2005;	Ngày đăng công báo	20/01/2005
Ban hành bởi
Cơ quan:	Bộ Nội vụ	Tên/Chức vụ người ký	Đỗ Quang Trung / Bộ trưởng
Phạm vi:	Toàn quốc	Trạng thái	Hết hiệu lực toàn bộ
Lý do hết hiệu lực:	Bị bãi bỏ bởi Thông tư 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ	Ngày hết hiệu lực	01/12/2013

Tóm tắt

Quyết định 14/2005/QĐ-BNV được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Nội vụ vào ngày 06 tháng 01 năm 2005, nhằm thiết lập chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư và lưu trữ. Mục tiêu chính của văn bản này là tạo ra một hệ thống báo cáo thống kê đồng bộ, giúp các cơ quan nhà nước quản lý và theo dõi hiệu quả công tác văn thư và lưu trữ.

Phạm vi điều chỉnh của Quyết định này bao gồm các cơ quan nhà nước từ cấp Bộ đến cấp huyện, cụ thể là các phòng lưu trữ, trung tâm lưu trữ và các đơn vị trực thuộc. Đối tượng áp dụng là các cơ quan tổng hợp số liệu từ báo cáo thống kê cơ sở theo biểu mẫu và hướng dẫn kèm theo.

Quyết định được cấu trúc thành 7 điều, trong đó nổi bật là quy định về nội dung báo cáo, kỳ hạn và chế độ gửi báo cáo. Điều 1 quy định về việc ban hành chế độ báo cáo, trong khi Điều 2 nêu rõ nội dung báo cáo thống kê tổng hợp. Điều 4 quy định kỳ hạn báo cáo và chế độ gửi báo cáo, yêu cầu các đơn vị phải tổng hợp và gửi báo cáo theo thời gian cụ thể.

Điểm mới của Quyết định này là thay thế Quyết định Liên Bộ số 149/QĐ-CLT-TCTK năm 1987, nhằm cập nhật và cải tiến quy trình báo cáo thống kê. Quyết định có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo, và yêu cầu các cơ quan, đơn vị thực hiện nghiêm túc các quy định đã nêu.

BỘ NỘI VỤ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 14/2005/QĐ-BNV	Hà Nội, ngày 06 tháng 1 năm 2005

QUYẾT ĐỊNH

CỦA BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ SỐ 14/2005/QĐ-BNV NGÀY 06 THÁNG 01 NĂM 2005 VỀ VIỆC BAN HÀNH CHẾ ĐỘ BÁO CÁO THỐNG KÊ TỔNG HỢP CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ

BỘ TRƯỞNG BỘ NỘI VỤ

Căn cứ Luật Thống kê ngày 17 tháng 6 năm 2003;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 45/2003/NĐ-CP ngày 09 tháng 5 năm 2003 của Chính phủ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nội vụ;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Sau khi có ý kiến thẩm định của Tổng cục Thống kê tại Văn bản số 910/TCTK-PPCĐ ngày 20 tháng 12 năm 2004;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ áp dụng đối với các cơ quan tổng hợp số liệu từ báo cáo thống kê cơ sở, biểu mẫu và bản hướng dẫn đính kèm.

Điều 2. Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp

Nội dung báo cáo thống kê tổng hợp thực hiện theo biểu mẫu và bản hướng dẫn kèm theo Quyết định này.

Điều 3. Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp

Đối tượng thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp bao gồm:

1. Phòng Lưu trữ các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ (Sau đây gọi chung là Bộ);

2. Lưu trữ các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện.... thuộc Bộ;

3. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (Sau đây gọi chung là tỉnh);

4. Lưu trữ UBND các huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (Sau đây gọi chung là huyện);

Điều 4. Kỳ hạn báo cáo, ngày báo cáo và chế độ gửi báo cáo;

- Kỳ hạn báo cáo: NĂM.

