Quyết định 03/1998/QĐ-NHNN3 Quy chế mẫu về tổ chức hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ MẪU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG HOẠT ĐỘNG TẠI VIỆT NAM

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng, Hợp tác xã tín dụng và Công ty tài chính, ngày 24-5-1990;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2-3-1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Nhằm tăng cường hoạt động kiểm tra, kiểm soát góp phần nâng cao chất lượng hoạt động của các tổ chức tín dụng;
Theo đề nghị của Chánh Thanh tra Ngân hàng Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Nay ban hành “Quy chế mẫu về tổ chức và hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong các tổ chức tín dụng hoạt động tại Việt Nam”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày ký ban hành. Những quy định trước đây về bộ phận kiểm soát trong các tổ chức tín dụng cổ phẩn hết hiệu lực thi hành.

Điều 3. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng có trách nhiệm ban hành quy định về tổ chức và hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ phù hợp với đặc điểm mô hình tổ chức và hoạt động của đơn vị mình.

Điều 4. Chủ tịch HĐQT; Tổng giám đốc (Giám đốc) Tổ chức tín dụng; Chánh Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Thủ trưởng Vụ, Cục thuộc Ngân hàng Nhà nước; Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

QUY CHẾ

MẪU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG KIỂM TRA, KIỂM TOÁN NỘI BỘ TRONG CÁC TỔ CHỨC TÍN DỤNG HOẠT ĐỘNG TẠI VIỆT NAM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN3 của Thống đốc NHNN ngày 03 tháng 01 năm 1998)

Điều 1. Khái niệm, mục tiêu kiểm tra, kiểm toán nội bộ:

Kiểm tra, kiểm toán nội bộ (gọi chung là kiểm tra nội bộ) trong các tổ chức tín dụng (TCTD) là việc TCTD thực hiện các phương pháp giám sát, kiểm tra và kiểm toán nội bộ nhằm: bảo đảm thực hiện đúng các quy định pháp luật, các quy chế quản lý của Ngành và quy định nội bộ của TCTD; hạn chế rủi ro trong hoạt động và bảo vệ an toàn tài sản; bảo đảm tính toàn diện, và tin cậy của số liệu hạch toán.

Điều 2. Đối tượng và phạm vi áp dụng:

1. Quy chế này áp dụng đối với các Ngân hàng quốc doanh (bao gồm cả Ngân hàng phục vụ người nghèo và Ngân hàng Phát triển nhà đồng bằng sông Cửu Long), Ngân hàng Thương mại cổ phần; các công ty tài chính (bao gồm cả công ty tài chính 100% vốn nước ngoài, công ty tài chính liên doanh với nước ngoài tại Việt Nam, công ty cho thuê tài chính), các Ngân hàng liên doanh, các chi nhánh Ngân hàng nước ngoài tại Việt Nam; Quỹ tín dụng nhân dân Trung ương.

2. Đối với tổ chức kiểm soát do Hội đồng quản trị thành lập hoặc do Đại hội cổ đông bầu (từ đây gọi tắt là Ban kiểm soát), thực hiện theo các quy định của pháp luật.

Điều 3. Yêu cầu việc thực hiện kiểm tra, kiểm toán nội bộ:

TCTD phải bảo đảm các yêu cầu sau đây trong quá trình thực hiện việc kiểm tra nội bộ;

1. Tổ chức, chỉ đạo chấp hành nghiêm túc các quy định của pháp luật, các thể lệ, chế độ do Ngân hàng Nhà nước (NHNN) ban hành.

2. Ban hành đầy đủ các quy định về quản lý kinh doanh, quản trị, điều hành; về phân cấp uỷ quyền và các quy trình kiểm tra, kiểm toán hoạt động nghiệp vụ trong nội bộ. Trên cơ sở này, TCTD tổ chức chặt chẽ việc kiểm tra trước, trong và sau khi hoàn tất đối với tất cả các khâu hoạt động của từng đơn vị nghiệp vụ và các đơn vị thành viên, nhằm đảm bảo kinh doanh có hiệu quả và an toàn.

Điều 4. Nguyên tắc tổ chức và hoạt động của bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách:

1. Tổ chức bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách và các nhân viên làm nhiệm vụ này, độc lập trong hoạt động đối với các đơn vị nghiệp vụ, các đơn vị thành viên. Những người trong bộ máy kiểm tra nội bộ không kiêm nhiệm các công việc khác của TCTD.

2. Được độc lập đánh giá, kết luận, kiến nghị trong hoạt động kiểm tra, kiểm toán. Những đánh giá, kết luận, kiến nghị của tổ chức kiểm tra nội bộ, của kiểm tra viên đối với ưu điểm, khuyết điểm, tồn tại hoặc hành vi vi phạm của các bộ phận và nhân viên nghiệp vụ trong TCTD, phải mang tính khẳng định, rõ ràng, chính xác.