- Ngày gửi báo cáo và chế độ gửi báo cáo:

1. Lưu trữ các Tổng cục, Cục, Trung tâm, Viện... thuộc Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Phòng Lưu trữ Bộ vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

2. Phòng Lưu trữ các Bộ tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau;

3. Lưu trữ UBND các huyện tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Trung tâm Lưu trữ tỉnh vào ngày 31 tháng 01 năm sau;

4. Trung tâm Lưu trữ các tỉnh tổng hợp số liệu và gửi báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 năm sau.

Điều 5. Tổ chức thực hiện

1. Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện chế độ báo cáo thống kê tổng hợp quy định tại Điều 1. In ấn, phát hành tài liệu, biểu mẫu đến các Bộ, các doanh nghiệp Nhà nước và UBND các tỉnh.

Điều 6. Quyết định này thay thế Quyết định Liên Bộ số 149/QĐ-CLT-TCTK ngày 23 tháng 10 năm 1987 của Cục Lưu trữ Nhà nước - Tổng cục Thống kê về việc ban hành biểu mẫu báo cáo thống kê định kỳ hàng năm về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Điều 7. Bộ trưởng; Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Đỗ Quang Trung

(Đã ký)

Biểu số: 01/TH

Ban hành kèm theo Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

BÁO CÁO THỐNG KÊ
TỔNG HỢP CÔNG TÁC
VĂN THƯ

Kỳ báo cáo: Năm...............

Đơn vị báo cáo:

..................................

Đơn vị nhận báo cáo

..................................

...................................

Nội dung báo cáo	Đơn vị tính	Số lượng
A	B	01
Tổng số đơn vị trực thuộc	Đơn vị
Tổng số đơn vị báo cáo	Đơn vị
I. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Tổ chức văn thư cơ quan
- Phòng văn thư	Phòng
- Tổ văn thư	Tổ
- Bộ phận văn thư	Bộ phận
2. Nhân sự làm công tác văn thư
- Tổng số:	Người
Trong đó: + Nữ	Người
+ Kiêm nhiệm các công tác khác	Người
- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
+ Trên Đại học khác	Người
+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
+ Đại học khác	Người
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ	Người
+ Trung cấp khác	Người
+ Sơ cấp	Người
- Ngạch CCVC văn thư
+ Nhân viên văn thư	Người
+ Cán sự văn thư	Người
+ Chuyên viên văn thư	Người
+ Chuyên viên chính văn thư	Người
+ Chuyên viên cao cấp văn thư	Người
- Độ tuổi
+ Dưới 25	Người
+ Từ 25 đến 35	Người
+ Từ 36 đến 45	Người
+ Từ 46 đến 55	Người
+ Trên 55	Người
II. Quản lý văn bản đi, đến
1. Tổng số văn bản đi (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Văn bản
Trong đó: Văn bản quy phạm pháp luật	Văn bản
2. Tổng số văn bản đến (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Văn bản
3. Hình thức quản lý văn bản đi, đến (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cơ quan, đơn vị quản lý văn bản bằng sổ	Cơ quan, đơn vị
- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng CNTT để quản lý văn bản	Cơ quan, đơn vị
III. Lập hồ sơ hiện hành
- Tổng số hồ sơ đã lập trong năm (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Hồ sơ
- Tổng số cơ quan, đơn vị có Danh mục hồ sơ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Cơ quan, đơn vị
IV. Trang thiết bị dùng cho văn thư cơ quan (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Máy vi tính	Chiếc
2. Máy in	Chiếc
3. Máy photocopy	Chiếc
4. Máy FAX	Chiếc

Người lập biểu

(Ký, họ và tên)

Ngày......tháng......năm........

Thủ trưởng cơ quan

(Ký, họ và tên, đóng dấu)

Biểu số: 02/TH

Ban hành kèm theo
Quyết định
số 14/2005/QĐ-BNV
ngày 06 tháng 01 năm 2005
của Bộ trưởng Bộ Nội vụ

BÁO CÁO THỐNG KÊ
TỔNG HỢP CÔNG TÁC
LƯU TRỮ

Kỳ báo cáo: Năm...............

Đơn vị báo cáo:

...................................

Đơn vị nhận báo cáo

...................................

Nội dung báo cáo	Đơn vị tính	Số lượng
A	B	01
Tổng số đơn vị trực thuộc	Đơn vị
Tổng số đơn vị báo cáo	Đơn vị
I. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Tổ chức lưu trữ
- Tổng số Trung tâm lưu trữ	Trung tâm
- Tổng số Trung tâm Thông tin - Lưu trữ	Trung tâm
- Tổng số Phòng lưu trữ	Phòng
- Tổng số Tổ lưu trữ	Tổ
- Tổng số Bộ phận lưu trữ	Bộ phận
2. Nhân sự làm công tác lưu trữ
- Tổng số:	Người
Trong đó: + Nữ	Người
+ Kiêm nhiệm các công tác khác	Người
- Trình độ chuyên môn - nghiệp vụ
+ Trên đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
+ Trên Đại học khác	Người
+ Đại học chuyên ngành văn thư, lưu trữ	Người
+ Đại học khác	Người
+ Trung cấp văn thư, lưu trữ	Người
+ Trung cấp khác	Người
+ Sơ cấp	Người
- Ngạch CCVC lưu trữ
+ Kỹ thuật viên lưu trữ	Người
+ Lưu trữ viên trung cấp	Người
+ Lưu trữ viên	Người
+ Lưu trữ viên chính	Người
+ Lưu trữ viên cao cấp	Người
- Độ tuổi
+ Dưới 25	Người
+ Từ 25 đến 35	Người
+ Từ 36 đến 45	Người
+ Từ 46 đến 55	Người
+ Trên 55	Người
II. Tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Tài liệu hành chính
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ	Phông/sưu tập
Trong đó: Phông/sưu tập đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Phông/sưu tập
- Tổng số mét giá tài liệu	Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
+ Quy ra mét giá tài liệu	Mét
2. Tài liệu khoa học, kỹ thuật
- Tổng số công trình/đề tài	Công trình/đề tài
Trong đó: Tổng số công trình/đề tài đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Công trình/đề tài
- Tổng số mét giá tài liệu	Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
+ Quy ra mét giá	Mét
3. Tài liệu chuyên môn
4. Tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ	Phông/sưu tập
Trong đó: Tổng số phông/sưu tập tài liệu lưu trữ đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Phông/sưu tập
- Tổng số mét giá tài liệu	Mét
Trong đó: + Đã chỉnh lý hoàn chỉnh	Hồ sơ/đvbq
+ Quy ra mét giá tài liệu	Mét
5. Tài liệu nghe nhìn
a) Tài liệu ghi hình
- Tổng số bộ phim / đoạn phim	Bộ/đoạn
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số đĩa	Đĩa
- Quy ra giờ chiếu	Giờ
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Giờ
b) Tài liệu ghi âm
- Tổng số cuộn băng (gốc hoặc sao thay gốc)	Cuộn
- Tổng số đĩa	Đĩa
- Quay ra giờ nghe	Giờ
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Giờ
c) Tài liệu ảnh
- Tổng số phim (gốc hoặc sao thay gốc)	Chiếc
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Chiếc
- Tổng số ảnh (gốc hoặc sao thay gốc)	Chiếc
Trong đó: + Đã thống kê biên mục	Chiếc
6. Tài liệu điện tử
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
III. Công tác thu thập, nộp lưu và loại hủy tài liệu
- Lưu trữ hiện hành
1. Tài liệu giấy
a) Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
+ Quy ra mét giá	Mét
b) Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
c) Tổng số mét giá tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
Trong đó: + Đã lập hồ sơ	Hồ sơ
+ Quy ra mét giá	Mét
d) Tổng số mét giá tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)	Mét
2. Tài liệu nghe, nhìn