Điều 5. Tổ chức bộ máy:

1. Tất cả các TCTD quy định tại Điều 2, khoản 1 Quy chế này phải thành lập bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách tại trụ sở chính và các đơn vị thành viên. Bộ máy này trực thuộc Tổng giám đốc (Giám đốc).

2. Đối với Ngân hàng quốc doanh, bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách thực hiện theo quy định tại Điều lệ về tổ chức và hoạt động của từng Ngân hàng đã được Thống đốc NHNN phê chuẩn.

3. Đối với TCTD khác, căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động, để bố trí cơ cấu hệ thống kiểm tra, kiểm toán nội bộ cho phù hợp.

Điều 6. Cấp bậc, chức vụ trong bộ máy kiểm tra nội bộ chuyên trách:

1. Kiểm tra viên: là những người đủ tiêu chuẩn quy định tại Điều 11, Quy chế này, được Tổng giám đốc (Giám đốc) bổ nhiệm và làm chuyên trách về kiểm tra, kiểm toán nội bộ trong TCTD.

2. Trưởng phòng (hoặc Tổ trưởng) kiểm tra nội bộ, do Hội đồng quản trị (HĐQT) bổ nhiệm, miễn nhiệm, theo đề nghị của Tổng giám đốc (Giám đốc). Riêng đối với chi nhánh Ngân hàng nước ngoài, do Tổng giám đốc bổ nhiệm, miễn nhiệm.

3. Các chức danh Phó trưởng phòng (tổ phó), do Tổng giám đốc (Giám đốc) bổ nhiệm, miễn nhiệm, theo đề nghị của Trưởng phòng (hoặc Tổ trưởng) kiểm tra nội bộ và Trưởng phòng Tổ chức cán bộ.

Điều 7. Nhiệm vụ của tổ chức kiểm tra nội bộ:

Tổ chức kiểm tra nội bộ của TCTD có nhiệm vụ thực hiện việc giám sát, kiểm tra và kiểm toán nội bộ các hoạt động của TCTD và các đơn vị thành viên. Cụ thể:

1. Dự thảo để Tổng giám đốc (Giám đốc) trình HĐQT, ban hành các phương thức, nội dung và quy trình nghiệp vụ trong kiểm tra, kiểm toán nội bộ TCTD;

2. Xây dựng, trình Tổng giám đốc (Giám đốc) duyệt và triển khai thực hiện kế hoạch định kỳ hoặc đột xuất về kiểm tra, kiểm toán nội bộ;

3. Trực tiếp hoặc phối hợp với Ban kiểm soát tiến hành kiểm tra công tác quản lý và điều hành theo đúng quy định của pháp luật về hoạt động ngân hàng và quy định nội bộ của TCTD.

4. Kiểm tra việc chấp hành quy trình hoạt động kinh doanh theo quy định của pháp luật về hoạt động ngân hàng và quy định nội bộ của TCTD và các đơn vị thành viên;

5. Giám sát việc chấp hành nghiêm chỉnh các quy định của NHNN về bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh ngân hàng;

6. Đánh giá mức độ đảm bảo an toàn trong hoạt động kinh doanh ngân hàng và kiến nghị các biện pháp nâng cao khả năng bảo đảm an toàn trong hoạt động kinh doanh của TCTD;

7. Thực hiện chức năng kiểm toán nội bộ;

8. Báo cáo Tổng giám đốc (Giám đốc), Ban kiểm soát kết quả kiểm tra định kỳ hoặc đột xuất và nêu những kiến nghị khắc phục khuyết điểm, tồn tại;

9. Trong phạm vi chức năng và quyền hạn theo quy định của pháp luật, xem xét giải quyết hoặc trình Tổng giám đốc (Giám đốc) giải quyết các đơn thư khiếu nại, tố cáo có liên quan đến TCTD; hoặc kiểm tra công tác xét, giải quyết khiếu nại, tố cáo của các đơn vị thuộc TCTD. Đối với TCTD thành lập bộ phận xét khiếu tố riêng, thì nghiệp vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và thường trực chống tham nhũng do bộ phận này thực hiện.

10. Rà soát hệ thống các quy định an toàn trong kinh doanh, phát hiện các sơ hở, bất hợp lý để kiến nghị bổ sung, sửa đổi.

11. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Tổng giám đốc (Giám đốc) giao.

Điều 8. Quyền hạn của tổ chức kiểm tra nội bộ:

1. Yêu cầu các bộ phận nghiệp vụ và nhân viên của TCTD giải trình các công việc đã làm, đang làm, xuất trình văn bản chỉ đạo, chứng từ, sổ sách ghi chép và các tài liệu liên quan khác (khi cần thiết) trong hoạt động để phục vụ việc giám sát, kiểm tra hoặc kiểm toán.