a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập vào (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
c) Tổng số tài liệu đã nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
d) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số cuộn phim	Cuộn
- Tổng số cuộn băng Video	Cuộn
- Tổng số cuộn băng ghi âm	Cuộn
- Tổng số đĩa ghi hình	Đĩa
- Tổng số đĩa ghi âm	Đĩa
- Tổng số phim âm bản	Chiếc
- Tổng số ảnh	Chiếc
3. Tài liệu điện tử
a) Tổng số tài liệu đã thu thập vào Lưu trữ cơ quan (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
b) Tổng số tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
c) Tổng số tài liệu đã loại hủy (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Dữ liệu phi cấu trúc	MB
Trong đó: + Dạng văn bản	MB
+ Dạng ảnh	MB
+ Dạng ghi âm/ghi hình	MB
- Dữ liệu có cấu trúc	MB
IV. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Công tác phòng đọc (tính từ 0h ngày 01/01 đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số lượt người khai thác sử dụng tài liệu	Lượt người
- Tổng số tài liệu đưa ra phục vụ khai thác sử dụng:
+ Hồ sơ/đvbq	Hồ sơ/đvbq
+ Văn bản	Văn bản
- Tổng số tài liệu được sao chụp	Trang
- Cấp chứng thực Lưu trữ	Văn bản
- Tổng số yêu cầu của độc giả trong năm	Yêu cầu
Trong đó: Yêu cầu của độc giả được trả lời	Yêu cầu
2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Công bố, giới thiệu	Bài viết
- Trưng bày, triển lãm	Lần
3. Công cụ tra cứu ( tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số phông/sưu tập tài liệu có mục lục hồ sơ	Phông/sưu tập
- Tổng số công trình /đề tài có mục lục hồ sơ	Công trình /đề tài
- Tổng số giờ tài liệu nghe, nhìn có thống kê biên mục	Giờ
- Tổng số phim âm bản có thống kê biên mục	Chiếc
- Tổng số ảnh có thống kê biên mục	Chiếc
- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề	Cơ quan, đơn vị
- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ	cơ quan, đơn vị
- Thẻ tra tìm	Phiếu
- CSDL phông	Phông
- CSDL hồ sơ	Hồ sơ
- CSDL văn bản	Văn bản
- CSDL tài liệu nghe, nhìn	Bài phát biểu/ảnh/phim âm bản/bộ phim
- CSDL khác
V. Nghiên cứu khoa học (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
- Tổng số đề tài NCKH đã nghiệm thu	Đề tài
Trong đó: + Cấp Nhà nước	Đề tài
+ Cấp Bộ/ngành	Đề tài
+ Cấp cơ sở	Đề tài
- Tổng số đề tài NCKH nghiệm thu đã đưa vào ứng dụng	Đề tài
Trong đó: + Cấp Nhà nước	Đề tài
+ Cấp Bộ/ngành	Đề tài
+ Cấp cơ sở	Đề tài
VI. Kho bảo quản tài liệu, máy móc, trang thiết bị dùng cho lưu trữ (tính đến 24h ngày 31/12 năm báo cáo)
1. Kho bảo quản tài liệu
- Diện tích kho chuyên dụng	m²
- Diện tích kho không chuyên dụng	m²
- Diện tích kho tạm	m²
2. Giá bảo quản tài liệu
- Chiều dài giá/tủ bảo quản tài liệu	Mét
Trong đó: + Giá cố định	Mét
+ Giá di động	Mét
3. Trang thiết bị dùng cho lưu trữ
- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống báo đột nhập tự động
- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống báo cháy tự động	Cơ quan, đơn vị
- Tổng số cơ quan, đơn vị có hệ thống điều hòa trung tâm	Cơ quan, đơn vị
- Máy điều hòa không khí	Chiếc
- Máy vi tính	Chiếc
- Máy photocopy	Chiếc
- Máy hút ẩm	Chiếc
- Máy hút bụi	Chiếc
- Quạt thông gió	Chiếc
- Bình chữa cháy	Chiếc

Người lập biểu

(Ký, họ và tên)

Ngày......tháng......năm........

Thủ trưởng cơ quan

(Ký, họ và tên, đóng dấu)

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG, TỔNG HỢP SỐ LIỆU
BIỂU SỐ 01/TH, 02/TH

BIỂU SỐ 01/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác văn thư

1.1. Tổ chức

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn thư

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận văn thư đã được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Tên tổ chức văn thư cơ quan" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên tổ chức văn thư cơ quan ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác văn thư

Bao gồm: Tổng số người được bố trí làm chuyên trách văn thư và người làm công tác văn thư kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 01/CS.

2. Quản lý văn bản đi, đến

2.1. Hình thức đăng ký, quản lý văn bản đi, đến

- Tổng số cơ quan, đơn vị đăng ký, quản lý bằng sổ: Tổng hợp từ mục "Bằng sổ" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị ứng dụng CNTT để đăng ký, quản lý văn bản: áp dụng đối với cơ quan, đơn vị có ứng dụng CNTT để đăng ký, quản lý văn bản đi, đến. Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Ứng dụng CNTT" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có Danh mục hồ sơ: Chỉ tiêu này tổng hợp từ mục "Danh mục hồ sơ" tại biểu số 01/CS. Cách tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

BIỂU SỐ 02/TH

1. Tổ chức, nhân sự làm công tác lưu trữ

1.1. Tổ chức

- Tổng số Trung tâm lưu trữ, Trung tâm Thông tin - Lưu trữ: Chỉ tiêu này áp dụng đối với UBND tỉnh và một số Bộ thành lập Trung tâm Lưu trữ hoặc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ, chỉ tiêu này được tổng hợp mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS . Cách tính như sau: Mỗi tên Trung tâm ở cột "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

- Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ

Bao gồm: Tổng số Phòng, Tổ, Bộ phận lưu trữ được thành lập của các cơ quan, đơn vị thuộc quyền quản lý. Chỉ tiêu này được tổng hợp từ mục "Tên tổ chức lưu trữ" tại biểu số 02/CS. Cách tính như sau: Mỗi tên Phòng, Tổ, Bộ phận ở "Đơn vị tính" được tính là 01 vào các mục tương ứng.

1.2 Nhân sự làm công tác lưu trữ

Bao gồm: Tổng số người làm chuyên trách công tác lưu trữ và người làm công tác lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác tại cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS. (Trừ những người kiêm nhiệm công tác văn thư, nếu đã tính ở mục người làm công tác văn thư).

2. Tài liệu lưu trữ

2.1. Tài liệu hành chính; khoa học - kỹ thuật; tài liệu cá nhân, gia đình, dòng họ; tài liệu nghe, nhìn; tài liệu điện tử; Tổng hợp số liệu từ báo cáo của các cơ quan, đơn vị tại biểu số 02/CS.

2.2. Tài liệu chuyên môn: Tổng hợp theo báo cáo thực tế về số lượng và đơn vị tính của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

3. Công tác sử dụng tài liệu lưu trữ

3.1. Công cụ tra cứu

- Tổng số cơ quan, đơn vị có mục lục chuyên đề: Tổng hợp từ mục "Mục lục chuyên đề" tại biểu 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" được tính là 01.

- Tổng số cơ quan, đơn vị có sách chỉ dẫn phông lưu trữ: Tổng hợp từ mục "Sách chỉ dẫn phông lưu trữ" tại biểu số 02/CS, mỗi dấu "X" ở cột số lượng được tính là 01.

- Cách tổng hợp chỉ tiêu "CSDL" như sau:

+ CSDL phông: Bao gồm tổng số phông lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL hồ sơ: Bao gồm tổng số hồ sơ lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL văn bản: Bao gồm tổng số văn bản lưu trữ được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

+ CSDL tài liệu nghe, nhìn: Bao gồm tổng số bài phát biểu, ảnh, phim âm bản, bộ phim... được quản lý bằng máy của các cơ quan, đơn vị đã báo cáo tại biểu số 02/CS.