2. Trình Tổng giám đốc (Giám đốc) thành lập Đoàn kiểm tra, phúc tra để thực hiện các nghiệp vụ kiểm tra, kiểm toán định kỳ hoặc đột xuất theo kế hoạch và nội dung kiểm tra, kiểm toán được phê duyệt.

3. Trưởng phòng (hoặc Tổ trưởng) kiểm tra nội bộ được tham dự các cuộc họp do Tổng giám đốc (Giám đốc) triệu tập.

4. Kiến nghị Tổng giám đốc (Giám đốc) xử lý đối với những đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật, các quy định của NHNN, của TCTD làm phương hại đến hoạt động hoặc dẫn đến không an toàn trong kinh doanh.

Điều 9. Trách nhiệm của Kiểm tra viên kiểm tra nội bộ TCTD:

1. Trong khi thực hiện nhiệm vụ giám sát, kiểm tra, kiểm toán nội bộ nếu phát hiện có vi phạm các quy định về kiểm tra, kiểm toán mà không báo cáo đầy đủ, kịp thời, phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc (Giám đốc) nếu nghiêm trọng sẽ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật.

2. Chịu trách nhiệm về đánh giá, kết luận, kiến nghị trong quá trình kiểm tra, kiểm toán.

3. Thực hiện bảo mật số liệu và tài liệu theo quy định của Nhà nước, của NHNN và của TCTD.

4. Làm đầu mối, khi có Đoàn thanh tra của NHNN, Đoàn kiểm tra, hoặc kiểm toán từ bên ngoài tiến hành thanh tra, kiểm tra tại TCTD.

Điều 10. Phương thức kiểm tra:

Chủ tịch HĐQT có trách nhiệm quy định cụ thể phương thức và nội dung kiểm tra, phù hợp với đặc điểm về mô hình tổ chức và hoạt động nghiệp vụ của từng TCTD, nhưng phải tuân thủ các quy định sau:

Giám sát hoạt động: được thực hiện trên cơ sở phân tích các báo cáo kế toán, thống kê, các văn bản chỉ đạo nội bộ gửi đến theo quy định của TCTD.

Kiểm tra trực tiếp: được thực hiện thông qua việc kiểm tra hoặc kiểm toán nội bộ, trên cơ sở các hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan khác tại các đơn vị của TCTD.

Điều 11. Tiêu chuẩn chung đối với kiểm tra viên:

Ngoài những tiêu chuẩn chung của nhân viên ngân hàng, các kiểm tra viên kiểm tra nội bộ phải có đủ các tiêu chuẩn sau đây:

1. Hiểu biết pháp luật, thông thạo mặt nghiệp vụ mà mình đảm nhận;

2. Có kiến thức về tín dụng ngân hàng, kế toán - tài chính, kiểm toán kinh tế. Riêng đối với Trưởng phòng (Tổ trưởng) phải có bằng đại học về ngân hàng, kinh tế, hoặc kế toán tài chính.

3. Có thời gian công tác ngân hàng ít nhất là 3 năm (đối với NH quốc doanh là 5 năm).

Điều 12. Cấp bậc và phụ cấp của các kiểm tra viên, do Chủ tịch HĐQT Tổ chức tín dụng quy định phù hợp pháp luật hiện hành.

Điều 13. Tổ chức kiểm tra nội bộ chuyên trách có trách nhiệm báo cáo định kỳ, đột xuất về Thanh tra NHNN và Ban kiểm soát của TCTD về chương trình kiểm tra, kiểm toán nội bộ và những kết quả chính trong hoạt động kiểm tra.

Điều 14. Hàng năm, Thanh tra NHNN đánh giá việc thực hiện chương trình, kết quả hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ của từng TCTD. Trên cơ sở này, Tổng giám đốc (Giám đốc) xác định việc tăng cường, bổ sung, chấn chỉnh về tổ chức và hoạt động kiểm tra, kiểm toán nội bộ.

Điều 15. Tổ chức kiểm tra nội bộ chuyên trách của TCTD được Thanh tra NHNN hướng dẫn và giúp đỡ về nghiệp vụ giám sát, kiểm tra, kiểm toán.

Điều 16. Chánh Thanh tra NHNN có trách nhiệm:

1. Hướng dẫn thực hiện quy định tại Điều 13 và Điều 14 Quy chế này;

2. Giám sát, kiểm tra việc thực hiện các quy định tại Quy chế này.

Điều 17. Việc bổ sung sửa đổi Quy chế này do Thống đốc NHNN quyết định.