4. Kho bảo quản tài liệu, trang thiết bị dùng cho lưu trữ

- Trang thiết bị: Chỉ tiêu "Hệ thống báo đột nhập tự động", "Hệ thống báo cháy tự động", "Hệ thống điều hòa trung tâm" được tính như sau: Mỗi dấu "X" ở cột "Số lượng" tại biểu số 02/CS được tính là 01 vào các mục tương ứng.

                                    flowchart LR
                                        A[Văn bản hiện tại

Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]-->VBHD[Văn bản hướng dẫn ]
                                        A-->VBSDBS[VB sửa đổi bổ sung ]
                                        A-->VBDC[Văn bản đính chính ]
                                        A-->VBTT[Văn bản thay thế 

                        Thông tư 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

            ]
                                        A-->VBHN[Văn bản hợp nhất ]
                                        A-->VBLQ[Văn bản liên quan ]
                                        VBDHD[Văn bản được hướng dẫn ]-->A
                                        VBDSDBS[VB được sửa đổi bổ sung ]-->A
                                        VBDDC[Văn bản được đính chính ]-->A 
                                        VBDTT[Văn bản được thay thế ]-->A 
                                        VBDCC[Văn bản được căn cứ 

                        Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư

                                Nghị định 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia

                                Luật Thống kê 2003

                                Nghị định 45/2003/NĐ-CP chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cơ cấu tổ chức Bộ Nội vụ

                                Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2001 34/2001/PL-UBTVQH10

            ]-->A 
                                        VBDTC[Văn bản được dẫn chiếu ]-->A 
                                        VBDHN[Văn bản được hợp nhất ]-->A 
                                        click VBDHD callback "đây là những văn bản ban hành trước, có hiệu lực pháp lý cao hơn [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ] & được hướng dẫn bởi [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBDSDBS callback "đây là những văn bản ban hành trước, được sửa đổi bổ sung bởi [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBDDC callback "đây là những văn bản ban hành trước, được đính chính các sai sót (căn cứ ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày...) bởi [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBDTT callback "đây là những văn bản ban hành trước, được thay thế bởi [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBDCC callback "đây là những văn bản ban hành trước, có hiệu lực pháp lý cao hơn, được sử dụng làm căn cứ để ban hành, [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBDTC callback "đây là những văn bản ban hành trước, trong nội dung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ] có quy định dẫn chiếu đến điều khoản hoặc nhắc đến những văn bản này"
                                        click VBDHN callback "những văn bản này được hợp nhất bởi [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBHD callback "đây là những văn bản ban hành sau, có hiệu lực pháp lý thấp hơn, để hướng dẫn hoặc quy định chi tiết nội dung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBSDBS callback "đây là những văn bản ban hành sau, sửa đổi bổ sung một số nội dung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBDC callback "đây là những văn bản ban hành sau, nhằm đính chính các sai sót (căn cứ ban hành, thể thức, kỹ thuật trình bày...) của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBTT callback "đây là những văn bản ban hành sau, nhằm thay thế, bãi bỏ toàn bộ nội dung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBHN callback "đây là những văn bản ban hành sau, hợp nhất nội dung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ] và những văn bản sửa đổi bổ sung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"
                                        click VBLQ callback "đây là những văn bản liên quan đến nội dung của [Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ]"

Ngày	Trạng thái	Văn bản nguồn
06/01/2005	Văn bản được ban hành	Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ
04/02/2005	Văn bản có hiệu lực	Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ
01/12/2013	Văn bản hết hiệu lực	Quyết định 14/2005/QĐ-BNV chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ
01/12/2013	Bị thay thế	Thông tư 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ
01/12/2013	Bị bãi bỏ	Thông tư 09/2013/TT-BNV Quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ

Danh sách Tải về

Định dạng	Tập tin	Link download
	14.2005.QD.BNV.doc